Когда СОЗДАВАть Z-отчет
Начнем с того, что с 01.08.2020 г. в соответствии с п. 9 ст. 3 Закона об РРО на РРО (за исключением автоматов по продаже товаров (услуг)) и ПРРО следует ежедневно создавать в бумажной и/или электронной форме фискальные отчетные чеки в случае осуществления расчетных операций.
Остается выяснить только то, что укладывается в понятие «ежедневно».
Когда речь идет о классическом РРО, то чтобы понять, когда следует создать Z-отчет, стоит ориентироваться не только на Закон об РРО, но и на подзаконные акты. Так, в п. 2 Требований № 199* приведено определение «смена» — это период работы РРО от регистрации первой расчетной операции после выполнения Z-отчета до выполнения следующего Z-отчета. При этом в Требованиях № 199 указано, что максимальная продолжительность смены РРО не должна превышать 24 часа. Следовательно, только после того, как смена на РРО будет продолжаться больше 24 часов, то есть будет превышена максимальная продолжительность смены, такой РРО будет заблокирован (п. 7 Требований № 199).
Из этого мы делаем вывод:
если субъект хозяйствования работает круглосуточно, то Z-отчет должен создавать (печатать) каждый день по окончании рабочей смены, но не позднее 24 часов от ее начала
С нашим выводом в последнее время соглашаются и фискалы. Именно так они говорят в письмах ГНСУ от 05.06.2020 г. № 2344/6/99-00-05-04-01-06/ІПК и от 11.04.2019 г. № 1560/6/99-99-14-05-01-15/ІПК.
Но иногда у фискалов проскакивает и другая позиция. Так, в письмах ГНСУ от 13.09.2018 г. № 4024/ІПК/03-20-14-05-11 и от 05.02.2019 г. № 394/6/99-99-14-05-01-15/ІПК и в БЗ 109.10 они считают, что при круглосуточной работе Z-отчет должен распечатываться каждый день по окончании рабочей смены, но не позднее 24 часов этого дня.
Аргументируют они это тем, что когда речь идет о «ежедневно», то, на их взгляд, следует говорить о сутках, то есть о периоде времени в 24 часа (то есть день длится с 0 часов утра и заканчивается 24-м часом ночью). Поэтому, по их мнению, печатать Z-отчет следует каждый день не позднее 24 часа ночи. То есть когда предприятие работает круглосуточно и кассир заступил на смену, например, в 8 часов вечера, то он должен обязательно выполнить Z-отчет до 24:00, а потом в конце смены. Только так, на их взгляд, он не нарушит РРО-законодательства.
Как видим, у фискалов есть два разных подхода к одной и той же проблеме, поэтому тем субъектам, которые работают круглосуточно, лучше получить индивидуальную налоговую консультацию и делать так, как скажут в ней.
Z-отчет при отсутствии операций
Достаточно часто спрашивают: следует ли выполнять Z-отчеты в случае, если на протяжении дня ни одной расчетной операции не было?
Ответ на этот вопрос также следует из п. 9 ст. 3 Закона об РРО, в котором прямо указано, что Z-отчет создают только в случае осуществления расчетных операций.
Расчетной операцией в понимании ст. 2 Закона об РРО является прием от покупателя наличных средств, платежных карточек, платежных чеков, жетонов и т. п. по месту реализации товаров (услуг), выдача наличных средств за возвращенный покупателем товар (непредоставленную услугу), а в случае применения банковской платежной карточки — оформление соответствующего расчетного документа об оплате в безналичной форме товара (услуги) банком покупателя или, в случае возврата товара (отказа от услуги), оформление расчетных документов о перечислении средств в банк покупателя.
Следовательно, если за целый день субъект не продал ни одной единицы товара и не вернул ранее полученные от покупателя средства за возвращенный товар, то создавать Z-отчет не нужно.
С этим соглашаются и фискалы. Так, они заявляли (до 01.08.2020 г., когда распечатка Z-отчета была обязательной), что Z-отчет необязательно печатать, даже если в течение дня не было расчетных операций, но были осуществлены операции «служебное внесение» и «служебная выдача». Ведь эти операции не расчетные (БЗ 109.09).
