Расчеты корпоративной карточкой

Порядок использования электронных платежных средств, к которым относятся абсолютно все платежные карты, регулируют Закон № 2346 и Положение № 705. Различают только два вида платежных карт:

(1) личные (в том числе и зарплатные), пользователями которых являются физлица;

(2) корпоративные (КПК), пользователями которых являются субъекты хозяйствования.

Выпуск других карточек для субъектов хозяйствования действующие нормативно-правовые акты не предусматривают.

КПК & «ключ к счету*»

* Этот термин — фишка АО «КБ «ПриватБанк». В других банках подобные карты могут называться по-другому. В этой статье мы используем этот термин в отношении аналогичных продуктов прочих банков.

Платежная карта «ключ к счету» представляет собой разновидность корпоративного (бизнесового) электронного платежного средства с той лишь особенностью, что она предоставляет прямой доступ к основному банковскому счету предприятия. Соответственно, ее применение не требует открытия отдельного, так называемого карточного счета, как в отношении обычной КПК.

** О том, что карта «ключ к счету» считается КПК, говорит и НБУ (см., например, письмо от 24.04.2019 г. № 57-0007/22460).

Держателем КПК, как правило, является работник предприятия (доверенное лицо), на имя которого выдается КПК. Он на законных основаниях использует КПК для инициации перевода средств с соответствующего счета в банке или осуществляет другие операции с ее применением (п. 1.4 ст. 1 Закона № 2346).

Порядок использования КПК определен условиями договора с банком*** и требованиями законодательства. Об этом сказано в п. 1 разд. III Положения № 705.

*** Банк обязан при выдаче платежных карточек предоставить пользователю экземпляр договора, правил пользования платежными карточками и тарифов банка на обслуживание платежных карточек (п. 8 р. ІІ Положения № 705).

На сегодняшний день с помощью КПК можно осуществлять все виды расчетно-кассовых операций (оплачивать товары, услуги, в том числе через сеть Интернет, снимать наличные, переводить средства на другие счета предприятия, оплачивать товары/услуги). В целом, с 04.04.2019 г. (с даты действия новой редакции Инструкции № 492) ограничений по проведению операций со счетов субъектов хозяйствования с использованием КПК (в том числе карты «ключ к счету») практически нет. Хотя некоторые ограничения все же остались. О них ниже.

Ограничения по использованию КПК

Во-первых, субъекты хозяйствования не могут использовать КПК для выплат социального характера и заработной платы работникам (второй абзац п. 1 разд. III Положения № 705)****.

**** См. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 102, с.26.

То есть «прямо в лоб» с КПК выплатить зарплату или осуществить выплаты социального характера не получится — упираемся в запрет. Но вполне законно такой запрет обойти можно. Например, оформить данную операцию, «прогнав» средства через подотчет (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 48, с. 22).

Во-вторых, по-прежнему запрещены расчеты по внешнеэкономическим договорам в наличной форме. А значит, все расчеты по ВЭД-операциям (т. е. по текущим торговым операциям) должны проводиться исключительно через счета в банках (п. 16, п.п. 2 п. 109 Положения № 5, пп. 28 и 31 Положения № 2).

Другими словами, работник, находясь в командировке, не может покупать товары для нужд предприятия за наличную валюту (предварительно сняв средства с КПК). Не путать (!) с командировочными расходами, перечень которых определен п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. На оплату таких расходов запрет не распространяется.

В принципе, такой же запрет установлен для расчетов с помощью КПК (п.п. 2 п. 109 Положения № 5). Хотя рассчитываться за рубежом за товары с помощью КПК (как гривневой с возможностью оплаты в инвалюте, так и валютной) командированный работник все-таки может. Но учтите (!): в таком случае позволительны только расчеты по одному ВЭД-договору (контракту) в один операционный день и в сумме, которая не превышает незначительный размер (т. е. эквивалент 150 тыс. грн.*).

* А с 28.04.2020 г. — 400 тыс. грн., ст. 20 Закона № 361.

Подробнее об этом и о том, как выйти из ситуации, когда работник о таком запрете запамятовал, см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 21, с. 22, № 80, с. 15.

Подотчетные суммы

Итак, доверенное лицо (держатель КПК) с помощью платежной карты может осуществлять оплату командировочных или прочих расходов для нужд предприятия как путем безналичных перечислений, так и наличкой, сняв предварительно средства с карты.

В каких случаях считается, что держатель КПК получает с помощью такой карты денежные средства под отчет, а значит, должен предоставить в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет** (далее — Отчет)?

** Форма его утверждена приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.

Сразу учтите: дата передачи доверенному лицу самой КПК не считается датой выдачи средств под отчет держателю карты. А вот отправной точкой здесь будет именно дата снятия / безналичного списания средств с корпоративной карты.

То есть обязанность подавать Отчет при расчетах с использованием КПК прямо прописана, когда держатель карты (в том числе директор предприятия (даже при условии, что он единственный сотрудник предприятия)):

1) снимает с помощью КПК наличные средства (п. 20 Положения № 148, п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ). В таком случае наличку используют без оприходования в кассу предприятия (п. 20 Положения № 148);

2) или использует КПК при расчетах в безналичной форме в счет оплаты за товары/услуги (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ).

