Ежегодный отпуск: основные моменты (ч. 2)

1.8. Документальное оформление

График отпусков

Как мы уже сказали выше, очередность предоставления отпусков работникам устанавливается на предприятии графиком. Этот документ обычно составляется по инициативе работодателя.

Конкретные сроки составления графика отпусков ни в Законе об отпусках, ни в КЗоТ не определены. Однако согласно п. 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.84 г. № 213*, график отпусков нужно составлять не позднее 5 января текущего года.

* Применяются на основании постановления ВРУ от 12.09.91 г. № 1545-XII.

На соблюдении этого срока настаивают специалисты Минсоцполитики (см. письмо от 25.08.2015 г. № 475/13/116-15).

Заметьте: составление графика отпусков — процедура обязательная для всех работодателей, в том числе и для предпринимателей (см. письмо Минсоцполитики от 29.07.2015 г. № 191/10/136-15).

А как насчет формы графика? Сразу скажем, что унифицированной формы этого документа нет, поэтому каждое предприятие вправе разработать свою форму графика, удобную в использовании.

Как правило, в графике не указывают конкретную дату ухода работника в отпуск, а устанавливают месяцы начала и окончания отпуска. Конкретный же его период в рамках, установленных графиком, работодатель и работник согласовывают между собой. Хотя при желании в графике могут быть проставлены и точные «отпускные» даты.

График отпусков составляют в отношении всех работников: как занятых по основному месту работы, так и совместителей. А вот лиц, которые трудятся по гражданско-правовому договору, в график не включают, поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск им не положен.

При составлении графика учитывают как интересы работодателя, так и личные интересы работников и возможности их отдыха. Кроме того, помните о работниках, которым вы обязаны предоставить отпуск в любое удобное для них время (см. подраздел 1.7 на с. 22).

В графике отпусков наряду с ежегодными основными и дополнительными отпусками текущего года имеет смысл указывать все виды обязательных отпусков, поддающиеся планированию, в частности:

— дополнительные отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — лицо с инвалидностью с детства подгруппы А I группы (далее — отпуск на детей), предоставляемые согласно ст. 19 Закона об отпусках (см. письмо Минсоцполитики от 06.02.2018 г. № 204/0/101-18/284). Причем не забудьте включить в график отпуска на детей, не использованные в прошлом году (прошлых годах);

— дополнительные «чернобыльские» отпуска;

— дополнительные отпуска участникам боевых действий и т. п.

Напомним: такие отпуска не являются ежегодными. Они предоставляются не за рабочий, а за календарный год. При этом «чернобыльские» и «боевые» отпуска пропадают в случае их неиспользования в текущем году.

Также в график включают ежегодные (основные и дополнительные) отпуска, не использованные в прошлом году (в прошлых годах). Однако предупреждаем: ст. 11 Закона об отпусках запрещает не предоставлять ежегодные отпуска полной продолжительности в течение 2 лет подряд, а также не предоставлять их в течение рабочего года лицам в возрасте до 18 лет и работникам, которые имеют право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда.

А вот учебные отпуска в графике не отражают, поскольку они не поддаются планированию. Начало такого отпуска не зависит ни от интересов производства, ни от желания работника. Конкретный период учебного отпуска будет указан в справке-вызове учебного заведения.

При этом учитывайте правила разделения отпусков (см. подраздел 1.10 на с. 32).

Составленный график согласуют с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) предприятия или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом.

После этого график утверждает руководитель предприятия. При этом можно использовать гриф утверждения, который состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности, подписи, инициала(ов), фамилии лица, утверждающего документ, и даты.

Другой вариант утверждения графика отпусков — издать отдельный приказ (распоряжение). Приведем его пример на с. 25.

Утвержденный график доводят до сведения всех работников, лучше под подпись (для этого в нем стоит предусмотреть отдельную графу).

Примерную форму графика отпусков, утвержденную грифом утверждения, приведем на с. 26.

Конкретный период предоставления ежегодного отпуска должен быть согласован между работником и работодателем. При этом работодатель обязан письменно уведомить работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до установленного графиком срока (ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках).

Как это сделать? Есть два способа:

1) направить работнику уведомление о дате начала отпуска. Его составляют в произвольной форме, причем лучше в двух экземплярах: первый — для работника, второй (с отметкой об уведомлении работника) — для кадровой службы;

2) ознакомить работника с приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска под подпись.

Приведем образец формы уведомления о начале ежегодного отпуска.

Если работник в установленный срок не будет письменно предупрежден о дате начала ежегодного отпуска, то он может потребовать переноса отпуска на другой период (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗоТ и п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках).

В то же время помните:

В противном случае такой поступок может быть расценен как нарушение трудовой дисциплины.

Конечно, может случиться, что в действующий график отпусков нужно будет внести изменения. Когда в этом возникает необходимость? Если на предприятии есть «льготники» (см. с. 22). Ведь даже если отпуск был запланирован в графике отпусков строго в соответствии с пожеланиями таких работников, они имеют право изменить свое решение и подать работодателю заявление с просьбой предоставить отпуск с другой даты. Отказать работнику-«льготнику» в переносе ежегодного отпуска работодатель не может.

Кроме того, изменить график придется, если в отпуск будут идти работники, принятые в текущем году после утверждения графика.

А если отпускные планы поменяются у работника, который не относится к «льготникам»? Можно ли перенести его отпуск? Да, можно. Делают это так:

1) работник подает руководителю предприятия заявление о предоставлении отпуска, согласованное со своим непосредственным руководителем. В заявлении он указывает желаемую дату ухода в отпуск, его продолжительность и причины переноса (если работник не относится к «льготным» категориям);

2) в соответствии с резолюцией руководителя предприятия, проставленной на заявлении работника, кадровая служба оформляет приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

3) при необходимости издают приказ о внесении изменений в график отпусков.

Заметьте: если форма графика отпусков, утвержденная на вашем предприятии, содержит графу «Примечание», то информацию о переносе отпуска (дату и номер приказа) можно указать в этой графе. Также можно при составлении графика отпусков предусмотреть в нем графу «Перенос отпуска».

