Сумма прописью в зарплатной ведомости: нужна или нет?

Что выдумали фискалы?

Камнем преткновения стал п. 27 разд. III Положения № 148*. Точнее, первые два предложения из этого пункта. В них сказано: кассир требует предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, в случае выдачи отдельным физическим лицам наличных средств (в том числе работникам учреждения/предприятия) по расходному кассовому ордеру (РКО) или расходной ведомости, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан. Физическое лицо расписывается в РКО/ведомости о получении налички с указанием полученной суммы (гривень — словами, копеек — цифрами).

* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

Именно на эту норму сослались фискалы, обосновывая необходимость «расписывания» работниками сумм заработной платы, полученных ими по ведомости.

Их несколько:

1) пятикратный — за неоприходование наличности (абзац третий ст. 1 Указа № 436**). Неоприходованными налоговики посчитали все не расписанные работниками суммы. Учитывая большое количество забракованных ведомостей (за весь период проверки) и немалое количество работников, получавших зарплату наличкой, сумма штрафа (неоприходованная сумма х 5) получилась очень внушительной;

** Указ Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95.

2) двукратный — за превышение лимита кассы (абзац второй ст. 1 Указа № 436). Все суммы, которые налоговики посчитали неоприходованными (все не расписанные суммы), они добавили к остатку в кассе. В результате сразу же вылезло превышение установленного на предприятии лимита. А это они посчитали основанием для применения штрафа в двукратном размере сверхлимитной суммы налички за каждый день превышения. Тут вообще вышла просто баснословная сумма штрафа;

3) админштраф за нарушение порядка ведения бухучета (ст. 164² КоАП) в размере от 8 до 15 нмдг (от 136 грн. до 255 грн.). Ну это так — мелочь…

Как видите, последствия «нерасписывания» работниками сумм, полученных по ведомости, просто катастрофичны. Во всяком случае, так попытались вывернуть ситуацию налоговики. Неужели все на самом деле так плохо?

Есть ли нарушение?

В начале статьи мы привели выдержку из п. 27 Положения № 148. На эти нормы и сослались налоговики. Из сказанного в них действительно можно сделать вывод, что расписывать сумму работникам необходимо всегда — независимо от того, по РКО или по ведомости они получают наличку.

Но на этом п. 27 Положения № 148 не заканчивается. Дальше идет еще одно предложение, которое налоговики, по всей видимости, просто «не заметили». В нем сказано: получатели предъявляют паспорта или документы, их заменяющие, если расходная ведомость составлена на выдачу средств нескольким лицам, и расписываются в соответствующей графе документа. Так что

А вот сумма прописью и данные паспорта/другого документа получателя, по всей видимости, нужны только в том случае, если выдача осуществляется по РКО или по ведомости, составленной на одного человека (отдельное физическое лицо).

Правда, не совсем понятно, в какой ситуации может возникнуть необходимость составления ведомости на выдачу налички одному лицу. В таком случае обычно составляют РКО. Но теоретически составить ведомость тоже можно. Главное, чтобы осуществляемая по такой ведомости выплата не носила одноразовый характер. Ведь одноразовые выдачи средств на выплаты, связанные с оплатой труда, отдельным лицам можно осуществлять только с использованием РКО (п. 30 разд. III Положения № 148).

Но тут возникает следующий вопрос: если законодатель таки допускает возможность составления ведомости на одного человека и устанавливает необходимость в таком случае расписывать суммы полученных им средств, почему в форме ведомости для этого не предусмотрено соответствующее место?

В пояснении № 3 к заполнению ведомости только сказано, что данные паспорта/другого удостоверяющего документа при необходимости указывают в графе «Примітки». А в пояснении № 4 — что после последней записи на каждой страничке ведомости должна быть незаполненная строка, в которой приводят общую сумму выплат лицам, указанным на этой странице. А вот на то, что работники при необходимости расписывают суммы полученных наличных средств, ни в самой ведомости, ни в пояснениях к ее заполнению нет даже намека…

Но ломать голову над этими нестыковками, возможно, и не стоит. Ведь,

А пятикратно-двукратные «наезды» фискалов носят абсолютно незаконный характер. Смотрите почему.

Откуда штрафы?

Штраф за неоприходование. Оснований для его применения здесь не может быть в принципе. Ведь оприходованием является учет налички в полной сумме ее фактических поступлений в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров (ПКО) (п. 11 Положения № 148). Соответственно, неоприходование — это отсутствие ПКО на сумму фактически поступившей в кассу налички и, как следствие, отсутствие записи в кассовой книге. Но!

Даже если согласиться с тем, что отсутствие прописей дает основания считать зарплату не выданной, неоприходование здесь все равно не вылезет. Ведь никаких фактических поступлений в кассу нет. Да и ПКО даже на реально не выданную зарплату не составляют. Поэтому приходовать тут попросту нечего.

Штраф за превышение лимита. В п. 27 Положения № 148 сказано: РКО и расходные ведомости не принимаются для выведения остатка в кассе, если выдача налички не подтверждена подписью получателя. То есть

Любые другие ошибки подобных оснований не дают.

Кроме того, п.п. 3 п. 58 Положения № 148 гласит: сумма налички по РКО или расходным ведомостям, в которых выдача налички не подтверждена подписью получателя, добавляется к остатку наличности в кассе исключительно в день, в котором оформлены указанные расходные документы, и в дальнейшем эта сумма не берется для расчета сверхлимитных остатков налички.

Эта норма, во-первых, еще раз подтверждает, что добавлять средства к остатку в кассе налоговики могут только в случае отсутствия в РКО/ведомости подписи получателя.

А во-вторых, говорит о том, что даже в случае отсутствия подписей превышение лимита будет только в день оформления ведомости/РКО.

Так что фискалы, вменяющие штраф за превышение лимита по причине отсутствия в ведомости сумм прописью, да еще и за каждый следующий за ее оформлением день, действуют вдвойне незаконно.

Админштраф согласно ст. 164² КоАП. Даже если считать, что порядок заполнения ведомости нарушен, уместность упомянутого налоговиками админштрафа тут тоже под большим вопросом. Ведь в данном случае имеет место нарушение правил ведения кассовых документов, а не нарушение правил бухгалтерского учета. А за нарушение правил ведения кассовых документов КоАП ответственности не предусматривает. Причем это подтверждают и сами налоговики (см. БЗ 109.21).

Как видите, ни один из вменяемых фискалами штрафов в нашей ситуации не уместен.

Напоследок заметим: п. 27 Положения № 148 списан со своего «предшественника» — п.п. 3.5 «кассового» Положения, утвержденного постановлением НБУ от 15.12.2004 г. № 637. В нем тоже было аналогичное требование о «расписывании» сумм получателем в РКО/ведомости. Но в те времена подобных проблем не возникало. Во всяком случае, нам слышать о них не приходилось. Почему так разыгралась фантазия фискалов сегодня, не понятно… ☹

Конечно, мы очень надеемся, что описанная ситуация — это только частный случай. И в жизни никто из вас с подобными «хотелками» фискалов не столкнется.

Если же такое случится — боритесь. Ведь вы уже знаете, что озвученные в статье требования налоговиков абсолютно незаконны.