Документирование кассовых операций

Где есть операции с наличностью, там быть и документальному оформлению таких операций. В случае когда наличные расчеты осуществляются через кассу предприятия, документами, подтверждающими выдачу либо получение наличных денежных средств, могут быть ПКО и РКО, а также ведомость на выплату наличности. В этом разделе спецвыпуска будем разбирать правила и порядок оформления таких документов, а также нюансы заполнения «кассовых» учетных регистров. Кроме того, здесь же расскажем об исправлении ошибок в кассовой документации.

4.1. Документооборот в кассе: кассир ↔ бухгалтер

«Кассовый» документооборот находится «под опекой» бухгалтера и кассира. В обязанности именно этих работников входят выписка и сопровождение кассовых документов на всех этапах их «жизнедеятельности». И здесь важно разграничивать, какие конкретно обязанности выполняет бухгалтер, а какие — кассир. К сожалению, законодательство в отношении этого вопроса немногословно. Порядок распределения таких обязанностей Положением № 148 четко не регламентирован. Однако из содержания этого документа все же можно сделать определенные выводы о том, что именно при работе с наличными входит в обязанности бухгалтера предприятия, а какие функции возложены на кассира. Поэтому давайте разбираться.

Начнем с бухгалтера, ответственного за учет кассовых операций и работу с кассовыми документами. Так, в его обязанности входят выписка и оформление кассовых ордеров*. На это указывает абзац первый п. 32 Положения № 148.

* Заметим, что обязанности по оформлению кассовых ордеров могут быть возложены и на другое ответственное лицо предприятия, в том числе на кассира.

После оформления кассовых ордеров бухгалтер передает их на подпись соответствующим должностным лицам. Так, эти документы должны подписать:

— ПКО — главный бухгалтер или другое лицо, уполномоченное руководителем предприятия**;

** Руководитель предприятия определяет перечень должностей и количество должностных лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, соответствующим внутренним распорядительным актом (п. 45¹ Положения № 148).

— РКО — руководитель предприятия и главный бухгалтер либо другое лицо, уполномоченное руководителем предприятия**. Исключение составляет случай, когда на прилагаемых к РКО документах (заявлениях, счетах и т. п.) стоит разрешительная надпись руководителя предприятия. В таком случае его подпись на РКО не обязательна (абзац второй п. 26 Положения № 148).

Бухгалтер до передачи кассовых ордеров в кассу предприятия регистрирует их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов*** (абзац первый п. 33 Положения № 148).

*** О заполнении этого журнала вы можете прочесть ниже в подразделе 4.7 «Журнал регистрации кассовых документов».

После получения из бухгалтерии приходных и/или расходных кассовых ордеров кассир:

— проверяет правильность их составления и выписки;

— осуществляет по ним непосредственно операции приема (выдачи) наличности;

— отражает записи по кассовым ордерам в кассовой книге (см. ниже подраздел 4.8 «Оформляем и заполняем кассовую книгу»).

Для большей наглядности действия бухгалтера и кассира при оформлении операций с наличными приведем схематично на рис. 4.1.

4.2. Оформляем кассовые документы: что нужно учесть?

При оформлении кассовых документов крайне важно все сделать правильно. Ведь при ненадлежащем оформлении таких документов кассир попросту не имеет права принимать и выдавать по ним денежные средства. Какие общие требования к составлению ПКО и расходных кассовых документов устанавливает законодательство, мы расскажем прямо сейчас.

Общие требования

Как вы уже знаете, кассовые документы выписывает бухгалтер (либо другое ответственное лицо предприятия, на которого возложена обязанность по оформлению этих документов). При этом он должен учитывать ряд требований к их составлению, предусмотренных Положением № 148. Перечислим их.

1. Приходные и расходные кассовые документы выписывают в одном экземпляре.

2. Кассовые документы заполняют любым способом, который обеспечил бы надлежащую сохранность этих записей в течение установленного для хранения документов срока* (абзац первый п. 32 Положения № 148).

* О сроках хранения кассовых документов см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 68, с. 3 и 74.

3. Кассовые документы могут быть составлены в бумажной или электронной форме. Электронные кассовые документы оформляют в соответствии с требованиями законодательства Украины в сфере электронного документооборота (абзац третий п. 23 Положения № 148).

4. В кассовых ордерах указывают основания для их составления, а также перечисляют приложенные к ним документы (абзац второй п. 32 Положения № 148).

5. В кассовых документах при указании сумм национальной денежной единицы гривни можно использовать ее графический знак (п. 36 Положения № 148).

6. Исправления в кассовых ордерах и ведомостях на выплату наличности не допускаются (абзац четвертый п. 32 Положения № 148).

7. Прием и выдачу наличности по кассовым ордерам можно осуществлять только в день их составления (абзац третий п. 32 Положения № 148). Если по оформленному кассовому ордеру наличные в кассу в течение дня получены (выданы) не были, кассир предприятия возвращает такой ордер в бухгалтерию. Бухгалтер, в свою очередь, аннулирует этот документ и делает в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов соответствующую отметку.

