Ох, уж эти учредители-директора ЧП… Многие из них почему-то считают, что все, что принадлежит ЧП, одновременно принадлежит и его учредителю. И деньги на счетах предприятия (в том числе и на КПК), они приравнивают к своим собственным, поэтому нередко и вытворяют какие-то фокусы, используя средства КПК как им вздумается. О подобных случаях самоуправства начальства в обращении с КПК мы уже писали — см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 46, с. 29.
Вот и в данной ситуации, судя по вопросу читателя, такую операцию ее «организаторы», видимо, сочли законной. И — ничтоже сумняшеся — провернули. А теперь…
Ищем ответы на вопросы
вопрос первый
Можно ли за счет средств КПК проводить возврат физическому лицу суммы финансовой помощи, ранее предоставленной предприятию?
Пока абстрагируемся от того факта, что сам кредитор снял и положил в свой личный карман наличку с КПК, а рассмотрим сам факт правомерности проведения такой расчетной операции «заурядным» подотчетным лицом.
Запреты на использование «корпоративно-карточных» средств содержатся в Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранной валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492 (ср. ). Согласно ее п. 8.3 средства с текущего счета юрлица или физлица-предпринимателя не могут быть использованы с помощью электронного платежного средства для:
— получения зарплаты;
— получения других социальных выплат;
— осуществления расчетов по внешнеторговым договорам (контрактам);
— осуществления иностранных инвестиций в Украину и инвестиций резидентов за ее пределы.
Как видим, указанная Инструкция не содержит запрета на такую расчетную операцию «с участием» КПК. Кроме того, отметим, что запрета на снятие наличных с КПК для использования их в расчетах с физлицами по гражданско-правовым договорам (в данном случае — по договору займа) нет ни в Положении № 705*, ни в Положении № 637** (см. в нем, в частности, пп. 2.11 и 2.12). Не нашли мы такого запрета и в других нормативах.
** Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.
Поэтому считаем, что такой расчет ничего не нарушает. Если только его сумма не превышает установленный НБУ лимит расчетов наличными — 50 тыс. грн. в день предприятия с одним физлицом (см. постановление Правления НБУ от 06.06.2013 г. № 210). То есть чтобы не был нарушен лимит расчетов наличными, в подобной ситуации нужно возвращать физлицу хоть одной, хоть несколькими «порциями» за день не более 50 тыс. грн.
Следовательно, в нашем случае (когда долг составлял 400 тыс. грн.) передавать кредитору (а лучше — и снимать с КПК***) упомянутую сумму, чтобы не был превышен лимит расчетов наличными, нужно было бы не менее чем в 8 «заходов», т. е. в 8 различных дней. А вот если бы сумма долга по договору займа была в пределах 50-тысячного ограничения, то, вполне возможно, задолженность удалось бы закрыть за один день.
*** Чтобы уложиться в 5-дневный срок, отведенный для подачи авансового отчета (см. дальше).
На этом мы пока и остановимся и, чтобы двигаться дальше, рассмотрим еще один — более интересный — аспект этой ситуации.
вопрос второй
Имело ли право подотчетное лицо — распорядитель средств, снятых с КПК, возвращать сумму финпомощи (займа) самому себе?
Итак, как мы указали выше, особых сомнений не вызывает тот факт, что доверенное лицо (когда ему предприятие дает такое поручение) имеет право снять наличные и провести от имени предприятия (в рамках установленных НБУ предельных сумм) расчеты с иными субъектами (как хоз-, так и не хоз-) по гражданско-правовым договорам (в данном случае — по договору займа). А вот возможно ли это, когда и доверенное лицо предприятия, и кредитор — это одно и то же физическое лицо?
Такая операция в некоторой степени отдает «сюрреализмом». Но есть ли прямые запреты для ее осуществления и/или законодательные основания для признания такого расчета некорректным?
Сразу оговоримся, что здесь неприменима норма ст. 606 ГКУ о том, что обязательство прекращается совпадением должника и кредитора в одном лице. Ведь здесь должник — предприятие, а кредитор — физлицо.
