Из формы авансового отчета следует, что все стоимостные показатели отражают в нем в гривне (об этом свидетельствует название стоимостных граф «Сума (грн, коп.)»). Выходит, формально, даже если расходы понесены в валюте, в авансовом отчете следует отражать гривневый эквивалент осуществленных расходов. В то же время, учитывая то, что в бухгалтерском учете инвалютные операции отражают в двух валютах — в валюте расчетов и в валюте отчетности (ч. 3 ст. 9 Закона о бухучете) — в авансовом отчете тоже целесообразно отражать и валютную сумму операции, и ее гривневый эквивалент (через дробь).
Наличие валютных сумм особенно актуально в случаях, если аванс на командировку выдавался в иностранной валюте и работник возвращает предприятию неиспользованный валютный остаток. О том, что в таком случае отчет составляется в инвалюте (валюте государства, куда командирован работник, или в свободно конвертируемой валюте), говорят и налоговики (не упоминая, кстати, о необходимости отражения гривневого эквивалента) (БЗ 109.19).
Хотя даже в случае, если непосредственно с валютными средствами само предприятие дела не имело (аванс перечислялся в гривне и компенсация валютных расходов работнику осуществлена в гривне), валютные суммы в авансовом отчете тоже не будут лишними. Ведь именно валютная стоимость значится в документах, подтверждающих заграничные расходы работника. Правда, в такой ситуации суммы в валюте можно отразить только на обратной стороне авансового отчета. А на лицевую сторону (в реквизиты «Витрачено», «Залишок/Перевитрата») перенести только их гривневый эквивалент.
По какому курсу пересчитывать?
Операции в иностранной валюте при первоначальном признании отражают в валюте отчетности путем пересчета суммы в иностранной валюте по курсу НБУ на дату осуществления операции (даты признания активов, обязательств, собственного капитала, доходов и расходов) (п. 5 П(С)БУ 21). То есть тут работает своего рода правило «первого события». В классическом варианте (если аванс на загранкомандировку выдан в иностранной валюте):
— сумму самого аванса пересчитываем по курсу НБУ на дату выдачи аванса;
— проавансированные инвалютные загранкомандировочные расходы (а также суточные, если они установлены в иностранной валюте) тоже пересчитываем по курсу на дату выдачи аванса;
— инвалютные расходы сверх суммы аванса пересчитываем по курсу на дату утверждения авансового отчета.
Если же аванс на загранкомандировку выдавался в гривне, то все инвалютные расходы пересчитывают на дату утверждения авансового отчета. Поскольку на дату перечисления/выдачи аванса пересчитывать просто нечего (нет валютной операции).
Очевидно, что учесть все эти нюансы самостоятельно подотчетному лицу может быть сложновато. Поэтому сумму гривневого эквивалента по валютным расходам работнику лучше уточнить в бухгалтерии.
Карточные нюансы
Если аванс на командировку перечисляется на личную карту работника, средства считаются выданными под отчет с момента такого перечисления. Поэтому расходы в рамках перечисленного валютного аванса пересчитываем по курсу на дату перечисления средств работнику, а сверхавансовые расходы — по курсу на дату утверждения отчета.
А вот в случае перечисления аванса на КПК все немного по-другому.
Ведь ни зачисление средств на КПК, ни выдача КПК работнику еще не означают выдачу ему денег (аванса) под отчет. Выданными под отчет средства становятся, только когда начнут осуществляться операции с использованием КПК, т. е. при снятии работником наличных в банкомате или при проведении безналичных расчетов с применением КПК. Соответственно именно на дату таких операций следует применять курс НБУ для пересчета иностранной валюты в гривню.
В случае перечисления аванса на гривневую КПК командировочные расходы тоже пересчитывают по курсам НБУ, действовавшим на дату снятия наличных в банкомате или проведения работником расчетов с использованием КПК. Ведь именно на эту дату фактически происходит приобретение валюты для предприятия уполномоченным банком по коммерческому курсу.
Если работник предоставляет отчет на сумму, превышающую сумму средств, потраченных с КПК (т. е. в командировке он потратил собственные валютные средства), то в сумме такого превышения расходы признают по курсу НБУ на дату утверждения отчета.
Помните: возместить потраченные за границей собственные валютные средства работника предприятие должно в гривне по курсу НБУ на день их выплаты. Абзац первый п. 19 разд. III Инструкции № 59 рекомендует сделать это до окончания 3-го банковского дня после утверждения авансового отчета (БЗ 109.19).
«Двухвалютная» командировка
Часто бывает, что аванс на загранкомандировку выдается работнику не только в валюте, но и в гривне. И это вполне обоснованно, ведь до пересечения границы работник тоже может осуществлять какие-то траты. Достаточно ли в таком случае одного авансового отчета или нужно составлять отдельный отчет на каждую валюту?
На наш взгляд, вне зависимости от количества валют одного авансового отчета теоретически вполне достаточно. Хотя вполне допустимо (а в некоторых случаях, возможно, и более целесообразно) составлять несколько отчетов — отдельный для каждой из валют (в таком случае рекомендуем нумеровать эти отчеты через дробь, чтобы потом легче было определить, что они относятся к одной командировке).
Если принято решение составлять один «двухвалютный» отчет, его следует заполнять так. В графе «Одержано (від кого, № та дата)» (⑨) в таком случае заполняют столько строк, сколько выплат было осуществлено подотчетному лицу (т. е. на каждую валюту — отдельная строка (или несколько строк — если аванс выдавался частями)). Информацию о возврате остатка/выдаче перерасхода (⑭) тоже придется вносить отдельными строками (поскольку форма отчета содержит только одну строку, информацию по второй валюте придется вносить вручную).
Графу «Усього отримано» (⑩) можно заполнить так: сначала указать общую сумму полученного аванса в гривне (например, 3000,00), а далее в скобках расшифровать ($100/2500,00 и 500,00). Аналогичным образом можно заполнить графу «Витрачено» (⑪), а также графу «Залишок/Перевитрата» (⑫).
А если по одной валюте вылез перерасход, а по другой — неиспользованный остаток
Можно ли перекрывать одну задолженность другой или нужно выводить остаток строго по каждой валюте отдельно?
Согласно п. 17 разд. III бюджетной Инструкции № 59 остаток неиспользованных в загранкомандировке средств должен быть возвращен в той валюте, в которой был выдан аванс. Соответствующие нормы обычно прописывают и хозпредприятия в своих командировочных положениях. При наличии такой нормы в Положении о командировках логично выводить отдельный остаток по каждой валюте.
Кстати, налоговики требуют возврата неизрасходованного остатка инвалюты, ссылаясь на норму п. 16 Положения № 5 (БЗ 109.19). О том, что эти их требования абсолютно не обоснованны, вы знаете из «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 66, с. 24. В валютном законодательстве никаких требований о возврате не израсходованной в загранкомандировке подотчетной инвалюты на сегодняшний день нет.
Поэтому теоретически, если хозпредприятие в своем Положении о командировках пропишет возможность взаимозачета задолженностей между выданными под отчет валютами, то его вполне можно осуществить. Со стороны действующего валютного законодательства, как мы уже сказали, никаких преград для таких действий нет. А п.п. 170.9.2 НКУ в таком случае не сработает, так как остатка неиспользованных средств попросту не будет.
Но! Налоговики, естественно, с таким подходом не согласятся. Стоит ли игра свеч? Решать вам.
