Должностные инструкции: как составить, что учесть

Структура и содержание

Должностная (рабочая) инструкция — это документ, который устанавливает основные задачи, обязанности, права и ответственность работников предприятия в процессе осуществления ими своей деятельности. То есть, по сути, это документ, в котором прописывают функции и задачи работника на определенной должности (работе), взаимосвязи между должностями.

Именно с этим документом должен быть ознакомлен работник до начала работы по заключенному трудовому договору (см. ст. 29 КЗоТ).

Заметьте: по общему правилу должностные (рабочие) инструкции должны быть составлены на каждую должность (профессию), указанную в штатном расписании работодателя.

Но если есть общее правило, значит, должны быть исключения из него? — спросите вы. Совершенно верно! ☺ Документа с названием «должностная инструкция» может не быть по отдельным руководящим должностям, но только в случае если правовое положение, основные задачи, обязанности, права и ответственность по таким должностям изложены в Уставе предприятия или в Положении о структурном подразделении (см. п. 6 Общих положений Справочника № 336*, письмо Минтруда от 03.10.2005 г. № 36-508). Возьмем, к примеру, должность директора. Если в уставе предприятия были перечислены его задачи и обязанности, права и ответственность, то в этом случае директор может обойтись без должностной инструкции.

* Выпуск 1 «Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности» Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утвержденный приказом Минтруда от 29.12.2004 г. № 336.

Кстати, а знаете ли вы, когда составляют должностные, а когда — рабочие инструкции? Должностные инструкции разрабатывают для таких категорий работников:

— руководителей (исключение выше);

— профессионалов;

— специалистов;

— технических служащих.

А вот для рабочих профессий (см. разд. 6 — 9 Классификатора профессий) разрабатывают рабочие инструкции.

Ориентиром при разработке должностных (рабочих) инструкций чаще всего служит Справочник. Что это за документ? Справочник является сборником описаний профессий, систематизированных по видам экономической деятельности. Справочник состоит из отдельных выпусков, сформированных по отраслевому принципу или по основным видам экономической деятельности, производства и работ. Например, в выпуск 1 Справочника входит раздел 1 «Профессии руководителей, профессионалов, специалистов, технических служащих». Он служит основой для составления должностных инструкций для указанных категорий сотрудников.

Однако это не означает, что нужно беспрекословно руководствоваться Справочником. Предприятие вправе отступать от него, разрабатывая инструкцию под себя.

А теперь подробнее разберем, как составить должностную (рабочую) инструкцию.

Инструкция должна содержать ряд обязательных реквизитов:

1) наименование предприятия;

2) название вида документа;

3) дату составления документа и его номер;

4) место составления документа;

5) заголовок должностной (рабочей) инструкции, в котором приводится полное наименование должности (профессии) в родительном падеже в соответствии с Классификатором профессий;

6) гриф утверждения документа, включающий:

— слово «УТВЕРЖДАЮ» (заглавными буквами, без кавычек и двоеточия);

— наименование должности лица, утверждающего документ;

— подпись лица, уполномоченного утверждать документ, его инициалы и фамилию;

— дату утверждения;

7) подпись лица, составившего документ;

8) визу (внутреннее согласование документа), состоящую из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, с которым согласована инструкция, а также даты согласования;

9) подпись работника, подтверждающую факт его ознакомления с должностной (рабочей) инструкцией.

Ниже в табл. 1 приведем наименование и содержание разделов, которые может включать должностная инструкция (п. 6 Общих положений Справочника).

Таблица 1. Разделы должностной инструкции

Все перечисленные выше разделы в должностную (рабочую) инструкцию вносить не обязательно. Например, можно обойтись без раздела «Взаимоотношения (связи) по должности», если порядок взаимодействия работников подразделений отражен в Положениях об этих структурных подразделениях.

Можно не включать в должностную инструкцию и раздел «Квалификационные требования», если информацию об уровне образования, квалификации, специальности, необходимом стаже работы будет указана в разделе «Общие положения».

Теперь что касается рабочих инструкций. Они обычно состоят из 5 разделов (п. 6 Общих положений разд. 2 Выпуска 1 Справочника). Перечислим их в табл. 2.

Таблица 2. Разделы рабочей инструкции

При необходимости рабочая инструкция может быть дополнена разделами «Общие положения», «Примеры работ», «Взаимоотношения (связи) по профессии».