Наверняка такой же вывод у них будет и после 01.08.2020 г. То есть
создавать Z-отчет на классическом РРО придется только в тот день, когда будет осуществлена расчетная операция
Оприходование наличности
Для ФЛП, которые используют РРО и ПРРО, а также юрлиц и их обособленных подразделений, которые ведут кассовую книгу и осуществляют расчеты через РРО, факт выполнения Z-отчета на оприходование наличности не повлияет. Дело в том, что (п. 11 Положения № 148*):
— для ФЛП оприходованием наличности считается отражение суммы полученной наличности в книгах учета доходов (доходов и расходов). На сегодняшний день ВР приняла законопроект № 2524, которым отменяется регистрация и ведение Книги учета доходов для ФЛП — плательщиков ЕН, которые не являются плательщиками НДС. В то же время пока Положение № 148 не приведут в соответствие с этими изменениями, придется для оприходования наличности проводить записи в таких книгах;
— для юрлиц и обособленных подразделений, которые ведут кассовую книгу, оприходованием наличности является запись в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров.
При этом тот факт, что ФЛП, которые используют РРО, или юрлица и их обособленные подразделения, которые используют кассовую книгу, провели/не провели сумму наличности через кассовый аппарат, никоим образом не повлияет на ее оприходование. Чтобы наличность была оприходована, они должны отразить ее в Книге доходов или в кассовой книге.
Учитывая это, кто-то может сказать: а какая же связь между оприходованием наличности и созданием Z-отчета? Такая связь есть, но прослеживается она только у одной категории субъектов, а именно у обособленных подразделений юрлиц, которые не ведут кассовую книгу и осуществляют наличные операции через РРО или ПРРО. Для них оприходованием наличности будет считаться при проведении операций через (п. 11 Положения № 148):
— РРО — хранение ежедневных Z-отчетов в электронной форме и внесение информации из них в соответствующие книги учета (КУРО — в случае ее использования на период выхода из строя РРО или отключения электроэнергии);
— ПРРО — обеспечение ежедневного создания ПРРО в бумажной и/или электронной форме Z-отчетов и подача их на фискальный сервер, а также направление созданных ПРРО электронных расчетных документов и уведомлений для их регистрации и долгосрочного хранения на фискальный сервер. Почему для ПРРО, чтобы оприходовать наличку, предусмотрен вариант с созданием Z-отчета в бумажной форме, когда такие аппараты этот отчет могут создавать только в электронном виде, не понятно…
Поэтому считаем, что
когда у обособленного подразделения кассовой книги нет, чтобы оприходовать наличность при работе как на классических РРО, так и на ПРРО, нужно создать Z-отчет в электронной форме
Как видим, только для обособленных подразделений, которые не ведут кассовую книгу, несоздание Z-отчетов и нехранение их в электронном виде, а при работе на ПРРО еще и непередача Z-отчетов на фискальный сервер (а в случае работы в режиме офлайн непередача также чеков РРО на фискальный сервер) будет считаться неоприходованием наличности.
В то же время с 23.06.2019 г. ответственности в виде 5-кратного штрафа уже не существует. Ее с этой даты отменили (см. «Налоги & бухучет», 2019, № 52, с. 2). Поэтому обособленным подразделениям и другим субъектам хозяйствования, в том числе и ФЛП, которые после отмены книг учета прекратят делать в ней записи, бояться такой ответственности не следует.
Ответственность за нехранение
Z-отчеты следует не только создавать ежедневно (при наличии расчетных операций) — их еще следует хранить в течение срока, определенного п. 44.3 НКУ, то есть в течение 1095 дней. При этом до 01.08.2020 г. их следовало хранить только в электронном виде. А вот после этой даты, вроде бы, можно будет сделать выбор. Так, в п. 6 гл. 4 разд. ІІ Порядка ведения КУРО* появится норма, согласно которой хранить ежедневные Z-отчеты можно будет в бумажной и/или электронной форме.
* Утвержден приказом Минфина от 14.06.2016 г. № 547.
Почему теперь в Порядке ведения КУРО есть выбор варианта создания Z-отчета не только в бумажной форме, но и в электронной, — не понятно. Поскольку до 01.08.2020 г. даже старые классические РРО хранили такие отчеты в электронной форме, то, считаем, наличие здесь упоминания о бумажной форме является лишним. Поэтому советуем всем, как и раньше, делать акцент на хранении таких отчетов в электронной форме.
К тому же чтобы выполнить хранение Z-отчетов в электронной форме, никаких сложных действий делать не следует. Так, если речь идет о работе с классическим РРО, то чтобы создать такой отчет в электронной форме, по сути, достаточно только не забывать его создавать. Дело в том, что уже долгое время Z-отчеты в электронном виде хранят без вмешательства субъектов все РРО (за исключением автоматов по продаже товаров/услуг).
