Рекомендуем исправиться
Почему мы за исправление? Смотрите: результатом ошибки в сумме больничных может быть либо занижение, либо завышение оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности и пособия по временной нетрудоспособности.
Вариант с занижением интересен инспекторам труда. Но в случае если работодатель самостоятельно исправляет допущенные ошибки, то «трудовые» штрафы к нему применяться не должны (см. п. 28 Порядка осуществления госконтроля, утвержденного постановлением КМУ от 21.08.2009 г. № 823).
А если пособие завышено? В таком случае если страхователь самостоятельно выявит ошибку в сумме больничных и должным образом ее исправит до начала проверки ФСС, то финсанкции за нарушение порядка использования страховых средств к такому страхователю не применяются. Это подтвердил Фонд в письме от 27.06.2019 г. № 1322-11-4.
Как же правильно исправить ошибки в сумме больничных?
Занижена сумма
Первый вопрос, которой возникает: учитывать ли срок давности по оплате больничного листа? Ведь согласно ч. 5 ст. 32 Закона № 1105 пособие по временной нетрудоспособности выплачивается в случае, если обращение за его назначением поступило не позднее 12 календарных месяцев со дня восстановления нетрудоспособности или установления инвалидности.
В рассматриваемой нами ситуации работник обратился за назначением больничных своевременно, однако сумма больничных была определена неверно. А значит, сейчас, принимая решение о доначислении, не переживайте: работник имеет право получить недостающую сумму больничных.
Заметьте: если ошибка затронула только оплату первых пяти дней за счет средств работодателя (работник болел до 5 дней), то исправить ее проще простого: рассчитываем, фиксируем в бухсправке и доначисляем недостающую сумму. Затем выплачиваем ее работнику.
Чуть больше «телодвижений» от вас потребуется, если ошибка повлекла занижение пособия по временной нетрудоспособности. В этом случае к озвученным ранее действиям с оплатой первых пяти дней болезни добавляется работа с ФСС. Алгоритм действий приведем на рис. 1. И сразу пояснения к нему. В заявлении-расчете графы 13 и 14 («Кількість днів, що підлягають оплаті») заполняете только в том случае, если при расчете больничных дневную выплату вы исчислили верно, но оплатили не все дни временной нетрудоспособности. В такой ситуации количество неоплаченных дней вы проставляете в графах 13 и 14, а сумму дофинансирования — в графах 15 и 16.
Если же больничные были начислены за все дни временной нетрудоспособности, но в заниженной сумме, то при формировании заявления-расчета на дофинансирование графы 13 и 14 вы не заполняете.
После того как направили заявление-расчет, обязательно уведомьте ФСС о допущенной ошибке, направив письменные пояснения. Без этой «опции» Фонд средств не выдаст. Форма уведомления — произвольная. Текст может быть следующим.
«(Найменування страхувальника, код ЄДРПОУ, реєстраційний № у ФСС), повідомляє про самостійно знайдену помилку в нарахуванні листка непрацездатності (серія, номер, П. І. Б. застрахованої особи, податковий номер, період непрацездатності), замовленого в заяві-разрахунку № ____ від _______ р.
(Детальне описання помилки)
У зв’язку з зазначеним просимо профінансувати донараховану суму _____грн. на підставі заяви-розрахунку № ____ від _______ р.».
Что ж, идем далее.
Завышена сумма
Можно ли удержать излишне выплаченные суммы больничных с работника, которому их выплатили? Ответ на этот вопрос зависит от вида ошибки: счетная или несчетная. Классификацию таких ошибок мы приводили в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 79, с. 6.
Но, как показывает практика, в большинстве случаев бухгалтеры допускают несчетные ошибки. Пример несчетной ошибки — неправильный расчет больничных в связи с неверным применением положений Закона № 1105 и Порядка № 1266. В таком случае вернуть излишне полученное работник может исключительно по доброй воле.
Самостоятельно сторнировать переплату работодатель не имеет права. И все из-за положений ст. 1215 ГКУ, в которой прописано, что не подлежат возврату безосновательно полученные больничные, если их выплата произведена работодателем добровольно, при отсутствии счетной ошибки с его стороны и недобросовестности со стороны работника.
Что же делать в такой ситуации? Если с работником договориться не получится, то как вариант переплату можно взыскать с виновного лица.
Но как бы ни был решен вопрос с переплаченными средствами, работодателю нужно рассчитаться с Фондом. И здесь вам поможет наш алгоритм, приведенный на рис. 2.
Ну и традиционно — комментарии к алгоритму. «Лишние» средства обязательно перечисляйте до подачи письменных пояснений в ФСС. Копию платежного документа с отметкой банка о его исполнении подайте Фонду вместе с письмом-уведомлением. Его текст может быть таким:
«(Найменування страхувальника, код ЄДРПОУ, реєстраційний № у ФСС), повідомляє про самостійно знайдену помилку в нарахуванні листка непрацездатності (серія, номер, П. І. Б. застрахованої особи, податковий номер, період непрацездатності), замовленого в заяві-разрахунку № ____ від _______ р.
(Детальне описання помилки)
Надмірно замовлені кошти в сумі ___ грн. повернуті в повному обсязі платіжним дорученням № ___ від _____ р.».
Заметим: если излишне полученные средства были возвращены Фонду с соответствующими пояснениями, то Отчет по задолженности страхователя в ФСС подавать не нужно. Это подтверждает ФСС в разъяснениях на своем официальном сайте www.fssu.gov.ua.
