Механизм и условия финансирования страхователей для предоставления пособий по временной нетрудоспособности за счет средств ФСС установлен Порядком № 12.
Вначале в комиссию (уполномоченному) по социальному страхованию поступают документы, которые являются основанием для назначения больничных застрахованному лицу. Комиссия их рассматривает и принимает решение о назначении (отказе в назначении) выплат в связи с временной нетрудоспособностью работнику.
Срок для раздумий — 10 календарных дней со дня поступления «больничных» документов.
Допустим, что комиссия «дала добро» на начисление больничных. Тогда на основании протокола комиссии работодатель рассчитывает и начисляет суммы выплат в связи временной нетрудоспособностью. После этого начинается работа в ФСС.
Этап 1. Заявление-расчет
Если работнику за период временной нетрудоспособности начислены не только оплата первых пяти дней, но и пособие по временной нетрудоспособности либо только пособие, то работодатель оформляет заявление-расчет. Его форма приведена в приложении 1 к Порядку № 12.
Заявление-расчет в ФСС подаем не позднее 5 рабочих дней со дня принятия комиссией (уполномоченным) по соцстрахованию решения о выплате материального обеспечения
Так что, получив больничный от работника, у вас в общем и целом есть максимум 10 календарных дней на принятие решения о выплате пособия и 5 рабочих дней на то, чтобы рассчитать и подать заявление-расчет в ФСС.
Заявление-расчет подаем в ФСС по местонахождению или месту проживания страхователя (п. 4 Порядка № 12). Сделать это можно:
— в бумажном виде лично в ФСС. Заявление-расчет в бумажном виде формируем в двух экземплярах: один подаем в ФСС, а второй храним у себя вместе с документами, на основании которых назначено материальное обеспечение;
— в электронном виде с применением электронной цифровой подписи. В этом случае вам нужно будет распечатать заявление-расчет и хранить его у себя вместе с подтверждающими документами.
Внимание! Следите, чтобы информация, внесенная в заявление-расчет, полностью соответствовала документам, на основании которых осуществлено назначение материального обеспечения, и была отражена в регистрах бухгалтерского учета.
Кстати, за нарушение срока подачи заявления-расчета ответственность не предусмотрена. Однако нарушать его не стоит.
Этап 2. Работа ФСС с заявлением-расчетом
Как и раньше, ФСС отведено 10 рабочих дней на то, чтобы проверить заявление-расчет, предоставить рекомендации по результатам проверки, перечислить страхователю финансирование или предоставить обоснованный отказ в принятии заявления-расчета.
За это же время ФСС осуществляет проверку правильности начисления выплат и при отсутствии замечаний производит финансирование сумм, указанных в заявлении-расчете.
Заметьте: в п. 8 Порядка № 12 закреплено право ФСС при необходимости осуществлять обмен информацией со страхователем путем направления запроса с целью уточнения информации, приведенной в заявлении-расчете. Так что не удивляйтесь, если получите такой запрос.
В случае выявления ошибок и/или недостоверных сведений заявление-расчет возвращается страхователю с соответствующими рекомендациями по их устранению.
Финансирование страхователей осуществляется согласно реквизитам, указанным в заявлении-расчете, — на отдельный спецсчет.
Заметим, что в последнее время ФСС, мягко говоря, не соблюдает 10-дневный срок для обработки заявления-расчета и предоставления финансирования. Как в этом случае действовать страхователям, мы рассказывали в «Как не ошибиться в учетно-отчетном» текущего номера.
Этап 3. Поступление средств и их выплата
Часть 2 ст. 32 Закона № 1105 требует, чтобы работодатели выплачивали больничные в ближайший после дня назначения пособия срок, установленный для выплаты зарплаты. Но сегодня выполнить это требование невозможно. Причина — задержка финансирования выплат ФСС.
Поэтому мы рекомендуем выплачивать пособие по временной нетрудоспособности, финансируемое за счет средств ФСС, в ближайший после дня получения средств от ФСС срок, установленный для выплаты зарплаты.
Заметим, что ответственность за несоблюдение срока выплаты пособия не установлена. Конечно же, это не может не радовать, учитывая наличие проблем с финансированием.
А вот сумму оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности, оплачиваемых за счет работодателя, следует выплатить в ближайший после дня назначения больничных срок, установленный для выплаты зарплаты.
Кстати, в случае с пособием можно и не ждать срока выплаты зарплаты, а выплатить его раньше, например, в день получения средств от ФСС (см. письмо ФСС по ВПТ от 21.11.2016 г. № 2.4-16-2036).
А что делать, если сумма пособия по временной нетрудоспособности, которая зашла на спецсчет работодателя и была снята для выплаты работникам, по каким-либо причинам не получена ими в срок?
В Порядке № 12 прямого ответа на этот вопрос нет. Поэтому продолжаем пользоваться на этот случай «старенькими» разъяснениями-письмами ФСС (еще по ВПТ) от 31.03.2011 г. № 01-16-707 и от 21.11.2016 г. № 2.4-16-2036 (ср. ).
Из их текста следует, что суммы пособий по временной нетрудоспособности, не полученные застрахованным лицом в срок (командировка, болезнь), могут быть отнесены на счет депонентов до получения их застрахованным лицом.
Важно! Если работодатель обнаружил у себя ошибку и сумма полученных от ФСС средств превышает фактические расходы на проведение выплат, то неиспользованную сумму в течение 3 рабочих дней надо вернуть на счет ФСС (п. 12 Порядка № 12). Дополнительно письмом направляют пояснения причин возврата.
Если работодатель выявил, что в прошлых периодах завысил сумму пособия, то «лишнее» также нужно вернуть (п. 13 Порядка № 12). Порядок такого возврата мы с вами подробно рассмотрим в следующей статье.
Этап 4. Подаем Уведомление
Важно! Получив «соцстраховские» средства на счет и выплатив их работникам, страхователь обязан отчитаться перед ФСС, направив Уведомление о том, что средства выплачены в полном объеме и в положенный срок (сроки).
Форму Уведомления можно найти в приложении 2 к Порядку № 12. Такое Уведомление работодатель может направить ФСС (п. 10 Порядка № 12):
— в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи;
— письмом с уведомлением;
— лично, зайдя в отделение ФСС.
Срок подачи Уведомления — 1 месяц со дня выплаты больничных.
Вы «закрутились» и пропустили месячный срок? Ничего страшного. У вас в запасе есть два месяца для подачи Уведомления.
Дело в том, что штраф за неподачу Уведомления не предусмотрен. Единственное, что может грозить забывчивому работодателю, если он так и не уведомит о проведенных выплатах в течение 3 месяцев со дня осуществления финансирования, — это проверка ФСС по вопросам использования средств Фонда. И только если в ходе проверки найдут нарушения, то:
— работодателю «светят» финсанкции, предусмотренные ч. 6 ст. 15 Закона № 1105. Так, если он нарушил порядок использования страховых средств, то должен будет вернуть всю сумму неправомерно потраченных средств ФСС и заплатить штраф в размере 50 % такой суммы;
— должностным лицам работодателя — админштраф в размере от 136,00 до 255,00 грн. согласно ст. 165 5 КоАП.
