Темы статей
Выбрать темы

Долг по подотчету перед работником

Ушакова Лилия, эксперт по кадровым и налоговым вопросам
Работник приобрел товары для предприятия «за свои». В какой срок он должен отчитаться и по какой форме? Как быстро работодатель должен погасить долг перед работником, возместив ему потраченные средства? Что делать, если работодатель «тянет» с возмещением? Действует ли срок исковой давности в отношении такой задолженности? Если да, то по каким правилам он исчисляется? Дать ответы на озвученные вопросы — цель этой статьи.

О появлении фискального письма ГФСУ от 23.02.2018 г. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК, в котором налоговики утверждают, что сумма возмещения работнику израсходованных им личных средств на приобретение для нужд предприятия товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ) должна облагаться НДФЛ и ВС, мы с вами уже говорили не раз (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 21, с. 5, № 33, с. 27).

Конечно, с такими, мягко говоря, странными выводами фискалов, мы не могли согласиться. Наши аргументы в указанных выше публикациях. Там же были рассмотрены варианты подстраховки от возможных наездов фискалов (заключение договора поручения/договора займа).

Ясно, что дополнительная морока никому радости не доставит. Но у нас есть для вас хорошая новость! Налогоплательщику, которому была дана эта спорная ИНК, удалось отменить ее в судебном порядке (см. решение Полтавского окружного админсуда от 02.05.2018 г. по делу № 816/909/18*). При его принятии суд исходил из следующего.

* http://reyestr.court.gov.ua/Review/73733567.

По мнению суда, определяющим признаком дохода плательщика налога, как объекта и базы обложения НДФЛ, является прирост показателей финансового и/или имущественного положения налогоплательщика. Аналогичный вывод изложен в постановлении Верховного Суда от 13.03.2018 г. по делу № 826/2226/15.

При выплате работнику суммы расходов, осуществленных им при исполнении трудовых обязанностей на предприятии (в частности, покупка канцтоваров, топлива или конвертов), такой работник не получает дохода, а следовательно, объект налогообложения по налогу на доходы физических лиц отсутствует.

Что ж, «Борітеся — поборете**». А мы сегодня предлагаем вам поговорить о другой «борьбе»: «борьбе» работника, который приобрел «за свои» ТМЦ для нужд предприятия (съездил «за свои» в командировку), с работодателем, который не спешит ему возмещать потраченные средства. А начнем с начала ☺, т. е. с отчета о совершенных действиях.

** Строки из поэмы Т. Г. Шевченко «Кавказ».

Отчет о совершенных действиях

Работник, съездивший в командировку либо осуществивший закупку ТМЦ за счет собственных средств, должен предоставить работодателю отчет о совершенных им действиях. По какой форме? Строго говоря, подавать привычный всем авансовый отчет, утвержденный приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841 («Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет», далее — Отчет), здесь оснований нет, так как средства никто не выдавал. Однако мы рекомендуем использовать именно его как наиболее удобную форму. Кроме того, к Отчету в обязательном порядке прилагаются оригиналы документов, подтверждающих факт осуществления работником расходов, а также их размер.

Важно! Если руководитель принял Отчет и подтвердил правомерность осуществления расходов своей подписью, у работника появляются все основания требовать от предприятия возмещения расходов. А чтобы это сделать грамотно, нужно четко понимать природу отношений, в которые «ввязался» работник, потративший свои личные средства на закупку ТМЦ или на командировку.

Разбираемся с отношениями

Взаимоотношения, возникающие межу работодателем и работником, в ситуации, когда последнему выдан аванс на командировку (подотчетная сумма на приобретение ТМЦ), вполне вписываются в рамки трудовых, регулируемых КЗоТ. Смотрите сами.

Статья 21 КЗоТ требует от работника выполнять обязанности, установленные трудовым договором. При этом либо в самом трудовом договоре, либо в должностной инструкции работника может быть предусмотрено условие о возможности в случае производственной необходимости совершать от имени и за счет работодателя гражданско-правовые действия. То есть в этом случае работник будет выполнять поручения работодателя (закупать продукцию, нести командировочные расходы) в рамках своих трудовых обязанностей.

Право работников на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками прописано в ст. 121 КЗоТ.

А п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗоТ разрешает работодателю проводить отчисления из зарплаты работника, в частности для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку; на хозяйственные нужды, если работник не оспаривает оснований и размера отчисления.

