Беспроблемный вариант — внести деньги через кассу банка. Но увы, вашего подотчетника занесло в айбокс. ☹ Понятно, что речь идет о программно-техническом комплексе самообслуживания (ПТКС). То есть об устройстве, позволяющем осуществлять операции по инициированию перевода средств, а также выполнять другие операции в соответствии с его функциональными возможностями без непосредственного участия оператора (кассира) ( п. 1.322 Закона Украины «О платежных системах и переводе средств в Украине» от 05.04.2001 г. № 2346-III).
Причем ПТКСы следует разделять на (1) те, что принадлежат банкам, и (2) те, что принадлежат коммерческим агентам банков или финансовым учреждениям. Принадлежность видна из чека ПТКСа: там напечатано название либо (1) соответствующего банка, либо (2) коммерческого агента и банка, от имени которого этот коммерческий агент предоставляет услуги (этого требует п. 2 постановления Правления НБУ от 12.02.2013 г. № 42).
Так вот, если подотчетник уплатил через ПТКС вида (2), то возможны претензии налоговиков. ☹
Проблема заключается в том, что такие ПТКСы давно следовало фискализировать (т. е. встроить в них РРО), чтобы они выдавали фискальные чеки (см. п. 2 ст. 9 Закона Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР). Причем даже не абы какие, а по специальной форме № ФКЧ-3 из приложения 5 к Положению № 13*.
Но ПТКСы, увы, пока что не фискализированы и их владельцы сами ничего поделать с этим не могли. Ибо до недавнего времени в Госреестре РРО не было ни одной модели, предназначенной для встраивания в ПТКС. И только в самом свежем — утвержденном приказом ГФСУ от 17.02.2017 г. № 102, они наконец-то появились. Хотя фискалы давным-давно беззастенчиво заявляли, что такие устройства в Госреестр внесены (см. письмо ГФСУ от 28.12.2015 г. № 27905/6/99-99-22-07-03-15)…
Вот такие дела: прямая норма закона о фискализации ПТКС была, требования к ПТКСному РРО тоже были (утверждены постановлением КМУ от 02.03.2016 г. № 149), а его самого — не было. ☹ Причем с коммерческих агентов банков, очевидно, взятки гладки. Ведь в том, что принадлежащий им ПТКС выдает чек, возможно, и похожий на форму № ФКЧ-3, но не чек РРО — их вины не было.
Но вам от этого не легче, если проверяющие придерутся к чеку ПТКСа вида (2), который не является расчетным документом РРО установленной формы. И поставив под сомнение подтверждающий статус такого чека, доначислят НДФЛ и ВС от суммы компенсации, выплаченной подотчетнику (квалифицировав ее как допблаго). ☹
Что касается ПТКСов вида (1), т. е. банковских, то формально на них РРОшное законодательство (и в частности, Положение № 13) не распространяется. Поэтому возможные наезды контролеров из-за несоответствия чека такого ПТКСа форме № ФКЧ-3 абсолютно безосновательны. Хотя определенные опасения таки имеются: в 109.11 БЗ фискалы договорились до того, что любой ПТКС (включая принадлежащие банкам) сам по себе и есть РРО (!), а значит, должен быть внесен в Госреестр.
Но если вам смелости не занимать, апеллируйте к письму НБУ от 19.10.2016 г. № 57-0002/86441, в котором чек банковского ПТКСа признается полноценным кассовым документом.
Остальных же возвращаем к варианту внесения денег через кассу банка. Привычная форма «объявки» вас точно не подведет!
И приучите подотчетников спрашивать главбуха, прежде чем совать деньги в щель ПТКСа!.. Ну или дождитесь, пока в ПТКСы встроят РРО, чтобы они давали правильные чеки.
