Берем на работу новенького: семь простых шагов

Общий алгоритм действий

Процесс приема на работу нового сотрудника можно условно разделить на 7 этапов (шагов). Заметьте: каждый из них важен, так как является основой для построения дальнейших трудовых отношений.

Чтобы было понятнее, с чем придется иметь дело, приведем сперва общий порядок приема на работу нового сотрудника (см. рисунок).

Общий алгоритм приема на работу нового сотрудника

Теперь давайте рассмотрим подробнее, на что следует обратить внимание работодателю на каждом из 7 шагов.

Шаг 1. Согласовываем условия. Получаем документы

Естественно, перед тем как вступить в трудовые отношения, и работник, и работодатель должны четко понимать, что они хотят получить от таких отношений. Обычно эти вопросы утрясаются еще на этапе собеседования. Именно тогда каждая из сторон оглашает свои требования и ожидания от совместной работы.

Стороны оговаривают существенные условия труда (например, режим работы, условия оплаты труда, льготы и др.), а также дату начала работы, срок действия трудового договора (если его заключают на определенный срок), наличие испытательного срока, материальной ответственности, условия о неразглашении коммерческой тайны и т. д.

Если стороны пришли к общему знаменателю и готовы работать вместе, то, как правило, будущий работник пишет на имя работодателя заявление о приеме на работу, в котором оговаривает вопросы, по которым была достигнута договоренность.

Интересно, что заявление о приеме на работу не упоминается в законодательных актах как обязательный документ. Однако на практике очень активно используется. Пример оформления такого заявления вы можете найти в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 84, с. 46.

Вот некоторые из них:

1) паспорт или другой документ, удостоверяющий личность (ст. 24 КЗоТ);

2) документ о присвоении регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов или идентификационного номера (п.п. 70.12.1 НКУ). Заметьте: этот документ не предоставляют те, кто отказался от получения такого номера и имеет соответствующую отметку в паспорте;

3) трудовая книжка (ч. 2 ст. 24 КЗоТ, п. 1.3 Инструкции № 58*). Без трудовой книжки принимаем на работу лиц, которые трудоустраиваются впервые и не имеют ее, а также совместителей;

* Утверждена совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58.

4) военно-учетный документ, а именно (п. 16 Порядка № 921**): от призывников — удостоверение о приписке к призывному участку; от военнообязанных — военный билет или временное удостоверение. Трудоустраиваем только тех военнообязанных, которые состоят на воинском учете. Подробности — в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 18, с. 6;

** Утвержден постановлением КМУ от 07.12.2016 г. № 921.

5) свидетельство об общеобязательном государственном социальном страховании (при наличии) (п. 17 Порядка № 1306***);

*** Утвержден постановлением КМУ от 22.08.2000 г. № 1306.

6) документ об образовании (специальности, квалификации) (ч. 2 ст. 24 КЗоТ). Этот документ предоставляют (!), только если он необходим для допуска к выполнению определенной работы;

7) документ о состоянии здоровья (заключение предварительного медицинского осмотра) в случаях, определенных законодательством (ч. 2 ст. 24 КЗоТ).

Важно! При приеме на работу работодатель обязан за свои средства организовать проведение предварительного медосмотра работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными или опасными условиями труда либо таких, где есть потребность в профессиональном отборе (ст. 169 КЗоТ).

Кроме того, для отдельных специальностей обязательно проведение предварительного психиатрического (см. постановление КМУ от 27.09.2000 г. № 1465) и наркологического (см. постановление КМУ от 06.11.97 г. № 1238) осмотров;

8) другие документы, которые ст. 25 КЗоТ не запрещает требовать от работника (например, автобиография, характеристика, рекомендации, документы, свидетельствующие о получении специальных знаний, опыте работы и т. д.).

Также вы можете поинтересоваться у работника, не относится ли он к льготным категориям (лицам с инвалидностью, лицам, имеющим дополнительные гарантии в трудоустройстве, чернобыльцам и т. д.). Если ответ утвердительный — попросите его предоставить соответствующие документы, подтверждающие статус.