О том, что может грозить предприятию за отсутствие графика отпусков см. в подразделе 1.15 на с. 40.

Теперь переходим ко второму этапу документального оформления предоставления отпусков.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска

Типовая форма приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска № П-3 утверждена приказом № 489. Основанием для составления этого приказа является утвержденный график отпусков. Приведем образец такого приказа на с. 28.

Впрочем, приказ о предоставлении отпуска вы можете составить и в произвольной форме, включив в него все реквизиты типовой формы № П-3 и соблюдая требования ДСТУ 4163-2003.

На основании такого приказа (распоряжения) отдел кадров вносит информацию о предоставляемом работнику отпуске в раздел V «ВІДПУСТКИ» личной карточки (типовая форма № П-2, утвержденная приказом № 495), а бухгалтерия рассчитывает сумму отпускных.

Теперь разберемся с вопросом, когда (в какие сроки) нужно издавать приказ о предоставлении ежегодного отпуска. На практике кадровики стараются «успеть» с приказом за 2 недели до начала отпуска.

Хотя, если вы своевременно направили работнику уведомление о начале отпуска, приказ нужно издать не позднее чем за 3 дня до его начала. Дело в том, что ст. 21 Закона об отпусках требует, чтобы отпускные были выплачены работнику не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Для того чтобы выплатить отпускные, их нужно рассчитать. А для этого необходим приказ о предоставлении отпуска.

Заявление на отпуск

Теперь поговорим о заявлении на отпуск. Если работники уходят в отпуск строго по графику, то необходимости в заявлении о предоставлении отпуска нет. Ни КЗоТ, ни Закон об отпусках не обязывают работодателя получать от работника заявление для предоставления ему законного отдыха.

Другое дело, если отпуск работнику понадобился в иное время. Тогда заявление составить нужно. В заявлении работник указывает желаемую дату ухода в отпуск и его продолжительность. Как такое заявление может выглядеть, смотрите на с. 29.

1.9. Перенос и продление ежегодного отпуска

Даже если ежегодный отпуск был запланирован в графике отпусков в полном соответствии с пожеланиями работника и интересами производства, он может быть перенесен на другой период. В этом нет никакой проблемы, ведь возможность такого переноса предусмотрена ст. 80 КЗоТ и ст. 11 Закона об отпусках. По своему содержанию они идентичны и включают в себя перечень конкретных обстоятельств, при наступлении которых ежегодный отпуск подлежит переносу или продлению.

Условно все случаи переноса ежегодного отпуска можно разделить на три группы:

1) по требованию работника;

2) в связи с непредвиденными обстоятельствами;

3) по инициативе работодателя.

В разрезе этих групп мы и приведем случаи переноса/продления ежегодного отпуска в табл. 1.6.

Таблица 1.6. Случаи переноса и продления ежегодного отпуска

Внимание! В случаях 1 и 3, приведенных в табл. 1.6, ежегодный отпуск переносят на другой период. А вот при наступлении непредвиденных обстоятельств (случай 2 в табл. 1.6) возможны варианты.

Первый вариант. Непредвиденные обстоятельства наступили до начала ежегодного отпуска. Тогда отпуск переносят на другой период.

Второй вариант. Непредвиденные обстоятельства наступили во время отпуска. Тогда неиспользованную часть отпуска (ч. 4 ст. 11 Закона об отпусках):

— предоставляют после окончания действия причин, которые его прервали (т. е. отпуск продлевается), или

— переносят на другой период с соблюдением требования ст. 12 Закона об отпусках*.

* В соответствии с этой статьей основная непрерывная часть ежегодного отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.

Что делать с отпуском из-за наступивших непредвиденных обстоятельств — переносить его или продлевать, работодатель и работник согласовывают между собой.

На это обращает внимание Минсоцполитики в письме от 31.01.2012 г. № 30/13/133-12.

Неиспользованную часть ежегодного отпуска желательно предоставить работнику до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск (ч. 7 ст. 79 КЗоТ, ч. 2 ст. 12 Закона об отпусках). Вместе с тем законодательство не предусматривает срока давности, после которого работник утрачивал бы право на ежегодные отпуска. Подтверждает это и Минсоцполитики в письме от 29.12.2015 г. № 774/13/116-15.

Пример 1.9. Согласно приказу о предоставлении отпуска, изданному на основании утвержденного графика отпусков, работнику предоставлен ежегодный отпуск с 13 по 26 мая 2019 года продолжительностью 14 календарных дней.

Находясь в ежегодном отпуске, работник заболел. Согласно предоставленному листку нетрудоспособности он болел с 23 по 27 мая 2019 года, из которых 4 календарных дня (23.05.2019 г. — 26.05.2019 г.) приходятся на отпуск.

На предприятии установлена 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями — суббота и воскресенье.

В этом случае работодатель и работник по согласованию могут решить:

1) продлить отпуск. При таком варианте работник должен подать работодателю заявление с просьбой продлить отпуск в связи с болезнью, совпавшей с периодом отпуска. На основании этого заявления и листка нетрудоспособности работодатель издаст приказ (распоряжение) о продлении отпуска. В результате отпуск работника будет продлен на 4 календарных дня болезни, которые совпали с отпуском. То есть с 28.05.2019 г. по 31.05.2019 г. (включительно) работник продолжает находиться в отпуске. К работе он приступит с 03.06.2019 г., поскольку 1 и 2 июня 2019 года (суббота и воскресенье) являются выходными;

2) перенести отпуск на другой период. При данных обстоятельствах работник также должен подать на имя руководителя предприятия заявление, но уже с просьбой перенести не использованную в связи с болезнью часть отпуска. В заявлении он указывает новую желаемую дату и продолжительность отпуска. Если работодатель согласен, он издает приказ (распоряжение) о переносе отпуска. Изменение даты предоставления отпуска также отражают в графике отпусков.