То есть в данном случае наше физическое лицо имеет одновременно две ипостаси: первая — доверенное лицо предприятия, вторая — кредитор этого же предприятия (по договору займа). В то же время аналогия с ситуациями, когда физлицо-предприниматель вынимает из (или вбрасывает в) предпринимательской(ую) деятельности(ть) денежные средства, здесь не очень уместна. Хотя в таких ситуациях физлицо тоже выступает в двух ипостасях: как ФЛП и как обычный гражданин. Однако в нашем случае отношения строятся: «юрлицо — физлицо», а в случае с ФЛП: «физлицо — физлицо»… И, кроме того, эти ситуации разнятся тем, что в нашем случае между сторонами имеется (и исполняется) договор (сделка).
По нашему мнению, в данном случае законом прямо не ограничено право директора осуществлять какие-то действия (здесь — наличный расчет) от имени предприятия в свою «человеческую» (т. е. физлица-кредитора) пользу. А в отсутствие прямых законодательных запретов на такие операции, считаем, должен применяться общий («разрешительный») принцип, действующий в отношении хозяйственной деятельности в Украине: «все разрешено, что не запрещено законом».
Однако заметим, что этот вопрос неоднозначный, и тут есть весьма серьезные риски.
Думаем, такой расчет может не на шутку возмутить проверяющих, и, доказывая его незаконность, они наверняка сошлются на ч. 3 ст. 238 ГКУ. Ею, в частности, предусмотрено, что представитель не может совершать сделку от имени лица, которое он представляет, в своих интересах или в интересах другого лица, представителем которого он одновременно является, за исключением коммерческого представительства, а также в отношении других лиц, установленных законом.
Обычно эту норму применяют для случаев заключения (подписания) договоров, поэтому здесь можно возразить фискалам, что в нашей ситуации речь идет не о сделке (договоре займа)*, а лишь об одной из хозопераций, совершаемых в рамках этой сделки. Поэтому упомянутая норма сюда неприменима.
* Который, надеемся, был подписан не одним лицом (директором ЧП) с двух сторон. Иначе повода для того, чтобы вспомнить ч. 3 ст. 238 ГКУ и попытаться признать такой договор недействительным, у контролеров будет намного больше.
Кроме того, среди специалистов есть мнение, что эта норма не касается руководителя ЧП, так как он выступает не как представитель, а как орган управления предприятием. Можно также говорить, что эта норма здесь не работает, поскольку директор — он же учредитель ЧП — вообще в любой сделке действует в своих личных интересах. Впрочем, не беремся оценивать весомость такого утверждения…
И все-таки считаем, что риск проведения такого расчета достаточно высокий.
Но для тех, кто рискнул на такую операцию и не пожелает ее исправлять, рассмотрим еще один вопрос — о документальном оформлении «передачи» наличных.
вопрос третий
Какой документ директор должен приложить к авансовому расчету о расходовании на хознужды полученных с КПК наличных?
Обычно на практике передачу наличных денежных средств физическому лицу представителем предприятия (или ФЛП) подтверждают либо распиской получателя, составленной в произвольной форме, либо двусторонним актом на приемку-передачу денежных средств. Правда, и расписка, и акт (с обеих сторон подписанный одним и тем же физлицом) могут не на шутку возмутить проверяющих, особенно с учетом ч. 3 ст. 238 ГКУ.
Поэтому будет лучше, если расписку или такой акт о погашении задолженности/передаче наличных напишет/подпишет со стороны получателя действующая по доверенности жена (или иное доверенное лицо) директора. В таком случае необходимо к акту приложить еще и соответствующую доверенность, подтверждающую необходимые полномочия родственника (она не требует нотариального удостоверения).
Авансовый отчет
Средства, списанные с корпоративной карточки, считаются выданными ее держателю в подотчет. Этот момент регулирует п. 2.12 Положения № 637, а также пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ. Так, физлица — доверенные лица предприятий, получившие наличные с текущего счета с применением КПК, используют их по назначению без оприходования в кассе.
Указанные доверенные лица представляют в бухгалтерию предприятия отчет об использовании средств вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и порядке, которые определены для подотчетных лиц, а также документы о получении наличных с текущего счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала и т. д.) вместе с неизрасходованным остатком наличных.
