Как заполнить кассовые документы

Можно ли использовать кассовые документы старой формы?

Подход налоговиков здесь сугубо формальный (БЗ 109.15): начиная с 05.01.2018 г. для оформления кассовых операций субъекты хозяйствования должны использовать кассовые документы типовых форм, утвержденных Положением № 148*. Да и НБУ в письме № 13560** подтвердил обязательность выполнения предписаний «кассового» Положения именно с указанной даты.

Однако с 1 июня 2018 года вступило в силу постановление № 54***, которым регулятор подкорректировал Положение № 148, установив переходный период для использования старых форм кассовых документов. До 30 июня 2018 года (включительно) НБУ разрешил использовать прошлогодние формы ведомости на выплату денег, приходного кассового ордера (ПКО), расходного кассового ордера (РКО), журнала регистрации ПКО и РКО, кассовой книги, книги учета выданных и принятых старшим кассиром денег, акта о результатах инвентаризации имеющихся средств.

Так что новые формы кассовых документов в обязательном порядке следует применять с 1 июля. Иначе налоговики грозят пятикратным штрафом за неоприходование наличных денег согласно ст. 1 Указа № 436****. А проверять соблюдение предприятием «кассовых» требований уполномочены именно они (п.п. 1 п. 58 Положения № 148)

* Положение о ведении кассовых операций в нацвалюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

** Письмо НБУ от 07.03.2018 г. № 50-0007/13560.

*** Постановление Правления НБУ от 24.05.2018 г. № 54.

**** Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.

Сколько нужно вести журналов регистрации ПКО/РКО?

До передачи в кассу бухгалтер обязан зарегистрировать ПКО и РКО в журнале регистрации. Ведут его отдельно по приходным и расходным операциям (п. 33 Положения № 148). РКО, оформленные на основании расходных ведомостей, регистрируют в таком журнале после осуществления выплат по ним.

Таким образом предприятие ведет один журнал регистрации, в котором регистрирует ПКО и РКО. По завершении журнала заводят новый. Так считают и фискалы (БЗ 109.15).

Порядок заполнения реквизитов журналов регистрации приходных и расходных кассовых документов типовых форм № КО-3 и № КО-3а см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 32, с. 44

Можно ли вести журнал регистрации ПКО/РКО в электронном виде?

Такая возможность предусмотрена п. 33 Положения № 148. Бухгалтер (ответственное лицо предприятия, на которое возложена обязанность оформления кассовых документов) вправе осуществлять регистрацию кассовых ордеров с помощью компьютерных средств. При этом в документе «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», который формируется и распечатывается за соответствующий день, необходимо обеспечить накопление данных для учета движения денежных средств.

Этот подход поддерживают и налоговики (БЗ 109.15)

Кто подписывает ПКО/РКО, если нет должности главбуха?

Типовые формы ПКО и РКО предполагают наличие на этих кассовых документах подписи главного бухгалтера. В то же время пп. 25, 26 Положения № 148 разрешают ПКО (основную часть и отрывную квитанцию) и РКО вместо главного бухгалтера подписывать другому лицу, уполномоченному руководителем предприятия. Разумеется, это возложение обязанностей должно быть оформлено соответствующим приказом.

Более того, обязанность подписывать ПКО и РКО вместо главного бухгалтера (даже при наличии такой должности в штатном расписании предприятия) может быть возложена даже на самого руководителя (директора). Никаких исключений в этом смысле Положение № 148 не содержит. Солидарны с этим и контролеры (БЗ 109.15). Подробнее читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 39, с. 29.

Учтите! В случае если ПКО/РКО подписан не главным бухгалтером, а уполномоченным лицом, то вносятся фамилия и инициалы того лица, которое фактически подписывало такие ордера (письмо ГФСУ от 15.05.2018 г. № 2144/6/99-99-14-05-01-15/ІПК)

Вправе ли руководитель выполнять функции кассира и подписывать кассовые документы за себя и за кассира?