Приведем образцы заявления работника и приказа руководителя предприятия о переносе отпуска работника.

А уже непосредственно перед тем, как работник возьмет неиспользованную часть отпуска, руководитель предприятия на основании графика отпусков издаст новый приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска.

Пример 1.10. Согласно приказу о предоставлении отпуска, изданному на основании утвержденного графика отпусков, работник должен был уйти в ежегодный отпуск с 8 апреля 2019 года на 24 календарных дня. Однако 4 апреля 2019 года он заболел. Согласно предоставленному листку нетрудоспособности его болезнь продолжалась по 12 апреля 2019 года включительно.

В данном случае работник заболел до начала ежегодного отпуска. В связи с этим такой отпуск переносят на другой период. О переносе отпуска руководитель предприятия издает приказ (распоряжение) (см. выше). Изменение даты предоставления отпуска также отражают в графике отпусков.

Теперь выясним, нужно ли пересчитывать среднюю зарплату при предоставлении впоследствии неиспользованных дней ежегодного отпуска? Если недогулянная из-за болезни часть отпуска переносится на следующий/следующие месяцы, то бухгалтерия, кроме того, что начисляет больничные на основании полученного листка нетрудоспособности, еще и сторнирует суммы отпускных за не использованные в связи с болезнью дни. Когда работник отправится догуливать оставшиеся дни отпуска, то отпускные ему за эти дни придется рассчитать заново.

1.10. Делим отпуск на части

Ежегодный отпуск по просьбе работника может быть поделен на части любой продолжительности при условии, что основная непрерывная часть такого отпуска будет составлять не менее 14 календарных дней (ч. 6 ст. 79 КЗоТ, ч. 1 ст. 12 Закона об отпусках). При этом не обязательно использовать такую часть отпуска первой. Главное, чтобы одна из частей, на которые поделен ежегодный основной отпуск работника, составляла не менее 14 календарных дней. Соглашается с этим и Минсоцполитики (см. письмо от 05.07.2013 г. № 290/13/116-1).

Пример 1.11. Свой ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня работник решил разделить так: 5 + 5 + 14 календарных дней. Против такого дробления работодатель не возражает.

Последовательность использования частей, на которые будет поделен ежегодный отпуск, работник согласовывает с работодателем. Вначале этот работник может уйти в отпуск продолжительностью 14 календарных дней, а затем взять два отпуска по 5 календарных дней. А может поступить и наоборот — взять вначале два отпуска по 5 календарных дней, а затем отпуск на 14 календарных дней. Также работник может выбрать третий вариант: уйти в отпуск на 5 календарных дней, затем на 14, а потом снова на 5.

Обратите внимание на такие моменты, связанные с делением отпуска на части:

1. Деление ежегодного отпуска на части происходит по просьбе работника и с согласия работодателя. При этом, учитывая производственную необходимость, работодатель может и не согласиться поделить отпуск так, как того желает работник, а предложить свои условия деления ежегодного отпуска или не делить его вообще.

2. Неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск (см. ч. 7 ст. 79 КЗоТ и ч. 2 ст. 12 Закона об отпусках).

3. Неиспользованная часть ежегодного отпуска может быть предоставлена с любого дня недели, независимо от того, в какой из дней недели закончилась предыдущая использованная его часть. На это указывало Минтруда в письмах от 17.11.2006 г. № 413/13/116-06, от 26.02.2008 г. № 87/13/84-08 и от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10.

А что, если работник хочет остаток неиспользованного отпуска (например, 10 календарных дней из положенных ему 24) «разбросать» на выходные дни (субботу и воскресенье)?

Никаких требований предоставлять ежегодный отпуск, как и его неиспользованную часть, исключительно с рабочего дня в законодательстве нет. Так что, если работодатель не против, работник может брать отпуск (его неиспользованную часть) в любой календарный день, в том числе в выходной, праздничный или нерабочий. Причем в этом случае трудолюбивый сотрудник окажется в двойном выигрыше:

— во-первых, выберет свой отпускной запас, продолжая работать;

— во-вторых, получит оплату за отпускные дни, которые приходятся на выходные.

1.11. Отзыв из отпуска

Если у вас на предприятии сложилась ситуация, когда работник, который ушел в отпуск, срочно понадобился на работе, то этот подраздел нашего спецвыпуска как раз для вас. Можно ли отозвать работника из отпуска и как правильно оформить эту процедуру? Давайте разберемся.

Когда отзыв возможен

Отозвать работника можно только из ежегодного отпуска (основного и дополнительного). Из других видов отпусков отзывать работников запрещено (см. письмо Минсоцполитики от 17.10.2016 г. № 576/13/116-16).

Но даже ежегодный отпуск работника прерывать можно только в строго определенных случаях (ч. 8 ст. 79 КЗоТ, ч. 3 ст. 12 Закона об отпусках). Так, отозвать работника из ежегодного отпуска можно, чтобы:

— предотвратить стихийное бедствие;

— предотвратить производственную аварию;

— немедленно устранить последствия стихийного бедствия или производственной аварии;

— предотвратить несчастные случаи, простой, гибель или порчу имущества предприятия;

— в других случаях, предусмотренных законодательством.

Никакие другие причины не дают работодателю права безапелляционно заявить работнику, что его отдых прерывается. Хотя даже при наступлении оговоренных законом форс-мажорных обстоятельств вызвать отпускника на работу можно лишь при выполнении нескольких важных условий.

Условия отзыва работника из отпуска

Первое условие. Работник должен дать письменное согласие на отзыв из отпуска.

Заметьте: отказ работника прервать свой отдых нельзя считать нарушением трудовой дисциплины (в частности, приравнивать к прогулу). Тем более это не повод для увольнения.

Важно! Неправомерный отзыв работника из ежегодного отпуска и/или отзыв без его согласия является нарушением трудового законодательства и может стать причиной привлечения работодателя и его должностных лиц к ответственности (см. подраздел 1.15 на с. 40).

