«Кассовая» нумерация — «луч света» от НБУ

«Номер документа» ПКО и РКО. Считалось аксиомой: нумерация приходных кассовых ордеров (ПКО) и расходных кассовых ордеров (РКО) сквозная в течение года. То есть ПКО и РКО с начала каждого календарного года должны нумероваться с номера «1». На это указывали и налоговики в БЗ 109.10. Хотя на самом деле и Положение № 148*, и отмененное «кассовое» Положение № 637 данный момент обходят стороной.

* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

Каково видение НБУ на этот счет?

На наш взгляд, поскольку ситуация нормативно не урегулирована, начинать заново нумерацию кассовых ордеров (как приходных, так и расходных) можно с каждого:

— календарного года;

— календарного квартала;

— календарного месяца и даже дня.

Проще говоря, действуем по принципу: не запрещено — значит разрешено.

Реквизит «№ з/п» ПКО и РКО. Наконец-то раскрыта «тайна» заполнения вновь введенного Положением № 148 в ПКО и РКО реквизита — «№ з/п», или в расшифровке — номер по порядку (сокращенно — № з/п).

Радует, что здравый смысл возобладал. Регулятор заключил: поскольку ПКО и РКО оформляются на каждую операцию по приему/выдаче наличности, в реквизите «№ з/п» проставляется «1». Точка!

А посему на внесшее смуту письмо № 24376** можно не обращать внимания. Выводы киевских контролеров, сделанные в нем, привели всех в замешательство. А точнее, своим, мягко сказать, нелогичным выводом: по их мнению, данный реквизит должен совпадать с номером кассового ордера и записью в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов?!

** Письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 25.05.2018 г. № 24376/10/26-15-14-09-12.

Но зачем в одном и том же кассовом ордере дублировать его номер? Ответ знают только сочинители письма.

По мнению НБУ, реквизит «№ з/п» кассового ордера не предусматривает сквозной нумерации заполнения и не должен совпадать с аналогичным реквизитом Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ведь на одну кассовую операцию составляют один кассовый ордер. А значит, в ячейке «№ з/п» всегда должна красоваться «1». Именно так заполнять этот реквизит советовали и мы (см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 32, с. 30 и 33).

Опять же вопрос к НБУ: зачем в таком случае нужно было в форму ПКО и РКО вводить дополнительный реквизит «№ з/п»? Чтобы там проставлять «1»?

«Номерные» графы Журнала регистрации. При заполнении реквизита «№ з/п» Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма № КО-3а) применяют единую сквозную нумерацию для ПКО и РКО. Причем, как подчеркивает НБУ, графа «№ з/п» не предусматривает отдельной нумерации для приходных и расходных кассовых ордеров.

Согласны! Номера, зафиксированные в графе 3 (т. е. номер ПКО) и в графе 7 (т. е. номер РКО), практически никогда не будут тождественны нумерации из графы 1 Журнала регистрации типовой формы № КО-3а. Ведь реквизит «№ з/п» предполагает сквозную нумерацию, а номера ПКО и РКО мы вправе присваивать, как отмечалось, начиная с любого календарного периода (от года вплоть до дня).

Вот как, на наш взгляд, должен выглядеть заполненный Журнал регистрации формы № КО-3а.

Его отличие от образца из комментируемого письма в том, что ПКО и РКО занесены в Журнал № КО-3а вразнобой. НБУшники же вписали сначала все ПКО, а затем все РКО. Хотя на практике так не происходит: до передачи в кассу бухгалтер должен зарегистрировать ордер, т. е. присвоить ему номер (п. 33 Положения № 148). Наперед он никак не может знать, сколько в конкретный день будет ПКО и РКО.

НБУ уточнил, какую именно информацию вписывать в реквизит «Додатки»/«Додаток» ПКО/РКО. И там, и там указывают документы (номер и дату составления), которые прилагают к кассовому ордеру и которые стали основанием для внесения налички (например: отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и т. д.) или ее выдачи (например: расходная ведомость, приказ на командировку и т. д.). По сути, тот же совет звучит в письме № 24376.

От прямого ответа на вопрос, нужно ли вести «обособленную» кассовую книгу, НБУ уклонился, просто процитировав нормы Положения № 148.

От себя добавим: если обособленные подразделения проводят наличные расчеты через РРО/РК с КУРО, но не принимают и не выдают наличность по кассовым ордерам, то с 01.06.2018 г. им не нужна кассовая книга. А вот с 05.01.2018 г. и до 01.06.2018 г. она должна быть. Подробнее см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 47, с. 3.

Зато регулятор не преминул напомнить: он не осуществляет «наличные» проверки и не уполномочен применять «кассовые» штрафы. Это прерогатива фискалов.