Тот факт, что директор предприятия вполне может работать на нем в «гордом одиночестве», сомнений не вызывает. И ГКУ с ХКУ, и Закон об ООО утверждают, что исполнительный орган предприятия в лице его директора осуществляет управление текущей деятельностью предприятия. Это значит: он имеет право самостоятельно решать любые вопросы деятельности предприятия (за исключением тех, которые отнесены к исключительным полномочиям общего собрания участников/других органов) (ч. 1 — 2 ст. 39 Закона об ООО). Но,
если уж так «сошлись звезды», что вы хотите расширить обязанности директора, не вводите в штат должности, трудовые (должностные) обязанности по которым будут дублировать директорские
А теперь давайте рассмотрим некоторые нюансы организации работы, ведения учета и составления отчетности в том случае, когда ваш директор является единственным работником на предприятии.
Ведение бухучета
Безусловный авторитет в вопросах организации бухучета — Закон о бухучете — прямо предусматривает право собственника или руководителя предприятия самостоятельно вести бухучет и составлять финансовую отчетность (ч. 4 ст. 8 Закона о бухучете). Лишены права на применение этой формы ведения бухучета лишь предприятия, которые обязаны публиковать свою финотчетность (они перечислены в ст. 14 Закона о бухучете), в том числе предприятия, представляющие общественный интерес (их определение дает абзац 21 ст. 1 Закона о бухучете), и бюджетные учреждения.
Единственное, учтите: не стоит вводить в штатное расписание предприятия должность бухгалтера. Ведь, по мнению Минфина, в этом случае вести бухучет «единолично», руководствуясь правом, которое дает ч. 4 ст. 8 Закона о бухучете, директор уже не сможет (см. письмо Минфина от 28.03.2013 г. № 31-08410-07/23-1343/1310). Если же «бухгалтерская» должность уже предусмотрена в штатном расписании, тогда необходимо внести в него изменения*.
* Конечно же, возможна ситуация, когда директор ведет бухучет временно (например, в период, когда прежний бухгалтер уволен, а нового еще не нашли). В такой ситуации есть смысл задуматься о совмещении. Однако мы сегодня такие случаи не рассматриваем, а говорим о том, что директор ведет бухучет не временно, а на постоянной основе.
Что касается первичных бухгалтерских документов, то с их оформлением тоже никаких проблем не возникнет. К обязательным реквизитам первичных документов относятся, в частности (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете):
— должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
— личные подписи или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозоперации.
В нашем случае директор предприятия будет тем самым «ответственным» и «принимавшим участие» и именно ему нужно заверять первичные документы своей подписью.
Кстати, расписываться «один за всех» директор, как единственный работник на предприятии, может и в кассовых документах. Дело в том, что пп. 25, 26 Положения № 148 разрешают вместо главного бухгалтера подписывать ПКО (основную часть и отрывную квитанцию) и РКО другому лицу, уполномоченному руководителем предприятия. Аналогичным образом согласно п. 45 Положения № 148 при отсутствии в штатном расписании предприятия должности «кассир» руководитель приказом может возложить такие обязанности на бухгалтера или другого работника (разумеется, с заключением договора о полной материальной ответственности).
Как видите, если ваш директор — единственный работник на предприятии, ничто не запрещает ему возложить обязанности и главбуха, и кассира на себя лично. Тогда подписывать кассовые документы во всех необходимых графах будет именно директор. Например, на расходном ордере свою подпись придется проставить в полях «Керівник», «Головний бухгалтер», «Видав касир».
На тот факт, что директор, выполняющий функции кассира, ставит свою подпись на кассовых документах дважды — за себя, как руководителя, и за кассира, налоговики обращали внимание в категории 109.15 БЗ.
Предоставление отчетности
Финансовая отчетность. По общему правилу из ч. 1 ст. 11 Закона о бухучете финансовую отчетность подписывают руководитель и бухгалтер предприятия. Никаких исключений для случая, когда обе эти функции совмещает в себе один работник, Закон о бухучете не предусматривает.
Поэтому, если вы все еще составляете бумажный вариант финотчетности для органов статистики, то директор может проставить свою подпись в обоих полях: «Керівник» и «Головний бухгалтер».
С другой стороны, вы, конечно же, помните, что финотчетность на сегодняшний день является приложением к декларации по налогу на прибыль (приложение ФЗ), т. е. она — неотъемлемая часть налоговой отчетности. Поэтому к ее заполнению нужно применять те же правила, что и к налоговой отчетности (по крайней мере, это относится к той финотчетности, которую вы направляете налоговикам).
Налоговая отчетность. В отношении налоговой отчетности п.п. 48.5.1 НКУ говорит следующее: в случае ведения бухучета и предоставления налоговой отчетности непосредственно руководителем декларацию подписывает лишь руководитель. Другими словами (см. категорию 135.02 БЗ),
при составлении налоговой отчетности директор-одиночка ставит свою подпись только в поле «Керівник», а в поле «Головний бухгалтер» — прочерк
Создание отчетности в электронном виде завершается наложением на нее ЭЦП подписанта (подписантов), электронной печати предприятия (при наличии) в порядке, предусмотренном для аналогичного документа в бумажном виде (п. 3 разд. ІІ Порядка № 557). Выше мы выяснили, что бумажную налоговую отчетность в нашем случае подписывает только руководитель. Поэтому ЭЦП налагается следующим образом:
1) первой налагается ЭЦП руководителя;
2) второй — ЭЦП, которая является аналогом печати предприятия.