Второе условие. Основная непрерывная часть отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней. Но это не означает, что при наступлении форс-мажорных обстоятельств, перечисленных в ч. 8 ст. 79 КЗоТ и ч. 3 ст. 12 Закона об отпусках, нельзя отозвать работника из отпуска, пока тот не отгуляет 14 календарных дней. Можно отозвать и на второй день отпуска, а затем предоставить оставшиеся дни так, чтобы было соблюдено это условие. Но если отпуск работника составляет 24 календарных дня, а он отгулял 11, придется подождать еще 3 дня, чтобы выполнить условие по дням.

Третье условие. Неиспользованная часть ежегодного отпуска предоставляется работнику по окончании действия причин, по которым он был отозван из отпуска, или по соглашению сторон переносится на другой период. Учтите: эта часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позже 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск.

Пример 1.12. Предприятие предоставило работнику Карпухе А. С. ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня с 13.05.2019 г. На основании соответствующего приказа и с письменного согласия работника с 21.05.2019 г. он был отозван из отпуска для устранения неисправности электропроводки, возникшей в результате пожара в здании цеха. Неисправность устранена 23.05.2019 г.

В рассматриваемой ситуации у работника остались неиспользованными 16 календарных дней ежегодного основного отпуска. Эту часть отпуска по согласованию с работодателем он может:

а) использовать сразу после устранения неисправности, т. е. с 24.05.2019 г.;

б) перенести на другой период;

в) разделить на части (при условии, что основная непрерывная часть оставшегося отпуска составит 14 календарных дней).

Оформляем отзыв из отпуска

Обычно все начинается с докладной записки на имя руководителя предприятия. Составляет ее, как правило, руководитель подразделения, в котором работает работник, вызываемый из отпуска. В докладной записке приводят причины, по которым нужно вызвать отпускника. После того как руководитель «даст добро», нужно заручиться согласием работника в письменном виде. Затем для отзыва работника из отпуска руководитель предприятия издает соответствующий приказ (распоряжение).

Унифицированной формы такого документа нет, поэтому его составляют в произвольной форме (см. образец приказа на с. 35).

Работник считается отозванным из отпуска со дня выхода на работу.

Информацию об отзыве работника из отпуска отражают в разделе V «ВІДПУСТКИ» личной карточки работника (типовая форма № П-2, утвержденная приказом № 495). Делают это следующим образом:

— аккуратно зачеркивают одной чертой предыдущую запись о количестве дней и дате окончания отпуска;

— ниже (или рядом) в соответствующих графах указывают фактическое количество предоставленных дней и дату окончания отпуска;

— напротив новой даты в графе «Підстава, наказ №» указывают номер и дату приказа об отзыве из отпуска. Корректирующую запись о фактическом количестве дней использованного отпуска и дне окончания отпуска можно сделать другим цветом, принятым в делопроизводстве (черным, фиолетовым).

Не забудьте внести новые даты отпуска, которые «нарисовались» из-за отзыва работника, в график отпусков.

Оплачиваем труд работника при отзыве из отпуска

Труд работника, отозванного из отпуска, работодатель оплачивает с учетом той суммы, которая была начислена в оплату неиспользованной части отпуска (ч. 8 ст. 79 КЗоТ). Это значит, что за время фактической работы предприятие должно начислить работнику заработную плату и отсторнировать отпускные за неиспользованные дни отпуска (подробнее см. в подразделе 3.2 на с. 72).

Как мы отметили выше, неиспользованную часть ежегодного отпуска:

— либо предоставляют работнику по окончании действия причин, по которым он был отозван из отпуска;

— либо переносят по соглашению сторон на другой период.

А нужно ли пересчитывать среднюю зарплату при предоставлении впоследствии неиспользованных дней ежегодного отпуска? Здесь все зависит от того, когда работник будет использовать эти дни. Если он отправится догуливать отпуск в том же месяце, на который пришлось начало прерванного отпуска, заморачиваться с пересчетом не нужно. В ином случае для оплаты оставшихся дней отпуска работодателю придется рассчитать средний заработок заново.

Прерывание отпуска по инициативе работника

А если работник сам, по собственной инициативе хочет прервать свой отпуск? Это можно сделать, но при условии, если работодатель не против.

На основании заявления работника руководитель издаст соответствующий приказ (распоряжение) о прерывании ежегодного отпуска и допуске гражданина к работе, а также о переносе части отпуска, оставшейся неиспользованной, на другой период. Но, опять-таки, прервать отпуск можно только так, чтобы его непрерывная часть составляла как минимум 14 календарных дней.

1.12. Предоставляем отпуск за несколько лет подряд

Предоставлять или нет?

Статья 80 КЗоТ и ч. 5 ст. 11 Закона об отпусках запрещают не предоставлять ежегодный отпуск полной продолжительности:

1) в течение 2 лет подряд;

2) в течение рабочего года:

— работникам в возрасте до 18 лет;

— работникам, которые имеют право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда.

А если работник и сам не хочет идти в отпуск? Может ли он написать отказ от отпуска?

Нет, действующее «отпускное» законодательство не предусматривает такую процедуру. Статьей 12 Конвенции Международной организации труда № 132, ратифицированной Украиной Законом № 2481, предусмотрено, что соглашения об отказе от права на минимальный ежегодный оплачиваемый отпуск или о неиспользовании такого отпуска с заменой его компенсацией либо другим образом признаются недействительными или запрещаются.

Если работник по каким-либо причинам не воспользовался своим правом на ежегодный отпуск, то при увольнении ему должна быть выплачена компенсация за все неиспользованные дни ежегодного отпуска.

Также учтите, что

Так что отпускной запас работник должен использовать. Тем более, что запрета на предоставление нескольких ежегодных отпусков подряд, не использованных в предыдущие годы, в Законе об отпусках нет. Подтверждает это и Минсоцполитики в письме от 29.12.2015 г. № 774/13/116-15.