Но иногда бывает так, что работник закупает ТМЦ «за свои». Наиболее дискуссионный вопрос —

каков характер отношений (трудовой или гражданско-правовой) в ситуации, когда работник приобрел ТМЦ для предприятия за собственные средства?

Из писем Нацбанка (см. письма от 30.01.2014 г. № 27-011/3958, от 21.06.2016 г. № 50-0004/51974 и от 14.09.2016 г. № 18-0005/76945) следует, что если работник за свои средства приобретает ТМЦ для своего работодателя, то отношения по возмещению понесенных работником затрат выходят за рамки трудовых. Такие отношения имеют гражданско-правовой характер, а значит, должны регулироваться ГКУ, а именно статьями 1159 и 1160 ГКУ, т. е. будут квалифицироваться как совершение действий в имущественных интересах другого лица без его поручения (см. также письмо Минфина от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266).

Кроме того, не исключена и возможность заключения между работником и предприятием гражданско-правового договора поручения. В этом случае отношения между ними однозначно должны регулироваться гражданским законодательством.

В то же время, по мнению Минсоцполитики, озвученному в письме от 14.09.2016 г. № 13517/0/14-16/13, если трудовым договором установлена обязанность работника покупать товар за свои средства с последующим возмещением этих средств работодателем, то такие отношения следует рассматривать с учетом требований законодательства о труде.

На наш взгляд, ситуацию, когда работник тратит собственные деньги на нужды предприятия, логично рассматривать в свете гражданско-правовых норм. Ведь, согласитесь, трудовые обязанности работника, даже руководителя, не могут предполагать расходование собственных денежных средств на нужды предприятия (хотя Минсоцполитики это совсем не смущает (см. письмо выше)). Такое расходование может носить исключительно добровольный характер.

Даже если работнику не хватает выданной под отчет наличности, чтобы приобрести необходимую продукцию, он не обязан «докладывать свои», чтобы потом предприятие ему возместило перерасход. Поэтому и возврат подотчетных средств по причине невозможности приобретения за них ТМЦ в такой ситуации не может считаться нарушением условий трудового договора.

А что же суды? При принятии решений суды «верхних» инстанций склоняются к трудовой природе таких отношений. Так, например, ВСУ в определении от 06.04.2011 г. по делу № 6-17467св08, Высший специализированный суд Украины по рассмотрению гражданских и уголовных дел в определении от 08.04.2015 г. по делу № 6-46180св14, Артемовский горсуд Донецкой обл. в решении от 20.07.2016 г. по делу № 219/6055/16-ц, Апелляционный суд Черновецкой обл. в решении от 30.04.2014 г. по делу № 724/2-1303/13* пришли к выводу, что правоотношения между предприятием и работником в случае, когда для приобретения товаров (работ, услуг) работнику выдаются наличные денежные средства под отчет и когда работник приобрел товары (работы, услуги) для производственных (хозяйственных) нужд предприятия за счет собственных средств, имеют характер трудовых.

* http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/14758968, http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/43675684, http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/59063356, http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/38531032 соответственно.

В то же время вывод о гражданско-правовой природе таких отношений сделали, например, Апелляционный суд Днепропетровской обл. в решении от 18.06.2014 г. по делу № 188/1692/13, ссылаясь на ст. 1158 и 1160 гл. 79 ГКУ (совершение действий в имущественных интересах другого лица без его поручения); Апелляционный суд Одесской обл. в решении от 20.02.2014 г. по делу № 22-ц/785/1976/14**, но почему-то увидев здесь признаки договора займа (ст. 1046-1053 ГКУ).

** http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/37272293.

Момент возникновения долга. Исковая давность

К сожалению, срок погашения задолженности, возникшей у хозрасчетного предприятия перед работником, потратившим свои средства на закупку ТМЦ или на командировку***, законодательством не установлен.

*** Пунктом 11 Инструкции № 59 определен только срок, в течение которого должен быть осуществлен расчет с работником при загранкомандировке. Но для на коммерческие предприятия эта Инструкция не распространяется.

В такой ситуации, если рассматривать отношения через призму гражданско-правовых, есть все основания воспользоваться правилом, закрепленным в ч. 2 ст. 530 ГКУ. В соответствии с ней, если срок исполнения обязательства не установлен, такое обязательство должно быть исполнено в течение 7 дней со дня предъявления требования.

