Всегда или иногда?
В отличие от таблицы 1, таблица 5 не всегда присутствует в Отчете по форме № Д4. Ее формируем лишь при наличии определенных событий в отчетном месяце.
Так вот, в обновленном Порядке № 435 перечень таких событий расширили (см. п. 8 разд. IV Порядка № 435). Начиная с отчета за август 2018 года, обычные работодатели таблицу 5 формируют, если в отчетном месяце:
— с застрахованным лицом был заключен или расторгнут трудовой договор (ГПД на выполнение работ (предоставление услуг));
— застрахованному лицу предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами, отпуск для ухода за ребенком до 3 лет или отпуск для ухода за ребенком от 3 до 6 лет;
— (новое!) работник был переведен на другую должность (работу) у того же работодателя. Обращаем внимание: здесь имеется в виду не любой случай перевода работника. В таблице 5 формируем «переводную» строку только в случае перевода работника на другое постоянное место работы, запись о котором вносим в трудовую книжку работника.
Если ничего из перечисленного выше с застрахованными лицами не происходило в отчетном месяце, формировать таблицу 5 Отчета по форме № Д4 обычному работодателю не нужно.
Что касается такого случая подачи таблицы 5 из п. 8 разд. IV Порядка № 435, как «лицо впервые поступило на военную службу или закончило прохождение военной службы (с исключением из списков личного состава воинской части (военного учебного заведения, учреждения и т. п.) ) в порядке, установленном положениями о прохождении военной службы», то он не для обычных работодателей. То есть если работник обычного хозрасчетного предприятия (ФЛП) был призван/поступил на военную службу, то его работодатель начало/окончание такой военной службы в таблице 5 не отражает!
Танцуем далее, изучаем графы! ☺
Графы ++
Традиционно переутверждение Отчета по форме № Д4 сопровождается увеличением количества граф, которые необходимо заполнять работодателям. В этот раз «чемпионом» стала таблица 5. Причем, обновляя ее, пенсионщики и иже с ними так спешили, что забыли, что в шапке таблицы графы 12 — 19 размещены в два «этажа», а строка с данными застрахованного лица «одноэтажная».
Из разъяснений специалистов Пенсионного фонда следует, что при подготовке программного обеспечения этот недочет будет устранен. И вы сможете корректно заполнить по застрахованному лицу графы 12 — 19.
Давайте посмотрим, что нам с вами придется указывать в табличной части обновленной таблицы 5 Отчета по ЕСВ.
Заполняем графы таблицы 5
Номер графы | Пояснения по заполнению |
6 | Проставляем «1», если физлицо, которому начислили доход, — гражданин Украины. В противном случае — «0» |
7 | Учтите! Графы 7 и 8 в обновленной таблице 5 поменялись местами. Графу 7 заполняем по строкам с ГПД и ставим: — «1», если вы заключили ГПД на выполнение работ (предоставление услуг) с наемным работником вашего предприятия; — «0», если ГПД — со сторонним лицом (неработником вашего предприятия) |
8 | Новое в заполнении! Указываем категорию застрахованного лица, на которого формируем строку в таблице 5. Перечень таких категорий приведен в сноске под табличной частью. Он расширен! Обычные работодатели будут использовать следующие категории: 1 — наемные работники (с трудовой книжкой) — проставляем, если отражаем информацию о приеме/переводе/увольнении основного работника, независимо от того, срочный либо бессрочный трудовой договор с ним заключен; 2 — наемные работники (без трудовой книжки) — проставляем, если отражаем информацию о приеме/переводе/увольнении работника, принятого на работу на условиях совместительства (как внешнего, так и внутреннего); 3 — лица, выполняющие работы по договору гражданско-правового характера — проставляем, если отражаем информацию о начале/окончании ГПД на выполнение работ (предоставление услуг); 4 — лица, которым предоставлен отпуск для ухода за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста — проставляем начало/окончание отпуска без сохранения заработной платы, предоставленного работнику на основании п. 3 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках. Заметим: продолжительность такого отпуска определяется в медицинском заключении, но не более чем до достижения ребенком шестилетнего возраста. В большинстве случаев на практике справка о необходимости домашнего ухода за ребенком выдается на 6 месяцев. Если по истечении этого срока ребенок все еще нуждается в уходе, выдается новое медицинское заключение. Однако вы в таблице 5 не отражаете этот отпуск «нарезкой» по 6 месяцев, а указываете дату начала и последний день такого отпуска; 5 — лица, которым предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами; 6 — лица, которым предоставлен отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. А вот коды категорий 7 и 8 обычные работодатели не используют |
