Кадровые документы у ФЛП: что нужно, а что нет

«Общетрудовые» документы

Штатное расписание. Вы будете удивлены, но в действующем трудовом законодательстве нет требования об обязательном наличии штатного расписания у каждого субъекта хозяйствования. Так, например, Днепропетровский апелляционный админсуд в определении от 15.06.2017 г. по делу № 808/478/17* указал, что ведение штатного расписания работодателями (за исключением государственных органов и учреждений) не является обязательным.

* См. по ссылке: http://reyestr.court.gov.ua/Review/67192297.

Вместе с тем Минсоцполитики традиционно настаивает на обязательном наличии штатного расписания у всех субъектов хозяйствования, в том числе и у ФЛП (см. письмо от 21.11.2016 г. № 5907/0/10-16/06). Вторит ему и Гоструда (см., к примеру, разъяснение Гоструда в Днепропетровской обл. на официальном сайте http://dp.dsp.gov.ua/news-1713.html, далее — разъяснение ДнепрГоструда).

Однако, на наш взгляд,

Но если вы не любитель «разборок» с контролерами, рекомендуем его составлять. Тем более, что штатное расписание — документ для ФЛП явно не лишний.

Так, например, можно в трудовом договоре работника не прописывать конкретный оклад (тарифную ставку), а сделать отсылку, что оплата его труда осуществляется согласно штатному расписанию.

Это позволяет уйти от необходимости заключать допсоглашения к трудовым договорам работников в случае повышения им зарплаты.

Составляют штатное расписание в произвольной форме.

Коллективный договор. Заключают коллективный договор на предприятиях, в учреждениях, организациях (ст. 10 КЗоТ). А вот ФЛП может этого не делать.

Правила внутреннего трудового распорядка. Вопросы, для решения которых предназначены Правила внутреннего трудового распорядка (далее — Правила), ФЛП регулируют в письменном трудовом договоре, заключаемом с работником. Поэтому считаем, что предприниматели вправе самостоятельно решать, быть у них Правилам или нет. Заметим, что к аналогичному выводу ранее приходило и Минсоцполитики в письме от 04.06.2013 г. № 212/13/133-13.

Однако затем трудовое ведомство решило передумать. И уже в более поздних письмах (см. письма от 21.11.2016 г. № 5907/0/10-16/06 и от 21.06.2017 г. № 312/0/22-17/13) начало настаивать на обязательности Правил и для ФЛП. Свою обновленную позицию Минсоцполитики обосновывает ст. 29 КЗоТ, которой установлено, что до начала работы по трудовому договору нужно ознакомить работника с правилами трудового распорядка.

А что Гоструда? Увы, но она также хочет видеть Правила у ФЛП (см. разъяснение ДнепрГоструда).

Должностные (рабочие) инструкции. Считаем, что ФЛП могут не составлять должностные (рабочие) инструкции, если информация, которая должна быть в них указана, зафиксирована в трудовом договоре работника.

А вот Гоструда иного мнения: хочет видеть инструкции на всех! «Гринписа» на них не хватает...

Книга учета движения трудовых книжек. Этот документ ФЛП вести не нужно, поскольку они не хранят у себя трудовые книжки работников.

Работники ФЛП хранят трудовые книжки у себя дома (п. 2.21-1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников*).

* Утверждена совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58.

Движение кадров

Трудовой договор. Предприниматель вправе допустить работника к выполнению трудовых обязанностей только после того, как (ч. 3 ст. 24 КЗоТ):

— заключит с ним трудовой договор, оформленный приказом (распоряжением) работодателя;

— уведомит налоговый орган о приеме работника по форме и в порядке, установленных постановлением КМУ от 17.06.2015 г. № 413.

В качестве образца можно использовать форму трудового договора, утвержденную приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260 (ср. ). И вообще с уверенностью можно говорить, что трудовой договор — это обязательный и важнейший кадровый документ для ФЛП. Заменять его другими документами (например, ограничиваться только распоряжением (приказом) о приеме на работу вместо составления трудового договора) ФЛП нельзя.

