Последствия нарушения сроков

Ответственность

Подача Отчета с нарушением сроков. Ответственности за несвоевременную подачу Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), нет. Но если работник, получивший денежные средства под отчет или на командировку, не подаст такой Отчет до окончания месяца, на который приходится предельный срок его подачи, и не вернет в кассу неиспользованные денежные средства, то вся сумма полученных средств подпадет под налогообложение (см. ниже).

Несвоевременный возврат средств. Начнем с предприятия. После отмены Указа № 436 предприятию не грозит штраф за превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности, а также за выдачу наличных средств под отчет без полного отчета за ранее выданные средства.

А вот если работник вовремя не вернул подотчетные суммы, то для него ситуация не радужная.

Все дело в том, что суммы излишне израсходованных средств (т. е. средств, превышающих расходы на командировку, определенные в соответствии с п. 170.9 НКУ, а также не подтвержденных документально расходов) облагаются НДФЛ и ВС.

Как определить дату возникновения налогооблагаемого дохода физлица? Прямого ответа на этот вопрос в НКУ нет. Но при формальном прочтении п.п. 170.9.1 НКУ можно сделать вывод, что налогооблагаемый доход у работника возникает на следующий день после окончания предельного срока возврата излишне израсходованных денежных средств.

Вместе с тем из положений п. 4 Порядка № 841 следует, что доход у работника возникает, если он не возвращает сумму излишне израсходованных средств в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок возврата. Аналогичный вывод следует и из самого Отчета (в разделе, предназначенном для расчета НДФЛ от своевременно не возвращенной суммы).

При таком подходе, если:

— неизрасходованные денежные средства возвращены с нарушением предельных сроков, но до конца месяца, на который приходится такой предельный срок, то доход у работника не возникает (НДФЛ и ВС не удерживают);

— денежные средства не возвращены до конца месяца, на который приходится предельный срок возврата, то в месяце наступления предельного срока у работника возникает доход. В доход включают всю сумму денежных средств, выданную на командировку (если Отчет не предоставлен и денежные средства не возвращены), либо разницу между авансом и суммой средств, израсходованной согласно Отчету (если Отчет предоставлен, но остаток денежных средств не возвращен).

А вот в случае, когда предприятие не выдавало своему работнику аванс на командировку или под отчет, налогооблагаемый доход у работника не возникает, даже если он подает Отчет с нарушением сроков, определенных пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ*.

* Подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 38, с. 2.

Важно! Признание своевременно не возвращенных средств доходом работника не снимает с него обязанности отчитаться за них и вернуть не подтвержденные документально суммы. При этом удержанный НДФЛ (ВС) возврату не подлежит.

В базу обложения НДФЛ суммы излишне израсходованных средств, выданных на командировку или под отчет, должны попасть увеличенными на «натуральный» коэффициент (п. 164.5 НКУ). При ставке налога 18 % его величина составляет 1,219512.

Что касается ВС, то его удерживаем с «чистой» суммы излишне израсходованных средств без увеличения ее базы на «натуральный» коэффициент (см. разъяснение в подкатегории 103.25 БЗ).

НДФЛ и ВС удерживаем за счет любого налогооблагаемого дохода работника (после его налогообложения) за соответствующий месяц (п.п. 170.9.1 НКУ).

Что касается сроков уплаты НДФЛ и ВС, удержанных с суммы несвоевременно возвращенных излишне израсходованных денежных средств, то, по нашему мнению, их необходимо перечислить одновременно с суммами налога (сбора), удержанными из заработной платы работника, за счет которой производилось такое удержание.

Если работник прекращает трудовые отношения с предприятием, выдавшим подотчетные средства, тогда суммы НДФЛ и ВС удерживаются за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета. Если же такого дохода не хватило, то непогашенная часть налога (сбора) включается в налоговое обязательство плательщика по результатам отчетного (налогового) года. То есть по окончании года работник обязан будет самостоятельно задекларировать такой доход и уплатить с него НДФЛ и ВС.

Важно! Сумму излишне израсходованных денежных средств и удержанных с них НДФЛ и ВС надо отразить в Налоговом расчете по форме № 1ДФ. В разделе І этой формы доход показывают с учетом «натурального» коэффициента с признаком «118».

В строку «Військовий збір» раздела ІІ излишне израсходованные средства попадут в «чистой» сумме в общей массе с прочими доходами.

Приведем пример.

Пример. Работнику предприятия 28.01.2020 г. были выданы денежные средства под отчет в размере 4000 грн. на закупку ТМЦ для хознужд. На следующий день работник предоставил Отчет, к которому приложил чеки, подтверждающие расходы на сумму 3800 грн. Остальные 200 грн. работник в кассу до конца января не вернул.

С суммы неизрасходованных денежных средств, которую работник не вернул в кассу или на счет предприятия в банке (200 грн.), удерживаем НДФЛ и ВС.

База обложения НДФЛ составляет:

200,00 х 1,219512 = 243,90 (грн.).