Кроме того, надо понимать, что отказ работника идти в отпуск может грозить неприятностями, если к вам нагрянет с проверкой инспектор труда. Ведь здесь налицо нарушение законодательства о труде. На это обращает внимание Гоструда в письме от 25.01.2017 г. № 828/4.3/4.1-ДП-17 (о последствиях такого нарушения см. в подразделе 1.15 на с. 40). Поэтому лучше следить, чтобы работники ежегодно использовали свое право на отдых.

Поможет вам в этом график отпусков. Он служит основанием для издания приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска. И заявление работника тут не требуется. Ознакомьте такого работника под подпись с датой начала отпуска не позднее чем за 2 недели до установленного графиком срока. Если он после всего этого откажется уходить в отпуск, то такой отказ, по мнению Минсоцполитики (см. письмо от 21.06.2012 г. № 207/13/116-12), следует расценивать как нарушение трудовой дисциплины.

А если у работника накопилось значительное количество календарных дней неиспользованного отпуска за несколько предыдущих лет работы (более 59)? Может ли такому работнику помешать их отгулять требование ч. 3 ст. 10 Закона об отпусках, в соответствии с которым общая продолжительность ежегодных основного и дополнительных отпусков не может превышать 59 календарных дней, а для работников, занятых на подземных горных работах, — 69 календарных дней?

Тут нет повода для беспокойства. Это ограничение касается лишь ситуации, когда в коллективном или трудовом договоре продолжительность отпуска работника за рабочий год предусмотрена более чем 59 (69) календарных дней. В таком случае гражданину действительно позволено за такой год отгулять максимум 59 (69) календарных дней. Остальные дни, превышающие этот лимит, «сгорают». Ситуаций же с предоставлением отпусков за несколько лет указанное ограничение никоим образом не касается.

И чтобы окончательно разобраться с «трудоголиками», давайте выясним: может ли работник получить отпускные, но не пойти в ежегодный отпуск, а продолжить работать и получать зарплату?

Нет, работник не может одновременно находиться в ежегодном отпуске и работать.

Если работник с ведома работодателя продолжает работать в отпуске, то такую ситуацию, на наш взгляд, можно рассматривать как отзыв из отпуска с соответствующим оформлением. В этом случае сумма выданных отпускных должна быть учтена при начислении заработной платы за фактически отработанное время.

Можно, конечно, рассматривать выплату таких отпускных как компенсацию за неиспользованные дни ежегодного отпуска. Однако в процессе работы на предприятии (т. е. без прекращения трудовых отношений) заменить работнику отпуск денежной компенсацией можно лишь в отдельных случаях и при выполнении определенных условий (подробнее об этом см. в разделе 4 на с. 83).

Расчетный период для отпуска за несколько лет

Если работник решает использовать одним махом все причитающиеся ему дни отпуска за несколько лет и работодатель не возражает против этого, то в таком случае оформляют единый приказ о предоставлении сразу всех накопившихся дней. Для бухгалтера тут все легко и просто — он определяет расчетный период для начисления отпускных только один раз в обычном порядке (см. с. 44).

Другое дело, если работник решит раздробить свой продолжительный отпуск на части, между которыми будет работать. Тогда под каждый отдельный кусочек отпуска придется оформлять новый приказ. Понятно, что и расчетный период для начисления отпускных каждый раз нужно будет определять заново. Исключение — случай, когда несколько отпускных кусочков «вписываются» в рамки одного месяца. Для таких кусочков расчетный период будет один.

1.13. Закрываем отпускную задолженность

Выше мы с вами выяснили, что накапливать отпуска работникам не желательно. Это может вылиться в определенные проблемы для предприятия. Кроме того, мы разобрались, как отправить работника в отпуск, даже если он не горит желанием отдыхать.

А ниже приведем еще несколько вариантов решения отпускной проблемы.

Увольнение-прием

Конечно, этот вариант построен на доверии. Причем работнику следует четко понимать, что в этом случае его отпускной запас полностью обнулится. Рабочий год, за который работник впоследствии получит ежегодный отпуск, будет исчисляться со дня заключения нового трудового договора. Подходит он для случая, когда работнику не нужен отпуск, но нужны деньги.

В такой ситуации работнику необходимо написать работодателю два заявления. Первое — с просьбой уволить его, например, по собственному желанию, а второе — о приеме на работу с даты, следующей за датой увольнения.

В свою очередь, работодатель издает два приказа. Первый — о прекращении трудовых отношений с работником, второй — о приеме его на работу.

И здесь не важно, был перерыв в днях между увольнением и приемом или нет, на прежнюю должность принимаете работника или на другую. Ведь вы заключаете новый трудовой договор. А значит, работника можно будет допустить к работе только после того, как на него будет подано Уведомление.

Причем, если трудовые договоры следуют друг за другом, о заключении нового трудового договора нужно будет проинформировать налоговиков еще в период работы работника по действующему трудовому договору.

В день увольнения проведите с работником окончательный расчет и выплатите все причитающиеся ему суммы, в том числе компенсацию за все неиспользованные дни всех ежегодных отпусков (см. раздел 4 на с. 83).

Если работнику не подходит такой вариант, то можно предложить еще две возможности избавиться от отпускного запаса.

Совместительство

Работник вправе заключать наряду с основным трудовым договором другие трудовые договоры о работе по совместительству, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором или соглашением сторон (ст. 21 КЗоТ). Причем работать на условиях совместительства он может на том же предприятии, которое является его основным местом работы. Такое совместительство называют внутренним.

Важно! Должность и трудовые обязанности на работе по совместительству могут полностью совпадать с должностью и трудовыми обязанностями работника по основному месту работы. Здесь никакого криминала нет. Это подтверждают специалисты Минсоцполитики в своих разъяснениях (см. консультацию в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 85, с. 30).

Как это можно использовать? Работник может пойти в ежегодный отпуск и на этот период устроиться работать по срочному трудовому договору к тому же работодателю на ту же должность, но по совместительству. Закон об отпусках не против работы совместителя в период его отпуска по основному месту работы. Ведь работодатель обязан предоставлять отпуск совместителю одновременно с отпуском по основному месту работы, только если последний хочет этого (п. 6 ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках). Однако тут нужно учесть два важных момента.