Можно ли считать дату утверждения авансового Отчета моментом предъявления требования? На наш взгляд, нет. Ведь работодатель, утверждая его, лишь признает наличие долга перед работником. Чтобы срок исковой давности начал течь, рекомендуем работнику обратиться к работодателю с письменным требованием возместить ему задолженность (в сумме превышения расходов над суммой средств, выданных под отчет (как аванс), или потраченных собственных средств для решения хозвопросов предприятия). Если работодатель не произведет такой выплаты в течение 7 календарных дней, то с восьмого дня начнет течь срок исковой давности.

Вместе с тем, на практике срок, в течение которого работодатель должен возместить работнику сумму перерасхода, может быть предусмотрен в коллективном договоре (договоре поручения). В таком случае срок исковой давности начинают отсчитывать со дня, следующего за последним календарным днем срока выплаты возмещения.

Отметим, что при рассмотрении таких споров суды все-таки исходят из их трудового характера. Например, по «кредитовым подотчетам» с уволенными работниками суды**** приходят к выводу, что в общем случае работники о нарушении своих прав узнают при увольнении*****. Следовательно, и трехмесячный срок для обращения в суд отсчитывают с этого дня (ст. 233 КЗоТ).

**** См. http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/59063356, http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/65481762.

***** Хотя, на наш взгляд, это справедливо в ситуации, если работник не обращался ранее к работодателю с требованием возместить долг. Если такое требование имело место, то здесь уместно применить ч. 2 ст. 530 ГКУ. В таком случае срок исковой давности следует отсчитывать со дня, следующего за последним календарным днем срока выплаты возмещения.

Все дело в том, что согласно ст. 47 КЗоТ работодатель обязан выплатить работнику при увольнении ВСЕ суммы (а не только зарплату), причитающиеся ему от предприятия, в сроки, указанные в ст. 116 этого Кодекса, а именно в день увольнения или не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

Причем учтите, непроведение по вине работодателя расчета с работником в указанные сроки является основанием для ответственности, предусмотренной ст. 117 КЗоТ, т. е. выплаты работнику его среднего заработка за все время задержки по день фактического расчета. При этом предусмотренный ст. 233 КЗоТ трехмесячный срок для обращения в суд с заявлением о разрешении трудового спора по взысканию среднего заработка за все время задержки по день фактического расчета при увольнении начинает исчисляться со следующего дня после проведения фактического расчета с работником независимо от длительности задержки расчета (см. п. 2.2 решения КСУ от 24.02.2012 г. № 4-рп/2012, п. 25 постановления Пленума ВСУ от 24.12.99 г. № 13, информационное письмо Высшего специализированного суда Украины по рассмотрению гражданских и уголовных дел от 02.03.2012 г. № 282/0/4-12, постановление ВСУ от 06.04.2016 г. по делу № 6-409цс16).

Ну и пару слов об исковой давности. Она представляет собой срок, в течение которого лицо может получить защиту своего нарушенного права в суде.

Важно! Для разных категорий споров законодатель предусматривает разные сроки исковой давности. Поэтому, рассматривая вопрос о взыскании задолженности, важно установить, в рамках каких отношений между лицами возник долг.

Если долг возник в рамках:

трудовых отношений (например, работник ездил в командировку «за свои»), то сроки исковой давности* следует исчислять по правилам, закрепленным в трудовом законодательстве. Так, ст. 233 КЗоТ установлено право работника обратиться с заявлением о решении трудового спора в суд в трехмесячный срок со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права;

* КЗоТ не оперирует понятием «исковая давность», заменив его на «срок обращения в суд». Мы для удобства все же будем использовать более привычное понятие «исковая давность».

гражданско-правовых отношений, то в этом случае применяется «гражданско-правовой» срок исковой давности в три года.

выводы

  • Ситуация, в которой «кредитовый подотчет» возник в связи с тратой работником собственных средств в командировке, вписывается в рамки трудовых отношений.
  • На наш взгляд, отношения, возникшие между предприятием и работником, который приобретает ТМЦ для этого предприятия «за свои», носят гражданско-правовой характер. Однако суды склоняются к трудовой природе таких отношений.
  • В сфере гражданско-правовых отношений применяется общая исковая давность (3 года), а в сфере трудовых отношений — специальная (в нашем случае — 3 месяца).
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше