Все по плечу: дополнительная нагрузка на работника

Допнагрузка: есть варианты

В действующем законодательстве предусмотрено всего 4 способа, с помощью которых работодатель может привлечь работника к выполнению дополнительных обязанностей:

1) выполнение обязанностей временно отсутствующего работника;

2) временное заместительство;

3) совмещение профессий (должностей);

4) расширение зоны обслуживания, увеличение объема выполняемых работ.

Каждый из этих способов имеет свои особенности. Чтобы понять, какой из них выбрать именно вам, нужно выяснить причину, по которой вы хотите «нагрузить» работника новыми обязанностями. К примеру, один из коллег работника ушел в отпуск и его нужно подменить или идет поиск нового сотрудника, обязанности которого нужно выполнять уже сейчас. Определиться с выбором вам поможет рисунок ниже.

Как привлечь работника к выполнению дополнительных обязанностей

Порядок оформления перечисленных способов, а также условия их оплаты регламентируют КЗоТ, Генеральное соглашение на 2016 — 2017 годы, постановление № 1145, Разъяснение № 30/39 и Инструкция № 53-ВЛ*.

* Генеральное соглашение от 23.08.2016 г., постановление Совмина СССР «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» от 04.12.81 г. № 1145, Разъяснение Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС «О порядке оплаты временного заместительства» от 29.12.65 г. № 30/39, Инструкция по применению постановления № 1145, утвержденная Госкомтруда, Минфином СССР и ВЦСПС от 14.05.82 г. № 53-ВЛ соответственно.

И хотя последние три нормативных документа приняты еще во времена СССР, однако отдельные их положения продолжают действовать в части, не противоречащей законодательству Украины (постановление ВРУ от 12.09.91 г. № 1545-ХІІ, письмо Минсоцполитики от 29.04.2013 г. № 61/06/186-13 и письмо Минтруда от 25.03.2010 г. № 319/13/84-10).

Ну а теперь давайте рассмотрим, что же собой представляет каждый из указанных способов.

Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Специфика. Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника предполагает, что работник предприятия наряду со своей основной работой, предусмотренной трудовым договором, будет выполнять в течение рабочего дня (рабочей смены) обязанности временно отсутствующего работника (ст. 105 КЗоТ и п. 2 постановления № 1145). То есть коллеги, который временно отсутствует в связи с болезнью, отпуском, командировкой или по другим уважительным причинам и за которым сохраняется место работы (должность).

Отличительные черты такого способа — это то, что подменяющий работник:

1) на время выполнения чужой работы не освобождается от своей основной работы, которая предусмотрена его трудовым договором;

2) выполняет дополнительные обязанности в течение рабочего дня (смены) с соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени, установленной КЗоТ.

Поэтому, выбирая работника, обязательно учтите его профессиональную подготовку, уровень знаний и наличие времени для выполнения дополнительных обязанностей. Их должно быть достаточно, чтобы справиться с такой нагрузкой. Обычно на эту роль подходят коллеги отсутствующего работника, либо его руководитель (заместитель руководителя).

Как оформить? В общем случае исполнение обязанностей временно отсутствующего работника допускается только с согласия работника, который будет эти обязанности выполнять.

Наименее проблематичный способ — это когда работник подает работодателю соответствующее заявление. Затем на его основании руководитель издает приказ (распоряжение), в котором указывает должность (профессию), по которой работник будет выполнять допработу, период ее выполнения, конкретные объемы и размер установленной доплаты. С приказом ознакомьте работника под подпись.

Записи о выполнении обязанностей временно отсутствующего работника:

— в трудовую книжку и личную карточку № П-2 не вносят;

— в табеле учета использования рабочего времени не отражают.

Как оплатить? За выполнение обязанностей временно отсутствующего работника заменяющему работнику положена доплата (ст. 105 КЗоТ).

Размер такой доплаты устанавливают в коллективном договоре, заключенном на предприятии, в пределах его финансовых возможностей (в зависимости от сложности, характера, объема выполняемых работ, расходов основного рабочего времени), но с соблюдением норм и гарантий, установленных действующим законодательством, генеральным, отраслевыми или региональными соглашениями (ч. вторая ст. 105 КЗоТ).

Если говорить о тех работодателях, на которых распространяется Генеральное соглашение на 2016 — 2017 годы**, то в его приложении 3 предусмотрено, что за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника производится

** Его действие распространяется на весь период до принятия нового генерального соглашения.

Для предприятий, которые при заключении Генерального соглашения не были представлены уполномоченными представителями ни со стороны собственника, ни со стороны профсоюза, обязательными являются расценки, тарифные сетки, схемы должностных окладов, которые зафиксированы в коллективном договоре или Положении об оплате труда.

Отдельно остановимся на ситуации, когда условие о выполнении обязанностей временно отсутствующего работника изначально прописано в должностной инструкции другого работника. Например, в должностной инструкции заместителя главного бухгалтера по расходам указано, что в период отсутствия на работе бухгалтера по заработной плате он выполняет его обязанности.

В этом случае приказ о возложении допобязанностей не издают и, соответственно, доплату за их выполнение не проводят.