Первый: о заключении трудового договора о работе по совместительству уведомьте налоговый орган (направьте Уведомление о приеме на работу). Ведь при приеме работника на работу на условиях совместительства (внутреннего или внешнего) обязательным является заключение трудового договора, который оформляется приказом или распоряжением работодателя. А если заключается трудовой договор — значит нужно подать Уведомление.

Второй: в трудовом договоре о работе по совместительству (заявлении работника, приказе о приеме на работу) укажите реальную занятость работника в течение рабочего дня. Напомним: за оформление работника на неполное рабочее время в случае фактического выполнения им работы полное рабочее время и выплату зарплаты «в конверте» работодателю «светит» штраф в размере 30 минзарплат за каждого работника, в отношении которого совершено такое нарушение (абзац второй ч. 2 ст. 265 КЗоТ). Кроме того, должностным лицам такого работодателя грозит админштраф в общем случае в размере от 510 до 1700 грн. (ч. 1 ст. 41 КУоАП).

Гражданско-правовой договор

В данном случае поступаем таким образом: работника отправляем в ежегодный отпуск и заключаем с ним гражданско-правовой договор (далее — ГПД) на выполнение работ (предоставление услуг). Такой вариант укладывается в рамки закона. Ведь он не запрещает физлицам заключать ГПД с теми предприятиями, на которых они работают по трудовому договору.

При заключении ГПД нужно учитывать, что условия, прописанные в нем, должны отвечать условиям подряда / предоставления услуг.

В противном случае по инициативе контролеров отношения между заказчиком и подрядчиком/исполнителем могут быть признаны трудовыми.

Как разграничить ГПД и трудовой договор? Для этого на практике используют так называемые формально-юридические критерии. Данный процесс в большинстве своем сводится к сопоставлению условий, прописанных в ГПД, с условиями, которые должны и могут им предусматриваться в соответствии с законодательством. Так, например, в соответствии с ГПД подрядчик/исполнитель:

— выполняет/предоставляет определенную договором работу/услугу. При этом основное значение имеет результат. В свою очередь, процесс выполнения работы / предоставления услуги ГПД не регулирует;

— действует на собственный риск;

— самостоятельно организовывает процесс труда. То есть подрядчик/исполнитель не включается в штат и не подчиняется внутреннему трудовому распорядку заказчика. При этом заказчик не может непосредственно влиять на процесс выполнения работы / предоставления услуги, в том числе контролировать подрядчика/исполнителя;

— получает оплату в форме вознаграждения. ГПД ни в коем случае не должен содержать сведения о том, что подрядчик/исполнитель получает заработную плату, оплату труда и т. п., ссылки на КЗоТ или Закон об оплате труда в части определения размера вознаграждения, указания на то, что выплаты по ГПД производятся в рамках фонда оплаты труда. Оплата выполненной работы / предоставленной услуги, как правило, осуществляется по результатам ее выполнения/предоставления.

Кроме того, не включайте в ГПД условие о материальной ответственности подрядчика/исполнителя, которую предусматривают нормы ст. 130 — 138 КЗоТ.

Подробнее об отличиях ГПД и трудового договора читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 86.

1.14. Отпуск и увольнение

По желанию работника в случае его увольнения (кроме увольнения за нарушение трудовой дисциплины) работодатель должен предоставить ему неиспользованный ежегодный отпуск с последующим увольнением. Так устанавливает ч. 1 ст. 3 Закона об отпусках. В этом случае датой увольнения является последний день отпуска.

Претендовать на неиспользованную часть отпуска может и работник, который увольняется в связи с окончанием срока трудового договора. В таких условиях, если время отпуска полностью или частично превышает срок трудового договора, то действие этого договора продлевается до окончания отпуска. Однако, как отмечает Минсоцполитики в письме от 31.01.2012 г. № 30/13/133-12, предоставление работнику отпуска при его увольнении в связи с окончанием срока трудового договора — это право, а не обязанность работодателя. А значит, работодатель может и отказать работнику в такой ситуации.

Если работник не воспользовался своим правом на отпуск, работодатель обязан выплатить ему компенсацию за все неиспользованные дни ежегодных отпусков. Подробно о порядке выплаты компенсации см. в разделе 4 на с. 83.

У этого работника возникает задолженность перед предприятием на сумму отпускных, полученных в счет неотработанной части рабочего года. Поэтому при проведении окончательного расчета с работником следует удержать из его заработка сумму отпускных за дни ежегодного отпуска, предоставленные наперед (ч. 1 ст. 22 Закона об отпусках). Но есть случаи, когда такое удержание при увольнении не производят. Перечислим их:

— призыв или прием (поступление) на военную службу, направление на альтернативную (невоенную) службу*;

* Напомним: не увольняют работников в связи с призывом их на срочную военную службу, военную службу по призыву лиц офицерского состава, военную службу по призыву во время мобилизации, на особый период или в связи с приемом на военную службу по контракту (ч. 3 ст. 119 КЗоТ).

— перевод работника с его согласия на другое предприятие или переход на выборную должность в случаях, предусмотренных законами Украины;

— отказ от перевода на работу в другую местность вместе с предприятием, а также отказ от продолжения работы в связи с существенным изменением условий труда;

— изменения в организации производства и труда, в том числе ликвидация, реорганизация или перепрофилирование предприятия, сокращение численности или штата работников;

— выявление несоответствия работника занимаемой должности либо выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации или состояния здоровья, препятствующих продолжению данной работы;

— неявка на работу более 4 месяцев подряд вследствие временной нетрудоспособности, не считая отпуска в связи с беременностью и родами, если законодательством не установлен более продолжительный срок сохранения места работы (должности) при определенном заболевании;

— восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу;

— направление на обучение;

— выход на пенсию;

— смерть работника.

Если работник увольняется по другому основанию, тогда придется рассчитать сумму отпускных, которую надо удержать из зарплаты при окончательном расчете с работником. Как это сделать?