А вот в случае выдачи денег по ведомости на выплату наличности это требование не работает. Здесь «включаются» иные правила. Так, в соответствии с п. 18 Положения № 148 предприятия в общем случае имеют право хранить в своей кассе наличность, полученную в банке для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, а также пенсий, стипендий, дивидендов, сверх установленного лимита кассы в течение 5 рабочих дней, включая день получения наличности в банке. Если выплата, относящаяся к фонду оплаты труда, осуществляется за счет выручки, срок сверхлимитного хранения наличности в кассе — 3 рабочих дня со дня наступления сроков такой выплаты. Указанные выплаты осуществляют по ведомости на выплату наличности в течение упомянутых сроков.

8. Выдача кассовых документов на руки лицам, которые вносят или получают наличность, запрещена (абзац второй п. 32 Положения № 148).

9. Запрещено выносить кассовые документы из помещения предприятия без письменного разрешения руководителя или главного бухгалтера (абзац второй п. 35 Положения № 148).

Напомним также: корешки ПКО, по которым наличность была получена в кассу, и РКО, по которым наличность была выдана из кассы, прилагают к отчету кассира. После обработки этого отчета приходные и расходные кассовые ордера комплектуют в хронологическом порядке, нумеруют и формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел. Они хранятся в соответствии с законодательством ответственным лицом, на которое руководителем предприятия возложена эта обязанность** (абзац первый п. 35 Положения № 148).

** О хранении документов на предприятии см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 68.

Отдельно поговорим о подписях в кассовых документах.

Подписи в кассовых документах

Напомним, что кассовые документы должны быть подписаны:

— ПКО и квитанция к нему — главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это руководителем предприятия***, а также кассиром, принявшим наличные денежные средства;

*** Подпись главного бухгалтера / уполномоченного лица может быть заверена оттиском печати предприятия, если таковая имеется.

— РКО / ведомость на выплату наличности — руководителем предприятия*, главным бухгалтером (уполномоченным на это лицом), а также кассиром, выдавшим наличность из кассы, и лицом, получившим денежные средства.

* Кроме случая, когда к документу на выдачу наличности приложены заявления на выдачу наличных, расчеты и т. п., на которых есть разрешительная надпись руководителя.

Однако при реализации этого требования могут возникнуть определенные вопросы. Рассмотрим их.

Можно ли использовать факсимиле? Напомним: факсимиле представляет собой точное воспроизведение какого-либо графического оригинала, в том числе подписи, с помощью средств механического, электронного или другого копирования. Это клише, печать, при помощи которых можно многоразово воспроизводить собственноручную подпись лица. Факсимиле используют, как правило, должностные лица, в обязанности которых входит подписание большого количества документов, писем и других деловых бумаг.

В общем случае использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при совершении сделок в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства либо по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей (ч. 3 ст. 207 ГКУ).

А что говорит на этот счет «кассовое» Положение № 148?

Следовательно, при оформлении приходных и расходных кассовых ордеров, а также ведомостей на выплату наличности эти документы должны быть подписаны должностными лицами предприятия собственноручно.

О невозможности применения факсимильной подписи при оформлении кассовых документов говорилось в письме НБУ от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507.

Такого же мнения придерживались и налоговики в разъяснении из подкатегории 109.15 БЗ. Несмотря на то, что эта консультация была «привязана» к Положению № 637, полагаем, точка зрения фикскалов не изменилась, ведь в Положении № 148, как и в его предшественнике, возможность использования факсимиле не предусмотрена.

Сколько подписей должно стоять в кассовых документах при выполнении функции кассира главным бухгалтером или руководителем предприятия? Как мы уже говорили, в случае отсутствия такой штатной единицы, как кассир, его функции может выполнять главный бухгалтер или руководитель предприятия (см. подраздел 2.1 раздела «Кассир на предприятии»). Но, по нашему мнению, это не означает, что, например, на ПКО может ставиться одна подпись. Ведь круг обязанностей главбуха и кассира не совпадает.

Соответственно, ставя подпись за кассира, работник удостоверяет, что выполнил обязанности кассира, а ставя подпись за главного бухгалтера — обязанности главного бухгалтера (кроме разных обязанностей, следует помнить и о разной ответственности задействованных в документообороте должностных лиц). По крайней мере, такой подход наверняка позволит избежать обвинений в неправильном оформлении ПКО.

Эта схема работает и в случае, когда обязанности кассира выполняет руководитель предприятия. Причем на необходимость подписания руководителем предприятия кассового ордера как от лица кассира, так и от лица руководителя в такой ситуации указывают и налоговики (см. консультацию из подкатегории 109.15 БЗ).

Но учтите: ранее НБУ настаивал на том, что при наличии на предприятии должностей главного бухгалтера и кассира руководитель не имеет права единолично подписывать кассовые документы (см. письмо от 14.02.2012 г. № 11-117/708-1645**).

** На данный момент письмо отменено как утратившее актуальность.

Может ли расходные документы вместо руководителя подписывать уполномоченное им лицо? Если речь шла о подписании уполномоченным лицом документов вместо главного бухгалтера, проблем не было никаких. Формулировки пп. 25 и 26 Положения № 148 не давали фискалам повода придраться. А вот в отношении возможности проставления подписи уполномоченным лицом за руководителя предприятия вопросы на местах иногда возникали. Например, в письме ГУ ГФС в Полтавской обл. от 07.08.2018 г. № 3449/ІПК/16-31-14-04-22 налоговики указывали, что подписание РКО другим, нежели руководитель, лицом не предусмотрено.