Распоряжения (приказы) по личному составу. Однозначно у ФЛП должны быть распоряжения (приказы)** о:

** Заметим, что, на наш взгляд, ФЛП логичнее издавать распоряжения. Согласитесь, неправильно это как-то — приказывать самому себе. Но если вам ближе приказ, приказывайте. ☺

— приеме на работу. Это требование ч. 3 ст. 24 КЗоТ — подчеркивает Минсоцполитики в письме от 12.12.2016 г. № 488/0/22-16;

— направлении в командировку (см. п.п. 170.9.1 НКУ).

Настоятельно рекомендуем также составлять распоряжения (приказы) об отпусках. Меньше будет вопросов у инспекторов труда. Да и возможных споров с «забывчивыми» работниками удастся избежать.

Не следует игнорировать и распоряжения (приказы) об увольнении. Ведь в них наряду с основанием и датой увольнения вы сможете зафиксировать, например, количество дней отпуска, которые подлежат компенсации при увольнении либо использованы в счет неотработанной части рабочего года, а также необходимость выплаты выходного пособия.

Ну а Гоструда традиционно хочет видеть у ФЛП все кадровые приказы (см. разъяснение ДнепрГоструда).

Личные карточки, личные дела. Согласно приказу Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 г. № 495/656 предназначение личной карточки — совершенствование госстатнаблюдений предприятий, учреждений, организаций по учету личного состава. ФЛП там не упоминаются. Поэтому, на наш взгляд, ФЛП вправе самостоятельно выбирать, заводить ли личные карточки на работников.

Более того, личная карточка в том виде, в котором она есть сейчас, слишком глобальна для предпринимателя. А большая часть информации, которая в ней содержится, уже указана в трудовом договоре. То есть идет дубляж!

Однако Минсоцполитики не хочет этого понимать и настаивает на том, что ФЛП должны вести личные карточки работников (письмо от 21.11.2016 г. № 5907/0/10-16/06).

Если вы все-таки решите не спорить с «трудовиками», то рекомендуем вам обратить особое внимание на раздел V личной карточки. В нем можно вести учет отпусков, использованных работником, как того требует ст. 10 Закона об отпусках***.

*** Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

Что касается личных дел работников, то ФЛП все же нужно иметь копии налоговых номеров работников и документы, подтверждающие их право на льготы и гарантии (при наличии).

Так что в каком-то виде личные дела все-таки у ФЛП и так будут существовать.

График отпусков, уведомление о дате начала отпуска. Рекомендуем составлять. Все дело в ст. 10 Закона об отпусках, где указано, что порядок предоставления отпусков определяется графиками отпусков. Там же прописана обязанность работодателя уведомить работника о начале отпуска за две недели до его начала. И вообще, при проверке контролеры часто обращают внимание на отсутствие графика отпусков, поэтому лучше все-таки эту «бумагу» иметь.

Заявления работников. Начнем с заявления о приеме на работу.

Поэтому можете не требовать его от работника. А вот заявления о переводе на другую работу (должность), установлении неполного рабочего времени рекомендуем хранить. Они будут подтверждением того, что инициатором изменения существенных условий труда выступал работник.

Также рекомендуем не пренебрегать заявлениями работников об отказе либо о согласии на определенные действия (например, на перевод, на работу в изменившихся условиях труда). Это позволит избежать возможных трудовых споров с работниками.

Не лишними будут и заявления на увольнение. Хотя допускаем, что их может и не быть. Ведь основание увольнения будет продублировано, в частности, в трудовом договоре.

Акты, объяснительные записки. Если в ходе рабочего дня произошел какой-то форс-мажор, конечно, его лучше зафиксировать: работник прогуливает работу, пришел в нетрезвом состоянии, не выполняет поставленные задачи и т. п. За эти нарушения работнику может грозить выговор, а в некоторых случаях и увольнение. Например, за прогул предприниматель вправе уволить работника. Но не просто так, а при документальном подтверждении факта прогула. Тут и пригодятся соответствующий акт и письменные объяснения работника о причине отсутствия.

Рабочее время

Нормы рабочего времени. Они должны быть рассчитаны для каждого работника.

Причем, заметим, в последнее время к ним не равнодушны инспекторы труда. Ведь именно сравнение календарной нормы рабочего времени с фактически отработанным позволяет инспекторам выявить часы, отработанные работниками сверхурочно.

