Как правило, расходы на дизайн офисных и производственных помещений предприятия осуществляют, чтобы привлечь потенциальных потребителей производимой продукции (работ, услуг), поддержать свою конкурентоспособность на рынке, повысить результативность и эффективность труда работников.
Можно ли считать такие расходы связанными с хозяйственной деятельностью предприятия?
Улучшение интерьера и связь с хоздеятельностью
Если с модным дизайнерским оформлением производственного помещения (цеха/участка/мастерской) у налоговиков могут быть вопросы по поводу хозяйственной направленности расходов, то с офисом таких проблем не будет.
Ведь именно офис непосредственно используют для общения с реальными и потенциальными деловыми партнерами. В частности, задействуют его определенные административные зоны: кабинет руководителя, приемную, конференц-зал, комнату для проведения совещаний и переговоров, «show-room» — место для презентации и демонстрации товаров или услуг и т. п.
Встречают, как известно, по одежке. Благоустроенный офис наверняка поспособствует заключению новых соглашений, завоеванию рынка сбыта, выходу предприятия на новый финансовый уровень и, как результат, приведет к его процветанию.
Поэтому можно утверждать: затраты на украшение его интерьера напрямую связаны с хоздеятельностью. Тем не менее
доказательства хознаправленности эстетических расходов на благоустройство интерьера офиса не поленитесь зафиксировать в приказе по предприятию
Именно на их хоздеятельной связи стоит акцентировать особое внимание. Поскольку хознаправленность — краеугольный камень и для НДС-учета, и для налога на прибыль высокодоходников, а также малодоходников-добровольцев в части непроизводственных основных средств (ОС).
Элементы декора офиса: учетные моменты
Бухучет. Учет оформительских расходов несложен. Здесь все зависит от срока службы (больше или меньше года) и стоимости (больше или меньше установленного стоимостного критерия) приобретаемых предметов интерьера.
В зависимости от упомянутых критериев ценности, приобретенные для украшения офиса, относят:
— либо к основным средствам;
— либо к малоценным необоротным материальным активам (МНМА);
— либо к запасам.
Напомним! Объекты, ожидаемый срок полезного использования (эксплуатации) которых больше одного года (или операционного цикла, если он больше года), относятся к ОС. Эти активы, в свою очередь, делятся на собственно основные средства и МНМА. Разграничивают их путем введения стоимостного критерия (п. 5 П(С)БУ 7).
Величину этого критерия в целях отнесения материального актива к МНМА предприятие определяет самостоятельно. Отражают ее в приказе об учетной политике. По усмотрению предприятия эта граница для разграничения МНМА и ОС может быть установлена в любом размере. Но!
Для упрощения учета целесообразно приказом об учетной политике предусмотреть стоимостную границу на том же уровне, что и в налоговом, — 6000 грн. (без НДС)
Тогда материальные активы со сроком полезного использования (эксплуатации) больше одного года и стоимостью свыше установленной стоимостной границы (к примеру, 6000 грн.) в бухгалтерском учете считают ОС. К слову, если стоимостный критерий для МНМА не установлен вообще, тогда приобретенные предметы убранства тоже причисляют к ОС.
При этом расходы на приобретение ОС предварительно накапливают по дебету субсчета 152 «Приобретение (изготовление) основных средств».
В общем случае предметы декора учитывают на субсчете 106 «Инструменты, приборы и инвентарь» или 109 «Прочие основные средства»: Дт 106, 109 — Кт 152. Допустим, «причал» для картины, стоимость которой превышает установленную МНМА-границу, — субсчет 109, для дорогостоящих часов — субсчет 106.
А вот активы, используемые при оформлении отдельных элементов уголков живой природы, отражают на субсчетах 107 «Животные» и 108 «Многолетние насаждения»: Дт 107, 108 — Кт 152. Те же пальмы, фикусы и другие многолетние растения зачисляют на субсчет 108, долгожителей аквариумов (рыб, улиток, черепах и т. д.), а также декоративных птиц — на субсчет 107.
Что касается самих аквариумов, то их место на субсчете 109. Хотя ввиду того, что рыбы без аквариума долго «не протянут», возможно учитывать аквариум со всем его оборудованием (фильтром, обогревателем, термометром, лампой и т. п.) и содержимым (рыбками, водорослями, «домиками», камушками и пр.) на этом же субсчете.