Однако с 15.02.2019 г. в Положении № 148 появился п. 45¹, который должен пресечь такие нападки со стороны фискалов. В соответствии с указанной нормой руководитель предприятия для обеспечения оптимального процесса документооборота и контроля может внутренним распорядительным актом определить соответствующий перечень должностей и количество должностных лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. И здесь не уточняется, за главбуха или за руководителя предприятия будут ставить подписи уполномоченные лица.

При этом учтите, что в такой ситуации в ПКО или РКО следует указывать фамилию и инициалы фактического подписанта. Этого прямо требуют налоговики в письмах ГФСУ от 13.07.2018 г. № 3102/6/99-99-14-05-01-15/ІПК и от 15.05.2018 г. № 2144/6/99-99-14-05-01-15/ІПК.

4.3. Порядок заполнения ПКО

Когда общие вопросы выяснены, пора приниматься за рассмотрение нюансов заполнения отдельных кассовых документов. Начнем с ПКО.

Типовая форма приходного кассового ордера № КО-1 приведена в приложении 2 к Положению № 148. О том, какие реквизиты предусмотрены в ПКО и как они должны быть заполнены, чтобы кассир мог получить по нему наличные, вы узнаете из табл. 4.1.

Таблица 4.1. Порядок заполнения реквизитов ПКО

Обратите внимание:

Напомним, что в общем случае составление ПКО — это обязанность бухгалтера. В свою очередь, кассир после получения такого документа из бухгалтерии должен проверить (п. 34 Положения № 148):

— наличие и подлинность подписи главного бухгалтера или другого уполномоченного руководителем лица;

— правильность оформления ПКО и наличие всех реквизитов;

— наличие перечисленных в графе «Додатки» приложений.

В случае невыполнения требований, предъявляемых к порядку заполнения ПКО, кассир возвращает этот документ в бухгалтерию для соответствующего оформления.

Если же в результате проверки ПКО выясняется, что он оформлен с соблюдением всех указанных требований, то кассир:

— принимает денежные средства в кассу;

— подписывает ордер;

— выдает квитанцию к ПКО на руки лицу, сдавшему деньги.

ПКО, по которому получена наличность, прилагают к отчету кассира.

Порядок заполнения ПКО проиллюстрируем на примере.

Пример 4.1. 13.05.2019 г. начальник административно-хозяйственного отдела Кириленко Д. Ю. возвращает в кассу ООО «Лагуна» неизрасходованный остаток денежных средств (в сумме 156,20 грн.), выданных ему ранее под отчет на хозяйственные нужды.

Бухгалтер предприятия составил ПКО, на основании которого кассир принял эту сумму в кассу предприятия.

Как в этом случае следует заполнить ПКО (типовая форма № КО-1), покажем ниже.

Учтите: согласно п. 4.1 Методрекомендаций № 210 при проведении проверок соблюдения кассовой дисциплины на предприятиях контролирующие органы обращают внимание на правильность заполнения всех реквизитов ПКО. В частности, они проверяют наличие соответствующих дат, номеров, сумм, оснований для выписки кассовых документов, наличие подписей должностных лиц и т. д.

4.4. Порядок оформления РКО

Теперь рассмотрим порядок оформления РКО.

Типовая форма расходного кассового ордера № КО-2 содержится в приложении 3 к Положению № 148. Перечень обязательных реквизитов РКО и порядок их заполнения приведем в табл. 4.2.

Таблица 4.2. Порядок заполнения реквизитов РКО

Прежде чем подписать РКО и выдать по нему денежные средства, кассир обязан проверить:

— правильность его оформления и наличие всех реквизитов;

— наличие и подлинность подписей соответствующих должностных лиц;

— наличие перечисленных в РКО приложений.

На основании результатов такой проверки он принимает решение о возможности выплаты денег. Если хотя бы одно из указанных требований не выполнено, кассир возвращает документы в бухгалтерию для соответствующего оформления.

Претензий к оформлению РКО нет? Кассир выдает денежные средства из кассы предприятия, подписывает ордер и на всех приложенных к нему документах ставит оттиск штампа или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год). РКО, по которому наличность была выдана из кассы, прилагается к отчету кассира.

Лучше разобраться в заполнении РКО поможет пример.

Пример 4.2. Руководителем предприятия издан приказ от 07.05.2019 г. № 31 о командировании заместителя директора ООО «Лагуна» Коваленко Д. С. и выплате ему аванса на командировку. На этом основании 13.05.2019 г. бухгалтер предприятия составил РКО на сумму 3000,00 грн. и зарегистрировал его в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов под № 24. Кассир выдал денежные средства из кассы.

Как заполнить РКО в такой ситуации, покажем ниже.

Отдельно рассмотрим нюансы оформления РКО, составленных на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача наличных по ведомостям, электронным платежным средствам, сдача наличности в банк), на примере самостоятельной сдачи кассиром предприятия наличности в банк.

Так, в строке «Видати» нужно указать Ф. И. О. кассира, который сдает наличку (см. письмо НБУ от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326).