Согласно п. 45 Положения № 148, при отсутствии в штатном расписании предприятия должности «кассир», руководитель приказом может возложить такие обязанности на бухгалтера или другого работника. Понятно, с ним должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Обязанности кассира вправе выполнять и сам руководитель. Никаких запретов на этот счет в Положении № 148 нет.

С этим согласились налоговики в БЗ 109.15. В таком случае они предписывают руководителю ставить свою подпись на кассовых документах дважды — за себя как руководителя и за кассира

Наступает ли админответственность за нарушение правил ведения кассовых документов (исправления, ошибочные записи, отсутствие обязательных реквизитов)?

Бухгалтер (ответственное лицо, на которое возложена обязанность по оформлению кассовых документов) заполняет ПКО и квитанции к ним, а также РКО и расходные ведомости любым способом. Главное, чтобы он обеспечил надлежащую сохранность этих записей в течение установленного для хранения документов срока (п. 32 Положения № 148).

Любые исправления в кассовых ордерах и расходных ведомостях запрещены.

При этом никакой административной ответственности для должностных лиц предприятия за нарушение правил ведения кассовых документов КоАП не предусматривает (БЗ 109.21).

Но это вовсе не говорит о том, что предприятие «выйдет сухим из воды». То есть что ему удастся уйти от ответственности.

Так, если в РКО/расходных ведомостях отсутствует подпись получателя, то их не принимают для выведения остатка наличности в кассе (п. 27 Положения № 148). Сумму такой налички фискалы приплюсуют к остатку в кассе за тот день, в котором оформлены дефектные расходные документы (БЗ 109.21). И если окажется, что лимит кассы превышен, штрафа в двукратном размере сверхлимитной налички по ст. 1 Указа № 436 не избежать

Как правильно оформить ПКО на наличку, полученную из банка?

При получении налички из банка по чеку и оприходовании ее в кассе предприятия существует один-единственный нюанс оформления такой операции — реквизит ПКО «Прийнято від» не заполняют. Это требование прямо записано в п. 32 Положения № 148. Все другие реквизиты такого ПКО подлежат обязательному заполнению (БЗ 109.10). Делают это в общем порядке. Как именно, см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 32, с. 30

Как заполнить ПКО на выручку из ящика РРО?

По нашему мнению, все реквизиты такого ПКО нужно заполнять в общем порядке. Воспользоваться нормой п. 32 Положения № 148 и не заполнять реквизит «Прийнято від» в данном случае вряд ли получится. Ведь послабление действует только в отношении полученной наличности из банка по чеку и приходуемой в кассе предприятия. А вот на любые другие поступления ПКО оформляют с заполнением абсолютно всех реквизитов

Обязательна ли печать на квитанции к ПКО?

В подтверждение приема наличности в кассу предприятия выдается квитанция к ПКО, которая является его отрывной частью. Как и сам ПКО, ее подписывает главный бухгалтер или другое лицо, уполномоченное руководителем. Подпись может быть удостоверена оттиском печати предприятия. При этом п. 25 Положения № 148 уточняет: использование печати не является обязательным.

Больше об использовании предприятием печати см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 45, с. 36

Как заполняется реквизит «Видати» РКО при выплате зарплаты по расходным ведомостям?

Утвержденной формой РКО предусмотрен реквизит «Видати». В нем расшифровывают фамилию, имя и отчество лица, которому выдана наличность из кассы предприятия: «(прізвище, ім’я, по батькові)».

Заполнять этот реквизит РКО нужно обязательно, поскольку исключений для него п. 32 Положения № 148 не делает. Это подчеркивают контролеры в письме ГФСУ от 07.05.2018 г. № 2026/6/99-99-14-05-01-15/ІПК.

В случае выдачи денежных средств по ведомости на выплату наличности в реквизите «Видати» РКО указывают Ф. И. О. кассира, который выдает наличку. Так рекомендует НБУ в письме № 13560.