Соответственно сумма НДФЛ равна:

243,90 х 18 %: 100 % = 43,90 (грн.).

Сумма ВС составит:

200,00 х 1,5 % : 100 % = 3,00 (грн.).

НДФЛ и ВС удерживаем с февральского налогооблагаемого дохода работника (например, с зарплаты).

Сумму излишне израсходованных средств с учетом «натурального» коэффициента, а также удержанный НДФЛ отражаем в разд. I формы № 1ДФ с признаком дохода «118» за 1 квартал 2020 года. Также она должна попасть (но уже в «чистой» сумме) в разд. II формы № 1ДФ в составе общих сумм.

Превышение 10 тыс. / 50 тыс. предела

Теперь давайте выясним, какая ответственность грозит предприятию, если при возврате подотчетных сумм превышена предельная сумма наличных расчетов (подробнее о предельных суммах наличных расчетов мы писали в предыдущей статье этого номера).

После отмены Указа № 436 к предприятию не применяется ответственность за нарушение кассовой дисциплины. Поэтому никакие штрафы самому предприятию в данном случае не грозят. Но не все так просто.

Должностные лица предприятия и ФЛП будут нести административную ответственность за нарушение порядка проведения наличных расчетов по ст. 163¹⁵ КУоАП (ср. ). Размер этого штрафа не маленький: от 1700 до 3400 грн. (от 100 до 200 ннмдг*). Повторное в течение года нарушение тем же лицом увеличивает штраф. Его размер составит от 8500 грн. до 17000 грн. (от 500 до 1000 ннмдг).

* Не облагаемых налогом минимумов доходов граждан.

Утешает лишь то, что такое административное взыскание может быть наложено не позднее чем через два месяца со дня совершения правонарушения (ст. 38 КУоАП), поскольку такое правонарушение длящимся не считается.

Штраф, о котором идет речь, налагают органы ГНСУ (ст. 234² КУоАП) на виновных в таких нарушениях должностных лиц предприятий, а также на физлиц-предпринимателей.

А теперь посмотрим, как это работает применительно к ситуации с подотчетными суммами.

Приведем такой пример. Работник предприятия, выполняя поручение (гражданско-правовое действие от имени предприятия), приобрел за наличный расчет ТМЦ у другого субъекта хозяйствования (предприятия или ФЛП) на сумму больше чем 10000 грн. в день. Что же получается в данном случае?

Работник предприятия действовал от имени своего предприятия. То есть, по сути, между предприятием — продавцом ТМЦ и предприятием, от имени которого действовал подотчетник (покупателем ТМЦ), был произведен наличный расчет за товары с превышением допустимой суммы наличных (10000 грн.). А значит, как ни крути, налицо нарушение порядка наличных расчетов.

Как следствие, к должностным лицам обоих предприятий может быть применен вышеупомянутый админштраф.

Но если речь идет о покупке ТМЦ в обычной торговой точке (супермаркете), то предприятие-продавец скорее всего будет вне зоны риска. Ведь он совершил обычный расчет с физлицом через РРО, не зная и не ведая, что через подотчетное лицо у него что-то покупает другое предприятие.

Другое дело, если расчет оформлялся как-то по-иному (например, составлялся отдельный договор купли-продажи, выписывались расчетные или другие документы на имя предприятия-покупателя и т. п.).

Самому работнику — подотчетнику в данном случае никакие штрафные санкции за нарушение порядка наличных расчетов не грозят. Он тут вообще ни при чем. Он лишь выполняет поручение предприятия.

А теперь давайте посмотрим на проблему превышения наличных ограничений при расчетах с участием подотчетных лиц под другим углом.

Ситуация: работник предприятия за счет собственных средств оплатил стоимость ТМЦ для нужд предприятия в размере 14000 грн.

Сразу заметим, что если бы в течение дня такой работник покупал ТМЦ у разных субъектов хозяйствования (предприятий и ФЛП) и общая сумма по каждому продавцу не превысила 10000 грн., проблем вообще никаких не было бы. Ведь в данном случае по каждой покупке нет выхода за рамки 10-тысячного ограничения.

Но усложним задачу — предположим, что ТМЦ на сумму 14000 грн. были куплены у одного субъекта хозяйствования. Можно ли в таком случае избежать проблем с превышением наличного ограничения, если из кассы возместить работнику сумму, которую он потратил на закупку ТМЦ для нужд предприятия, не всю сразу, а частями: например, 10000 грн. выдать в день подачи Отчета, а оставшиеся 4000 грн. — на следующий день?

К сожалению, такой выход из ситуации проблему совершенно не решает.

Ведь расчет предприятия с другим предприятием уже фактически совершен, нарушение уже есть. Ну а способы возврата средств работнику к этой проблеме никакого отношения не имеют. Это надо понимать и не делать в будущем подобных ошибок. В конце концов, два месяца, в течение которых грозит админответственность, пролетают быстро ☺.