В строке «Підстава» указывают основание для выдачи наличных средств из кассы предприятия, например: «выручка на текущий счет...», «депонированная заработная плата» и т. п. с необходимой для предприятия степенью детализации.

Ее при сдаче в банк наличности заполнять не нужно. Так, в абзаце пятом п. 32 Положения № 148 сказано, что в РКО, которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (в том числе на сдачу наличности в банк), реквизиты «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача» и данные документа, удостоверяющего личность получателя, не заполняются.

Вместе с тем нам не совсем понятно, что НБУ имел в виду, говоря о незаполнении реквизита «Сума». На наш взгляд, сумма может не заполняться только в реквизите «Одержав». А вот отдельный реквизит «Сума», где указывается сумма выданной из кассы наличности цифрами и прописью, полагаем, заполнить необходимо.

Какие документы в этом случае будут подтверждать, что наличность сдана для зачисления на банковский счет предприятия, вы можете узнать из табл. 3.3 в разделе «Общие вопросы осуществления кассовых операций». Но учтите, что эти документы не являются приложением к РКО.

Других особенностей заполнения «обобщающих» РКО законодательство не устанавливает.

Пример заполнения такого РКО вы можете увидеть ниже в подразделе 4.6.

4.5. Выдача наличных по ведомости

Пришло время основательно поговорить о неоднократно упоминаемой нами ранее ведомости на выплату наличности. Она наряду с кассовыми ордерами, расчетными документами, квитанциями программно-технических комплексов самообслуживания является кассовым документом (п.п. 11 п. 3 Положения № 148).

Типовая форма ведомости на выплату наличности приведена в приложении 1 к Положению № 148.

Ведомость, как и РКО, применяют для выдачи наличности из кассы (абзац первый п. 26 Положения № 148). При этом ведомость, как правило, оформляют всякий раз, когда нужно произвести ту или иную выплату сразу нескольким работникам или даже лицам, не состоящим с предприятием в трудовых отношениях.

Имейте в виду: выдачу наличных лицам, которых нет в штатном расписании предприятия, осуществляют по отдельной ведомости (абзац третий п. 27 Положения № 148).

Кроме того, обычно отдельные ведомости открывают на каждое структурное подразделение предприятия, а также на каждый вид выплат.

Порядок оформления ведомости на выплату наличности представим в табл. 4.3.

Таблица 4.3. Порядок заполнения реквизитов ведомости на выплату наличности

Должным образом оформленную ведомость передают на подпись главному бухгалтеру и руководителю предприятия. Далее она «переправляется» в кассу для выплаты наличности.

После получения оформленной ведомости на выплату наличности кассир обязан проверить:

— наличие на документах и подлинность соответствующих подписей (главного бухгалтера и руководителя);

— правильность оформления ведомости и наличие всех ее реквизитов.

Если хотя бы одно из требований, предъявляемых к оформлению ведомости на выплату наличности, не выполнено, кассир должен вернуть ее в бухгалтерию для соответствующего переоформления (абзац пятый п. 34 Положения № 148).

Ведомость оформлена правильно? Тогда кассир на ее основании выплачивает из кассы предприятия причитающиеся соответствующим лицам суммы средств.

Интересный момент! На практике случается, что налоговики предъявляют требование об указании в ведомости на выплату наличности суммы прописью каждым получателем, угрожая немалыми штрафами. При этом они ссылаются на первые два предложения п. 27 Положения № 148. Процитируем их:

«Кассир требует предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность..., в случае выдачи отдельным физическим лицам наличных (в том числе работникам учреждения/предприятия) по расходному кассовому ордеру или расходной ведомости, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан. Физическое лицо расписывается в расходном кассовом ордере или расходной ведомости о получении наличных с указанием полученной суммы (гривен — прописью, копеек — цифрами)».

Из процитированной нормы действительно можно сделать вывод, что расписывать сумму работникам необходимо всегда — независимо от того, по РКО или по ведомости они получают наличку. Но! На этом п. 27 Положения № 148 не заканчивается. Дальше идет еще одно предложение, которое налоговики предпочитают «не заметить». В нем сказано: «получатели предъявляют паспорта или документы, их заменяющие, если расходная ведомость составлена на выдачу наличных нескольким лицам, и расписываются в соответствующей графе документа».

Из этого следует, что

А вот сумма прописью и данные паспорта / другого документа получателя, по всей видимости, нужны, только если выдача осуществляется по РКО или по ведомости, составленной на одного человека (отдельное физическое лицо).

Конечно, на одно лицо обычно составляют РКО. Но теоретически составить ведомость тоже можно. Главное, чтобы осуществляемая по такой ведомости выплата не носила одноразовый характер*.

* Напомним: одноразовые выдачи средств на выплаты, связанные с оплатой труда, отдельным лицам следует осуществлять с использованием РКО (п. 30 Положения № 148).

Но в любом случае штрафные санкции за нерасписывание в ведомости каждым лицом сумм полученных им денежных средств применяться не должны. Более подробно об этом см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 12, с. 26.

