По общему правилу к авансовому отчету должны быть приложены оригиналы документов, которые подтверждают суммы понесенных подотчетным лицом расходов. Это могут быть расчетные или платежные документы, а именно: чек РРО, расчетная квитанция, квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО), товарный чек, расходная накладная поставщика и т. п. Но чаще всего подотчетные лица имеют дело с чеками РРО и со временем эта тенденция сохранится.
С одной стороны, требования к оформлению фискального чека строго регламентированы. В частности, перечень его обязательных реквизитов приведен в п. 2 разд. ІІ Положения № 13. С другой стороны, иногда РРО-обязанные продавцы понимают эти требования по-своему. Из-за чего и случаются ситуации, когда, по мнению бухгалтера, чек, приложенный к авансовому отчету, не может считаться подтверждающим документом. Проанализируем некоторые из них.
Ситуация 1. Чек не содержит строк об округлении суммы покупки.
Вы, вероятно, догадались, что речь идет об оформлении чека РРО в розничной торговле после изъятия из оборота монет мелких номиналов. Фискалы рекомендуют делать так (БЗ 109.10):
— после строки 7 фискального чека перед строкой 8 добавить новые строки «Загальна вартість придбаних товарів (отриманих послуг) за чеком до заокруглення» и «заокруглена знижка/заокруглена надбавка»;
— в строке 8 «СУМА» указывать «Загальна вартість придбаних товарів (наданих послуг) за чеком після заокруглення».
Вместе с тем Положение № 13 не устанавливает обязательность таких дополнительных строк в чеке РРО. Учитывая это, чек без них полностью пригоден как приложение к авансовому отчету. Однако здесь возникает другой вопрос: как оприходовать ТМЦ, приобретенные по такому чеку, и как провести взаиморасчеты по этому отчету? Скажем, работник получил из кассы 25 грн., а приобрел ТМЦ у неплательщика НДС на 24,58 грн. В таком случае бухгалтер оприходует ТМЦ по первоначальной стоимости 24,58 грн. (поскольку именно эта сумма указана в чеке). А работник, чтобы не задолжать предприятию по выданному авансу и не подвергнуться штрафам по НДФЛ, вместо 42 коп. (25 - 24,58) вынужден будет вернуть в кассу большую сумму, а именно 45 или 50 коп.
Важно! Как только утвердят проект приказа Минфина о внесении изменений в Положение № 13*, «округляющие» реквизиты приобретут статус обязательных. Кстати, и сейчас, и в будущем их нужно приводить в чеке только в случае наличного расчета. Если за товар платить картой, наличие этих строк не требуется.
* См. по ссылке: mof.gov.ua/uk/draft-regulatory-documents-for-discussion-in-2019
Ситуация 2. В чеке не теми буквами обозначены ставки НДС.
Буквенное обозначение ставки НДС справа от напечатанной стоимости товара (услуги) — обязательный реквизит чека для плательщиков этого налога. В Требованиях № 199 объясняется, что буквенное обозначение ставки НДС — это буква, которая отвечает определенной налоговой группе. А вот какой именно буквой следует обозначать группы, которые облагаются по той или иной ставке, освобождены от налогообложения и не являются объектом налогообложения, не определено нигде. Выходит, эти буквы в действительности могут быть любыми.
Ситуация 3. В чеке не указана форма оплаты.
Обозначение формы оплаты (наличными, электронным платежным средством, в кредит и т. п.) должно быть в чеке обязательно. Ситуация ухудшается еще и потому, что в случае отсутствия в расчетном документе хотя бы одного из обязательных реквизитов такой документ не будет приниматься как расчетный (п. 3 разд. I Положения № 13).
Вместе с тем, по нашему мнению, последняя норма касается исключительно продавцов, которых с ее помощью будут наказывать за нераспечатку соответствующего расчетного документа (п. 1 ст. 17 Закона об РРО*). А для покупателя такой чек вполне годится как документ, который подтверждает размер расходов по авансовому отчету. Так же считают и суды (см. определение Харьковского апелляционного админсуда от 11.05.2017 г. по делу № 818/1740/16).