9 | Новое в заполнении! Указываем десятиразрядный налоговый номер (регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов (идентификационный номер)) физлица. Для физлиц, имеющих отметку в паспорте о праве осуществлять любые платежи по серии (при наличии) и/или номеру паспорта, вписываем: — если паспорт в виде книжечки (на бумаге) — серию и номер паспорта в виде БКNNXXXXXX, где БК — константа, которая указывает на регистрацию по паспортным данным, NN — две украинские буквы серии паспорта (верхний регистр), а XXXXXX — шесть цифр номера паспорта (с ведущими нулями); — если паспорт в форме пластиковой карточки — ПXXXXXXXXX, где П — константа, которая указывает на регистрацию по паспортным данным, а XXXXXXXXX — девять цифр номера. Внимание работодателей, выплачивающих доходы иностранцам-нерезидентам. Чтобы отразить в форме № Д4 выплаченный им доход, вам необходимо иметь регистрационный номер учетной карточки плательщика налога такого лица. Данные паспорта нерезидента в графе 9 указать не получится. Все дело в том, что нерезидент не может отказаться от получения такого номера. Предупредите его о необходимости его получить. Тем более, что без налогового номера вы также не сможете отразить доход нерезидента в Налоговом расчете по форме № 1ДФ |
10 | Указываем полностью фамилию, имя и отчество застрахованного лица: — для граждан Украины — согласно украиноязычной странице паспорта застрахованного лица; — для граждан других стран — согласно заверенному в установленном законодательством Украины порядке переводу на украинский язык паспортного документа |
11 | Новое в заполнении! Указываем пришедшуюся на отчетный месяц: — дату приема на работу/перевода/окончания трудовых отношений — если формируем строку на принятого/переведенного/уволенного в отчетном месяце наемного работника; — дату начала/окончания действия ГПД — если с лицом был заключен ГПД на выполнение работ (предоставление услуг); — по отпускам в связи с беременностью и родами, для ухода за ребенком до 3 лет, для ухода за ребенком от 3 лет до 6 лет — дату начала/окончания отпуска. Заметьте: на работника, который в течение одного отчетного месяца был: — принят, а затем уволен, формируем одну строку, указывая в ней и дату приема (графа «дата початку»), и дату увольнения (графа «дата закінчення»); — уволен, а затем снова принят на работу к этому же работодателю — две строки в таблице 5: в первой указываем дату прекращения трудовых отношений (графа «дата закінчення»), во второй — дату начала трудовых отношений (графа «дата початку»). Если у работницы в отчетном месяце закончился отпуск в связи с беременностью и родами и начался отпуск для ухода за ребенком до 3 лет (закончился отпуск для ухода за ребенком до 3 лет и начался отпуск для ухода за ребенком от 3 до 6 лет), то на нее в таблице 5 формируем две строки. Одна — с датой окончания первого отпуска, вторая — с датой начала следующего отпуска по уходу. Важно! Если работник в отчетном месяце был переведен на другую постоянную работу, то на него в таблице 5 формируем две строки. Первую с датой окончания работы по старой должности (без заполнения графы 17(!)), вторую — с датой начала работы по новой должности. При этом в графе 16 по обеим строкам указываем реквизиты приказа (распоряжения) о переводе. Заметьте: даты окончания работы по предыдущей должности и начала работы на новой, на которую его перевели, не должны совпадать |
12 | Новая графа! Проставляем профессиональное название работы из приложений А либо Б (приведены показатели профессиональных названий работ по классификационным группировкам и в алфавитном порядке соответственно) Классификатора профессий ДК 003:2010. Важно! Из разъяснений специалиста Пенсионного фонда (см. с. 30) следует, что графу 12 (и соответственно «привязанные» к ней графы 13 и 14) заполняем только в случае отражения информации о приеме, переводе, увольнении работника! По строкам с отпусками (в связи с беременностью и родами, по уходу за ребенком до 3-х и от 3-х до 6-ти лет) графы 12 — 14 не заполняем. Подробно о работе с Классификатором вы могли прочесть в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 57 |
13, 14 | Новые графы! В графу 13 должен попасть код общесоюзного классификатора профессий, должностей и тарифных разрядов (код ЗКППТР), а в графу 14 — код классификатора профессий (код КП), соответствующие профессиональному названию работы из графы 12. Заметьте: код ЗКППТР есть не у всех профессиональных названий работ, а только у тех, которые «жили» еще при Советском Союзе. Совсем другое дело — код КП. Он указан по каждой профессии, приведенной в Классификаторе. Так, например, профессиональное название работы «бармен» имеет код КП 5123 и код ЗКППТР 11176. А вот «бариста» обладатель только кода КП 5123. Заметим: графы 13 и 14 заполняются автоматически, после того как будет заполнена графа 12 таблицы 5, если вы формируете отчет в электронной форме |