Как облагать? Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника входит в фонд дополнительной заработной платы (п.п. 2.2.1 Инструкции № 5*).

* Утверждена приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.

А значит, сумму такой доплаты в составе общей суммы зарплаты облагаем НДФЛ и ВС и взимаем с нее ЕСВ.

Временное заместительство

Специфика. Частным случаем выполнения обязанностей временно отсутствующего работника является временное заместительство.

Временным заместительством считают выполнение служебных обязанностей по должности временно отсутствующего работника с освобождением от выполнения своих должностных обязанностей (абзац первый п. 1 Разъяснения № 30/39).

В письме от 21.07.2011 г. № 590/13/84-11 Минсоцполитики уточняет, что временное заместительство — это выполнение служебных обязанностей по более ответственной должности временно отсутствующего работника, когда это связано с производственной необходимостью или с распорядительными функциями, работником, работающим на том же предприятии.

То есть идет речь о временном заместительстве руководителей всех уровней (предприятий, производств, цехов, отделов и т. д.), которые отсутствуют в связи с болезнью, отпуском, командировкой или по другим причинам, и при этом за ними сохраняется место работы (должность).

Внимание! Назначать работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается (п. 2 Разъяснения № 30/39).

Исключительный случай — когда для назначения работника на должность требуется согласие вышестоящего органа управления. При этом процедура утверждения в должности не должна превышать двух месяцев.

Важно! Замещающий работник в период заместительства выполняет исключительно чужие (!) обязанности.

(см. письмо Минсоцполитики от 19.04.2011 г. № 126/06/186-11). Ведь объем обязанностей на руководящей должности значительно больше и требует от работника более высокой квалификации и опыта.

При этом за работником — временным заместителем сохраняется должность, на которую он принят согласно трудовому договору.

Как оформить? Решение о назначении работника временно исполняющим обязанности по соответствующей должности принимается непосредственно руководителем учреждения.

Опять-таки, дабы избежать ненужной волокиты, лучше «идти от работника». То есть работник пишет заявление с просьбой назначить его временно исполняющим обязанности, затем оформляется приказ (распоряжение) о назначении временно исполняющим обязанности, с которым ознакомляют работника под подпись.

Записи о временном заместительстве:

— в трудовую книжку и личную карточку № П-2 не вносят;

— в табеле учета использования рабочего времени не отражают.

Сообщать органам ГФСУ о временном заместителе (отправлять Уведомление) не нужно, так как временное заместительство не считается приемом на работу (постановление КМУ от 17.06.2015 г. № 413).

Как оплатить? За период временного замещения подменяющему работнику выплачивают доплату в размере разницы между его фактическим и должностным окладом (без персональной надбавки) работника, которого он замещает (абзац второй п. 1 Разъяснения № 30/39).

Внимание! Не имеют права на такую доплату согласно п. 1 Разъяснения № 30/39:

— штатные заместители руководителя или его помощники (при отсутствии должности заместителя) в случае, если они временно замещают такого руководителя (письмо Минсоцполитики от 27.01.2015 г. № 73/13/84-15);

— главные инженеры предприятий в период временного замещения руководителя.

Несмотря на это, хозрасчетные предприятия имеют полное право в коллективном договоре предусмотреть выплату разницы в окладах и штатным заместителям, и помощникам руководителя (ст. 13 КЗоТ, ст. 7 Закона Украины «О коллективных договорах и соглашениях» от 01.07.93 г. № 3356-XII).

Также замещающему работнику (письмо Минсоцполитики от 21.07.2011 г. № 590/13/84-11):

— начисляются премии на условиях и в размерах, установленных по должности работника, которого замещают. При этом премия начисляется на должностной оклад работника, замещающего отсутствующего начальника, и на разницу в окладах;

— выплачиваются доплаты и надбавки в том размере, в котором выплачивались до назначения на временное заместительство (например, надбавка за выслугу лет или надбавка за высокие достижения в труде). А вот персональные доплаты и надбавки, установленные лицу, которого он замещает, ему не выплачиваются.

Как облагать? Доплата (разница в окладах) входит в фонд оплаты труда (пп. 2.2.1 и 2.2.2 Инструкции № 5). А значит, эти суммы в составе заработной платы работника — временного заместителя вы облагаете НДФЛ и ВС, а также взимаете с них ЕСВ.

Совмещение профессий (должностей)

Специфика. Совмещение профессий (должностей) предполагает, что работник наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, соглашается выполнять дополнительную работу по другой профессии (должности) у одного и того же работодателя в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня (рабочей смены) (п. 2 постановления № 1145 и п. 1 Инструкции № 53-ВЛ).

То есть отличительными чертами этого способа будет то, что:

Например, в случае увольнения кого-то из сотрудников или введения в штатное расписание новой должности, увеличения количества штатных единиц по имеющейся должности (профессии).

При отсутствии вакансии совмещение невозможно (письмо Минсоцполитики от 12.01.2016 г. № 10/06/186-16 и письмо Минтруда от 21.06.2010 г. № 514/13/155-10);

2) работник, совмещающий должности, не освобождается от своей основной работы, предусмотренной трудовым договором;

3) дополнительные обязанности по совмещаемой профессии (должности) работник выполняет в рамках рабочего времени (смены) по основному месту работы.

