Идеальным можно считать вариант, когда у вашего контрагента с момента заключения злосчастного договора аренды ничего не поменялось: ни директор, ни печать. В таком случае просто обращаетесь к стороне договора, у которой есть оригинал соглашения, и «переподписываете» договор в том же виде, в котором он существовал до момента утраты. То есть вы создадите дубликат потерянного документа.
К слову, четкого определения понятия «дубликат» в законодательстве вы не найдете.
В практике применения терминов, слов и словосочетаний в юриспруденции дубликат — это второй экземпляр документа, который имеет такую же юридическую силу, как и оригинал. Фактически выдача дубликата заключается в воспроизведении текста утерянного документа в случае невозможности использования последнего по определенным причинам.
А вот если от имени арендодателя договор подписывал человек, который у него на сегодняшний день уже не работает, то здесь дела обстоят сложнее.
По сути, вам необходимо подтвердить существование договорных отношений с момента заключения договора до момента, когда у вашего контрагента произошли изменения, не позволяющие выдать дубликат.
Все, что происходило после изменений у контрагента, рекомендуем все же «перекрыть» новым договором(ами). В зависимости от ваших обстоятельств предлагаем следующие варианты выхода из сложившейся ситуации.
Вариант № 1. Взять у контрагента оригинал договора и обратиться к нотариусу для изготовления нотариально удостоверенной копии.
Но здесь возникает один проблемный и очень спорный вопрос:
имеет ли нотариально заверенная копия силу оригинала?
С одной стороны, нотариальная копия доказывает факт существования утерянного договора. К таким выводам нас приводит п. 2 гл. 7 разд. ІІ Порядка № 296/5*: при подготовке к удостоверению верности копий документов и выписок из них нотариус обязан лично сверить с оригиналом документа копию или выписку из документа, правильность которых он удостоверяет.
* Порядок осуществления нотариальных действий нотариусами Украины, утвержденный приказом Минюста от 22.02.2012 г. № 296/5.
То есть нотариальная копия договора означает, что и оригинал документа существовал. Естественно, мы здесь имеем в виду исключительно законные варианты поведения нотариуса ☺.
С другой стороны, нотариус, осуществляющий нотариальное действие, придает документу юридическую достоверность. Ведь в соответствии с Законом Украины «О нотариате» от 02.09.93 г. № 3425-XII нотариат в Украине — это система органов и должностных лиц, на которых возложена обязанность удостоверять права, а также факты, имеющие юридическое значение, и осуществлять иные нотариальные действия, предусмотренные этим Законом, с целью придания им юридической достоверности.
А юридическая достоверность и юридическая сила — это далеко не одно и то же.
Кроме того, не забывайте, что любой суд в случае необходимости по своей инициативе или по ходатайству противоположной стороны может истребовать у вас оригинал договора.
Если оригинал такого доказательства вы не подали, а участник дела или суд ставят под сомнение соответствие поданной копии оригиналу, то такое доказательство не берется судом во внимание (ч. 6 ст. 91 ХПК, ч. 6 ст. 94 КАСУ).
Как вы понимаете, при возникновении спора между вами и арендодателем отстоять свою позицию на основании нотариально удостоверенной копии договора будет сложно.
Однако если вы «схлестнетесь в бою» ☺ с налоговиками, то есть шанс выйти из этого неприятного положения, заручившись поддержкой вашего контрагента (привлечь его в качестве третьего лица в суде). При этом нужно напирать на факт утери договора, который, конечно, тоже нужно доказывать. Например, извлечением из Единого реестра досудебных расследований (если сумку с документами украли у директора) или доказательством опубликования объявления об утере договора в прессе.
Есть, конечно, способ сложнее — в спорах с налоговиками просто обосновывать существования арендно-договорных отношений с помощью другой первички (актов приема-передачи предоставленных услуг, банковской выписки и т. д.). Главное, чтобы ни арендодатель, ни арендатор в этом случае не отрицали факт аренды.
Также можно воспользоваться механизмом истребования доказательств через суд (ст. 81 ХПК, ст. 80 КАСУ). Кроме того,
наличие всего лишь нотариально удостоверенной копии договора не может однозначно свидетельствовать об отсутствии договорных (в том числе арендных) отношений
Так, ВХСУ в определении от 10.05.2017 г. по делу № 920/1547/15*, ссылаясь на постановление пленума ВХСУ от 26.12.2011 г. № 18, утверждал, что подобный документ может признаваться ненадлежащим и недопустимым доказательством, а также не учитываться судом при решении спора только тогда, когда документ удостоверен ненадлежащим образом.
* http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/57645107.
При этом Высший хозяйственный суд указывал на то, что в соответствии со ст. 204 ГКУ сделка является правомерной, если ее недействительность прямо не установлена законом или если она не признана судом недействительной.
Соответственно, нотариально удостоверенная копия будет подтверждать факт заключения договора до тех пор, пока обратное не докажет противоположная сторона.
Однако нужно учитывать, что это позиция ВХСУ, который с 15.12.2017 г. прекратил свое существование в связи с судебной реформой. А поддержит ли подобные выводы новый Верховный Суд, остается пока под вопросом.
Вариант № 2. Если у вас договор был нотариально удостоверен.
Напомним: в соответствии со ст. 793 ГКУ договор найма здания или иного капитального сооружения (его отдельной части) заключается в письменной форме. При этом если срок действия договора составляет 3 года и более, то он подлежит нотариальному удостоверению. Да еще и право пользования недвижимостью в случае с 3-годичным сроком подлежит государственной регистрации (ст. 794 ГКУ).
Так вот, если договор был нотариально удостоверен, то можно обратиться к нотариусу, чтобы тот выдал вам дубликат договора.
В частности, в соответствии с п.п. 1.1 гл. 22 разд. ІІ Порядка № 296/5 в случае утраты или порчи документа, удостоверенного или выданного нотариусом, по письменному заявлению лиц, по поручению которых или в отношении которых осуществлялось нотариальное действие, нотариусом выдается дубликат потерянного или испорченного документа.
Вариант № 3. Действующий руководитель контрагента сам удостоверяет копию договора с использованием своей печати. По нашему мнению, этот вариант наименее надежный.
То, как должна выглядеть удостоверяющая надпись от имени юридического лица, предусматривается п.п. 5.27 ДСТУ 4163-2003 «Требования к оформлению документов», утвержденного приказом Госпотребстандарта от 07.04.2003 г. № 55.
Конечно, статус дубликата и копии документа — это, как говорят в Одессе, две большие разницы ☺. Но обстоятельства и возможности для решения проблемы с утерей договора аренды у каждого разные. Уверены, что наша статья поможет вам принять наиболее эффективное решение.