На это, в частности, указывает п. 1.2 Требований № 1057**, в котором идет речь о том, что все классические РРО, которые создают контрольную ленту в электронной форме (КЛЭФ), должны автоматически хранить ее на носителе контрольной ленты в форме пакетов данных. Таким носителем является функциональная часть РРО, которая предназначена для хранения созданных РРО пакетов данных.
Когда говорят о хранении КЛЭФ, то имеют в виду хранение копий расчетных документов, последовательно сформированных РРО, которые напечатаны или созданы в электронной форме таким РРО, а также копии Z-отчетов в случае создания контрольной ленты в электронной форме.
А значит, из этого следует, что для хранения Z-отчета в электронном виде субъекту хозяйствования достаточно просто своевременно выполнить на своем РРО, который формирует контрольную ленту в электронном виде, Z-отчет.
К сведению! Если вы, по привычке, будете печатать Z-отчеты, а значит, и хранить их также в бумажной форме, то делать это можно так, как вы того пожелаете. Например, никто вам не запрещает подклеивать такие отчеты в КУРО (если вы от нее не отказались).
Дело в том, что с 01.08.2020 г. в п. 6 разд. 4 Порядка ведения КУРО будет прямо указано, что субъект хозяйствования может хранить Z-отчеты в бумажной и/или электронной форме любым удобным и не запрещенным действующим законодательством способом.
А значит, теоретически вы можете хранить в бумажном виде такие отчеты, даже подклеивая их в свою КУРО (если вы от нее не отказались). Хотя если этого не делать, то они все равно будут у вас сохранены в электронном виде и никаких проблем с этим, а заодно и с оприходованием наличности, у вас не возникнет.
Если вы храните Z-отчеты в бумажной форме и, например, их по привычке подклеиваете на последнюю страницу КУРО, то фискалы могут прийти и сказать, что за это вас накажут как за неправильное ведение КУРО.
Хотя, на наш взгляд, это не так, поскольку прямого запрета на подклеивание Z-отчета в КУРО с целью его хранения в законодательстве нет. Кроме того, если для вас удобным способом будет хранение Z-отчета путем подклеивания его в КУРО, то отбиться от фискалов будет просто.
Если же не хотите даже намека на спор с фискалами, можете придумать и другой способ хранения этих распечатанных отчетов (в сейфе, в специальной шкатулке и т. п.).
Главное, чтобы способ хранения Z-отчетов давал возможность (в том числе при проведении проверки) визуального просмотра такого Z-отчета для подтверждения факта оприходования наличности и полноты учета осуществленных расчетных операций.
Хотя еще раз подчеркиваем:
поскольку Z-отчеты автоматом хранятся в электронном виде, необходимости бумажной распечатки и хранения их в бумажном виде нет
У тех субъектов, которые используют ПРРО, проблем с сохранением вообще не возникнет. Во-первых, их Z-отчеты будут храниться исключительно в электронном виде (так как в бумажном не формируются), а во-вторых, хранить их будет сервер ГНСУ, куда при необходимости можно будет обратиться и отыскать Z-отчет за соответствующий день и потом воспроизвести на экране определенного устройства.
Напомним, что за нехранение ежедневных Z-отчетов, в том числе и в электронном виде, налоговики наверняка будут применять штрафную санкцию согласно п. 121.1 НКУ «за необеспечение хранения документов» в размере 510 грн, а также захотят привлечь к админответственности по ст. 1551 КУоАП (см. БЗ 109.20) в виде штрафа на:
— лиц, осуществляющих расчетные операции, — от 34 до 85 грн;
— должностных лиц — от 85 до 170 грн.
Но поскольку такой отчет сохраняет РРО и ПРРО самостоятельно (об этом выше), то переживать из-за того, что вы не выполните обязанность по хранению Z-отчетов, не следует.
ВЫВОДЫ
- На классическом РРО Z-отчет следует создавать каждый день, когда есть расчетная операция.
- Чтобы обособленное подразделение, которое использует РРО или ПРРО и не ведет кассовую книгу, оприходовало наличность, оно должно обязательно создать Z-отчет в электронной форме.
- Z-отчет как до 01.08.2020 г., так и после этой даты все субъекты могут хранить только в электронном виде, хотя им и предоставлено право это делать в бумажной форме.