Графики работы (сменности). Если у работников «специфический» график работы, например, работают через день, «сутки-трое (сутки-двое)», посменно и т. д., настоятельно рекомендуем составлять график.

Табель учета рабочего времени. В табеле работодатель ведет учет фактически отработанного времени.

Кроме того, Табель использования рабочего времени снимет вопросы, связанные с учетом времени, не отработанного работником по уважительным (болезнь, отпуск) и не очень (прогул) причинам.

Поэтому без него никуда.

Если не составлять

Минсоцполитики в упомянутых нами выше письмах ратует за то, чтобы у ФЛП был максимально полный набор кадровых документов, хотя и признает, что это прямо не предусмотрено законодательством о труде.

Естественно, инициативу этого ведомства поддерживает Гоструда. Проводя инспекционное посещение (невыездное инспектирование), ее работники требуют от работодателей обязательного предоставления всех тех документов, которые прямо упоминаются в трудовом законодательстве, а также тех, которые необходимы для выполнения тех или иных кадровых действий.

Что может грозить ФЛП, если в ходе инспекционного посещения (невыездного инспектирования) выяснится, что той или иной кадровой «бумаги» у него не будет в наличии?

Сразу скажем, что самое серьезное наказание грозит ФЛП за фактический допуск к работе без оформленного трудового договора (т. е. нет трудового договора, оформленного распоряжением (приказом) работодателя).

В такой ситуации ФЛП грозит штраф в тридцатикратном размере минзарплаты, установленной законом на момент выявления нарушения, за каждого работника, в отношении которого совершено нарушение (абзац второй ч. 2 ст. 265 КЗоТ).

Кроме того, за это нарушение ч. 3 ст. 41 КоАП установлен штраф в размере от 8500 до 17000 грн.

Что касается отсутствия таких кадровых документов, как график отпусков, уведомления о начале отпуска, личные карточки, правила внутреннего трудового распорядка и т. д., то в общем случае это будет стоить 1 минзарплату на основании абзаца восьмого ч. 2 ст. 265 КЗоТ.

Админштраф за такое нарушение по ч. 1 ст. 41 КоАП — от 510 до 1700 грн.

А теперь самое интересное.

ВС в постановлении от 21.12.2018 г. по делу № 814/2156/16* пришел к выводу, что правонарушения, предусмотренные в ч. 2 ст. 265 КЗоТ, так же, как и правонарушение, предусмотренное в ч. 3 ст. 41 КоАП, относятся к административной ответственности.

* http://reyestr.court.gov.ua/Review/78771378

Первый апелляционный админсуд в постановлении от 30.01.2019 г. по делу № 0540/5974/18-а** пришел к выводу, что правонарушения, предусмотренные в ч. 2 ст. 265 КЗоТ, так же, как и правонарушения, предусмотренные в ч. 1 ст. 41 КоАП, тоже относятся к админответственности. Следовательно, одновременное привлечение предпринимателя к ответственности по ч. 2 ст. 265 КЗоТ и ч. 1 или ч. 3 ст. 41 КоАП является неправомерным.

** http://reyestr.court.gov.ua/Review/79499006

Следовательно, если на ФЛП будут наложены штрафы и по ч. 2 ст. 265 КЗоТ (трудовиками), и по ч. 3 ст. 41 КоАП (судом), то в этом случае можно побороться за уплату лишь одного вида штрафа (с меньшим штрафом по КоАП согласиться, а больший штраф по КЗоТ оспорить в суде). Положительные прецеденты, когда суд отказывал трудовикам в штрафе по ч. 2 ст. 265 КЗоТ на том основании, что лицо привлекли к админштрафу по ч. 3 ст. 41 КоАП, уже есть.

В завершение заметим, что в данный момент наметились определенные положительные сдвиги в вопросе снятия чрезмерного давления на субъектов предпринимательства за соблюдение законодательства о труде.

В частности, комитет по вопросам социальной политики, занятости и пенсионного обеспечения рекомендует ВРУ поддержать законопроект № 6489, суть которого заключается в снижении финансовой нагрузки на работодателей за «трудовые» нарушения. Будем надеяться, что этот вопрос для работодателей решится положительно.