После осуществления выплат по ведомости или по истечении установленного срока выплаты кассир должен выполнить следующие действия (п. 31 Положения № 148):

1) в ведомости на выплату наличности напротив фамилий лиц, не получивших причитающуюся им сумму, в графе «Підпис про одержання» поставить штамп или сделать запись «Депонировано»;

2) указать фактически выплаченную и неполученную сумму заработной платы (другого дохода), подлежащую депонированию (прописью и цифрами), сверить эти суммы с общим итогом по ведомости. Когда все реквизиты ведомости заполнены, кассир заверяет ее своей подписью;

3) составить реестр депонированных сумм, в котором ведется аналитический учет расчетов по депонированной заработной плате по каждой неполученной сумме отдельно. Форма реестра приведена в Методических рекомендациях о применении регистров бухгалтерского учета, утвержденных приказом Минфина от 29.12.2000 г. № 356;

4) сделать запись в кассовой книге согласно выписанному бухгалтерией РКО на фактически выданную по ведомости сумму.

В свою очередь,

На сумму, которая была депонирована, бухгалтер оформляет один общий РКО, на основании которого указанную сумму сдают в банк для зачисления на текущий счет предприятия.

А сейчас рассмотрим пример.

Пример 4.3. Кассир предприятия ООО «Лагуна» 07.05.2019 г. получил в банке по чеку денежные средства на выплату заработной платы за вторую половину апреля 2019 года в сумме 81390,00 грн. Бухгалтер предприятия оформил ПКО на эту сумму.

Сумма фактически выплаченной заработной платы составила 75690,00 грн. При этом работница предприятия Короленко Н. П. по уважительной причине не смогла самостоятельно получить заработную плату за вторую половину апреля 2019 года. В связи с этим ее заработную плату по доверенности получил ее муж Грабовский К. Э.

Кроме того, была депонирована заработная плата работника отдела маркетинга Соболева И. О. на сумму 5700,00 грн. по причине его отсутствия в связи с временной нетрудоспособностью в период выплаты зарплаты.

На сумму фактически выплаченной и депонированной заработной платы 13.05.2019 г. бухгалтер предприятия оформил РКО, на основании которых кассир в этот же день сделал записи в кассовой книге.

13.05.2019 г. депонированная сумма заработной платы сдана в банк.

Далее покажем, как в этом случае составить ведомость на выплату наличности, РКО и реестр депонированной заработной платы.

* О том, что здесь нужно указывать Ф. И. О. кассира, который выдает наличку, говорят налоговики (см. письмо ГУ ГФС в Киевской обл. от 08.08.2018 г. № 3459/ІПК/10-36-14-06-16) и НБУ (см. письмо от 07.03.2018 г. № 50-0007/13560).

* Согласно письму НБУ от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326.

4.6. Доверенность на получение денежных средств

В приведенном выше примере 4.3 вы могли видеть ситуацию, когда некоторые работники не смогли самостоятельно получить причитающуюся им сумму заработной платы в отведенный для хранения в кассе «зарплатной» налички срок (что это за срок, см. выше в подразделе 4.2.). На самом деле, такие случаи при выплате заработной платы наличностью — не редкость. Ведь при выплате дохода работники могут находиться на больничном, в отпуске, командировке и т. п.

Как вы помните, неполученный работником в срок наличный доход депонируется. Но есть альтернатива! Так, если работник предприятия — получатель денежных средств при выплате дохода присутствовать не может, выплатить наличные из кассы можно его доверенному лицу. При этом оформление доверенности нужно осуществлять в соответствии с требованиями гл. 17 ГКУ.

Согласно ч. 3 ст. 244 упомянутого Кодекса доверенностью является письменный документ, который выдается одним лицом другому для представительства перед третьими лицами. То есть в этом случае на основании доверенности одно лицо (доверитель) предоставляет другому лицу (поверенному) полномочия на совершение определенных действий, а именно — на получение причитающихся доверителю наличных средств.

Учтите, что доверенность, оформленная в соответствии с требованиями ГКУ, должна содержать такие реквизиты:

— название вида документа в его заголовке (надпись «Доверенность»);

— фамилию, имя и отчество лица, выдавшего доверенность, а также данные документа, удостоверяющего личность (серия (при наличии) и номер паспорта (другого документа), кем и когда выдан) и место жительства;

— фамилию, имя и отчество лица, которому выдана доверенность, данные документа, удостоверяющего его личность (серия (при наличии) и номер паспорта (другого документа), кем и когда выдан) и место жительства;

— срок действия доверенности. Имейте в виду: если в доверенности не указан срок ее действия, то она считается бессрочной и действует до прекращения ее действия (ч. 1 ст. 247 ГКУ);

— дату составления. Наличие этого реквизита обязательно в силу положений ч. 3 ст. 247 ГКУ. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, является ничтожной;

— описание действий, на осуществление которых выдана доверенность (получение заработной платы, больничных, материальной помощи и т. д.);

— подпись доверителя;

— заверение подписи доверителя.

В соответствии с ч. 4 ст. 245 ГКУ доверенность на получение заработной платы, стипендии, пенсии, алиментов, иных платежей может быть удостоверена должностным лицом предприятия, на котором доверитель работает (находится на стационарном лечении), или по месту его проживания. При этом нотариального удостоверения такой доверенности законодательство не требует.