Обратите внимание: в последнем случае к безналичным расчетам с помощью КПК относят не только, например, расчеты в торговых сетях через терминалы, платежные терминалы, но и расчеты с использованием реквизитов КПК (п.п. 8 п. 4 разд. I Положения № 705). Это значит, что средства считаются также выданными под отчет держателю КПК при расчетах через Интернет, когда держатель всего лишь указывает реквизиты КПК. Подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 36, с. 22.

Если пренебречь Отчетом (то есть своевременно не отчитаться), то выданные под отчет средства получат статус излишне израсходованных средств предприятия (п.п. 170.9.1 НКУ). Соответственно, у подотчетного лица (держателя КПК) возникнет налогооблагаемый доход (п.п. 164.2.11, п. 170.9 НКУ). Подробно о налоговых последствиях см. «Последствия нарушения сроков» этого номера.

Подтверждающие документы и остаток средств

Вместе с Отчетом держатель КПК должен предоставить в бухгалтерию (п. 20 Положения № 148):

(1) расчетные документы, подтверждающие факт приобретения товаров/услуг, и

(2) документы, подтверждающие факт безналичного расчета с помощью КПК или получение наличности с текущего счета (чек банкомата, слип, квитанцию торгового терминала и т. п.).

Если работник не предоставил документы, подтверждающие факт проведения расчетов с использованием КПК (чек банкомата, копию расходного ордера, справки установленной формы, слип, квитанции торгового терминала), то утвердить Отчет все равно придется. Как разъясняют налоговики, бухгалтер обязан принять меры по подтверждению факта использования средств с текущего счета (см. письмо Миндоходов от 23.09.2013 г. № 11727/6/99-99-19-03-02-15 и 109.21 БЗ). По нашему мнению, для этого вполне достаточно банковской выписки со счета.

Что касается банковской комиссии за снятие наличных с КПК, то тут все просто — такие расходы являются расходами предприятия. Их суммы в Отчете работника не отражаются.

При этом в п. 20 Положения № 148 также сказано, что остаток наличности вместе с Отчетом должен быть сдан в бухгалтерию предприятия.

Следовательно, Отчет представляется в бухгалтерию независимо от того, были фактически использованы полученные под отчет с помощью КПК денежные средства или нет (то есть Отчет может быть условно нулевым).

Подчеркнем: вернуть излишне израсходованные средства можно в кассу или непосредственно на текущий счет предприятия (пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ).

Бухучет операций с КПК

Если для операций с КПК открыт отдельный дополнительный текущий карточный счет в гривне, то операции по такому счету отражаем на субсчетах 313 «Прочие счета в банке в национальной валюте», 314 «Прочие счета в иностранной валюте».

Если речь идет о платежной карте «ключ к счету», то операции с помощью такой карточки логично учитывать на субсчетах 311 «Текущие счета в национальной валюте», 312 «Текущие счета в иностранной валюте».

При осуществлении платежей с использованием КПК дата фактического списания средств со счета не всегда совпадает с датой осуществления операции.

Так, в момент операции происходит блокировка соответствующей суммы на указанном текущем карточном счете, а уже затем — ее списание. Поэтому в учете имеет смысл разделять суммы, заблокированные на дополнительном текущем счете предприятия, и денежные средства, доступные для использования. Для этого, как правило, можно ввести дополнительные субсчета к субсчетам 313 (311) и 314 (312). Например: 313/1 «Денежные средства, доступные для использования с применением КПК» и 313/2 «Денежные средства, заблокированные в результате операций с КПК».

При этом задолженность работника перед предприятием в связи с выдачей аванса, на наш взгляд, логично отражать на дату снятия наличных в банкомате или осуществления им безналичных расчетов с использованием КПК проводкой, например: Дт 372 — Кт 333. При этом кредитовое сальдо по субсчету 333 фактически означает наличие кредиторской задолженности перед банком, которая погасится в момент списания средств со счета предприятия.

После утверждения Отчета подотчетные расходы попадают на затратные счета 23, 91, 92, 93,94 с кредита субсчета 372.

А теперь рассмотрим порядок отражения операций с применением КПК на примере.

Пример. Согласно приказу о командировке от 13.01.2020 г. директор предприятия находился в командировке с 14.01.2020 г. по 16.01.2020 г.

13.01.2020 г. на карточный счет была перечислена сумма 6000 грн. В этот же день работнику выдана КПК.

14.01.2020 г. денежные средства в сумме 1400 грн. сняты работником наличными в банкомате с уплатой комиссии в размере 14 грн. Фактически средства были списаны со счета предприятия 15.01.2020 г.

16.01.2020 г. через платежный терминал с применением КПК была оплачена стоимость проживания в гостинице в размере 1800 грн. (в т. ч. НДС — 300 грн.). Средства списаны со счета предприятия 17.01.2020 г.

18.01.2020 г. работником составлен Отчет, который был утвержден в тот же день в сумме 3000 грн. (в том числе НДС — 300 грн.) с учетом суточных* в размере 1200 грн. (400 грн./дн. х 3 дн.). Остаток средств в сумме 200 грн. (1400 грн. + 1800 грн. - 3000 грн.) работник сдал в кассу предприятия.

* Размер суточных по Украине согласно приказу и Положению о служебных командировках, действующему на предприятии.

Использование КПК при командировке в пределах Украины