* Почти как название комедийного фильма «Самолетом, поездом, машиной»… ☺
** На момент подготовки номера не опубликован, следовательно, не вступил в силу.
Из всех изменений, внесенных комментируемым приказом в Инструкцию № 59***, остановимся на самых резонансных. А именно на тех из них, которыми Минфин более-менее оперативно подкорректировал порядок подтверждения командированным лицом расходов на проезд авиа-и автотранспортом в случае применения электронных билетов (ЭБ).
*** Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.
Но перед этим напомним, что в общем случае пакет подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость фактических расходов на проезд, при использовании ЭБ должен состоять из:
(1) собственно ЭБ (точнее, его распечатки);
(2) посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта;
(3) расчетных документов о приобретении ЭБ по всем видам транспорта.
При этом документы (1) и (3) могут совпадать в одном, как, например, на железной дороге, а документа (2) может и не быть (подробности ниже). Главное, что при их наличии расходы на проезд, возмещенные предприятием, не являются облагаемым доходом командированного работника. Иначе у него возникает допблаго с соответствующим обложением НДФЛ и военным сбором (ВС).
Приведенный выше перечень с 01.01.2017 г. закреплен в «командировочно-проездном» п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. Он — главный бастион в вопросах обложения НДФЛ возмещенных расходов на проезд. А вот за дополнительной конкретикой, что именно разрешено возмещать, традиционно обращаются к Инструкции № 59 (ср. ). Но заметьте: эта Инструкция обязательна лишь для бюджетников и госслужащих. То есть, строго говоря, ее нормы распространяются только на эти категории. Для большинства же субъектов хозяйствования, которые никак не финансируются из бюджета, она носит вспомогательный (справочный) характер (см. БЗ 103.17). Хотя некоторые правила и гарантии, прописанные в ней, такие субъекты могут взять на вооружение, закрепив это в собственном Положении о командировках. Но отступить в нем от предписаний НКУ в вопросах обложения НДФЛ/ВС не дозволено никому!
А теперь посмотрим, что же новенького появилось в Инструкции № 59 по каждому виду транспорта и как это следует понимать сквозь призму п.п. 170.9.1 НКУ?
1. Самолетом.
вывод документа
снованием для возмещения расходов в случае использования авиа-ЭБ является не только оригинал отрывной части посадочного талона пассажира, но и распечатанный на бумажном носителе электронный посадочный талон, полученный при онлайн-регистрации на авиарейс
Заметьте: изменения коснулись лишь посадочного талона на самолет. То есть сам ЭБ и расчетный документ, подтверждающий его приобретение, при авиакомандировках все равно нужны. Но вот посадочный талон теперь может быть как бумажным, так и электронным. Правда, в последнем случае вы обязаны предоставить его распечатку.
Очевидно, указанные изменения вызваны тем, что многие авиакомпании все активнее внедряют так называемую онлайн-регистрацию. Преимущество этой процедуры заключается в том, что вам не обязательно тратить время перед вылетом, чтобы зарегистрироваться на рейс. Вы можете заблаговременно сделать это из дома или офиса в режиме онлайн и самостоятельно распечатать посадочный талон.
Так вот, такой электронный посадочный талон, распечатанный командированным работником на обычном листе при онлайн-регистрации (а не в зале аэропорта), налоговики признавать отказывались. Они настаивали на том, что в случае использования авиа-ЭБ основанием для «безналогового» возмещения расходов на его приобретение является исключительно оригинал отрывной части посадочного талона пассажира (см. письмо ГФСУ от 13.10.2016 г. № 22299/6/99-99-13-02-03-14).
К счастью, Минфин правильно и достаточно быстро разобрался с этой проблемой. Следствием чего стали комментируемые изменения в Инструкцию № 59. Если вы пропишете то же самое в своем «командировочном» Положении, то, на наш взгляд,можете смело возмещать расходы на перелет и НДФЛ/ВС не удерживать. Ведь п.п. 170.9.1 НКУ о форме талона не говорит ничего.
Кстати, а как быть, если, не успев зарегистрироваться онлайн, командированный потратился на распечатку посадочного талона непосредственно за стойкой? Несмотря на то что некоторые авиаперевозчики требуют за это плату (иногда довольно ощутимую), такие расходы тоже должны быть компенсированы предприятием. И тоже — «безналогово». Ведь они понесены в связи с командировкой. Главное — подтвердить такие расходы документально.
И еще одна новинка в этой части комментария, обойти которую мы не можем. В случае потери, уничтожения или повреждения посадочного талона командированному работнику с разрешения руководителя могут быть возмещены расходы на приобретение ЭБ. Для этого следует предоставить оригинал справки авиаперевозчика, которая засвидетельствует состояние заказа и статус ЭБ, приобретенного для отдельного пассажира, факт использования ЭБ полностью по определенному маршруту (новый абзац третий п. 12 разд. II Инструкции № 59). Но, скорее всего, такое возмещение налоговики захотят видеть в составе облагаемого дохода работника, ибо будет нарушен п.п. 170.9.1 НКУ, требующий наличия посадочного авиаталона.
2. Поездом. Хотя здесь осталось все, как было, есть смысл повторить: бухгалтеру от работника не нужно ничего, кроме обычной распечатки ЭБ на поезд. Она сама по себе является расчетным документом (фискальным чеком), а посадочный талон правилами железнодорожных перевозок не предусмотрен. Подробности — в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 21, с. 22.
3. Автобусом.
вывод документа
При интернет-заказе проездных документов на автобус основанием для возмещения расходов на приобретение ЭБ является распечатанный на бумажном носителе проездной документ
Это, на первый взгляд, огромное облегчение как для командированных, предпочитающих этот вид транспорта, так и для бухгалтеров. Но, увы, здесь не все так просто…
Помните, как было раньше? Инструкция № 59 вообще не регламентировала порядок подтверждения расходов на приобретение автобусного ЭБ. В связи с этим пользовались общими нормами п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. А «благодаря» ему для подтверждения таких расходов автобусный ЭБ, распечатанный на обычном листе бумаги, не годился. Фискалы в ту пору предупреждали: формы ЭБ на автотранспорте не установлены, поэтому распечатанные на бумажном носителе ваучеры (бланки заказов и проч.) не являются ни билетом, ни расчетным документом.
Что стало теперь? Достаточно одной лишь распечатки ЭБ на автобус? Да, никакого посадочного талона не надо, согласны. При перевозках автотранспортом он и так не предусмотрен.
Но вот расчетный документ, подтверждающий приобретение такого ЭБ, по-любому остается обязательным! Причем не только для «коммерсов», но и для бюджетников тоже! Ведь «командировочный» п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ — один для всех. А он, как и раньше, требует наличия расчетных документов о приобретении ЭБ по всем видам транспорта.
Поэтому если вы даже внесете соответствующие поправки в собственное Положение о командировках, аналогичные тем, которые теперь прописаны в новых абзаце восьмом п. 12 разд. II и абзаце девятом п. 11 разд. III Инструкции № 59, это ситуацию не спасет. Возместить расходы на проезд по автобусному ЭБ без расчетного документа вы вправе, только удержав НДФЛ и ВС с его стоимости.