Теперь остановимся подробнее на условиях, которые можно (если в этом есть необходимость) включать в должностную (рабочую) инструкцию. И отдельно выделим те, которые, наоборот, включать не стоит.

Что включаем, а что нет

Можно. При необходимости задачи и обязанности, включенные Справочником в типовую квалификационную характеристику той или иной должности, можно распределить между отдельными исполнителями. Такое распределение довольно активно применяется на крупных предприятиях.

Возможна и обратная ситуация, когда круг задач и обязанностей отдельных работников можно расширить поручением им работ, предусмотренных для разных групп должностей (профессий), равных по сложности (или меньшей сложности), выполнение которых не требует другой специальности, квалификации.

Например, работодатель может в должностную инструкцию инспектора по кадрам (код КП 3423) включить обязанности по ведению воинского учета. Обратите внимание на плюсы: при таком варианте инспектору по кадрам не придется доплачивать сверх установленного оклада за «военную» нагрузку. Ведь он будет заниматься ею в рамках своих должностных обязанностей.

А вот если «военные» обязанности возложить на инспектора по кадрам в виде дополнительной нагрузки отдельным приказом, то за их выполнение придется установить доплату (см. письмо Минсоцполитики от 09.02.2018 г. № 227/0/101-18/281).

И еще момент. Предприятиям, которые работают или планируют перейти на модельный устав, нужно учесть положения п. 37 Модельного устава**. Он предусматривает правила замены единоличного директора/главы дирекции в случае его смерти. Так, среди кандидатов на замену (до избрания нового должностного лица):

** Модельный устав общества с ограниченной ответственностью, утвержденный постановлением КМУ от 27.03.2019 г. № 367.

— заместитель директора или старший по возрасту член дирекции;

— главный бухгалтер (если отсутствует или вакантна должность заместителя);

— работник ООО с самой высокой заработной платой, начисленной за последний полный календарный месяц, предшествующий месяцу, в котором умер директор/глава дирекции. Если двум и более работникам начислена одинаковая зарплата, то заменять умершего придется старшему по возрасту сотруднику.

Для того, чтобы реализовать на практике эту норму и не идти вразрез с требованиями КЗоТ, надо заранее прописать в должностной инструкции претендента на замену соответствующие положения.

Какие условия включать нельзя. Должностные (рабочие) инструкции не должны включать условия, которые ограничивают права и социальные гарантии работников, предоставленные им трудовым законодательством.

Если дискриминационные условия прямо или косвенно все же будут включены в должностную инструкцию, они считаются недействительными.

Например, вы можете указать в должностной инструкции работника, что в его обязанности входит, в частности, закупка товаров, работ, услуг для нужд предприятия. Но не имеете права прописывать требование о закупке за счет собственных денежных средств работника. Этим вы нарушаете ст. 9 КЗоТ.

Также должностные (рабочие) инструкции не должны содержать нормы о штрафах за нарушение трудовой дисциплины. Это противозаконно.

Готовую должностную (рабочую) инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения или подготовивший ее специалист. Затем инструкцию согласовывают с начальником отдела труда и заработной платы, заместителем директора по подчиненности и юрисконсультом, после чего ее утверждает руководитель предприятия. Утвержденную должностную (рабочую) инструкцию доводят до сведения работника под подпись.

Оформляют должностную инструкцию в двух экземплярах.

Один экземпляр инструкции хранят в отделе кадров предприятия, а второй передают работнику.

Заметим, что образец должностной инструкции на примере должности кассира можно посмотреть в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 41, с. 12.

Вносим изменения. Нужно внести изменения в должностную (рабочую) инструкцию? Это может потребоваться, например, в случае перераспределения обязанностей между работниками в связи с сокращением численности либо рациональным распределением труда. Изменения вносят на основании приказа руководителя предприятия и с согласия работника.

Ответственность

За отсутствие должностных (рабочих) инструкций по должностям (профессиям), предусмотренным штатным расписанием, предприятию может грозить «трудовой» штраф в размере одной минимальной заработной платы (сегодня — 4173 грн.) на основании абзаца восьмого ч. 2 ст. 265 КЗоТ (прочие нарушения трудового законодательства).

Заметим, что штраф за нарушения, которые можно квалифицировать как «нарушение других требований трудового законодательства», если они будут выявлены одновременно, применяется за все нарушения вместе (а не за каждое отдельно).

А должностные лица предприятия могут быть привлечены к административной ответственности согласно ст. 41 КоАП. В общем случае размер админштрафа составляет от 510 до 1700 грн.