Внимание! О возложении функций бухгалтера на директора предприятия нужно уведомить налоговиков. Для этого вам следует в десятидневный срок со дня принятия такого решения подать заявление по форме № 1-ОПП с отметкой «Зміни», «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» (п. 9.3 разд. IX Порядка № 1588).
Когда нужна комиссия
Иногда для принятия тех или иных решений от предприятия требуется создание специальных комиссий. Например, об обязательном создании инвентаризационной комиссии говорит п. 1 разд. II Положения № 879, а о комиссии по списанию основных средств упоминает п. 41 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина от 30.09.2003 г. № 561.
Давайте выясним: как создать комиссию на предприятии, где директор является единственным работником и одновременно выполняет функции бухгалтера, кладовщика и т. д.
Имеет ли «право на жизнь» инвентаризационная комиссия из одного человека?
По мнению Минфина, если на предприятии всего один работник — руководитель, то для проведения инвентаризации он в соответствующем распорядительном документе утверждает состав инвентаризационной комиссии из одного человека (см. письмо Минфина от 27.05.2014 г. № 31-08410-07-29/12918). Но мы в случае с инвентаризационной комиссией так поступать не рекомендуем. Дело в том, что так предприятие невольно нарушит требование п. 2.4 разд. ІІ Положения № 879, согласно которому запрещается включать в инвентаризационную комиссию тех работников, в ведении которых находятся активы, по которым проводится инвентаризация. А у нас именно такая ситуация: на предприятии работает только один работник, который и является материально ответственным за все активы.
Чтобы не нарушать предписания Положения № 879, достаточно, чтобы инвентаризацию для директора-одиночки провело лицо, специально приглашенное для этого на основании гражданско-правового договора. Такой вариант не противоречит требованиям Положения № 879 и также упомянут в письме Минфина от 27.05.2014 г. № 31-08410-07-29/12918 (ср. ).
Аналогичным образом рекомендуем поступать и в случае создания комиссии на списание основных средств. Кто-то может возразить, что нормативные документы не устанавливают никаких ограничений по численности и составу такой комиссии. Нет и запрета на включение в нее материально ответственных лиц. Однако для выполнения задач комиссии нужны специальные, в частности технические, знания. Поэтому комиссию по списанию основных средств в составе одного директора лучше (а плательщикам НДС и безопаснее) все же «усилить» техническими специалистами, приглашенными по ГП-договору.
ЕСВ-отчетность
Здесь главнокомандующий — Порядок № 435. Именно им установлены правила формирования и подачи Отчета по ЕСВ. При этом в п. 5 разд. II этого Порядка прописано, что таблицы ЕСВ-отчетности заверяют своими подписями руководитель и главный бухгалтер (при наличии такой должности у страхователя).
Таким образом, если штатным расписанием не предусмотрена должность главного бухгалтера, а ведение бухгалтерского учета и предоставления отчетности осуществляет непосредственно директор предприятия, то он отчетность «на бумаге» подписывает только в графе «руководитель», а в графе «главный бухгалтер» проставляет прочерки.
Отметим, что нашу точку зрения по данному вопросу подтверждают налоговики в разъяснении в подкатегории 301.06 БЗ. Однако к правильному выводу они приходят, используя ошибочные аргументы. Так, для обоснования своего вывода они зачем-то сослались на «декларационный» абзац первый п.п. 48.5.1 НКУ, в то время как Отчет по ЕСВ налоговой декларацией не является.
ФСС
Находясь в трудовых отношениях с предприятием, директор является застрахованным лицом. А значит, в случае наступления временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами, он будет иметь право на материальное обеспечение из ФСС.
Если директор является единственным работником предприятия, то он назначает себя уполномоченным по соцстрахованию. Решение о назначении себе любимому больничных/декретных в такой ситуации принимает самостоятельно, оформляя его должным образом. Заявление-расчет, Уведомление о проведении выплат, Отчет по форме Ф4-ФСС з ТВП на бумажных носителях заверяются подписью главного бухгалтера лишь при наличии такой должности у страхователя (см., например, п. 3.3 разд. III Порядка формирования и предоставления страхователями отчетности..., утвержденного приказом Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности от 18.01.2011 г. № 4, соответственно). Ну а «на нет» — в поле «главный бухгалтер» прочерк.
Приказы (распоряжения)
Немного терминов. Как вы уже знаете, директор (руководитель) — это лицо с двуединым статусом. С одной стороны, он олицетворяет исполнительный орган предприятия или, если такой орган является коллегиальным, возглавляет его.
С другой — является субъектом трудовых отношений, который опять-таки, с одной стороны, представляет работодателя и заключает трудовые договоры с работниками предприятия, а с другой стороны, директор — это тот же наемный работник. Идем далее.
Приказ (распоряжение) — это распорядительный документ, который издает руководитель предприятия с целью решения вопросов по основной деятельности предприятия либо по личному составу. Приказ (распоряжение), по сути, озвучивает и фиксирует волю работодателя, являясь обязательным к исполнению.
Поскольку директор — это тоже наемный работник, то он вправе, а в некоторых случаях закон его к этому прямо обязывает, издавать приказы (распоряжения) в отношении самого себя. Ни запретов, ни особого порядка для таких случаев законодательство не устанавливает. Так, например, обязателен приказ (распоряжение) о приеме на работу на должность директора (о прекращении трудовых отношений) (см. ст. 24 КЗоТ), о направлении в командировку (см. п.п. 170.9.1 НКУ) и т. д.
