Офис в аренде

Арендные платежи

Бухгалтерский учет. Принятый в аренду офис арендатор должен зачислить у себя на забалансовый счет 01 «Арендованные необоротные активы». Для учета стоимость арендованного помещения офиса следует взять из договора аренды (п. 8 П(С)БУ 14, Инструкция № 291).

Начисленную арендную плату, как правило, признают расходами на прямолинейной основе (т. е. равными частями) — в течение срока аренды офиса (п. 9 П(С)БУ14).

Учитывая, что расходы на аренду офиса являются общехозяйственными расходами (их невозможно увязать с доходом), отражать их следует в том отчетном периоде, в котором они были фактически понесены (п. 7 П(С)БУ 16).

Отражать арендную плату следует на счете 92 «Административные расходы».

Важно! В случае, когда арендатор уплачивает арендную плату авансом за несколько отчетных периодов, сразу всю сумму в расходы не относят. Сначала ее отражают на счете 39 «Расходы будущих периодов», а уже потом списывают на расходы деятельности предприятия в тех периодах, к которым она относится (п. 9 П(С)БУ14). Здесь все зависит от расчетного периода, установленного в договоре аренды.

И даже если акт предоставленных услуг подписан с опозданием (например, уже в следующем месяце), расходы отражают не по дате составления акта, а по дате начисления арендной платы согласно договору (по факту предоставления услуг),

т. е. в том периоде, в котором эти услуги собственно и предоставлены

Причем признание расходов не зависит от периода получения первичных документов от поставщиков.

Так, в ситуации, когда на основании выставленного арендодателем счета-фактуры арендатор перечислил оплату, но акт за предоставленные услуги запаздывает, то, по мнению Минфина, выставленный счет может быть основанием для отражения операции по получению услуг аренды имущества без составления акта предоставленных услуг (см. письмо Минфина от 22.08.2017 г. № 35210-07/23-3364/2658).

Если же двухстороннего документа (счета или акта выполненных услуг) не было и/или акт за предоставленные услуги запаздывает, то арендатор для отражения расходов вполне может оформить односторонний «самоакт» (п. 2.6 Положения № 88).

Далее, если определенная в «самоакте» расчетная величина расходов отличается от фактической суммы, зафиксированной в акте предоставленных услуг, тогда в текущем периоде получения от контрагента акта предоставленной услуги возникшую разницу отражают (п. 3.5 Положения № 88):

— в составе расходов, если фактическая стоимость выше оценочной (Дт 92 — Кт 631);

— в составе доходов, если фактическая стоимость ниже оценочной (Дт 631 — Кт 719).

Эту корректировку оформляют бухгалтерской справкой в периоде получения контрагентского акта. Детальнее о том, как «самоактом» задокументировать расходы, по которым первичка от контрагента не была получена, и отразить их в учете и отчетности, см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 43, с. 6, № 62, с. 29, № 71, с. 14. Так что если акт на услуги аренды составлен и попал к вам в следующем месяце, но до окончания закрытия регистров за такой период, то в учете проводим его (отражаем расходы) в месяце потребления услуги.

Если по договору вы перечисляете гарантийный платеж (как правило, это задаток за последний месяц аренды или залог того, что арендатор исполнит свои обязательства и не откажется раньше времени от арендованного объекта), то в расходы эта сумма пойдет только за последний месяц аренды, и то если договором предусмотрено, что сумма задатка покрывает последний месяц аренды.

Налог на прибыль. В части учета арендных платежей никаких отличий от бухучета и никаких налоговых разниц не будет.

НДС. Если за приобретенные услуги вы перечислили предоплату и получили зарегистрированную в ЕРНН налоговую накладную (НН), то налоговый кредит (НК) вам обеспечен на все 100 % (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 60, с. 3).

А если, наоборот, первым событием стало получение услуги плюс имеется зарегистрированная НН? Но при этом сам акт, подтверждающий факт предоставления такой услуги, получен с опозданием. Можно ли считать услугу приобретенной и отразить НК на основании такой НН, не дожидаясь акта? Или все-таки приобретателю результатов услуг лучше подождать получения запоздавшего акта? В какой момент отражать НК?

На наш взгляд, если вы задокументировали получение услуги «самоактом» и при этом у вас есть зарегистрированная НН, то вполне можете отразить НК, опираясь на п. 198.2 НКУ, т. е. по дате получения такой услуги. Подробнее см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 101, с. 45.

