Авансовый отчет: коротко о главном

Расчет через КПК/карту «ключ к счету»

Нужен ли авансовый отчет, если директор снимает наличные средства или рассчитывается в безналичной форме с использованием:

(а) карты «ключ к счету»;

(б) корпоративной платежной карточки (КПК)?

Да, при проведении расчетов с использованием КПК или карты «ключ к счету» (и если при этом фигурируют реквизиты карты*) авансовый отчет составлять обязательно. Это следует прежде всего из п. 20 Положения № 148**, который настаивает на предоставлении авансового отчета физлицами, получившими наличные средства с текущего счета с использованием КПК***. Ну а вывод об обязательном составлении авансового отчета при безналичной оплате КПК можно сделать из «подотчетного» п. 170.9 НКУ

* Подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 36, с. 22.

** Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

*** О том, что карта «ключ к счету» считается КПК, и о том, что о снятой с нее наличке нужно отчитаться путем подачи авансового отчета, говорит и НБУ (см., например, письмо от 24.04.2019 г. № 57-0007/22460).

Деньги на личную карту работника

Предприятие перечислило денежные средства на покупку ТМЦ на личную карточку работника. Должен ли он отчитаться о сумме полученных средств и составить авансовый отчет?

Да, если предприятие перечисляет аванс на командировку или денежные средства для решения производственно-хозяйственных вопросов на личную карточку работника, он обязан отчитаться о получении и использовании таких средств путем подачи авансового отчета

О том, что использование средств со счета предприятия при помощи КПК или получение подотчетных сумм на личную карточку работника — повод составить авансовый отчет, читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 41, с. 77, № 36, с. 22.

КПК-расчеты в наличной и безналичной формах

Сколько авансовых отчетов должен составить работник, если во время командировки он использовал КПК как для снятия наличных, так и для проведения расчетов в безналичной форме?

На наш взгляд, в этом случае вполне достаточно одного авансового отчета, который составляют в сроки, предусмотренные п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ, — до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки

Правда, налоговики говорят иначе. По их мнению, если во время командировки работник применял КПК как для получения наличных, так и для проведения расчетов в безналичной форме, то он подает отчеты (!) об использовании выданных на командировку средств в сроки, установленные пп. «а» и «б» п.п. 170.9.3 НКУ. То есть в этом случае работнику предлагают подать два авансовых отчета (см. письмо ГФСУ от 03.01.2018 г. № 14/5/99-99-13-02-03-16/ІПК):

— до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки (п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ) — на сумму проведения расчетов наличными, снятыми с использованием КПК;

— в течение 10 банковских дней после завершения командировки (до 20 банковских дней при наличии уважительных причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ) — на сумму проведения расчетов с использованием КПК в безналичной форме.

Если оплатили ТМЦ через КПК

В какие сроки подают авансовый отчет в случае безналичной оплаты ТМЦ при помощи КПК?

На наш взгляд, при оплате ТМЦ с использованием КПК (как в безналичной, так и в наличной форме) работает п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ. То есть после оплаты ТМЦ с КПК отчет нужно предоставить до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник приобрел товары (работы, услуги). И только лишь если дело было в командировке, вступает в дело п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ и авансовый отчет подают не позднее 10 банковских дней после окончания командировки (до 20 банковских дней при наличии уважительных причин)

А вот налоговики к этому случаю притягивают за уши чисто командировочный п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ и рекомендуют подавать отчет в 10-дневный срок со дня оплаты ТМЦ при помощи КПК

(см. 103.17 БЗ).

Если ТМЦ купили «за свои»

Аванс на покупку ТМЦ работнику не выдавали. В какие сроки подавать авансовый отчет об использовании собственных средств работника? Есть ли ответственность за нарушение таких сроков?

Авансовый отчет подают в установленные п.п. 170.9.2 НКУ сроки. При этом за нарушение сроков подачи авансового отчета об использовании собственных средств никакие санкции не применяют. Согласны с этим и налоговики (см. 109.15 БЗ). Подробнее — в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 41, с. 75

Если работник заболел после командировки

После возвращения из командировки работник заболел. Может ли он подать авансовый отчет после выхода с больничного (т. е. с нарушением установленного срока предоставления отчета)?

