Как выдать аванс на загранкомандировку, если нет валютного счета

Валюта на командировку — только со счета

Операции по выплате/возврату средств на загранкомандировку относят к операциям, осуществляемым по текущему счету субъекта хозяйствования¹ (СХ) (п.п. 16 п. 109 Положения № 5²). Проводить расчеты по обеспечению расходов на командировку работников за границу СХ могут и с использованием наличной иностранной валюты, снятой для этих целей с собственных текущих счетов (п. 42 Положения № 2³). А вот торговля иностранной валютой в наличной форме (валютно-обменные операции) осуществляется только между уполномоченными учреждениями (в том числе банками) и физлицами (п. 13 Положения № 1⁴).

¹ К ним относят резидентов-юрлиц, физлиц-предпринимателей, представительства юрлиц-нерезидентов.

² Утверждено постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 г. № 5.

³ Утверждено постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 г. № 2.

⁴ Утверждено постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 г. № 1.

То есть, как и прежде,

Приобрести валюту можно только через банк и только при наличии валютного счета, документально подтвердив планируемые расходы (п.п. 1 п. 56 Положения № 5).

За нарушение валютных правил грозит штраф в размере до 100 % суммы операции, проведенной с нарушением валютного законодательства (ч. 4 ст. 14 Закона № 2473⁵). Эта мера воздействия может быть применена фискалами в течение 6 месяцев со дня выявления нарушения, но не позднее чем через 3 года со дня его совершения (ч. 2 ст. 15 Закона № 2473).

⁵ Закон Украины «О валюте и валютных операциях» от 21.06.2018 г. № 2473-VIII.

Предусмотрена и админответственность:

— за нарушение порядка осуществления валютных операций — в размере от 17000 до 51000 грн. (ст. 162¹ КоАП);

— за нарушение порядка расчетов при осуществлении операций купли-продажи валюты — в размере от 51 до 102 грн. За повторное аналогичное нарушение в течение года — от 102 до 255 грн. (ст. 155¹ КоАП).

Протокол о таком админнарушении составляют налоговики (п. 1 ст. 255 КоАП), а рассматривает дело и налагает штраф суд (ст. 221 КоАП).

А можно без аванса?

Работодатель обязан выплатить командированному работнику денежный аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, найма жилого помещения и суточные расходы. Об этом сказано в ст. 121 КЗоТ. Поэтому направлять работника в командировку без выдачи аванса — значит нарушать трудовое законодательство.

Подтверждение этому находим в письмах Минфина от 23.07.2009 г. № 31-26030-13-25/20122 и Минсоцполитики от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13.

Выявить такое нарушение могут инспекторы труда в ходе проверки. За невыдачу аванса:

— работодателю грозит трудовой штраф в размере одной минимальной заработной платы (на сегодня — 4173 грн.) в соответствии с абзацем восьмым ч. 2 ст. 265 КЗоТ;

— должностным лицам предприятия (ФЛП) — в общем случае админштраф от 510 до 1700 грн. (см. ч. 1 и 2 ст. 41 КоАП).

Выдаём в гривне

Поскольку приобретать валюту без валютного счета предприятию запрещено, а выдать работнику аванс необходимо, можно выдать его в гривне.

Ведь КЗоТ не содержит норм, которые бы обязывали выдавать работнику аванс именно в иностранной валюте. Нет каких бы то ни было ограничений на этот счет и в НКУ (загранкомандировочные расходы, проавансированные гривней, отражают в налоговом учете в общем порядке). Необходимость обеспечения командированных за границу работников именно валютой (страны, в которую направлен работник, или свободно конвертируемой) на нормативном уровне закреплена только для бюджетников (см. п. 5 разд. III Инструкции № 59⁶, п. 5 постановления № 98⁷). Так что хозрасчетники решают этот вопрос самостоятельно и прописывают свое решение в Положении о командировках.

⁶ Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

⁷ Постановление КМУ от 02.02.2011 г. № 98.

Гривневый аванс на загранкомандировку можно выдать:

— наличными денежными средствами либо

— в безналичной форме — путем перечисления на корпоративную платежную карту (КПК) или на личную карту работника.

Получив наличный аванс в гривне, работник вправе конвертировать ее в валюту любым способом: в обменке, положить на свою личную карту. В данном случае он действует не от имени предприятия, а от своего лица.

