1. Заказ автобуса. Предприятие из-за отмены регулярных перевозок граждан пассажирским транспортом вполне может на период карантина организовать доставку работников к месту работы и назад заказным автобусом (работающим в режиме специальных регулярных перевозок согласно п. 13, 40 — 45 Правил предоставления услуг пассажирского автомобильного транспорта, утвержденных постановлением КМУ от 18.02.97 г. № 176). Такого рода пассажирские перевозки под ограничения из постановления КМУ от 11.03.2020 г. № 211 не попадают.
С перевозчиком оформляется договор на поставку услуг перевозки и в конце каждого месяца подписывается акт приема-передачи таких услуг.
НДФЛ, ВС. Если работодатель организует бесплатную доставку сотрудников на работу / с работы, то формально у них возникает доход (п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ).
Однако здесь не следует сбрасывать со счетов возможность персонификации получателей дохода и определения суммы дохода каждого такого получателя. Ведь сторонний перевозчик, двигаясь по утвержденному маршруту, (1) может забирать работников с разных мест посадки и при этом (2) не вести учет работников, которые воспользовались предоставленной им возможностью по доставке к месту работы и обратно. В результате у работодателя в такой ситуации отсутствует объективная возможность определить достоверно доход каждого работника, воспользовавшегося услугой доставки. А если доход определить невозможно, то и вопрос с НДФЛ и ВС отпадает сам собой.
Но предупреждаем! В вопросе доставки работников за счет работодателя налоговики придерживаются иной позиции! Они настаивают, что стоимость перевозки облагается НДФЛ и ВС в составе других облагаемых доходов (см., например, письмо ГФСУ от 18.09.2018 г. №4081/6/99-99-13-02-03-15/ІПК и комментарий к нему в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 95, письмо ГУ ГФСУ Закарпатской обл. от 28.02.2019 г. № 818/ІПК/10/07-16-13-02-12).
Так что, если вы не хотите спорить с налоговиками, учитывайте их мнение. Иначе будьте готовы отстаивать свою позицию в суде. Практика здесь положительная (см., например, постановление Восьмого апелляционного админсуда от 16.12.2019 г. по делу № 857/10404/19).
ЕСВ. В любом случае ЕСВ не будет. Нет персонификации — нет ЕСВ. Есть персонификация — смотрим п. 7 разд. ІІ постановления КМУ от 22.12.2010 г. № 1170: стоимость услуги по доставке работников на работу (с работы) не является базой начисления ЕСВ.
Бухучет / налог на прибыль. Расходы на перевозку работников к месту работы и обратно с привлечением заказного автобуса перевозчика предприятие признает в том отчетном периоде, в котором их осуществило. Отражают такие расходы по направлению (Дт 91, 92, 93 или 949).
По налогу на прибыль объект обложения определяют от суммы финрезультата до налогообложения, рассчитанного по правилам бухучета (нормы НКУ разниц в этом случае не предусматривают). Так что абсолютно все расходы на заказ автобуса для развозки работников сформируют у предприятия базу обложения налогом на прибыль.
НДС. Если перевозчик — плательщик НДС, то получив от него НН, составленную на услуги перевозки и зарегистрированную в ЕРНН, предприятие сумму НДС, уплаченную в составе стоимости услуги, вправе включить в налоговый кредит (пп. 198.2, 201.10 НКУ).
В дальнейшем начислять компенсирующие НО согласно п. 198.5 НКУ не нужно.
Во-первых, у предприятия в наличии будут документы, подтверждающие связь оплаченных услуг перевозки работников с хоздеятельностью.
В-вторых, налоговики уже давно пропагандируют подход о неначислении компенсирующих НО при условии, что услуги (в том числе и доставки работников) включаются в стоимость товаров/услуг, поставка которых облагается НДС, и это подтверждает калькуляция цены или другой подобный документ (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 74, с. 3; 2019, № 54, с. 3).