Если вы не составили внутренний документ, тогда стоит дождаться запоздавшего акта. Потом можно:

— или воспользоваться правилом «365 дней» и отложить свой НК на любой следующий отчетный период в течение 365 дней с даты составления НН согласно п. 198.6 НКУ;

— или подать УР к тому отчетному периоду, в котором возникло право на налоговый кредит*. Напомним, такой вариант будет весьма кстати, если из офиса вы ведете, в частности, необлагаемую деятельность и обязаны НК (не позднее последнего дня отчетного периода) компенсировать частичными НО исходя из размера доли «анти-ЧВ» (пп. 189.1 и 199.1 НКУ).

* О включении сумм НДС в НК через УР до окончания 365 дней налоговики в БЗ 101.13 ничего не говорят. Наш комментарий см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 67, с. 6.

И еще одна полезная информация, которая вам пригодится, чтобы не оплошать с налоговым кредитом.

Показать налоговый кредит вы будете вправе и из суммы перечисленного в составе предоплаты задатка/гарантийного платежа, который по договору в будущем будет зачислен в счет арендной платы (как правило, это задаток за последний месяц аренды или залог того, что арендатор исполнит свои обязательства и не откажется раньше времени от арендованного объекта). Ведь сумма такого задатка облагается НДС у арендодателя на дату ее получения (см. БЗ 101.04).

Если вы проплатили задаток и договором аренды предусмотрено, что он обеспечивает исключительно исполнение обязательств и подлежит возврату по истечении срока действия договора, то НДС на такой платеж не начисляется (см. письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 23.10.2015 г. № 16111/10/26-15-15-01-18, БЗ 101.04).

Но если условия договора будут пересмотрены и деньги будут пущены в счет арендной платы, то возникнут и налоговые обязательства по НДС на дату изменения направления гарантийного платежа (дату допсоглашения). В свою очередь, вы вправе рассчитывать и на налоговый кредит.

Компенсация коммуналки и допрасходов

Бухгалтерский учет. По договоренности сторон арендатор офиса может оплачивать (компенсировать) арендодателю стоимость коммунальных услуг (т. е. электроэнергии, водоснабжения и водоотведения, газо- и теплоснабжения). Кроме того, стороны часто договариваются о возмещении арендатору и других услуг, например, по уборке и охране офиса, парковке автомобилей и т. п.

Учтите! Обязанность компенсировать стоимость коммунальных и других допрасходов должна быть прописана в договоре. Причем можно это сделать и в договоре аренды. Без указания такой обязанности автоматически принудить арендатора к компенсации нельзя.

По договоренности сторон их стоимость оплачивают отдельно или же включают в арендную плату, т. е. такая компенсация может осуществляться:

— либо в составе арендной платы,

— либо отдельным платежом.

При включении стоимости коммунальных и других услуг, связанных с содержанием офиса, в состав арендной платы все проще простого — оформление документов и все расчеты происходят как собственно за аренду имущества (см. выше).

Другое дело, если стоимость коммунальных и прочих услуг, связанных с обслуживанием офиса, возмещается на основании отдельных счетов, выставленных арендодателем арендатору / отдельных актов согласования.

Так вот, сумму компенсационных выплат арендатор относит на расходы в том же порядке, что и арендные платежи, т. е. на счет 92 «Административные расходы».

То есть такая сумма ложится на расходы в таком же порядке, как и арендные платежи. Как и по расходам на аренду — отражаем в расходах в периоде потребления коммунальных услуг и прочих дополнительно возмещаемых услуг по содержанию арендованного офиса. И если акт согласования еще не получен — отражаем расходы по «самоакту», а затем, получив акт согласования коммунальных и прочих услуг, на основании бухправки в текущем периоде (периоде получения акта согласования) отражаем возникшую разницу.

Налог на прибыль. В части учета расходов на возмещение коммунальных и прочих платежей никаких отличий от бухучета и никаких налоговых разниц не будет.

НДС. С правовой позиции, компенсация арендатору расходов, сопутствующих аренде, не является услугой (ч. 1 ст. 901 ГКУ). Однако вполне вписывается в определение поставки услуг, в связи с чем сумма возмещения подпадает под обложение НДС. На начислении НДС настаивают и налоговики.