Объекты со сроком службы более года, но стоимостью менее установленного стоимостного критерия (например, менее 6000 грн.), классифицируют как МНМА и учитывают на субсчете 112 «Малоценные необоротные материальные активы». Расходы на их приобретение записывают в дебет субсчета 153 «Приобретение (изготовление) прочих необоротных материальных активов», а украсив ими офис, делают запись: Дт 112 — Кт 153. То есть тогда сюда попадут все долгоиграющие, но «дешевые» (ниже стоимостной границы) элементы декора: картины, часы, аквариумы, декоративные растения и животные, цветочные горшки и т. д.
Стоимость ОС и МНМА погашают путем начисления амортизации в течение срока полезного использования (эксплуатации) таких объектов.
ОС амортизируют одним из методов, установленных п. 26 П(С)БУ 7, — прямолинейным, уменьшения остаточной стоимости, ускоренного уменьшения остаточной стоимости, кумулятивным или производственным.
Для МНМА доступны прямолинейный и производственный методы.
Кроме того, по нормам п. 27 П(С)БУ 7 амортизацию МНМА можно начислять:
— в первом месяце использования объекта в размере 50 % его амортизируемой стоимости, а остальные 50 % стоимости — в месяце их списания с баланса
или
— в первом месяце эксплуатации объекта в размере 100 % его стоимости.
Что касается активов со сроком полезного использования менее года, то их относят в состав запасов предприятия. Учитывают такие предметы на субсчете 209 «Прочие материалы» и счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы».
Заметьте! МБП при передаче в эксплуатацию списывают с баланса с последующей организацией их оперативного количественного учета по местам эксплуатации и соответствующим лицам в течение срока их фактического использования. А вот по производственным запасам такой оперативный учет не ведут.
Амортизацию «долгоиграющих» атрибутов декора интерьера офиса и стоимость «кратковременных» предметов списывают на счета расходов в зависимости от направления их использования: Дт 92, 93.
Налог на прибыль. Плательщики, у которых годовой объем дохода от любых видов деятельности не превышает 20 млн грн., могут не осуществлять корректировку финансового результата до налогообложения на все разницы из разд. III НКУ.
Высокодоходники и малодоходники-добровольцы бухфинрезультат отчетного периода корректируют на разницы, возникающие при начислении амортизации ОС, согласно ст. 138 НКУ
Для этого они ведут и бухгалтерский, и налоговый учет ОС, в частности считают бухгалтерскую и налоговую амортизацию.
По итогам отчетного периода такие плательщики увеличивают финрезультат на бухгалтерскую амортизацию и уменьшают на амортизацию налоговую (пп. 138.1 и 138.2 НКУ). Подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 52, с. 10. Здесь лишь уточним:
1) МНМА не являются ОС в понимании п.п. 14.1.138 НКУ. А раз так, то по ним (включая и непроизводственные МНМА) в налоговоприбыльном учете разницы не рассчитывают;
2) непроизводственные ОС налоговой амортизации не подлежат. Поэтому учтите: сумма амортизации по таким ОС, включенная в налоговом учете в уменьшающую разницу, может стать предметом споров с проверяющими.
Что касается запасов (как производственных, так и непроизводственных), то для них НКУ корректировок не устанавливает. Поэтому стоимость «оборотных» украшений офиса уменьшает объект налогообложения по бухгалтерским правилам — в периоде списания таких предметов на расходы.
НДС. «Входной» НДС, уплаченный (начисленный) в составе стоимости предметов благоустройства интерьера офиса, попадает в налоговый кредит (НК) по первому событию (пп. 198.2 — 198.3 НКУ). Главное условие —
наличие надлежащим образом оформленной и зарегистрированной в ЕРНН налоговой накладной (НН)
Подтвердить НК могут и фискальные кассовые чеки на сумму не более 240 грн. за день с учетом НДС (п.п. «б» п. 201.11 НКУ, см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 61, с. 9).
Если вы сомневаетесь, что сможете доказать принадлежность элементов декора офиса к хоздеятельности предприятия, тогда компенсируйте отраженный НК НДС-обязательствами по таким приобретениям на основании п.п. «г» п. 198.5 НКУ. Начисляют их по требованиям п. 189.1 НКУ исходя из стоимости приобретения таких активов (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 72, с. 15).
Сторонние услуги по оформлению офиса
Для декорирования офиса предприятие может использовать не только собственные силы и идеи. К этому процессу могут быть привлечены сторонние специалисты — дизайнеры, психологи, эргономисты, флористы и т. п.
Возможно, вы вообще решили кардинально изменить дизайн офиса. К примеру — «раздвинуть» стены или установить вместо них живые изгороди, заменить обычные окна на суперавангардные и т. п.
Как учитывать подобные услуги?