Фискалы, в свою очередь, советуют вписывать сюда фамилию, имя, отчество лица, ответственного за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления (БЗ 109.15). Правда, перед этим они в качестве такого лица называют кассира или другого работника предприятия, на которого по письменному приказу руководителя возлагаются обязанности кассира.

Так что в реквизите «Видати» РКО безопаснее указывать Ф. И. О. кассира или же лица, его заменяющего. Подробнее наши рассуждения см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 32, с. 41, № 27, с. 5

Какой порядок выдачи налички (выплат, связанных с оплатой труда) по доверенности?

Как правило, наличность выдают только тому лицу, которое указано в соответствующем расходном документе. Однако лицам, которые по уважительным причинам не имеют возможности поставить подпись собственноручно, п. 28 Положения № 148 разрешает выдать деньги по доверенности. Ее оформляют в соответствии с гл. 17 ГКУ.

В этом случае в РКО после фамилии, имени и отчества получателя средств указывают фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получить наличку.

Если выдачу наличности осуществляют по расходной ведомости, то перед подписью о получении денег кассир делает надпись «За довіреністю».

Сама доверенность или ее нотариально удостоверенная копия остается у кассира. Он прилагает ее к соответствующему расходному документу.

В остальном порядок выдачи наличности доверенному лицу и ее документальное оформление не отличаются от общеустановленного (БЗ 109.15)

Как выдать наличность физлицам — не работникам предприятия?

Эту ситуацию регулирует п. 27 Положения № 148. В нем читаем: физлицам, которых нет в штатном расписании предприятия, наличность выдают по РКО, выписанным отдельно на каждое лицо, или же по отдельной расходной ведомости.

То есть выдачу наличных лицам, которых нет в штатном расписании предприятия, осуществляют:

— либо по отдельному РКО;

— либо по отдельной ведомости

Как обособленному подразделению заполнять РКО на выручку, сдаваемую в кассу предприятия?

Выдачу наличности для передачи ее из обособленного подразделения в кассу предприятия оформляют РКО. В реквизите «Видати» такого РКО указывают фамилию, имя, отчество лица, которое сдает ее в головную кассу предприятия.

Можно ли воспользоваться нормами п. 32 Положения № 148 и получателю налички не заполнять в таком РКО реквизиты: «Одержав», «Дата», «Підпис одержувача», данные документа, удостоверяющие личность? На наш взгляд, так поступать рискованно. По крайней мере, до обнародования официальной позиции НБУ в этом вопросе или же без индивидуальной консультации в свой адрес. Ведь п. 32 Положения № 148 содержит исключительный перечень операций, когда эти реквизиты не заполняют. Таких расходных операций там названо всего две:

1) выдача наличности по расходным ведомостям, электронным платежным средствам;

2) сдача наличности в банк.

А вот передачи налички в кассу головного предприятия здесь, как видим, нет. Хотя, согласны, по своей сути она ничем не отличается от сдачи ее в банк.

Чтобы фискалы не «припаяли» двукратный штраф за сверхлимитную наличку, лучше в таком РКО заполнить все реквизиты без исключений

Как заполнить РКО при сдаче наличной выручки в банк через инкассатора при наличии кассовой книги на торговой точке?

Выемку наличных денег из ящика РРО для сдачи ее в банк осуществляют с использованием операции «службова видача». На такие денежные средства составляют ПКО. Выдачу наличности из кассы предприятия для сдачи ее в банк оформляют РКО. Обе эти операции отражают в кассовой книге. Это требование зафиксировано в п. 29 Положения № 148.

Документом, свидетельствующим о сдаче выручки в банк через инкассатора, служит экземпляр сопроводительной ведомости к сумке с наличной выручкой (наличностью), заверенный подписью и оттиском печати инкассатора-сборщика. Его-то и прилагают к РКО.

