Ученые проводили исследования, в которых просили участников представить идеальный и реальный варианты развития событий. Полученные ответы почти всегда совпадали! То есть люди, прикидывая, как все будет, рассматривают самый приятный для них, «розовый» вариант. Это означает, что слишком часто мы настроены излишне оптимистично. Мы склонны забывать о вероятных сложностях и непредвиденных обстоятельствах, которые с легкостью могут помешать нашим планам. Как прекрасно пишет специалист в области создания искусственного интеллекта Э. Юдковский: «…люди всегда настроены слишком оптимистично: они говорят, что какой-то процесс займет два дня, а на самом деле уходит десять, или говорят — два месяца, а уходит больше тридцати пяти лет».
Как обойти ошибку планирования? Есть два варианта. Первый — при определении времени или ресурсов, необходимых для реализации плана, следует опираться на опыт. Вспомните, сколько времени и ресурсов потребовало решение аналогичных задач в прошлом. Возьмите небольшой запасик и сможете легко решить новую задачу. Но что если вам придется столкнуться с чем-то новым, нетривиальным, чего раньше делать никогда не приходилось? Ученые дают самый логичный, но не самый приятный и практичный совет — стоит быть максимально пессимистичным, т. е. попытаться рассмотреть все, что может помешать вашему плану, учесть все, что может пойти наперекосяк. Как использовать эту рекомендацию и не утонуть в мрачных мыслях, вы узнаете прямо сейчас, ведь мы приступаем к применению техники-алгоритма «Анализ возможных проблем», разработанной Ч. Кепнером и Б. Трего.
Авторы очень просят человека, занятого планированием, не забывать задавать себе вопрос: «Что может пойти не так в том, что я планирую сделать?».
На самом деле понятно, что пойти не так может очень многое, и землетрясение, и наводнение, и еще какая-то кара небесная, но также понятно и то, что все эти события хоть и имеют некую условную вероятность, но она все равно слишком мала, чтобы принимать эти угрозы всерьез. Другие же непредвиденные пакости вполне могут нанести вашему плану непоправимый ущерб. Поэтому всегда старайтесь оценить вероятность неприятных событий трезво, не преуменьшая, но и не преувеличивая ее.
Теперь к алгоритму анализа возможных проблем:
1-й шаг. Выделите основные, самые важные, критические задачи, т. е. те, без выполнения которых весь план окажется у плачущего кота сами знаете под чем, возможно, став причиной его немногочисленных слез. Вся дальнейшая работа проводится именно с этими задачами с целью сэкономить психическую энергию и здоровье вообще. Предположим, что вы планируете конференцию и одна из критических задач — прием заявок участников.
2-й шаг. Определите все возможные проблемы для каждой из критических задач. Что может пойти не так в процессе приема заявок участников? Казалось бы, ничего, рутинный, скучный процесс. И, тем не менее, опыт и более реалистичное видение показывают, что проблемы легко могут появиться. Например, заявка может потеряться и человек окажется незарегистрированным, файл с ней окажется поврежденным из-за совпадения фамилии и инициалов участников, выполняющий эту задачу человек перемешает заявки нескольких несчастных и т. д.
3-й шаг. Рассмотрите возможные причины возникновения каждой потенциальной проблемы. Ответьте на вопрос: почему это несчастье может произойти? Причина всех названных нами проблем, в общем-то, одна — неотлаженный алгоритм анализа материалов, т. е. человек, принимающий материалы, обрабатывает их не системно. Иногда у проблем находится одна причина, как в нашем примере, и это хорошо, ее можно легко исправить, чаще же, конечно, у разных проблем — разные причины, а бывает и так, что у одной проблемы — сразу целый комплекс возможных причин.
4-й шаг. Оцените риски появления каждой из проблем. Насколько вероятно она вообще возникнет. Так, потерять заявку (особенно когда алгоритм анализа не отлажен!) вполне вероятно, ее можно положить не в ту папку, можно просто забыть сохранить на компьютер и т. д., а вот совпадение и фамилии, и имени, и отчества участников маловероятно, хотя в опыте автора такое случалось не менее одного раза на каждую большую конференцию. Оценивать риски можно как простым способом, по трехбалльной шкале (высокий, средний, низкий), так и более сложным, используя 10-балльные оценки или даже собственно показатель вероятности: от 0 % до 100 %.
5-й шаг. Рассмотрите последствия каждой проблемы. Что произойдет, если эта гадкая проблема все-таки наступит? В нашем, казалось бы, безобидном примере произойти может очень многое — вы потеряете одного участника, вы получите сердитого или обиженного участника, вы получите файл, который невозможно обработать и т. д.
6-й шаг. Определите те действия, которые помогут вам предотвратить возникновение проблем или минимизировать их вред. Учитывая причину возникновения проблем, полученную в нашем анализе — неотлаженный алгоритм анализа материалов, возможным спасительным действием будет как раз разработка такого алгоритма. Суть алгоритма будет простой, к примеру: полученную заявку положить в папку «Заявки», проверить открываемость файла, его содержание, при совпадении названий файлов, к примеру «Иванов О. О._Заявка» присвоить каждому из них индекс с датой и временем получения: «Иванов О. О._Заявка_1.02/14.20»; «Иванов О. О._Заявка_10.02/11.18».
7-й шаг. Оцените остаточные риски. Ведь принимающий заявки все равно может что-то напутать (человеческий фактор, будь он неладен!).
8-й шаг. Разработайте резервные планы. Если принимающий заявки все-таки напутает, кто должен будет извиниться и все исправить? Или, может, кто-то должен постоянно проверять его работу? В общем, 7-й и 8-й шаги очень важны, поскольку замыкают анализ и возвращают нас к проблеме — сможем ли мы все-таки победить непредсказуемость жизни и сложностей, возникающих в ней, с помощью разума? Хочется верить, что да!
Достигайте целей, составляйте планы и пусть они всегда воплощаются в жизнь. И да, еще удачи вам, потому что каким бы ни было планирование, особенно приятно, когда что-то хорошее происходит само собой, случайно, непреднамеренно, не по плану!