Сроки представления отчета и возврата неизрасходованных сумм наличных регулируют упомянутые пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ. Исходя из их содержания, напрашивается вывод, что
отчитаться за полученные средства подотчетному лицу необходимо в течение 5 банковских дней, следующих за датой списания средств с карточки
Хотя в НКУ буквально указано, что отсчет 5 дней ведется за днем, когда подотчетное лицо завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия, под чем можно было бы понимать момент расчета, а не снятия наличных с КПК…
А вернуть излишне (точнее — неправомерно) израсходованные средства предписано до или во время подачи авансового отчета (последний абзац п.п. 170.9.2 НКУ).
Поэтому в течение 5 банковских дней, следующих за днем списания соответствующих средств с карточки, директор ЧП должен был представить авансовый отчет по снятым с карточки суммам. Или несколько таких отчетов, так как разовые возвраты долга не должны были превышать 50 тыс. грн. в день, и снятие налички растянулось бы минимум на 8 дней. Если же наличные были сняты бОльшими суммами, то лучше оформить несколько документов о передаче денег в разные дни, чтоб дневной расчет не превысил 50 тысяч. Но тогда есть риск не вписаться в упомянутые 5 дней, предусмотренные для подачи авансового отчета…☹
Под этот(эти) авансовый(вые) отчет(ы) необходимо было бы подложить соответствующие документы (расписку, акт и т. п.), подтверждающие передачу наличных в погашение кредиторской задолженности, но все равно вопросы о законности такого погашения кредиторской задолженности у проверяющих точно возникнут и спорить с ними придется серьезно.
Поэтому в силу такой законодательной неясности далее поговорим о возможных санкциях при проверке, а также о том, как можно исправить сложившуюся ситуацию до того, «как гром грянет».
Возможные санкции
Навскидку нам здесь видятся два вида санкций, которые могут применить фискалы.
Во-первых, в случае превышения предельной суммы наличных расчетов (50 тыс. грн. в день) — что в данном случае вполне могло быть — к виновным должностным лицам ЧП (а к директору — наверняка) будет применен админштраф по ст. 16315 КУоАП в размере от 1700 до 3400 грн. За повторное «наличное» нарушение, допущенное в течение года, размер админштрафа увеличивается до «вилки» от 8500 до 17000 грн.! Штраф по данной статье налагают налоговики. В то же время заметим, что этот админштраф может быть наложен не позднее чем через два месяца с момента совершения правонарушения (ст. 38 КУоАП).
Таким образом, при значительных суммах операций (к примеру, как в нашем случае, — 400 тыс. грн.) можно вполне сознательно пойти на это нарушение, учитывая относительно небольшой размер штрафа и малую вероятность его наложения.
Во-вторых, если фискалы будут утверждать о незаконности такого расчета, то наверняка станут «клеить» штраф в размере 25 % от невозврата «излишне израсходованной» суммы по Указу № 436*, что в данной ситуации может быть гораздо «больнее» упомянутых админштрафов. А особо ретивые могут попытаться «натянуть» обе санкции одновременно…
В то же время, на наш взгляд, 5-кратный штраф за неоприходование налички по тому же Указу № 436 здесь предприятию не грозит, поскольку наличные средства, снятые с карточки, считаются выданными под отчет и оприходованию в кассе не подлежали.
Итак, учитывая «хрупкость» и неоднозначность рассмотренной ситуации, желательно поискать из нее возможные пути выхода.
Как исправить ситуацию?
Неплохим был бы вариант «назначить» иное подотчетное лицо (выписать на него доверенность по использованию КПК). А это лицо затем (якобы) и сняло наличные с КПК, и передало их (от имени предприятия) в счет погашения долга по договору займа (в пределах 50 тыс. грн. в день).
Однако на этом пути встают нормативные запреты. Так, в п. 1.4 ст. 1 Закона Украины «О платежных системах и переводе средств в Украине» от 05.04.2001 г. № 2346-III указано:
инициировать перечисление средств или осуществлять какие-либо другие операции с использованием КПК имеет право только ее держатель
При этом п. 14.12 ст. 14 этого Закона устанавливает, что пользователь обязан не допускать использования КПК лицами, которые такого права не имеют. Поэтому если держателем КПК является директор, то рассчитываться ею может только он. Вторит этому Закону и Положение № 705, где в п. 1 разд. VI указано, что использование электронного платежного средства по доверенности не допускается.