Кого вписывать в реквизит «Видати» такого РКО? По нашему мнению, здесь указывают Ф. И. О. кассира, который передает наличку инкассатору для сдачи в ее банк. Ведь этот РКО оформляется на общую сумму наличности (письмо № 13560). Инкассаторы тут вообще ни при чем.

В подобный РКО точно не вносят сведения, которые должен заполнять получатель налички: «Одержав», «Дата», «Підпис одержувача», данные документа, удостоверяющие личность

Как оформить выплату из кассы депонированной зарплаты?

Депонированная заработная плата — это наличность, полученная субъектами хозяйствования для выплат, связанных с оплатой труда, и не выплаченная в установленный срок отдельным физическим лицам (п.п. 6 п. 3 Положения № 148).

Порядок действий кассира при оформлении депонированной заработной платы изложен в п. 31 Положения № 148. Так, после окончания установленных сроков выплат, связанных с оплатой труда по расходным ведомостям, кассир обязан:

1) в расходной ведомости напротив фамилий лиц, которым не произведена выплата, проставить оттиск штампа или сделать надпись «Депоновано»;

2) составить реестр депонированных сумм;

3) в конце расходной ведомости указать фактически выплаченную сумму, а также сумму, подлежащую депонированию, и заверить эти записи своей подписью;

4) сделать запись в кассовой книге согласно РКО, выписанному на фактически выданную сумму.

На депонированные суммы, подлежащие сдаче в банк, составляют один общий РКО.

Последующую выдачу депонентов оформляют в общем порядке, т. е. без каких-либо особенностей

Какой порядок оформления кассовой книги?

Все поступления и выдачи наличности в национальной валюте предприятия отражают в кассовой книге (п. 39 Положения № 148). Кассовую книгу открывают на один календарный год.

С 01.07.2018 г. она обязательно должна быть новой формы (действующей с 5 января 2018 года). Соответственно, тем, кто не сделал этого с 05.01.2018 г., нужно будет закрыть старую кассовую книгу (так же, как по окончании календарного года — БЗ 109.10) и открыть новую.

Листы кассовой книги нумеруют и прошнуровывают. Нумерация страниц в новой кассовой книге должна начинаться с «1» (БЗ 109.10).

Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяют своими подписями руководитель и главный бухгалтер предприятия.

Записи в кассовой книге кассир осуществляет в двух экземплярах. Первые экземпляры, которые являются неотрывной частью листа (вкладные листы кассовой книги), остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры являются отрывной частью листа кассовой книги — отчетами кассира. Они представляют собой документы, по которым кассиры отчитываются о движении денег в кассе.

Первые и вторые экземпляры должны иметь одинаковые номера (п. 39 Положения № 148)

Как вести кассовую книгу в электронном виде?

Предприятия могут вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов (п. 41 Положения № 148).

Части листа электронной кассовой книги («Вкладний аркуш касової книги» и «Звіт касира») по форме и содержанию должны полностью воспроизводить типовую форму № КО-4. При этом программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно предоставлять возможность визуального отображения и распечатывания каждой из двух частей листа кассовой книги (вкладного листа и отчета кассира).

Как и при заполнении книги вручную, записи в электронной кассовой книге осуществляют на основании данных из ПКО и РКО. Записи в кассовой книге производят до начала следующего рабочего дня (т. е. с остатками на конец предыдущего дня). Они должны содержать все реквизиты, которые предусмотрены формой кассовой книги. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года.

При составлении электронного документа кассовой книги распечатывают каждую из двух частей ее листа: «Вкладний аркуш касової книги» и «Звіт касира». При этом:

1) если распечатывают вкладной лист кассовой книги в конце месяца, то автоматически должно распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатывания в конце года — их общее количество за год;

2) после распечатывания «Вкладного аркуша касової книги» и «Звіту касира» кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под подпись на вкладном листе кассовой книги;

3) в течение года «Вкладний аркуш касової книги» кассир хранит отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по необходимости) вкладные листы кассовой книги формируют в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, а подшивки формируют в книгу;

4) по окончании календарного года кассовую книгу на электронных носителях передают для хранения в течение сроков, установленных законодательством, т. е. трех лет (при условии завершения проверки фискальными органами по вопросам соблюдения налогового законодательства)

Допускаются ли исправления в кассовой книге?

