Охрана офиса

Услуги охраны или «тревожной кнопки»

Привлечь для охраны офиса субъект хозяйствования может либо подразделение Нацполиции*, либо частную охранную фирму, имеющую лицензию (п. 20 ст. 23 Закона № 580, ст. 4 Закона № 4616). При этом здесь возможны варианты: заказать для охраны офиса стационарно размещаемую охрану (охранник в офисе) или удаленный вариант охраны — услугу «тревожная кнопка».

* Предприятия, недвижимое имущество которых охраняется исключительно Нацполицией, перечислены в приложении к постановлению КМУ от 11.11.2015 г. № 937.

Так вот, расходы на оборудование в помещении офиса «тревожной кнопки» разовые и их следует учитывать как установку охранного оборудования (об этом — далее). Сами же услуги стационарной охраны или «тревожной кнопки» оплачиваете ежемесячно.

Бухгалтерский учет. Расходы по охране офиса отражаем в том отчетном периоде, в котором охранная фирма/служба предоставила свои услуги предприятию (п. 7 П(С)БУ 16). Предоплата за услуги в расходы не включается.

Если на момент предоставления услуг первичный документ — акт предоставленных услуг еще не получен, задокументировать расходы можно «самоактом» (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 43, с. 6, № 62, с. 29, 71, с. 14).

Расходы по охране офиса следует учитывать в составе административных расходов (п. 18 П(С)БУ 16). То есть отражать на счете 92 «Административные расходы».

Налог на прибыль. По услугам охраны, полученным у сторонней организации, отдельный налоговый учет не ведется и дополнительные разницы у высокодоходных плательщиков не возникают. При определении объекта обложения налогом на прибыль как малодоходные (с доходом за календарный год не более 20 млн грн.), так и высокодоходные плательщики (с доходом за календарный год более 20 млн грн.) будут ориентироваться только на бухгалтерский финрезультат (п.п. 134.1.1 НКУ).

НДС. Если в стоимости услуги охраны офиса выделен НДС, то, получив от поставщика НН, зарегистрированную в ЕРНН, вы вправе отнести сумму НДС по ним в состав своего налогового кредита.

Причем компенсировать начислением НО сумму отраженного налогового кредита по услугам охраны не нужно. Вряд ли кто-то возразит против того, что услуги по охране офиса связаны с хоздеятельностью. Охраняя офис (в данном случае — с помощью сторонней организации), собственник тем самым поддерживает «хозяйственную» недвижимость и имущество в надлежащем состоянии. Ведь охранные мероприятия как раз и направлены на обеспечение неприкосновенности, целостности принадлежащих собственнику зданий, других групп недвижимого имущества, в целях предотвращения или недопущения либо прекращения противоправных действий в отношении него, для сохранности его технического состояния, прекращения несанкционированного собственником доступа к нему (абз. 5 ч. 1 ст. 1 Закона № 4616).

Правда, если из офиса вы ведете, в частности, необлагаемую деятельность, то НК по услугам охраны (не позднее последнего дня отчетного периода), придется компенсировать частичными НО исходя из доли использования услуг охраны офиса в необлагаемых операциях («анти-ЧВ») (пп. 189.1 и 199.1 НКУ).

Учет расходов на охрану рассмотрим на примере.

Пример. Для охраны офиса предприятие заключило договор с охранным агентством. Стоимость охранных услуг в месяц составляет 6000 грн. (в том числе НДС — 1000 грн.).

Учет расходов на охрану офиса

Таким же образом предприятие отражает в своем учете и затраты на «стороннюю» охрану арендованного офиса (подробнее об аренде офиса см. на с. 34).

Учет охранного оборудования

Теперь рассмотрим вариант самоохраны офиса. Если вы решили охранять офис своими силами, то вам понадобится целый арсенал специального охранного оборудования. Это может быть и охранно-пропускное оборудование, и всякого рода системы внутреннего и наружного видеонаблюдения, датчики сигнализаций и прочее. Давайте разберемся, как же пристроить охранное оборудование в учете.

Бухгалтерский учет. Установку в помещениях систем

охранно-тревожной сигнализации, систем видеонаблюдения налоговики всегда рекомендовали учитывать как улучшение помещения

Основная причина таких выводов кроется в том, что установка всякого рода систем безопасности в производственных, административных или других помещениях в нормативно-правовых актах по охране труда рассматривается лишь в привязке к таким помещениям.

Но, на наш взгляд, возможен и альтернативный вариант. Решающим фактором здесь будет «отделимость» объекта сигнализации. Как правило, каждая охранная система сама по себе некий комплект оборудования, устройств и приспособлений. Состоит она из:

— основного оборудования (это и камеры наблюдения, всякого рода панели вызова, мониторы, датчики сигнализации и прочее оборудование, устанавливаемое как внутри здания, так и снаружи). Как правило, это отделимое оборудование и может быть изъято без повреждения здания;

— монтажного оборудования (кронштейнов, крепежей, всякого рода проводной системы). Его «безболезненно», не повредив само помещение, уж точно отделить не получится.