* Подробности — в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 23.
Но у фискалов своя правда — они могут выбраковать чек с указанным дефектом. Так же они могут сделать и в ситуациях 4 — 6 (чем это грозит предприятию и работнику, см. в конце статьи). Поэтому есть смысл разъяснить подотчетным лицам, на что следует обращать внимание при получении чека РРО в розничной торговле.
Ситуация 4. В чеке не приведен адрес магазина (или приведен без указания населенного пункта).
Адрес хозяйственной единицы — тоже обязательный реквизит чека. Общие требования к написанию адреса предусмотрены п. 42 Правил № 270 и включают среди прочего наименование населенного пункта. Известны несколько старых судебных решений с противоположными подходами к решению этого вопроса (см., например, определение ВАСУ от 29.01.2013 г. № К-19686/10 // reyestr.court.gov.ua/Review/29149370 и постановление ВСУ от 04.07.2011 г. по делу № 21-111а11 // reyestr.court.gov.ua/Review/17914327). Нам больше импонирует тот, по которому незначительные недочеты в чеке РРО — не препятствие для возмещения расходов подотчетного лица. Однако помните и о контролерах...
Ситуация 5. В чеке не указан код по УКТ ВЭД.
Реквизит «код товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД», с одной стороны, является обязательным реквизитом кассового чека, однако, с другой стороны, указывается в случаях, предусмотренных действующим законодательством. Единственный на сегодня такой случай прописан в п. 11 ст. 3 Закона об РРО, где содержится требование приводить его в случае продажи горючего**. По нашему мнению, отсутствие в чеке этого реквизита не влияет на содержание расчетной операции, следовательно, такой чек может быть приложен к авансовому отчету.
** Подробнее об этом читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 29, с. 7.
Ситуация 6. В чеке не выделен так называемый розничный акцизный налог.
Здесь следует исходить из того, что, во-первых, уплата розничного акциза при продаже горючего давно отменена. Поэтому если бухгалтер хочет видеть этот налог в чеке на горючее, то он, безусловно, ошибается — его там не должно быть.
Во-вторых, в составе цены товара этот налог на сегодня уплачивают только розничные торговцы алкогольными напитками и табачными изделиями. Причем такой товар просто так не купишь. Ведь для его перепродажи вы должны иметь соответствующую оптовую лицензию, однако тогда субъект, который продал вам такой товар, не уплачивает розничный акциз, т. е. в чеке его не будет. И только если вы приобрели алкоголь и табак для собственного потребления, скажем, на корпоративе, тогда лицензия вам не нужна***, а в чеке розничный акциз таки должен быть. В этом случае он — обязательный реквизит.
*** Подробнее об этом читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 8, с. 2.
Ситуация 7. Квитанция к ПКО вместо чека РРО.
Такое вполне может быть, если вы приобрели ТМЦ у производителя, который продает собственную продукцию. В этом случае кассовый аппарат он может не применять (п. 1 ст. 9 Закона об РРО), а вместо кассового чека выдавать квитанцию к ПКО. Имел ли право на такое послабление конкретный субъект хозяйствования, можно выяснить, изучив информацию на маркировке товара — название производителя там должно указываться обязательно.
Поэтому, по нашему мнению, квитанция к ПКО — абсолютно приемлемый подтверждающий документ. Хотя если такую квитанцию выдаст ФЛП, то принимать ее как подтверждение понесенных расходов по авансовому отчету не стоит.
Возможные санкции. В завершение скажем, чем может грозить предприятию непризнание проверяющими чека РРО как подтверждающего документа.
Во-первых, если работник получил аванс под отчет, то могут заявить, что он не возвращен в срок, и доначислить НДФЛ/ВС. Во-вторых, могут не признать расходы (но тут есть контраргументы), а также налоговый кредит, отраженный на основании чека.
А вот «кассовых» штрафов после отмены Указа № 436 можно не бояться. Но это вовсе не значит, что бухгалтер должен утратить бдительность. Совсем нет, но — в пределах разумного.