С такой доверенностью доверенное лицо идет в кассу предприятия и передает ее кассиру. Тот, в свою очередь, проверяет правильность ее оформления и наличие перечисленных выше реквизитов. В частности, кассир ознакомляется с полномочиями поверенного, указанными в доверенности, а также проверяет его личность и сверяет реквизиты его паспорта (другого документа, удостоверяющего личность) с данными документа, указанными в самой доверенности.

После этого в реквизите «Видати» РКО после фамилии, имени и отчества получателя средств кассир указывает фамилию, имя и отчество доверенного лица (абзац второй п. 28 Положения № 148). Далее в строку «Найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача» кассир вносит реквизиты документа, удостоверяющего личность доверенного лица.

Если средства выдаются по ведомости на выплату наличности, то в графе «Підпис про одержання» перед подписью о получении денег кассир делает запись «За довіреністю», после чего доверенное лицо проставляет свою подпись. Доверенность или ее нотариально заверенная копия остается у кассира и прилагается к РКО или ведомости на выплату наличности.

С примером оформления доверенности на получение заработной платы вы можете ознакомиться ниже.

4.7. Журнал регистрации кассовых документов

Теперь мы можем переходить к рассмотрению кассовых учетных регистров. Начнем с журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов. В нем велит регистрировать все приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу предприятия абзац первый п. 33 Положения № 148. Делать это должен бухгалтер.

На выбор предприятия Положением № 148 представлены две типовые формы журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО-3 и № КО-3а (см. приложение 4 к указанному Положению). Предприятие имеет право самостоятельно выбрать, какую из этих форм оно будет применять.

Журнал по форме № КО-3 или № КО-3а ведут отдельно по приходным и расходным операциям. Причем субъект хозяйствования ведет один журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, в котором регистрирует приходные и расходные кассовые ордера (см. разъяснение в подкатегории 109.15 БЗ). По завершении журнала заводят новый.

Интересный момент! В приложении 4 к Положению № 148, в котором приведены формы журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, имеется примечание следующего содержания: «Типовые формы КО-3, КО-3а ведутся по решению руководителя». В отмененном ныне Положении № 637 примечание было другим. В частности, оно гласило, что форма № КО-3а ведется по решению руководителя вместо ведения журнала по форме № КО-3.

Означает ли это, что на сегодняшний день журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов можно не вести вовсе? По нашему мнению, нет. Ведь этого требует п. 33 Положения № 148. Тем более, что, как правило, регистрация в нем происходит автоматически при выписке нового ПКО или РКО с помощью компьютерной техники. Да и при заполнении кассовых ордеров вручную журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов поможет не запутаться с нумерацией.

Кроме того, налоговики в консультациях из подкатегории 109.15 БЗ делают акцент на требовании п. 33 Положения № 148 вести такой журнал, а не на сомнительном примечании в приложении 4 к нему.

Порядок заполнения реквизитов журналов регистрации приходных и расходных кассовых документов типовых форм № КО-3 и № КО-3а приведем в табл. 4.4.

Таблица 4.4. Порядок заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов

Заметим, что регистрацию кассовых ордеров можно осуществлять с помощью компьютерных средств, которые обеспечивают формирование и распечатку необходимых кассовых документов (абзац второй п. 33 Положения № 148). При этом в документе «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», который формируется и распечатывается за соответствующий день, должно обеспечиваться формирование данных для учета движения средств.

Окончательно прольет свет на заполнение журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов следующий пример.

Пример 4.4. В кассе предприятия по состоянию на 13.05.2019 г. остаток средств составил 83890,00 грн., в том числе на выплату заработной платы — 81390,00 грн. За день 13.05.2019 г. в бухгалтерии предприятия оформлены следующие кассовые документы:

— ПКО № 31 на сумму 500,00 грн. — получены в банке денежные средства по чеку АЕ 3185634 для выплаты аванса на командировку работнику предприятия;

— ПКО № 32 на сумму 5600,00 грн. — получена от ФЛП Резник В. И. выручка от реализации продукции;

— ПКО № 33 на сумму 156,20 грн. — возврат в кассу Кириленко Д. Ю. неизрасходованного остатка средств, выданных ему ранее под отчет на хознужды;

— РКО № 24 на сумму 3000,00 грн. — выдан работнику предприятия (Коваленко Д. С.) из кассы аванс на командировку;

— РКО № 25 на сумму 75690,00 грн. — выплачена по ведомости № 9 от 07.05.2019 г. заработная плата за вторую половину апреля 2019 года;

— РКО № 26 на сумму 5700,00 грн. — возвращена в банк сумма депонированной заработной платы;

— РКО № 27 на сумму 5600,00 грн. — сдана в банк выручка от реализации продукции.

Основываясь на этих данных, приведем пример заполнения журнала по форме № КО-3а.

При тех же условиях журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3 будет заполнен так, как показано ниже.

4.8. Оформляем и заполняем кассовую книгу

Основные правила

Типовая форма кассовой книги № КО-4 приведена в приложении 5 к Положению № 148. В ней отражают все поступления и выдачу наличных в национальной валюте.

Заметьте: каждое предприятие, имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличностью в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений*). На это указывает абзац второй п. 39 Положения № 148.