Согласно разъяснениям фискалов подотчетное лицо имеет право на основании договора поручения передать денежные средства в бухгалтерию через другое материально ответственное лицо. При этом сроки подачи авансового отчета остаются прежними (109.14 БЗ).

Нарушение сроков грозит обложением НДФЛ и ВС (письмо ГФСУ от 13.05.2017 г. № 175/5/99-99-13-02-03-16/ІПК). И это только в том случае, если излишне израсходованные средства не возвращены до конца месяца (п. 4 Порядка составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденного приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841)

Кроме того, выдавать наличность под отчет можно только при условии подачи отчета в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы. Поэтому до того, как работник отчитается за предыдущую подотчетную сумму, выдать ему новые средства уже не получится.

О том, как удержать НДФЛ и ВС в похожей ситуации (когда работник израсходовал средства предприятия в личных целях и не вернул их в установленные сроки), читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 40, с. 18.

Когда работник должен вернуть в кассу предприятия сумму неиспользованной наличности или излишне израсходованных средств?

Сроки возврата неиспользованной наличности зависят от цели выдачи средств.

Если наличность выдана на командировку, то сроки ее сдачи совпадают со сроками подачи авансового отчета (п.п. 170.9.2 НКУ).

Если идет речь о наличности на хознужды, то их надо вернуть до или во время подачи авансового отчета, но с учетом сроков, установленных п. 19 Положения № 148. В нем предусмотрено, что сроки выдачи подотчетных средств составляют:

— на закупку сельхозпродукции и заготовку вторсырья — не более 10 рабочих дней;

— на закупку лома черных и цветных металлов — не более 30 рабочих дней со дня выдачи наличных под отчет;

— на все другие производственные (хозяйственные) нужды — не более 2 рабочих дней, включая день получения наличных под отчет

Работник при выполнении порученной ему работы за счет собственных средств приобрел ТМЦ для нужд предприятия. Включается ли в его налогооблагаемый доход сумма компенсации понесенных затрат?

Компенсацию расходов работника на приобретение ТМЦ для нужд предприятия за счет собственных средств не включают в его налогооблагаемый доход и из нее не удерживают НДФЛ и ВС (естественно, при наличии документов, подтверждающих понесенные расходы).

Налоговики, похоже, тоже расстались с абсурдной идеей облагать НДФЛ сумму кредитового подотчета, что подтверждают их многочисленные консультации (см., например, письма ГФСУ от 13.05.2019 г. № 2114/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, от 21.03.2019 г. № 1143/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, 103.04 БЗ)

Правда, фискалы продолжают настаивать на том, что такое же приобретение вне выполнения работником трудовых функций приводит к возникновению налогооблагаемого дохода (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 41, с. 75).

Как заполнить графу «Одержано»

Как заполнить графу «Одержано» при перечислении аванса на КПК или личную карточку работника?

В графе «Одержано» авансового отчета указывают:

— если аванс выдан безналом через КПК — фактически снятую сумму через банкомат или потраченную в безналичной форме, а не всю перечисленную на карточку сумму (см. письмо ГУ Миндоходов в г. Киеве от 19.09.2013 г. № 4456/10/26-15-11-01-06);

— если аванс перечислен на личный картсчет работника— всю полученную сумму.

Кроме полученной подотчетным лицом суммы, в графе «Одержано» нужно указать, от кого получены денежные средства, а также номер и дату подтверждающего документа

Кроме того, учтите: налоговики при заполнении этого реквизита рекомендуют (см. 109.14 БЗ):

— если средства перечислены на личный картсчет работника — указывать здесь «З поточного рахунка», а также дату и номер платежного поручения;

— если средства сняты с помощью КПК — указать «З корпоративного рахунка», а также номер счета, дату и номер документа, подтверждающего факт снятия наличности (квитанции/чека банкомата, кассового чека, подтверждающего покупку товара (получение услуги), слипа и т. п.).

Правда, эта консультация действовала до 05.01.2018 г. Но ее отмена связана, на наш взгляд, с тем, что с этой даты утратило силу старое «кассовое» Положение и вступило в силу новое Положение № 148, а не с принципиальными изменениями в требованиях по заполнению авансового отчета.

Об этих и других особенностях оформления авансового отчета читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 41, с. 77.

Валюта авансового отчета

Работнику выдали аванс на загранкомандировку в иностранной валюте. В какой валюте составлять авансовый отчет?