Причем под объект обложения НДС подпадают, в частности, суммы компенсации арендодателю земельного налога и налога на недвижимое имущество (см. БЗ 101.04). По мнению налоговиков, компенсация налога на землю и налога на недвижимость является составляющей частью арендной платы и облагается НДС в общем порядке, в том числе при условии, если между арендатором и арендодателем заключены отдельные договоры о предоставлении компенсации таких расходов.

«Коммунальную» компенсацию рассматривают как «услуги», а не, скажем, как поставку товаров: электроэнергия, газ, вода и т. п. Ведь арендодатель напрямую арендатору их не поставляет — их лицензионным поставщиком не является (см. письмо ГУ ГФС в Сумской обл. от 16.09.2015 г. № 10/18-28-15-01-39 и письмо ГФСУ от 06.01.2017 г. № 200/Р/99-99-13-01-02-14). А так как

возмещение коммунальных услуг является составляющей аренды, оно имеет тот же самый код по ГКПУ, что и услуги по аренде недвижимости, — «68.20»

То есть в гр. 3.3 НН табл. Б возмещение коммунальных услуг следует обозначать тем же «услужным» кодом, что и аренду. При этом в номенклатурной гр. 2 НН налоговики рекомендуют писать «Послуги з оренди» (см. БЗ 101.17). Хотя, на наш взгляд, такой вариант заполнения НН нельзя считать единственно возможным.

Так, если в акте согласования номенклатура компенсируемых арендатором коммунальных услуг расписана «по полной», к примеру, обозначена каждая услуга: водоснабжение, водоотведение, отопление, электричество, газ — со своим объемом потребления, единицей измерения и стоимостью, то в том же духе можно составить и НН. То есть показать сумму «коммунальной» компенсации в НН развернуто — несколькими строками (по видам потребленных арендатором услуг). Подробнее варианты заполнения НН при предоставлении услуг аренды офиса с компенсацией арендатором коммунальных услуг см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 63, с. 9.

Аналогичным образом арендным кодом «68.20», на наш взгляд, должны быть выделены в НН и прочие возмещаемые арендатору услуги — услуги охраны, уборка, парковка, компенсация земельного налога и налога на недвижимость.

Проследите за этим, ведь ошибка в коде услуги (его отсутствие) все так же опасна, несмотря на то что зарегистрированная НН уже сама по себе является достаточным основанием для отражения НК (п. 201.10 НКУ). Налоговики по-прежнему настаивают на том, что для отражения НК налоговая накладная должна содержать все обязательные реквизиты, причем заполненные правильно (см. письма ГФСУ от 11.07.2017 г. № 1095/ІПК/10/04-36-12-01-16 и от 18.08.2017 г. № 1676/6/99-99-12-02-01-15/ІПК).

Учет платежей, связанных с арендой офиса, рассмотрим на примере.

Пример. Предприятие получило в аренду помещение под офис. Стоимость офиса, оговоренная в договоре аренды, составляет 850000 грн.

Арендная плата уплачивается арендатором авансом ежемесячно не позднее 5-го числа текущего месяца в размере 12000 грн. (в том числе НДС — 2000 грн.). За сентябрь 2017 года — получена в сумме 12000 грн. (в том числе НДС — 2000 грн.). Акт предоставленных услуг аренды получен вовремя.

На основании отдельных счетов (актов согласования), выставляемых арендодателем, арендатор ежемесячно возмещает коммунальные и прочие платежи за содержание офиса. Акт согласования возмещений за август поступил в конце сентября на сумму 7200 грн. (в том числе НДС — 1200 грн.). В августе возмещаемые расходы определены рассчетно (отражены на основании внутреннего акта) в сумме 6000 грн. (в том числе НДС — 1000 грн).

Учет расходов на аренду офиса

Так что спокойно арендуйте офис. С учетом арендных платежей и прочих связанных с арендой офиса платежей-возмещений ваш бухгалтер наверняка справится.

выводы

• Расходы на аренду офиса отражаем в периоде их фактического получения, независимо от получения акта предоставленных услуг или уплаты денежных средств.
• В НН, полученной от арендатора, компенсация коммуналки и возмещение расходов на охрану, уборку арендованного офиса в гр. 3.3 должны быть отмечены «услужным» кодом по ГКПУ — «68.20».