Так вот, охранные средства, которые могут эксплуатироваться отдельно от здания, вполне можно признать отдельными объектами. В зависимости от стоимости (сравнивают со стоимостной границей размежевания ОС и МНМА, определенной в учетной политике) зачислить:

или на субсчет 104 «Машины и оборудование», предварительно сгруппировав расходы, связанные с приобретением и установкой такого объекта, на субсчете 152 «Приобретение (изготовление) основных средств»,

или на субсчет 112 «Малоценные необоротные материальные активы», предварительно сгруппировав расходы, связанные с приобретением и установкой такого объекта, на субсчете 153 «Приобретение (изготовление) прочих необоротных материальных активов)». А вот

расходы на монтажное оборудование, связанное с установкой сигнализации в здании офиса, следует рассматривать в учете как улучшение такого здания

И амортизировать в составе первоначальной стоимости здания офиса (отраженной на субсчете 103 «Здания и сооружения»).

Правда, если вы офис арендуете, то улучшения объекта аренды отражаются как капитальные инвестиции в создание (строительство) прочих необоротных активов (п. 8 П(С)БУ 14). То есть стоимость улучшений аккумулируется отдельно на субсчете 117. Подробнее об учете улучшений арендованных основных средств см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 35-36, с. 34.

Начисление амортизации по перечисленным выше охранным объектам для офиса будет отражаться записью: Дт 92 — Кт 131, 132.

Налог на прибыль. Если вы — малодоходник (с доходом не более 20 млн грн.) и «узаконили» свое решение не корректировать финрезультат на разницы в декларации по налогу на прибыль, то начислять «налоговую» амортизацию согласно требованиям п. 138.3 НКУ таким плательщикам не надо. Ориентиром для определения налога на прибыль у вас будет бухгалтерский финрезультат.

Если же вы — высокодоходник, то кроме бухучета вам придется учесть установку охранной сигнализации и в налоговоприбыльном учете. Это связано с обязательностью корректировки бухгалтерского финрезультата на разницы из пп. 138.1 и 138.2 НКУ. Охранное оборудование, которое может:

1) эксплуатироваться отдельно от здания и попадает под объект ОС (т. е. со сроком использования более 1 года и стоимостью свыше 6000 грн.) — придется амортизировать в налоговом учете как отдельный объект группы 4 не менее 5 лет, и с учетом этих расчетов отражать амортизационную разницу в приложении РІ к декларации по налогу на прибыль.

Внимание! «Самостоятельные» объекты охранной системы стоимостью не более 6000 грн. попадут в группу 11 (МНМА). Такие активы не относятся к ОС (п.п. 14.1.138 НКУ), поэтому не примут участия и в расчете амортизационно-ликвидационно-продажных разниц (не учитываются в приложении РІ). На это обращают внимание и налоговики (см. письма ГФСУ от 19.01.2017 г. № 1000/6/99-99-15-02-02-15 и от 02.03.2017 г. № 4346/6/99-99-15-02-02-15);

2) эксплуатироваться только в привязке к зданию собственного офиса (нельзя отделить) — следует учитывать как расходы на улучшение, которые увеличивают первоначальную стоимость здания офиса. Их придется амортизировать в налоговом учете в составе объекта группы 3 «здание офиса» не менее 20 лет, и с учетом этих расчетов отражать амортизационную разницу.

А если офис арендуете, то охранное неотделимое оборудование со стоимостью свыше 6000 грн.

придется амортизировать в налоговом учете как отдельный объект группы 9 не менее 12 лет

И с учетом этих расчетов отражать амортизационную разницу.

НДС. Покупая в здание офиса охранное оборудование и оплачивая услуги по его установке, вы как обычно отражаете налоговый кредит по НДС. Главное условие известно: наличие правильно оформленной налоговой накладной, своевременно зарегистрированной в ЕРНН (п. 198.6 НКУ).

Правда, если из офиса вы ведете, в том числе и необлагаемую деятельность, то налоговый кредит по установке охранного оборудования придется (не позднее последнего дня отчетного периода) компенсировать частичными НО исходя из «анти-ЧВ» (пп. 189.1 и 199.1 НКУ). А все потому, что установку охранного оборудования в здании «общехозяйственного» офиса нельзя точно соотнести с конкретной деятельностью предприятия (необлагаемой или облагаемой).

выводы

• Расходы на охрану, проводимую специальной охранной фирмой/службой, отражаем в том отчетном периоде, в котором охранная фирма/служба предоставила свои услуги.
• «Охранное» оборудование в зависимости от критериев отделимости и автономности придется учитывать как улучшение офиса или отдельный объект ОС/МНМА.