* О ведении кассовых книг обособленными подразделениями предприятий см. в разделе 8 «Кассовые операции в обособленном подразделении».

Начать ведение кассовой книги нужно с оформления ее титульной страницы. На ней указывают наименование предприятия и его идентификационный код согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины.

Затем кассовую книгу прошнуровывают, пронумеровывают и на обороте последнего листа делают надпись: «У цій книзі пронумеровано та прошнуровано __ сторінок, опечатано відбитком печатки». Количество листов заверяют своими подписями руководитель предприятия и главный бухгалтер. Данные подписи могут быть скреплены оттиском печати юридического лица (при ее наличии).

При заполнении кассовой книги учитывайте следующие требования Положения № 148:

1. Записи в кассовой книге кассир производит по операциям получения или выдачи наличности по каждому кассовому ордеру в день ее поступления или выдачи (абзац первый п. 40 Положения № 148).

2. При отсутствии движения наличности в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге за этот день не осуществляются (абзац первый п. 40 Положения № 148).

3. Записи в кассовой книге кассир осуществляет в двух экземплярах. Первые экземпляры, которые являются неотрывной частью листа (вкладные листы кассовой книги), остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры являются отрывной частью листа кассовой книги — отчетами кассира и представляют собой документы, по которым кассиры отчитываются о движении денег в кассе. При этом если кассовую книгу ведут вручную, заполнение отрывной части осуществляется через копировальную бумагу. Первые и вторые экземпляры должны иметь одинаковые номера (абзац шестой п. 39 Положения № 148).

4. Наличные денежные средства, выданные по ведомостям, на выплаты, связанные с оплатой труда, отражают в кассовой книге после окончания сроков этих выплат (абзац второй п. 40 Положения № 148). То есть в общем случае — по истечении 5 рабочих дней, включая день получения наличных в учреждении банка. До этого в конце дня по строке «у тому числі на зарплату» указывают сумму по ведомостям на выплату наличности, не списанную в расход кассы.

Записи кассовых операций начинают на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Залишок на початок дня». При этом сначала лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть, которая остается в книге. После заполнения лицевой стороны неотрывной части листа кассовой книги отрывную часть накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальному линованию оборотной стороны неотрывной части листа. Бланк отчета кассира до конца рабочего дня не отрывается.

Имейте в виду: остаток наличных денежных средств в кассе предприятия на начало рабочего дня (данные по строке книги «Залишок на початок дня») должен быть равен остатку наличных на конец предыдущего дня (данные по строке книги «Залишок на кінець дня» за предыдущий день).

Если данные приходных и расходных кассовых ордеров, выписанных в течение дня, не помещаются на одном листе, заполняют следующий лист кассовой книги.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир выполняет следующие операции (абзац второй п. 40 Положения № 148):

— подводит в кассовой книге итог операций по оприходованию и выдаче наличности за день;

— выводит остаток наличности в кассе на конец дня (и соответственно на начало следующего дня);

— передает в бухгалтерию отчет кассира — отрывной лист (или несколько отрывных листов) кассовой книги с приходными и расходными кассовыми ордерами, на основании которых в течение дня принимали и выдавали денежные средства. В подтверждение факта принятия отчета кассира и прилагаемых к нему документов (их количество в кассовой книге указывается прописью) бухгалтер ставит свою подпись во вкладном листе кассовой книги.

Кассовую книгу открывают на один календарный год.

Может так случиться, что по окончании календарного года в кассовой книге остались незаполненные страницы. Как с ними быть? Положение № 148 ответа на этот вопрос не дает. Однако налоговики в разъяснении из подкатегории 109.15 БЗ рекомендовали в таком случае на незаполненных страницах проставлять прочерки или на следующей странице после последней записи ставить дату окончания книги, заверяемую подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. И хотя сейчас это разъяснение переведено в состав недействующих, думаем, до тех пор, пока налоговики не выскажут иную точку зрения, можно и далее руководствоваться упомянутыми рекомендациями.

Если кассовая книга закончилась посреди года или изменилась ее форма, следует завести новую. При этом нумерация страниц в ней должна начинаться с номера «1». А вот приходные и расходные кассовые ордера продолжайте нумеровать сплошным порядком (см. подразделы 4.3-4.4).

Кассовая книга в электронной форме

При условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов предприятия могут вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств (п. 41 Положения № 148). Немного расскажем о нюансах ведения такой книги.

Прежде всего заметим, что части листа электронной кассовой книги («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира») по форме и содержанию должны полностью воспроизводить типовую форму № КО-4, приведенную в приложении 5 к Положению № 148. При этом программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно предоставлять возможность визуального отражения и распечатывания каждой из двух частей листа кассовой книги (вкладного листа и отчета кассира).

Как и при заполнении книги вручную, записи в электронной кассовой книге осуществляют путем ввода данных из первичных кассовых документов. Записи в кассовой книге должны производиться до начала следующего рабочего дня (т. е. с остатками на конец предыдущего дня). Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически нарастающим итогом с начала года.

В случае распечатывания вкладного листа кассовой книги в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатывания в конце года — их общее количество за год.