Во-первых, определяем количество причитающихся работнику дней отпуска за текущий рабочий год по дату увольнения (далее — заработанные дни отпуска). Порядок такой же, как и для новичка в первый год работы (см. подраздел 1.6 на с. 20).

Во-вторых, находим количество дней отпуска, излишне использованных работником. Для этого вычитаем из количества фактически использованных дней отпуска за текущий рабочий год количество заработанных дней отпуска.

В-третьих, рассчитываем сумму отпускных, которые начислили за излишне предоставленные дни отпуска. Для этого количество излишне использованных дней отпуска умножаем на среднедневную зарплату, исходя из которой рассчитали отпускные при предоставлении отпуска.

И еще один момент. Имейте в виду: увольнение работника, пребывающего в отпуске, по инициативе собственника или уполномоченного им органа не допускается (ч. 3 ст. 40 КЗоТ). Причем вид отпуска (ежегодный, социальный, без сохранения заработной платы и др.) значения не имеет (п. 17 постановления № 9). Исключение — случаи увольнения в связи с полной ликвидацией предприятия, учреждения, организации.

1.15. Ответственность за нарушение законодательства об отпусках

Теперь поговорим об ответственности за разного рода нарушения, связанные с предоставлением отпусков работникам.

Непредоставление отпусков

Мы уже упоминали, что ст. 80 КЗоТ и ч. 5 ст. 11 Закона об отпусках запрещают работодателям не предоставлять ежегодный отпуск полной продолжительности в течение 2 лет подряд. Кроме того, запрещено не предоставлять его в течение рабочего года лицам, не достигшим 18 лет, и работникам, имеющим право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда.

Невыполнение этих норм считается не чем иным, как нарушением законодательства о труде. На это обращает внимание Гоструда в письме от 25.01.2017 г. № 828/4.3/4.1-ДП-17. Чем это чревато для работодателя?

Работодателю это может грозить штрафом в размере одной минимальной заработной платы (на сегодня — 4173 грн.) согласно абзацу восьмому ч. 2 ст. 265 КЗоТ.

Учтите: штрафы по ст. 265 КЗоТ не относятся к административно-хозяйственным санкциям и на них не распространяются «ограничительные» сроки из ст. 250 ХКУ (6 месяцев со дня выявления нарушения, но не позднее 1 года со дня его совершения). Кроме того, законодательством не предусмотрен срок давности, после которого работник утрачивает право на ежегодные отпуска. Так что угроза штрафа над предприятием, на котором пренебрегают отпусками, будет висеть постоянно.

Заметим, что, по мнению Минсоцполитики, непредоставление ежегодных отпусков в сроки, определенные КЗоТ и Законом об отпусках, является грубым нарушением законодательства о труде (см. письма от 06.09.2012 г. № 2602/1/18/12-зв и от 21.06.2012 г. № 207/13/116-12).

В свою очередь, за грубое нарушение законодательства установлена уголовная ответственность. Так, ч. 1 ст. 172 УКУ предусматривает санкции в виде штрафа в размере от 34000 до 51000 грн., или лишения права занимать определенные должности либо заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет, или исправительных работ на срок до 2 лет. Если такое нарушение совершено в отношении «льготного» круга лиц (несовершеннолетние, беременные и т. д.), ответственность еще более строгая.

Однако более вероятен вариант с привлечением виновного должностного лица к более мягкой — административной — ответственности на основании ч. 1 или 2 ст. 41 КУоАП. Указанная статья предусматривает админштраф в размере от 30 до 100 ннмдг* (т. е. от 510 до 1700 грн.).

* Здесь и далее — не облагаемый налогом минимум доходов граждан.

Если же в течение года к такому лицу уже применялось админвзыскание за несоблюдение требований трудового законодательства или нарушение совершено в отношении несовершеннолетнего, беременной женщины, а также одинокого отца, матери либо заменяющих их лиц, которые воспитывают детей в возрасте до 14 лет или ребенка с инвалидностью, виновное лицо может поплатиться штрафом в размере от 100 до 300 ннмдг (т. е. от 1700 до 5100 грн.).

Хотя заметим: иногда суды вообще приходят к выводу, что нарушение «двухлетнего отпускного срока» является малозначимым, и на основании ст. 22 КУоАП освобождают должностных лиц работодателя-нарушителя от административной ответственности, ограничиваясь устным замечанием. Такие выводы вы можете увидеть, например, в постановлениях Александрийского горрайонного суда Кировоградской обл. от 08.02.2017 г. по делу 398/3977/16-п и Надвирнянского районного суда Ивано-Франковской обл. от 06.06.2017 г. по делу № 348/791/17**.

** См. www.reyestr.court.gov.ua/Review/64577610 и www.reyestr.court.gov.ua/Review/66957433 соответственно.

Отсутствие графика отпусков

Как мы уже упоминали (см. подраздел 1.8 на с. 23), ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках требуют, чтобы очередность предоставления отпусков определялась на предприятии (у предпринимателя) графиками. Невыполнение этого требования инспекторы труда могут квалифицировать как «нарушение других требований трудового законодательства», за которое:

— работодателю «светит» штраф в размере 1 минзарплаты (абзац восьмой ч. 2 ст. 265 КЗоТ);

— должностным лицам работодателя — админштраф в общем случае в размере от 510 до 1700 грн. согласно ч. 1 ст. 41 КУоАП (см. выше).

Несвоевременная выплата отпускных

Согласно ст. 21 Закона об отпусках и ч. 3 ст. 115 КЗоТ зарплата работникам за время отпуска выплачивается не позднее чем за 3 дня до его начала (подробнее см. на с. 50).

Мера ответственности за несвоевременную выплату отпускных зависит от того, на какой срок опоздали с выплатой.

Если выплата отпускных задержана на срок до одного месяца, то это нарушение прочих требований трудового законодательства. За него работодатель несет ответственность в виде штрафа в размере минимальной заработной платы, установленной на момент выявления правонарушения (абзац восьмой ч. 2 ст. 265 КЗоТ).