Загранкомандировочные расходы отражают в валюте расчетов и в валюте отчетности (ч. 3 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV). Поэтому авансовый отчет нужно составлять в валюте аванса. Кроме того, придется пересчитать все статьи затрат в валюте в гривни:

— часть расходов в пределах выданного аванса — по курсу НБУ, действовавшему на дату выдачи аванса;

— часть расходов, подлежащую возмещению работнику, — по курсу НБУ, действовавшему на дату утверждения Отчета

Аванс в гривне и инвалюте: сколько Отчетов

Аванс на загранкомандировку работнику выдавали частично в гривне, а частично — в долларах США. Сколько авансовых отчетов должен составить работник: один (на общую сумму аванса) или два (по каждой из валют)?

По нашему мнению, если командировочный аванс выдавали работнику в нескольких валютах, а значит, по возвращении из командировки он должен отчитаться по нескольким валютам, оптимальным будет заполнение одного авансового отчета вне зависимости от количества валют. Впрочем, допустимо составлять несколько отчетов — для каждой из валют. В таком случае рекомендуем нумеровать такие отчеты через дробь, чтобы потом можно было определить, что они относятся к одной командировке

Какие санкции грозят предприятию и работнику за непредоставление или несвоевременное предоставление авансового отчета?

Самой по себе ответственности за несвоевременную подачу авансового отчета нет. После отмены Указа Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 52, с. 2) к предприятию не применяются и финсанкции за нарушение кассовой дисциплины. В то же время остается опасность удержания НДФЛ и ВС исходя из суммы остатка неизрасходованных или излишне израсходованных средств (не подтвержденных документально). То есть если:

— подотчетное лицо успеет подать авансовый отчет и вернуть деньги до окончания месяца, на который приходится предельный срок возврата, — налоговых последствий для него не будет;

— не вернет излишне потраченные деньги в установленный срок и не подаст Отчет, то со всей суммы, на которую должен быть составлен авансовый отчет, удерживаем НДФЛ и ВС на основании п.п. 164.2.11 НКУ

Работник предприятия приобрел ТМЦ за наличные средства с использованием КПК. К авансовому отчету он приложил документы на покупку ТМЦ, а документы на снятие наличности с карты не предоставил. Можно ли утвердить такой авансовый отчет?

При покупке ТМЦ с использованием КПК ваш работник вместе с авансовым отчетом должен предоставить: (а) расчетные документы, подтверждающие факт приобретения товаров, и (б) документы, подтверждающие факт безналичного расчета с помощью КПК или получение наличности с текущего счета (чек банкомата, слип, квитанцию торгового терминала и т. п.) (п. 20 Положения № 148). Но даже если работник не предоставил документы, подтверждающие факт проведения расчетов с использованием КПК, то утвердить авансовый отчет все равно нужно. При этом, по разъяснениям налоговиков, бухгалтер обязан принять меры по подтверждению факта использования средств со счета (см. письмо Миндоходов от 23.09.2013 г. № 11727/6/99-99-19-03-02-15 и 109.21 БЗ). По нашему мнению, для этого вполне достаточно банковской выписки со счета

На какую дату возникает право на налоговый кредит по НДС на основании документов, прилагаемых к авансовому отчету?

Как правило, датой признания налогового кредита по документам — заменителям налоговой накладной, которые подотчетное лицо прилагает к авансовому отчету, в большинстве случаев является дата утверждения авансового отчета*. Но возможны и другие варианты.

В случае авансовой оплаты ТМЦ наличными средствами (ТМЦ оплачены, но на момент утверждения авансового отчета не получены) датой возникновения налогового кредита будет дата получения ТМЦ (услуг), оплаченных подотчетным лицом.

В случае оплаты ТМЦ КПК датой возникновения права на налоговый кредит будет дата списания средств с КПК (разумеется, при наличии зарегистрированной налоговой накладной)**

* Обратите внимание: налоговики датой возникновения права на налоговый кредит в такой ситуации называют дату подачи авансового отчета (см. письмо ГФСУ от 22.08.2017 г. № 1700/6/99-99-15-03-02-15/ІПК, 101.13 БЗ). На наш взгляд, следует все же ориентироваться на дату утверждения авансового отчета, когда руководитель подтвердит целесообразность осуществления и хозяйственную направленность расходов, которые осуществил работник.

** Подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 67, с. 27.