Если с предоставленными документами все в порядке, то работник и работодатель переходят к следующему шагу — заключению трудового договора.

Шаг 2. Заключаем трудовой договор (контракт)

С трудоустраиваемым работником обязательно заключают трудовой договор либо же контракт.

Трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем. В его рамках:

— работник соглашается выполнять работу, определенную таким соглашением, и подчиняться внутреннему трудовому распорядку;

— работодатель — выплачивать работнику зарплату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы (ст. 21 КЗоТ).

Однако в отдельных случаях, прямо перечисленных в ст. 24 КЗоТ, соблюдение письменной формы трудового договора является обязательным. Так, в письменной форме заключают трудовые договоры:

1) при организованном наборе работников;

2) если работа будет проводиться в районах с особыми природными географическими и геологическими условиями и условиями повышенного риска для здоровья;

3) особой формы, например, контракты;

4) если работник настаивает на письменной форме;

5) при заключении трудового договора с несовершеннолетним;

6) если работодателем является физическое лицо, в том числе физическое лицо — предприниматель;

7) в других случаях, предусмотренных законодательством Украины.

Если вы относитесь к тем, кому без письменной формы трудового договора не обойтись, пример такого договора ищите в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 84, с. 48.

Контракт. Он представляет собой особую форму трудового договора. В нем стороны сами определяют срок его действия, права, обязанности и ответственность сторон (в том числе материальную), условия материального обеспечения и организации труда работника, условия расторжения договора, в том числе досрочного (ст. 21 КЗоТ).

Однако

Причем есть случаи, когда заключение контракта с работником допускается, а когда является обязательным. Так, например, заключение контракта обязательно для директоров акционерных обществ (ч. 5 ст. 58 Закона Украины «Об акционерных обществах» от 17.09.2008 г. № 514-VI), руководителей предприятий и хозяйственных обществ, в уставном капитале которых доля государства превышает 50 % (Закон Украины «Об управлении объектами государственной собственности» от 21.09.2006 г. № 185-V) и т. д.

Контракт заключают исключительно в письменной форме. Типовая форма контракта утверждена приказом Минтруда от 15.04.94 г. № 23.

Шаг 3. Оформляем приказ о приеме на работу

Независимо от формы трудового договора (устная или письменная) его заключение работодатель обязан оформить путем издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. Это требование ст. 24 КЗоТ.

Приказ (распоряжение) может быть:

— типовой формы № П-1 (утверждена приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489);

— произвольной формы, разработанной работодателем (но такой документ должен содержать все обязательные реквизиты типовой формы № П-1).

С приказом ознакомляем работников под подпись.

Примеры оформления таких приказов приведены в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 84, с. 53 и 54.

Заметьте: дата заключения трудового договора и дата издания приказа (распоряжения) о приеме на работу могут не совпадать (и, как правило, практически всегда не совпадают) с датой, с которой работник приступает к работе.

Почему так? Все дело в следующем шаге.

Шаг 4. Уведомляем ГФСУ о новом работнике

Работодатель имеет право допустить работника к работе только после того, как будут выполнены два условия, озвученные в ч. 3 ст. 24 КЗоТ.

Первое условие — издан приказ (распоряжение) о приеме на работу который фиксирует факт заключения трудового договора (этот шаг вы прошли выше).

Второе условие — направлено налоговикам Уведомление о приеме работника на работу. Его форма утверждена постановлением КМУ от 17.06.2015 г. № 413.

Подать Уведомление можно одним из следующих способов:

— средствами электронной связи с использованием ЭЦП ответственных лиц;

— на бумажных носителях с копией в электронной форме;

— на бумажных носителях, если трудовые договоры заключены не более чем с пятью лицами. То есть если непосредственно в Уведомлении указана информация о приеме на работу не более чем на 5 человек (письмо ГФСУ от 05.10.2015 г. № 21095/6/99-99-17-03-03-15).