Поэтому такой вариант выглядит «не очень»...☹ В то же время, возможно, такое «нарушение» могут не сразу усмотреть проверяющие, а если усмотрят, то еще поломают себе голову на предмет каких-то санкций за это деяние…
Нам все же более приемлемым видится иной вариант — с «возвратом» снятых с карточки наличных в кассу (как неизрасходованного «подотчета») и дальнейшая выплата этих средств кредитору по договору займа уже из кассы предприятия. Однако и здесь имеется ряд не очень приятных подводных камней.
Во-первых, наверняка придется переписывать кассовую книгу.
Во-вторых (на этот момент обращаем внимание всех читателей!), на возврат в кассу снятых с КПК неизрасходованных подотчетных сумм фискалы «натягивают» наличные ограничения в 50 тыс. грн. в день от одного подотчетного лица. В консультации из БЗ 109.13 они указывают, что ограничение наличных расчетов между физическим лицом и предприятием (предпринимателем) в течение одного дня (в размере 50000 грн.)
касается возврата в кассу неиспользованных наличных, выданных под отчет, которые были сняты с помощью электронной платежной карточки
Поэтому, если сняли с КПК сразу всю сумму (400 тыс. грн.), то возвращать ее в кассу, чтобы соблюсти это ограничение фискалов, придется в течение не менее 8 дней. Но тогда есть шанс не вписаться в «авансово-отчетные» 5 дней и «влететь» под 25 % штраф от не возвращенной за 5 дней суммы по Указу № 436.
В общем, «нос вытащишь, корма увязнет» — придется просчитывать и лавировать. И если админштраф по ст. 16315 КУоАП через 2 месяца после того, как «налично» нашкодили, «сгорает», то 25 % штраф «вечен»…
В-третьих, если вы все-таки рискнете вернуть в кассу всю сумму (400 тыс.) или сумму больше 50 тыс. грн., то возвращать через кассу заем в сумме, превышающей 50 тыс. в день, уж точно не стоит. Но тогда может встать проблема с возможным сверхлимитом остатка наличных в кассе. Избежать ее поможет выдача «сверхлимитной» суммы под отчет и возврат ее на следующий день, и в тот же день — новая такая выдача, затем — опять возврат… И так — «до победного» (т. е. до окончания порционного возврата всей суммы займа).
Есть еще вариант (через уступку требования) — сменить кредитора в договоре займа, с которым директор и «рассчитается». Но такая уступка должна быть возмездной, чтобы не подставить «нового кредитора» под НДФЛ...
И вот спрашивается: ну на кой вам «все эти голуби»? Ну неужели трудно было подумать и сделать сразу все по-человечески: перечислить деньги директору на его личный картсчет, а не на КПК? Или выдавать ему через кассу (вариант — снимать «нал» с недиректорской КПК и возвращать ему через иного подотчетника) по 50 тыс. грн. в день?
А может быть, хотели сэкономить на услугах банка? Ну так скупой платит дважды!..
В завершение отметим, что по ряду изложенных выше причин также не желательно возвращать работнику через КПК имеющуюся перед ним задолженность по авансовым отчетам за израсходованные им личные средства на нужды предприятия (на этот счет подробнее читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 74, с. 24).
выводы
- Считаем, что погашение за счет средств с КПК задолженности по договору займа (и т. п.) нормативами не ограничивается (разумеется, в рамках лимита расчетов наличными).
- В то же время, если это будет возврат задолженности самому подотчетному лицу, то лучше, чтобы снятые с КПК средства оно не положило себе в карман, а передало своему доверенному лицу. С оформлением такой передачи актом или распиской, которая будет приложена к авансовому отчету. Но и при таком оформлении проблемы при проверке и возможные штрафы не исключаются.
- Поэтому, по возможности, желательно исправить ситуацию — «перепроведя» такой возврат долга через кассу предприятия либо заменив «распорядителя» КПК или кредитора по договору займа.