Если аванс выдан наличной гривней

В классическом варианте (если аванс на загранкомандировку выдан в иностранной валюте):

— проавансированные инвалютные загранкомандировочные расходы пересчитывают по курсу на дату выдачи аванса (поскольку именно на дату выдачи аванса происходит первоначальное признание валютной операции — возникает валютная задолженность работника перед предприятием);

— инвалютные расходы сверх суммы аванса отражаем по курсу на дату утверждения авансового отчета (ведь такая валютная сумма впервые засвечивается в учете только на эту дату).

Но в вашем случае аванс выдается в гривне. Поэтому на дату перечисления аванса пересчитывать просто нечего (нет валютной операции).

Только на дату утверждения авансового отчета появятся основания отразить в учете понесенные работником валютные расходы. Значит, и пересчитать их нужно по курсу НБУ на эту дату (подробнее об этом см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 52, с. 26).

В остальном отражение и оформление валютных командировочных расходов, проавансированных гривней, ничем не отличаются от аналогичных расходов, проавансированных иностранной валютой.

Пример 1. Работнику, направленному в загранкомандировку (продолжительность — 4 дня), выдан аванс в сумме 15000 грн. Загрансуточные на предприятии установлены в размере 1500 грн./сутки. По возвращении работник предоставил авансовый отчет, согласно которому документально подтвержденные расходы на проезд составили 250 €, расходы на проживание — 150 €. Курс НБУ на дату утверждения авансового отчета — 30 грн./€.

Таблица 1. Аванс наличной гривней и загранкомандировка

Если аванс в гривне перечислен на личную карту работника

Точно так же, как и при выдаче аванса наличными, средства считаются выданными под отчет с момента их перечисления на карту работника: Дт 372 — Кт 311. Да и вообще порядок отражения загранкомандировочных расходов при перечислении гривневого аванса на личную карту работника будет полностью идентичен изложенному в примере 1.

Если аванс перечислен на гривневую КПК

Ни зачисление средств на КПК, ни выдача КПК работнику еще не означают выдачу ему денег (аванса) под отчет. Выданными под отчет средства становятся, только когда начнут осуществляться операции с использованием КПК, т. е. при снятии работником наличных в банкомате или при проведении безналичных расчетов с применением КПК.

Именно на эту дату (дату использования КПК с возможностью конвертации) фактически произойдёт приобретение валюты для предприятия уполномоченным банком по коммерческому курсу. Поэтому в случае перечисления аванса на гривневую КПК командировочные расходы признают на дату утверждения авансового отчета, однако по курсам НБУ, действовавшим на даты авансирования работника — дни снятия наличных в банкомате или проведения работником расчетов с использованием КПК. Причем даже в тех случаях, когда снятие наличных/осуществление расчетов с использованием КПК осуществляется в один день, а покупка валюты банком и списание средств с карточного счета — в другой.

Заметьте: по «валютным» правилам такие суммы в дальнейшем не пересчитывают (курсовые разницы по ним не возникают, так как задолженность работника — немонетарная статья).

Пример 2. Директор предприятия находился в загранкомандировке с 20.05.2019 г. по 23.05.2019 г. На гривневую КПК 16.05.2019 г. перечислены денежные средства в сумме 20000 грн.

20.05.2019 г. директор оплатил с КПК 5000 грн. за билеты на проезд. А 21.05.2019 г. — $200 за проживание. Для оплаты счета банком 22.05.2019 г. были приобретены доллары США по коммерческому курсу 27,2 грн./$.

По возвращении из командировки директор составил авансовый отчет, который был утвержден 24.05.2019 г. в сумме 5000 грн. (расходы на проезд) + $200 (оплата за проживание) + 8000 грн. (суточные 2000 грн. х 4 дня).

Таблица 2. Использование гривневой КПК в загранкомандировке

Если осталась непотраченная валюта

Может случиться так, что работник за границей снял с гривневой КПК валюту, но потратил ее не полностью. Как быть с таким непотраченным валютным остатком?

Поскольку предприятие валютного счета не имеет, то можно принять от работника валюту и оставить ее в кассе (кстати, в таком случае немонетарная задолженость работника трансформируется в монетарную, то есть на дату погашения её нужно будет пересчитать). Например, до следующей командировки. Или до момента, когда предприятие надумает открыть валютный счет. Если же вы не хотите возиться с валютой, то остаток неиспользованной суммы работник может вернуть в гривнях до или вместе с авансовым отчетом (п.п. 170.9.2 НКУ).

А чтобы такой ситуации не возникло, еще до командировки лучше попросите работника снимать инвалютную наличность (сверх размера суточных) с осторожностью — под конкретные расходы. Или оплачивать их в командировке посредством КПК.