15 | Новая графа! Отражаем название должности работника, на которую он принят. Важно! Из разъяснений специалиста Пенсионного фонда (см. с. 30) следует, что графу 15 заполняем только в случае отражения информации о приеме, переводе, увольнении работника! По строкам с отпусками (в связи с беременностью и родами, для ухода за ребенком до 3-х и от 3-х до 6-ти лет) графу 15 не заполняем. Заметьте: профессиональное название работы из графы 12 может не совпадать с наименованием должности в графе 15. Все дело в том, что Классификатор профессий дает право работодателю использовать для образования новых наименований профессий производные слова (вице-, главный, заместитель, ведущий, младший и др.) к профессиям (профессиональным названиям работ) из приложения В, но при условии сохранения отраслевой и функциональной принадлежности, квалификационных требований, исключения дублирования, сохранения кода таких профессий. Например, от профессионального названия работы из Приложения А «главный бухгалтер» код КП 1231 с помощью производного слова из Приложения В «заместитель» можно образовать производное название профессии «заместитель главного бухгалтера» с тем же кодом КП 1231. В этом случае в таблице 5: — в графе 12 будет указано «главный бухгалтер», — в графе 14 — «1231», — в графе 13 — «20656», — в графе 15 — «заместитель главного бухгалтера». Кроме того, в соответствии с примечанием 2 к Приложению В мы с вами можем расширить названия профессий терминами и словами, которые уточняют место работы, выполняемые работы, сферу деятельности при условии соблюдения лаконичности изложения, если иное не предусмотрено в Классификаторе профессий ДК 003:2010 или в других нормативно-правовых актах. Довольно часто задают вопрос: обязательно ли должность должна звучать точь-в-точь как в Классификаторе профессий? Например, в штатном расписании указано «финансовый директор», а в Классификаторе «директор финансовый». Нужно ли переименовывать должность? Считаем, что нет. Соглашаются с нами в устных консультациях и специалисты Минсоцполитики |
16 | Указываем наименование, дату и номер документа-основания отражаемого события, например, «наказ від 10.08.2018 № 45-ос», «договір від 10.08.2018 № 4». Кстати, разъяснение специалиста Пенсионного фонда по заполнению этого реквизита вы можете прочесть на с. 30 этого номера |
17 | Заполняем, если отражаем информацию об окончании трудовых/гражданско-правовых отношений. В случае: — увольнения работника здесь проставляем статью КЗоТ (норму другого закона), на основании которой был расторгнут трудовой договор; — окончания работ по ГПД указываем статью и главу ГКУ, регулирующие соответствующие отношения (договор подряда — гл. 61 ГКУ, договор о предоставлении услуг — гл. 63 ГКУ). Важно! В случае перевода на другую постоянную работу на этом же предприятии графу 17 не заполняем. Ведь в этом случае трудовые отношения не прерываются |
18 | Заполняете, если работник был принят на новое рабочее место (штатную единицу). Что следует понимать под новым рабочим местом? Для ответа на этот вопрос заглянем в Закон о занятости и Порядок № 347 (ср. ). Новое рабочее место — это место, которое создано в результате: — образования нового субъекта хозяйствования (кроме тех, которые созданы путем прекращения). Заметьте: в этом случае рабочее место будет считаться новым в течение 12 месяцев с момента создания самого субъекта хозяйствования; — модернизации или изменения технологии производства, требующих новых знаний, навыков и умений работника; — увеличения штатного количества работников при условии отсутствия уменьшения среднемесячного количества за предыдущие 12 месяцев. При этом Порядок № 347 уточняет, что в этом случае созданием нового рабочего места считается: а) для юридических лиц — увеличение состава работников, работающих по трудовым договорам, в сравнении с предыдущим отчетным периодом, при условии, что количество вакансий остается неизменным или увеличивается; б) для предпринимателей и независимых профессионалов — увеличение количества наемных работников, работающих на условиях зарегистрированных трудовых договоров (за исключением срочных). Как выяснить, уменьшалось или нет среднемесячное количество работников? Сравните среднеучетное количество за месяц, в котором создано новое рабочее место, со средним значением среднеучетного количества работников за 12 месяцев, предшествующих месяцу его создания. Учтите: дата (число, месяц и год) создания этого нового рабочего места может не совпадать с датой начала трудовых отношений, указанной в графе 11 |
19 | Важно! Эту графу обычные работодатели не заполняют! |
Еще раз обратим ваше внимание на то, что в таблице 5 отражаем информацию лишь по событиям, произошедшим в отчетном месяце. Вносить в августовскую таблицу 5 информацию по всем работникам предприятия на том основании, что ранее наименования их должностей не «светились» в пенсионной отчетности, не нужно!
Итак, с таблицей 5 разобрались. Пора переходить к таблице 6 Отчета по форме № Д4.
выводы
- Начиная с отчета за август 2018 года, обычные работодатели отражают в таблице 5 информацию о переводе работника на другую постоянную должность у того же работодателя.
- В обновленной таблице 5 Отчета по форме № Д4 предусмотрены графы для отражения кадровой информации о наименовании профессиональной работы, кодов Классификатора профессий, а также должности, занимаемой работником.
- Обычные работодатели «военную» информацию в таблице 5 не отражают.