Выдача наличных под отчет работнику
Давайте сначала разберемся с выдачей подотчетных средств работнику ФЛП.
Предприниматель имеет право выдавать наличные денежные средства под отчет работнику на хознужды либо на командировки. В данном случае каких -либо особых «предпринимательских» нюансов нет. Все отношения оформляются, как и в случае работник-предприятие (подробнее об этом мы писали в «Выдаем средства на хознужды/ командировку: основные правила» этого номера).
Надо ли выдавать какой-то расчетный документ при выдаче денег подотчетному лицу?
Да, выдачу денежных средств под отчет надо подтверждать расчетным документом. Но вот что касается самой формы такого документа, подтверждающего выдачу средств, то действующим законодательством четко не определены формы документов, которые должны составлять ФЛП в этом случае. На наш взгляд, для выдачи наличных из кассы ФЛП может пользоваться любым удобным ему расходным первичным документом, составленным в произвольной форме. И позаботьтесь, чтобы такой документ содержал все обязательные реквизиты первичного документа согласно требованиям Закона о бухучете.
После того как работник выполнит поручение ФЛП, он обязан:
— составить Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (по форме приказа Минфина от 28.09.2015 г. № 841). К Отчету обязательно должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих суммы понесенных расходов (чеки, квитанции и т. п.);
— вернуть остаток неиспользованных средств (при наличии).
Сроки подачи Отчета и возврата средств — стандартные (см. «Выдаем средства на хознужды/ командировку: основные правила» этого номера).
Наличные ограничения
При наличных расчетах с предприятиями и предпринимателями ФЛП должны соблюдать ограничение в 10 тыс. грн., а при расчетах с физлицами — в 50 тыс. грн. в день по одному или нескольким платежным документам (п. 6 Положения № 148).
Выдача и возврат наличных работникам под отчет на хознужды, на наш взгляд, не должны попадать под указанные выше ограничения (подробнее об этом мы писали в «Выдаем средства на хознужды/ командировку: основные правила» этого номера).
Тем более вне наличных ограничений — расчеты, которые осуществляются посредством платежной карточки без снятия при этом наличных (т. е. через платежный терминал).
А вот при приобретении подотчетным лицом ТМЦ, работ или услуг для хозяйственных нужд ФЛП у другого субъекта хозяйствования в полную силу работает 10-тысячное ограничение по наличным. И тут даже не имеет значения, осуществлялось такое приобретение за счет полученной ранее (в кассе либо с использованием корпоративной платежной карточки) наличности или за счет собственных средств работника. Ведь в такой ситуации работник выступает и платит от имени ФЛП.
Если подотчетное лицо для хознужд ФЛП приобретало ТМЦ или оплачивало работы, услуги физлицу — не СПД, то в этом случае должно соблюдаться 50-тысячное ограничение по наличным*. Ведь по сути получается, что ФЛП (через подотчетное лицо) производит наличный расчет с физлицом — продавцом товаров, работ, услуг.
* В том числе это касается расчетов с лицами, осуществляющими независимую профессиональную деятельность (при условии, что лицо, которое осуществляет независимую профессиональную деятельность, не зарегистрировано как ФЛП (см. консультацию в подкатегории 109.13 БЗ).
ФЛП сам тратится на хознужды
Если мы говорим о ситуации, когда ФЛП сам тратит свои средства на хознужды, то тут надо понимать, что ФЛП не может выдать сам себе средства под отчет. Дело в том, что наличные деньги ФЛП и деньги на его предпринимательском счете принадлежат самому физлицу-предпринимателю. Когда он их тратит на хознужды или снимает со счета с целью потратить на хознужды, нет факта передачи/выдачи этих средств другому физлицу. Соответственно, нет оснований для применения п. 170.9 НКУ.
У предпринимателя есть свои правила налогообложения предпринимательских доходов, которые для общесистемщиков прописаны в ст. 177 НКУ, для единоналожников — в гл. 1 разд. XIV НКУ (ср. ). И никакой подачи авансового отчета они не предусматривают.
Опять же, у подотчетного лица предприятия в случае несвоевременного возврата неизрасходованного остатка средств, выданных в подотчет, возникает налогооблагаемый доход. У предпринимателя такой доход не возникает, так как деньги на его счете являются его имуществом, которое облагается по «предпринимательским» правилам.
Все это говорит в пользу того, что авансовый отчет предприниматель (будь то общесистемщик или единоналожник) сам себе не составляет.
ФЛП не должен составлять авансовый отчет
Это касается и случая, когда средства на хознужды были потрачены непосредственно с карты «ключ к счету» или сняты наличные с этой карты.
Правда, осуществляя расходы на хознужды с предпринимательского счета, ФЛП могут иметь определенные «бумажные» сложности. Дело в том, что благодаря норме, которая появилась в Инструкции № 103 (п. 1111), банки, применяя риск-ориентированный подход, имеют право требовать документы, подтверждающие дальнейшее использование наличности, которую ФЛП снимает на хознужды. Причем документы они могут требовать при снятии абсолютно любой суммы. Критериев по сумме снятой наличности, при достижении которой банки могут требовать от клиента документы, нет.
Какие документы может требовать банк? Это могут быть закупочный акт, закупочная ведомость, форма № 1ДФ, кредитный договор, договор поставки, договор транспортировки, договор хранения. Но многие банки для таких случаев сейчас ограничиваются требованием подать всего лишь письмо с указанием цели снятия наличных.
Во избежание «бумажных» проблем ФЛП проще не сообщать банку, что цель снятия наличных — хознужды (т. е. расходование на предпринимательскую деятельность)*.
* Подробнее об этой проблеме мы писали в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 52, с. 24.
Еще один момент, о котором нужно сказать, — использование личного не предпринимательского счета ФЛП для своей деятельности (хознужды, командировки).
В п.п. 7.7 Инструкции № 492 содержится прямой запрет на использование личного счета граждан для предпринимательской деятельности. Но что радует: санкций за нарушение этой нормы пока нет.
Командировка ФЛП
Действующее законодательство не дает однозначного ответа, касающегося возможности для ФЛП отправить самого себя в командировку. Традиционно считается, что командировка — это термин, характерный для трудовых отношений. Единственное исключение из этого правила — члены руководящих органов предприятия (п.п. 170.9.1 НКУ).
Предпринимательская деятельность осуществляется на свой страх и риск, следовательно, приплести к ней командировку — термин, характерный для трудовых отношений, — вряд ли выйдет. Фискалы в своих устных разъяснениях также отрицают право ФЛП отправить самого себя в командировку.
А нужно ли ФЛП как-то оформлять выдачу себе аванса? Считаем, что нет. Все расходы в деловой поездке он осуществляет на свое усмотрение. При этом предпринимателю не нужно подавать Отчет о потраченных в командировке средствах и соблюдать какие-либо сроки возврата неизрасходованной наличности, даже если он выдавал их сам себе из предпринимательской кассы.
