Не станем пересказывать «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 5, с. 2; № 15, с. 8, а сразу будем аргументировать ответ ссылками на нормы Положения № 148*. Но поскольку почти все они (кроме некоторых — на них мы сделаем акцент отдельно) по сути — а иногда и дословно — аналогичны нормам старого Положения № 637**, это даст вам аргументы, если понадобится оправдаться за период до 05.01.2018 г.
Итак, вы завели в магазине кассовую книгу, а значит, обязаны отражать в ней все поступления и выдачи наличности. Записи в кассовой книге кассир делает по каждому кассовому ордеру (п. 40 Положения № 148): поступление наличности в кассу магазина — по приходному кассовому ордеру (сокращенно — ПКО, по типовой форме № КО-1 из приложения 2 к Положению № 148), выдачу наличности из кассы магазина — по расходному кассовому ордеру (сокращенно — РКО, по типовой форме № КО-2 из приложения 3 к Положению № 148).
Правила оформления кассовых ордеров, установленные Положением № 148, следующие:
(1) форма ПКО предусматривает наличие подписей главного бухгалтера и кассира как на основной части ордера, так и на отрывной квитанции (п. 25);
(2) форма РКО предусматривает наличие подписей руководителя, главного бухгалтера, кассира и — что очень важно — получателя денег (п. 27);
(3) кассир ставит свою подпись на ПКО/РКО: во-первых, в последнюю очередь и во-вторых — сразу же после получения/выдачи наличности в кассу/из кассы (п. 34);
(4) записи в кассовой книге (согласно ПКО/РКО) делает кассир в день осуществления операции (п. 40);
(5) ПКО/РКО до передачи в кассу заполняет бухгалтер — внимание! — с 05.01.2018 г. или ответственное лицо предприятия, на которое возложена обязанность по оформлению этих документов (п. 32);
(6) при оформлении последние регистрируются бухгалтером — внимание! — с 05.01.2018 г. или ответственным лицом предприятия, на которое возложена обязанность по оформлению этих документов (п. 33) в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (сокращенно — Журнал по типовым формам № КО-3 или № КО-3а из приложения 4 к Положению № 148). Тут обращаем ваше внимание на измененный с 05.01.2018 г. текст примечания под Таблицей 2 приложения 4 к Положению № 148:
Типовые формы КО-3, КО-3а ведутся по решению руководителя
Заметим, что согласно прежнему тексту этого примечания (под Таблицей 2 приложения 4 к Положению № 637) позволялось лишь вести форму № КО-3а вместо № КО-3, а в п. 33 Положения № 148 о праве отказаться от ведения Журнала ничего не сказано. По мнению налоговиков (109.15 БЗ), это понимается как право отказа от ведения бумажного Журнала в пользу электронного.
После в оформленном виде ПКО/РКО передают в кассу для исполнения.
Что касается допускаемых нормами Положения № 148 отступлений от «идеального» порядка, то здесь обращаем ваше внимание на следующее:
(7) вместо главбуха — как ПКО с квитанцией, так и РКО — вправе подписать «лицо, уполномоченное руководителем предприятия» (пп. 25, 26);
(8) если кассир на предприятии всего один, то при необходимости его обязанности могут быть временно (а если должность кассира в штатном расписании отсутствует — постоянно) возложены на другого работника — разумеется, по приказу руководителя и при условии заключения с таким работником договора о полной материальной ответственности (п. 45);
(9) если в структуре предприятия имеется обособленное подразделение, которое ведет свою кассовую книгу и режим работы которого не совпадает с распорядком бухгалтерии предприятия, то предприятие утверждает порядок оприходования наличности в кассе не только для себя самого, но и для обособленного подразделения, а также режим работы и сменности, порядок сдачи наличной выручки в банк.
Очевидно, эта норма позволяет предприятию на свое обособленное подразделение (магазин) распространить действие не только (7) — (9), но и новаций из (5) и (6), т. е. приказом уполномочить/назначить конкретных работников магазина:
1) одного — «первого ответственного» — оформлять ПКО/РКО и регистрировать их в Журнале, а также подписывать ордера за главбуха (при этом целесообразно сразу же уполномочить на все это еще одного работника — на случай временной замены «первого ответственного»);
2) другого — «первого кассира» — чтобы, в частности, подписывать ПКО/РКО и вести кассовую книгу. При этом целесообразно уполномочить на это еще одного работника, который мог бы при необходимости выполнять обязанности «первого кассира» магазина — разумеется,
заключив с ними обоими договоры о полной материальной ответственности
Два замечания относительно этих пунктов.
Во-первых, из п. 2 не следует, что такой паре кассиров магазина можно в течение рабочего дня выполнять обязанности «в произвольном порядке» — т. е. кто первым подвернется под руку: выбывающий кассир должен «закрыть» свою страницу кассовой книги, а заступающий — «открыть» свою (разумеется, с пересчетом остатка наличности в присутствии руководителя и с составлением акта — теперь этот момент подробно регламентирован в п. 45 Положения № 148).
Во-вторых, хотя совмещение обязанностей «первого ответственного» (и его «зама») и «первого кассира» (и его «зама») формально не исключено, советуем: чтобы не утратить контроль над кассой, желательно, чтобы это были разные работники.
Как видите, с подписями на ПКО проблем нет. А с подписью руководителя на РКО чуть сложнее: ведь, в частности, в письме НБУ от 07.04.2008 г. № 11-113/1441-4464 утверждается, что подпись руководителя на РКО обязательна и совершать ее другое лицо не вправе… Но!
Хотя с утратой силы Положением № 637 ссылки на прежние разъяснения, которые апеллировали к нормам последнего, теперь сомнительны, мы все же укажем на письмо НБУ от 26.08.2008 г. № 11-113/3421-115-75 — потому что интересующий нас вывод аргументирован там неизменившимися нормами: (1) п. 5 ст. 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (относительно прав работников на подписание бухгалтерских документов) и (2) ст. 95 ГКУ (относительно полномочий должностных лиц предприятия и обособленного подразделения).
Вывод письма: на РКО за руководителя вправе ставить подпись руководитель обособленного подразделения либо его заместитель, если они на то уполномочены распорядительным документом предприятия-юрлица.
В заключение заметим: что касается утренней выдачи наличности в виде разменной монеты (из кассы магазина в ящики РРО), то поскольку этот момент четко привязан ко времени открытия магазина, формализовать соответствующие кассовые процедуры в организационном плане довольно просто.
А говоря об оприходовании в кассу наличной выручки в течение рабочего дня (ведь с этим бывает «то пусто, то густо») можем посоветовать: опираясь на 109.02 БЗ, целесообразно возле каждого РРО — т. е. на месте проведения расчетов — оборудовать индивидуальный сейф кассира.
Это позволит в течение рабочего дня накапливать в таких сейфах выручку, по необходимости перекладывая ее туда из ящика РРО (операция «Служебная выдача», Х-отчет), а уже по окончании рабочего дня всю дневную выручку разом (ящик РРО и сейф) сдать/оприходовать в кассу магазина одним ПКО.
Уж два раза в день (утром и вечером) обеспечить наличие в удаленном магазине нужных руководителей — это вполне реальная организационная задача. ☺