После распечатывания вкладного листа кассовой книги и отчета кассира кассир должен проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с соответствующими приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под подпись во вкладном листе кассовой книги.

В течение года вкладной лист кассовой книги сохраняется кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по необходимости) вкладные листы кассовой книги формируются в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, а подшивки формируются в книгу.

По окончании календарного года кассовая книга на электронных носителях должна быть передана для хранения в течение сроков, установленных законодательством. Напомним: согласно Перечню № 578 срок хранения кассовых книг, как и прочих кассовых документов, составляет 3 года (при условии завершения проверки государственными фискальными органами по вопросам соблюдения налогового законодательства).

На основании данных, указанных выше в примере 4.4, приведем пример заполнения кассовой книги.

4.9. Книга учета выданной и принятой старшим кассиром наличности

Типовая форма книги учета выданной и принятой старшим кассиром наличности № КО-5 приведена в приложении 6 к Положению № 148. Без нее вам не обойтись, если на предприятии имеется сразу несколько кассиров.

Если же на предприятии только один кассир, то в общем случае учет принятой и выданной наличности ведут в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и в кассовой книге без применения книги по форме № КО-5 (см. письмо НБУ от 05.03.2012 г. № 25-310/528-2500).

Как работать с книгой учета выданной и принятой старшим кассиром наличности, расскажем далее.

Старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличности под подпись в книге учета выданной и принятой старшим кассиром наличности (абзац первый п. 43 Положения № 148).

В свою очередь, кассиры в конце рабочего дня обязаны сдать остаток наличности и кассовые документы по проведенным операциям старшему кассиру под подпись в книге по форме № КО-5.

Книгу учета выданной и принятой старшим кассиром наличности применяют также для учета средств, выданных из кассы предприятия доверенному лицу, которое выплачивает заработную плату в течение установленного срока, и возврата им имеющейся наличности и кассовых документов. Причем даже в том случае, если на предприятии только один кассир. На это в период действия Положения № 637 указывали налоговики в консультации из подкатегории 109.15 БЗ (утратила силу с 05.01.2018 г.).

С порядком заполнения реквизитов книги учета выданной и принятой старшим кассиром наличности вы можете ознакомиться в табл. 4.5.

Таблица 4.5. Порядок заполнения типовой формы № КО-5

Не можем оставить вас и без примера заполнения книги учета выданной и принятой старшим кассиром наличности. Предлагаем вам ознакомиться с ним.

4.10. Исправления в кассовых документах и учетных регистрах

Заполняя кассовые документы и учетные регистры, конечно, можно ошибиться. Но страшного в этом ничего нет, ведь ситуацию можно исправить. Как — расскажем далее.

Начнем с кассовых документов. Здесь вообще все просто. Дело в том, что вносить исправления в кассовые ордера и ведомости на выплату наличности запрещено (абзац четвертый п. 32 Положения № 148). А значит, единственный способ исправить ошибку — составить новый, правильно оформленный документ.

А вот в отношении кассовых учетных регистров законодатель не так строг. Хотя в абзаце седьмом п. 39 Положения № 148 и сказано, что исправления в кассовой книге не допускаются, в случае необходимости корректировку неправильной записи сделать все-таки можно. При этом Положение № 148 требует, чтобы все исправления были заверены подписями кассира и главного бухгалтера или лица, его замещающего.

А вот корректировки в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (формы № КО-3 и № КО-3а) и в книге учета выданной и принятой старшим кассиром наличности (форма № КО-5) вообще ничем не запрещены. Следовательно, исправлять ошибки в таких документах вполне допустимо.

Однако никаких особенных правил таких исправлений Положение № 148 не прописывает. А значит, при внесении корректировок в кассовые учетные регистры придется придерживаться общих правил внесения исправлений, предусмотренных п. 4.2 Положения № 88.

Так, ошибки в документах, созданных в бумажной форме, могут быть исправлены такими способами:

— «красного сторно»;

— дополнительных бухгалтерских проводок;

— корректурным. Этот способ предусматривает зачеркивание неправильного текста либо цифр и проставление над ними правильного текста/цифр. При этом зачеркивание делают одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Далее делают надпись «исправлено» и проставляют дату исправления. Затем надпись своими подписями удостоверяют лица, подписавшие этот документ.

Причем в журналах и книгах учета кассовых операций, как правило, используют корректурный способ исправления.

Тут, к сожалению, имеется законодательная «дыра». Дело в том, что п. 4.6 Положения № 88 велит осуществлять исправление ошибок в документах и регистрах, созданных в форме электронного документа, в соответствии с законодательством. В то же время, как указал Минфин в письме от 14.01.2011 г. № 31-34020-07-27/23-8665/89, процедура исправления ошибок в электронных документах законодательно не определена. Поэтому специалисты упомянутого ведомства рекомендуют применять тот же порядок, который предусмотрен Положением № 88 для исправления ошибок в документах на бумажных носителях.

Учтите: какой бы учетный регистр и в какой бы форме ни исправлялся, исправление ошибки всегда должно сопровождаться составлением бухгалтерской справки. В ней ответственный работник (кассир, ответственный за ведение кассовой книги, или бухгалтер, осуществляющий записи в учетном регистре) описывает содержание ошибки и причину ее возникновения.