Бухучет. Стоимость услуг сторонних организаций, задействованных в оформлении офиса, отражают:
— в составе административных расходов (Дт 92) или расходов на сбыт (Дт 93) — это, скажем, стоимость консультативных услуг дизайнера, психолога или флориста;
— как капитальные инвестиции (Дт 152), если указанные затраты направлены на улучшение объекта ОС, которое приведет к увеличению будущих экономических выгод, первоначально ожидаемых от использования такого объекта. Согласно п. 14 П(С)БУ 7 они увеличат первоначальную стоимость улучшаемого помещения (здания): Дт 103 — Кт 152. Например, обычный магазин по продаже ширпотреба решили переделать в модный бутик. Результат налицо — изменились первоначально ожидаемые экономические выгоды. Понесенные на переоборудование и дизайнерское оформление расходы подлежат капитализации.
Основанием для отражения дизайнерских расходов в учете служит акт выполненных работ. Если контрагентский акт запаздывает, то допускается задокументировать хозоперацию внутренним самоактом. Детальнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 43, с. 6, № 62, с. 29.
Если привлеченный специалист для оформления интерьера использовал различные элементы декора — цветы, вечнозеленые деревья, клетки с живностью, фонтаны, аквариумы и т. п., то в акте выполненных работ целесообразно отдельно указать составляющие оформительских расходов. На основании такого акта можно будет оприходовать полученные ценности в учете.
Налог на прибыль. Тут налоговые разницы могут возникнуть лишь в виде амортизации стоимости капитальных инвестиций, отнесенных на увеличение первоначальной стоимости объекта ОС. Возможны они только у высокодоходных плательщиков и у малодоходников-добровольцев.
Расходы по оформительским услугам сторонних организаций к корректировкам бухфинрезультата не приводят.
НДС. Суммы «входного» НДС по всем «благоустроительным» услугам отправляют в НК на основании НН поставщика, зарегистрированной в ЕРНН.
Содержание эстетических объектов
Ну что ж, офисное помещение оформлено по высшему разряду: украшено цветами, картинами, в аквариуме плавают экзотические рыбки, успокаивающе журчит фонтан. Однако чтобы реклама фирмы не превратилась в антирекламу, нужно обслуживать созданную красоту. То есть специальным образом ухаживать за обитателями аквариума, цветами и т. д. Проще говоря, нести расходы, допустим, на подкормку рыб и прочей живности, содержание аквариумов и клеток в надлежащем состоянии (чистка, дезинфекция и т. п.), уход за растениями, а также заработную плату обслуживающего персонала (например, озеленителя) и т. д. Возможно, даже иногда возникнет необходимость в привлечении отдельных специалистов, скажем, ветеринарных врачей.
Бухучет. Такие затраты в бухгалтерском учете относят к расходам отчетного периода, а точнее — к административным расходам (Дт 92) или расходам на сбыт (Дт 93) в зависимости от их функционального назначения.
Если же понесены расходы на улучшение (модернизацию) эстетических объектов, то их отражают по правилам п. 14 П(С)БУ 7, т. е. капитализируют с увеличением первоначальной стоимости соответствующих объектов (Дт 106, 107, 108, 109, 112). Примером таких улучшений может быть пересадка многолетних насаждений, расширение «зимнего сада», реставрация дорогостоящих фонтана или скульптуры и т. п.
Налог на прибыль. В налоговом учете все как обычно: амортизационные разницы (по капитализированным расходам на улучшение) придется рассчитывать лишь высокодоходникам и их «собратьям» малодоходникам-добровольцам.
Малодоходные плательщики бухфинрезультат не корректируют.
НДС. Точно так же и в НДС-учете. Суммы НДС в составе стоимости приобретенных товаров/услуг включают в НК. Если трудно доказать их хозяйственную направленность, начисляют НДС-обязательства согласно п. 198.5 НКУ. Базу налогообложения определяют по п. 189.1 НКУ.
Вот, пожалуй, и все об учете расходов на улучшение интерьера офиса. Пусть вложенные в декор затраты действительно станут инвестициями в успех вашего дела!
выводы
- Затраты на украшение интерьера офиса связаны с хозяйственной деятельностью предприятия.
- Дорогостоящие активы, используемые при оформлении уголков живой природы, учитывают на субсчетах 107 «Животные» и 108 «Многолетние насаждения».
- Предметы декора со сроком полезного использования менее года зачисляют в состав запасов на субсчет 209 «Прочие материалы» и счет 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы».
- МНМА не являются ОС в понимании п.п. 14.1.138 НКУ, поэтому по ним налоговые разницы не рассчитывают.