Как гласит п. 39 Положения № 148, исправления в кассовой книге не допускаются. Хотя в случае необходимости корректировку неправильной записи сделать все-таки можно. При этом Положение № 148 требует, чтобы все исправления были заверены подписями кассира и главного бухгалтера/лица, его замещающего.

Не возражают против этого и налоговики (БЗ 109.15)

Предусмотрено ли ежедневно суммировать операции за день в кассовой книге?

Записи в кассовой книге кассир производит по операциям получения или выдачи наличности по каждому кассовому ордеру и ведомости на выплату наличности в день ее поступления или выдачи (п. 40 Положения № 148).

Ежедневно в конце рабочего дня кассир выполняет следующие действия (п. 40 Положения № 148):

— подводит итог операций по оприходованию и выдаче наличности за день;

— выводит остаток наличности в кассе на конец дня (и соответственно на начало следующего дня);

— передает в бухгалтерию отчет кассира — отрывной лист (или несколько отрывных листов) кассовой книги с ПКО и РКО, на основании которых в течение дня приходовали и выдавали денежные средства. В подтверждение факта принятия отчета кассира и прилагаемых к нему документов (их количество в кассовой книге указывают прописью) бухгалтер ставит свою подпись во вкладном листе кассовой книги.

При отсутствии движения наличности в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге за этот день не осуществляют

Нужно ли вести кассовую книгу обособленному подразделению?

Согласно абзацу четвертому п. 39 Положения № 148 обособленные подразделения не (!) должны вести кассовую книгу, если они:

1) проводят наличные расчеты через РРО или РК с КУРО;

2) не принимают/не выдают наличность по кассовым ордерам.

Но в период с 05.01.2018 г. и до 01.06.2018 г., т. е. до вступления в силу постановления № 54 под оприходованием поступившей в кассу наличности п.п. 18 п. 3 Положения № 148 понимал ее учет в полной сумме именно в кассовой книге. Поэтому мы всегда говорили о том, что обособленному подразделению, которое самостоятельно (или через службу инкассации) сдает наличную выручку для зачисления на банковские счета, без своей «обособленной» кассовой книги было не обойтись (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 27, с. 4, № 15, с. 8).

За «обособленную» кассовую книгу при РРО-расчетах выступали и налоговики (см. письма ГФСУ от 21.05.2018 г. № 2251/6/99-99-14-05-01-15/ІПК, от 03.04.2018 г. № 1343/6/99-99-14-05-01-15/ІПК и ГУ ГФС в г. Киеве от 06.03.2018 г. № 899/ІПК/26-15-14-09-12). Они недвусмысленно намекали, что в противном случае за неоприходование наличности обособленному подразделению грозит пятикратный штраф от всей суммы неоприходованной выручки. Поэтому, во избежание штрафных санкций обособленные подразделения кассовую книгу должны были таки вести.

И вот НБУ постановлением № 54 устранил противоречия между п.п. 18 п. 3 и п. 11 Положения № 148. Теперь оприходованием наличности в кассах обособленных подразделений, которые проводят наличные расчеты через РРО или РК с КУРО без ведения кассовой книги, является учет наличности в полной сумме ее фактических поступлений на основании данных расчетных документов путем:

(1) формирования и печати фискальных отчетных чеков и

(2) их подклеивание к соответствующим страницам КУРО/занесения данных расчетных квитанций в КУРО.

Это означает, что с 1 июня 2018 года от «обособленных» кассовых книг при РРО-расчетах можно отказаться.

Ну а до этой даты такие книги, как ни крути, должны быть!