Если выплата отпускных задержана на срок более одного месяца, то в этом случае работодателя можно привлечь к ответственности на основании абзаца третьего ч. 2 ст. 265 КЗоТ. Это штраф в трехкратном размере минзарплаты, установленной законом на момент выявления нарушения.

Кроме того, за нарушение установленных сроков выплаты заработной платы (в данном случае — отпускных) должностное лицо, виновное в этом нарушении, может получить админштраф на основании ст. 41 КУоАП (см. с. 40 ).

Руководителям предприятия, а также предпринимателям за безосновательную невыплату заработной платы (в том числе отпускных) более чем за один месяц, совершенную умышленно, грозит уголовная ответственность. Меры такой ответственности определены в ст. 175 УКУ. Так, в соответствии с этой статьей к виновному лицу может быть применено одно из следующих наказаний:

— штраф в размере от 500 до 1000 ннмдг (от 8500 до 17000 грн.);

— исправительные работы на срок до 2 лет;

— лишение свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или осуществлять определенную деятельность на срок до 3 лет.

Если невыплата произошла в результате нецелевого использования средств, предназначенных для оплаты труда, руководителю предприятия или предпринимателю грозит одно из следующих наказаний:

— наложение штрафа от 1000 до 1500 ннмдг (от 17000 до 25500 грн.);

— ограничение свободы на срок до 3 лет;

— лишение свободы на срок до 5 лет с лишением права занимать определенные должности или осуществлять определенную деятельность на срок до 3 лет.

Учтите: если до привлечения лица к уголовной ответственности была осуществлена выплата задолженности работникам по заработной плате (в том числе отпускных), такое лицо освобождается от уголовной ответственности.

Интересный момент! В отдельных случаях выплата отпускных позднее сроков, установленных ст. 21 Закона об отпусках и ч. 3 ст. 115 КЗоТ, не является нарушением действующего законодательства. О том, когда это возможно, см. в подразделе 2.1 на с. 50.

Замена ежегодного отпуска денежной компенсацией

Замена ежегодного отпуска денежной компенсацией допускается только в случаях, предусмотренных ст. 24 Закона об отпусках и ст. 83 КЗоТ (см. раздел 4 на с. 83). А что если работодатель выплатил денежную компенсацию в нарушение требования упомянутых норм законодательства?

Как указано в письме Гоструда от 20.09.2018 г. № 4440/4/4.1-315-18, за такое нарушение работодателю грозит штраф в размере одной минимальной заработной платы в соответствии с абзацем восьмым ч. 2 ст. 265 КЗоТ, а его должностным лицам — админштраф на основании ст. 41 КУоАП (см. с. 40).

Особенности применения санкций

Прежде всего давайте посмотрим, какие санкции грозят работодателю, если инспекторы труда обнаружат на предприятии сразу несколько нарушений, которые можно квалифицировать как «нарушение других требований трудового законодательства»? Например, будут выявлены одновременно непредоставление работникам отпусков, нарушение срока выплаты отпускных (до одного месяца) и замена ежегодного отпуска денежной компенсацией в нарушение норм ст. 24 Закона об отпусках. За все эти нарушения вместе (а не за каждое отдельно) может быть наложен только один штраф в размере одной минзарплаты (абзац восьмой ч. 2 ст. 265 КЗоТ).

Привлечь к ответственности по ст. 265 КЗоТ могут уполномоченные лица органов Гоструда и местных советов. Но только в том случае, если нарушение зафиксировано инспектором труда в акте инспекционного посещения (невыездного инспектирования), вынесено предписание на устранение нарушения, а работодатель это предписание проигнорировал либо же нарушение относится к неисправимым.

Если нарушение исправимое и предписание будет выполнено в установленный в нем срок (например, пересчитаны суммы отпускных в связи с корректировкой среднего заработка на коэффициент повышения заработной платы), то финансовые санкции к работодателю применяться не должны. Это прямо установлено п. 28 Порядка № 295.

А вот с амнистией по админштрафу есть нюансы. В частности, из письма Гоструда от 11.01.2018 г. № 183/3/4.3-3В-18 следует, что выполнение предписания освобождает работодателя только от штрафных санкций, предусмотренных КЗоТ, но не освобождает от админштрафа на основании ст. 41 КЗоТ. При этом решения о наложении админвзысканий на основании этой статьи КЗоТ выносят районные, районные в городе, городские или горрайонные суды.

Важно! Как указано в ст. 38 КУоАП, если дела об административном правонарушении подведомственны суду, взыскание может быть наложено

А если работодатель не выполнил предписание инспектора труда и не устранил выявленные «отпускные» нарушения в установленный срок? В такой ситуации к финансовым санкциям на работодателя по ст. 265 КЗоТ и админштрафу на его должностных лиц по ст. 41 КУоАП добавится еще и админштраф по ст. 188⁶ КУоАП (от 850 до 1700 грн.) за невыполнение законных требований инспектора труда. И здесь контролерам обращаться в суд не придется (ст. 230¹ КУоАП). Такое админвзыскание может быть наложено не позднее чем через 2 месяца со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении — не позднее чем через 2 месяца со дня его выявления.

Обратите внимание: в ст. 41 КУоАП среди субъектов правонарушений, на которых может налагаться админвзыскание, кроме должностных лиц предприятий, названы ФЛП. Также предприниматели-работодатели могут привлекаться к ответственности на основании ст. 265 КЗоТ. Однако, по мнению суда (см. постановление ВСУ от 21.12.2018 г. по делу № 814/2156/16*), ответственность, установленная этими законодательными актами, относится к административной. Поэтому одновременное применение к предпринимателям санкций на основании ст. 265 КЗоТ и ст. 41 КУоАП приводит к нарушению ст. 61 Конституции Украины, поскольку является привлечением к одному и тому же виду ответственности за одно и то же нарушение дважды.

* См. www.reyestr.court.gov.ua/Review/78771378.

Что касается уголовной ответственности, то здесь соответствующее решение выносит суд.