Считаем, в данном случае подотчетное лицо обязано вернуть в кассу предприятия остаток неиспользованных сумм, полученных на закупку сельхозпродукции, в день, на который приходится завершение командировки. Впрочем, если успеть вернуть средства до окончания месяца, на который этот срок припадает, то никаких налоговых последствий не должно быть. А теперь поясним.
Прежде всего отметим, что сроки предоставления Отчета*, установленные пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ, фискалы используют для определения размера излишне использованных средств, подлежащих обложению НДФЛ и ВС (п.п. 164.2.11 НКУ). А сроки, предусмотренные п. 19 Положения № 148, предназначены для определения фактов нарушения правил наличного обращения. Причем сроки предоставления Отчета не согласуются со сроком использования наличности, а значит, чтобы выполнить одновременно требования и НКУ, и Положения № 148, нужно найти «золотую середину». Приступим.
* Форма его утверждена приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.
Как правило, закупку сельхозпродукции предприятия осуществляют через подотчетных лиц за наличные средства. Наличность на эти цели выдают из кассы на основании расходного кассового ордера (п. 26 Положения № 148). Срок, на который выдается наличность под отчет, не может превышать 10 рабочих дней**, включая день такой выдачи (п. 19 Положения № 148). Там же сказано: если подотчетному лицу одновременно выдана наличность на командировку и для решения в этой командировке производственных вопросов (в том числе для закупки сельхозпродукции у населения), срок, на который выдана наличность под отчет на такие задания, продлевается до завершения срока командировки.
** Чтобы подтвердить право на 10-дневный срок использования полученных средств, в расходном кассовом ордере нужно указать основание — «для закупки сельскохозяйственной продукции».
В то же время срок предоставления Отчета при наличной форме расчетов установлен п.п. 170.9.2 НКУ. Так, выполнив поручение по закупке необходимой сельхозпродукции, подотчетное лицо (работник) обязано предоставить Отчет до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором он завершил выполнение гражданско-правового действия (закупку сельхозпродукции), или завершил командировку, в том числе если закупка сельхозпродукции осуществлялась в командировке. Остаток неиспользованных средств подлежит возврату до или во время предоставления такого Отчета.
Иными словами, выполняя требования НКУ и Положения № 148, подотчетное лицо, получив средства на закупку сельхозпродукции в командировке, должно остаток неиспользованных средств вернуть в день завершения командировки, а вот сам Отчет оно может предоставить в течение 5 дней после завершения командировки.
По большому счету, если уж так случилось, что работник замешкался с возвратом налички, — не беда. Ведь штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины в настоящее время не работают***. Максимум, что грозит предприятию в этом случае, — это административная ответственность.
*** После отмены Указа Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 52, с. 2) к предприятию не применяются и финсанкции за нарушение кассовой дисциплины.
Учтите: во избежание удержания НДФЛ и ВС важно, прежде всего, придерживаться сроков, установленных пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ. В нашем случае вернуть деньги без последствий можно до или одновременно с Отчетом (то есть до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем завершения командировки). Хотя, строго говоря, даже нарушение этих сроков еще не приговор. Ведь, как мы уже сказали, данные подпункты НКУ используются фискалами только для определения размера налогооблагаемого дохода (п.п. 164.2.11 НКУ). Поэтому, если подотчетное лицо не вложится в установленный НКУ срок, но при этом, учитывая требования п. 14 Порядка № 841, успеет вернуть деньги до окончания месяца, на который этот срок приходится, то никаких налоговых последствий не должно возникать (более детально см. на с. 6 этого номера).