Заметьте: ч. 1 ст. 21 КЗоТ позволяет сторонам трудового договора самостоятельно решать, какую работу будет выполнять работник, и не содержит никаких исключений в отношении совмещения профессий.

В то же время совмещение профессий (должностей) возможно только в тех случаях, когда работник по своей квалификации может обеспечить качественное выполнение как основной, так и совмещаемой (дополнительной) работы.

Как оформить? Инициатором установления совмещения профессий (должностей) может быть как работник, так и работодатель.

Если инициатива исходит от работника, то здесь все проще простого. Он подает работодателю соответствующее заявление. Если последний не возражает, то издает приказ (распоряжение) об установлении совмещения профессий (должностей), с которым ознакомляет работника под подпись.

Все гораздо сложнее, если инициатор — работодатель. Все дело в том, что введение совмещения профессий (должностей) считается изменением существенных условий труда, поэтому оно возможно, только если (ч. 3 ст. 32 КЗоТ):

а) вызвано изменениями в организации производства и труда;

б) работник был уведомлен (желательно в письменной форме) о введении совмещения профессий (должностей) не позднее чем за два месяца.

Если оба указанных условия соблюдены, но работник не соглашается на совмещение профессий (должностей), трудовой договор с ним может быть прекращен на основании п. 6 ст. 36 КЗоТ (ср. ).

Учитывая изложенное, самый простой способ установить совмещение — сделать так, как будто работник сам попросил установить его. ☺

Важно! Записи о совмещении профессий (должностей):

— в трудовую книжку не вносят;

— в личную карточку № П-2 не записывают (но и отражение таких записей в личной карточке № П-2 нарушением не будет);

— в табеле учета использования рабочего времени не отражают.

Кроме того,

Поэтому сообщать органам ГФСУ о совмещении (отправлять Уведомление) не нужно (письмо ГФСУ от 18.10.2015 г. № 22502/6/99-99-13-02-03-15).

Как оплатить? За совмещение профессий (должностей) работникам положена доплата (ст. 105 КЗоТ).

Ее размер работодатели устанавливают самостоятельно на условиях, предусмотренных коллективным договором.

Обращаем внимание тех из них, кто подписывал Генеральное соглашение на 2016 — 2017 годы. В его приложении 3 предусмотрено, что доплата за совмещение профессий (должностей) одному работнику не ограничивается максимальным размером и устанавливается в пределах экономии фонда заработной платы по тарифной ставке (окладу) по совмещаемой должности работника.

В случае, если на предприятии не заключен коллективный договор, оплата труда за совмещение профессий может устанавливаться в Положении об оплате труда.

Как облагать? Доплата за совмещение профессий (должностей) входит в состав фонда дополнительной заработной платы согласно п.п. 2.2.1 Инструкции № 5. Это означает, что ее сумма в составе заработной платы облагается НДФЛ и ВС, а также с нее взимается ЕСВ.

Расширение зоны обслуживания (увеличение объема работы)

Специфика. Расширение зоны обслуживания или увеличение объема выполняемых работ предполагает выполнение работником наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности (п. 1 Инструкции № 53-ВЛ).

Можно сказать, что этот способ выполнения дополнительных обязанностей схож с совмещением профессий (должностей). Единственное отличие в том, что при расширении зоны обслуживания (увеличении объема выполняемых работ) работник выполняет дополнительные функции в рамках одной должности (профессии) (т. е. должности, на которую он был принят согласно трудовому договору).

Как оформить? Расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемой работы) работника по инициативе работодателя возможно

(1) с согласия работника и

(2) с учетом требований ч. 3 ст. 32 КЗоТ (предполагает уведомление работника за 2 месяца до расширения зоны обслуживания).

Поэтому лучше, чтобы инициатором был работник. Тогда процедура упрощается до «работник подал заявление — отдел кадров оформил приказ — ознакомили работника под подпись».

Записи о таких допобязанностях:

— в трудовую книжку и личную карточку № П-2 не вносят;

— в табеле учета использования рабочего времени не отражают.

Как оплатить? За расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) производится доплата.

Размер доплаты в каждом конкретном случае работодатель устанавливает самостоятельно с учетом положений коллективного договора и отражает его в соответствующем приказе (распоряжении).

Если на предприятие распространяется действие Генерального соглашения на 2016 — 2017 годы, то размер доплаты за расширение зоны обслуживания или увеличение объема выполняемых работ одному работнику не ограничивается и определяется наличием экономии по тарифным ставкам и окладам, которые могли бы выплачиваться при условии соблюдения нормативной численности работников.

Как облагать? Доплата за расширение зоны обслуживания или увеличение объема выполняемых работ включается в фонд оплаты труда согласно п.п. 2.2.1 Инструкции № 5. Такая выплата в составе заработной платы облагается НДФЛ и ВС. Также она служит базой для взимания ЕСВ.

Чтобы вам легче было сориентироваться в характеристиках каждого из рассмотренных способов, сведем все их отличительные черты в таблицу.

Способы возложения на работника дополнительных обязанностей