2. Компенсация проезда на такси. Необходимо издать приказ по предприятию, в котором зафиксировать факт, обоснование, порядок и периодичность осуществления такой компенсации.
Для компенсации работникам стоимости проезда на такси понадобятся подтверждающие документы (как минимум квитанции об оплате, счета-заказы и т. п., см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 71, с. 3). Поэтому с целью подтверждения осуществления рассматриваемых расходов работников следует обязать собирать документы или просто информацию для подтверждения понесенных расходов на рабочие поездки в такси.
НДФЛ, ВС. Действительно, при компенсации работникам проезда с работы и/или на работу у них возникает налогооблагаемый доход. Мы считаем, что такой доход — зарплата. Ведь п.п. 2.3.4 Инструкции № 5 определяет сумму компенсации работникам стоимости проезда на работу (с работы) одной из составляющих оплаты труда.
Однако будьте внимательны! Если возможность такой компенсации не указана в утвержденном на предприятии документе, устанавливающем перечень зарплатных выплат (в разделе «Оплата труда» колдоговора или трудового договора, заключенного с работником), то налоговики при проверке, вероятнее всего, будут настаивать, что такая компенсация для целей НДФЛ является допблагом на основании п.п. «г» п.п. 164.2.17 НКУ (см. консультацию, размещенную в БЗ 103.02). А это значит, что в Налоговый расчет по форме № 1ДФ такой доход попадет с признаком дохода «126». Кроме того, указанный доход включают и в базу обложения ВС (п.п. 1.2 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ).
Предприятию-работодателю из суммы компенсации придется удержать НДФЛ (18 %) и ВС (1,5 %). Поскольку выплата «компенсационного» дохода будет производиться в денежной форме, то в базу налогообложения он войдет без увеличения на натуральный коэффициент, а на руки работник получит сумму компенсации за вычетом НДФЛ и ВС.
В форме № 1ДФ компенсацию-зарплату отражайте в общей сумме зарплаты, начисленной работнику за отчетный квартал, с признаком дохода «101».
Если же вы готовы согласиться с налоговиками и признать компенсацию допблагом для целей НДФЛ, то в Налоговом расчете отразите ее с признаком дохода «126».
ЕСВ. А вот для целей ЕСВ сумма компенсации работникам стоимости проезда на работу (с работы) — однозначно зарплата. Так как прочие выплаты, имеющие индивидуальный характер, принадлежат к фонду оплаты труда (см. п.п. 2.3.4 Инструкции № 5, п.п. 5 п. 3 разд. IV Инструкции № 449). Следовательно, на сумму компенсации придется начислять 22 % ЕСВ.
К сожалению, пока что изменений в НКУ и Закон про ЕСВ, позволяющих не облагать сумму компенсации расходов на проезд, в том числе и на такси, на период карантинной отмены регулярных перевозок граждан пассажирским транспортом НДФЛ, ВС и ЕСВ, не внесено. Так что предприятие не освобождено от роли налогового агента и уплаты НДФЛ, ВС и ЕСВ в бюджет.
Единственное, если предприятие вовремя не уплатит НДФЛ, ВС и ЕСВ, в том числе и с компенсации расходов на такси, в период с 1 марта по 31 мая, штрафные санкции к нему применены не будут (п. 521 подразд. 10 разд. ХХ НКУ)*.
* Подробнее о карантинных мерах см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2020, № 24, с. 24.
Бухучет / налог на прибыль. Если компенсация расходов на проезд в такси на работу / с работы будет предусмотрена коллективным или трудовым договором в разделе «Оплата труда», то эти суммы будут зарплатной статьей расходов, т. е. учитываться на субсчете 661 (или 663 — если как допблаго).
НДС. Так как речь идет о денежной компенсации работникам стоимости проезда на такси, то в НДС-учете ни налогового кредита, ни налоговых обязательств не будет.