А вот возможность подавать Уведомление по почте в постановлении № 413 не прописана (БЗ 301.01)

Рекомендация: старайтесь, чтобы дата подачи Уведомления и дата начала работы по заключенному трудовому договору не совпадали. Иначе вам придется доказывать инспекторам труда, что допуск к работе состоялся после подачи Уведомления.

Но не только подать Уведомление должен работодатель перед тем, как допустить работника к работе. До этого ему нужно сделать еще и шаг 5.

Шаг 5. Проводим инструктаж, определяем рабочее место

До начала работы по заключенному трудовому договору работодатель обязан:

— разъяснить работнику права и обязанности;

— проинформировать его под подпись об условиях труда, наличии на рабочем месте, где он будет работать, опасных и вредных производственных факторов, которые еще не устранены, и возможных последствиях их воздействия на здоровье, а также о правах на льготы и компенсации за работу в таких условиях в соответствии с действующим законодательством и коллективным договором;

— ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором;

— определить работнику рабочее место, обеспечить его необходимыми для работы средствами;

— проинструктировать его по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране.

Кроме того, до допуска к работе работодатель должен ознакомить работника с должностной (рабочей) инструкцией (под подпись), а если работник будет материально ответственным лицом, то заключить с ним договор о материальной ответственности.

Больше о договорах о полной материальной ответственности — в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 94, с. 84.

Итак, все то, что нужно было сделать до начала работы по заключенному трудовому договору, вы сделали. Можно допускать работника к работе и… переходить к шагу 6.

Шаг 6. Личная карточка. Личное дело

Личная карточка работника является основным первичным документом по учету личного состава. Хозрасчетные предприятия применяют типовую форму № П-2, утвержденную совместным приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 г. № 495/656.

Личную карточку заполняют:

— на всех работников, в том числе на совместителей;

— в одном экземпляре;

— на основании опроса работников и документов, представленных ими при заключении трудового договора.

Сведения о приеме на работу указывают в разделе IV «Призначення і переведення» личной карточки работника на основании подписанного приказа (распоряжения) о приеме на работу. Имейте в виду: с каждой записью, вносимой в раздел ІV личной карточки, работника ознакомляют под подпись в графе «Підпис працівника».

Не забудьте заполнить также разделы, касающиеся воинского учета (для военнообязанных и призывников), и в течение 7 календарных дней после приема на работу обязательно уведомьте военкомат о принятых военнообязанных и призывниках в произвольной форме (все детали — в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 18, с. 6).

Личная карточка заполнена? Формируем личное дело в соответствии с Правилами № 1000*.

* Утверждены приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5.

Шаг 7. Заполняем трудовую книжку

Работодатель ведет трудовые книжки на всех работников, для которых данное место работы является основным.

Если работник до трудоустройства нигде не работал, работодатель в течение 5 дней со дня приема на работу должен оформить такому работнику трудовую книжку (ст. 48 КЗоТ). Это касается и ФЛП (письмо Минсоцполитики от 29.06.2016 г. № 3475/0/10-16/06).

На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведут только по месту основной работы. Но по желанию работника-совместителя запись о работе по совместительству может быть внесена в его трудовую книжку отдельной строкой работодателем по месту основной работы такого лица (п. 2.14 Инструкции № 58).

Запись о приеме работника на работу вносят в раздел «Відомості про роботу» его трудовой книжки после издания соответствующего приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока. Она должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Внимание! Дата, которая указывается в гр. 2 трудовой книжки, должна отвечать дате начала работы (графа 9 Уведомления), а не дате издания приказа о приеме на работу или фактической дате внесения записи.

Все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, регистрируются в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10).

Трудовая книжка остается на хранении у работодателя.

Исключение — физлица-предприниматели, которые не хранят трудовые книжки своих работников у себя, а после внесения соответствующей записи возвращают их работникам.