Темы статей
Выбрать темы

Архив на предприятии

Вороная Наталья, эксперт по кадровым и налоговым вопросам
Мы уже упоминали о том, что дела, законченные делопроизводством, передают на хранение в архив предприятия. О том, как его создать, вы узнаете прямо сейчас.

Архив предприятия — это структурное подразделение юрлица, которое организует и обеспечивает прием, накопление архивных документов, их учет, хранение и пользование ими (п. 2 разд. І Правил № 1000).

Прежде всего отметим, что

руководство предприятия должно обеспечить архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами (п. 10 разд. І Правил № 1000)

Причем в разд. VIII упомянутых Правил установлен целый ряд требований к помещению архива, его пожарной безопасности, температурно-влажностному, световому и санитарно-гигиеническому режимам, а также к оборудованию архива и размещению документов в архивохранилище.

Архив может создаваться как самостоятельное структурное подразделение предприятия либо входить в состав службы делопроизводства. На предприятиях с небольшой численностью работающих назначают лицо, ответственное за ведение архива предприятия (п. 8 разд. І Правил № 1000).

Если архив является самостоятельным подразделением, он работает на основании Положения об архиве предприятия (п. 9 разд. І Правил № 1000). Такое Положение разрабатывают с учетом рекомендаций Укргосархива (ч. 4 ст. 32 Закона № 3814). Кроме того, при его разработке следует принять во внимание Типовое положение № 232, а также Примерное положение об архиве.

Решение об одобрении Положения об архиве предприятия принимает ЭК предприятия* (п. 5 гл. 1 разд. V Правил № 1000). При этом если у юрлица создаются документы НАФ, то одобренный ЭК проект Положения должен быть подан для одобрения в ЭПК государственного архива (ЭК архивного отдела районной, районной в г. Киеве госадминистраций или горсовета) (п. 4 гл. 1 разд. V Правил № 1000). После этого Положение утверждает руководитель предприятия.

* О ней см. в разделе 4.

В Положении об архиве предприятия могут быть указаны, в частности, такие задачи архива:

— прием от структурных подразделений предприятия и хранение архивных документов;

— контроль совместно со службой делопроизводства за состоянием хранения и правильностью оформления документов в структурных подразделениях предприятия;

— участие в составлении сводной номенклатуры дел, проверка соответствия формирования документов в дела утвержденной номенклатуре;

— ведение государственного учета документов НАФ и подача сведений об их количестве по установленной форме соответствующему государственному архивному учреждению (архивному отделу горсовета);

— проведение предварительной экспертизы ценности документов, находящихся на хранении, составление и подача на рассмотрение ЭК предприятия проектов описей дел постоянного и длительного (более 10 лет) хранения, описей дел по кадровым вопросам (личному составу), актов об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, актов об изъятии документов из НАФ, актов о непоправимых повреждениях документов;

— создание и усовершенствование справочного аппарата к архивным документам;

— организация пользования архивными документами, выдача архивных справок, копий, извлечений из документов юридическим и физическим лицам согласно Правилам № 1000;

— подготовка и передача документов НАФ в соответствующее государственное архивное учреждение, архивный отдел горсовета;

— участие в мероприятиях по повышению профессиональной квалификации работников предприятия, отвечающих за работу с документами.

Для выполнения этих задач архиву предоставляются следующие права:

1) требовать от структурных подразделений передачи на хранение документов, оформленных в соответствии с действующими государственными стандартами и правилами;

2) возвращать структурным подразделениям документы, оформленные с нарушением установленных требований;

3) давать структурным подразделениям рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архивного подразделения;

4) запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы;

5) информировать руководство предприятия о состоянии работы с документами и вносить предложения по ее улучшению;

6) участвовать в заседаниях и совещаниях, проводимых на предприятии, в случае рассмотрения на них вопросов работы с документами.

В штатное расписание предприятия вводится должность заведующего архивом

Круг обязанностей работников архива определяется должностными инструкциями, которые утверждает руководитель предприятия. При их составлении необходимо учесть положения Справочника квалификационных характеристик, который раскрывает задачи и обязанности заведующего архивом (раздел «Руководители», п. 15) и архивариуса (раздел «Технические служащие», п. 3).

Кроме того, в должностные инструкции таких работников, как инспектор по кадрам, заведующий канцелярией, делопроизводитель, секретарь руководителя, секретарь-машинистка, секретарь-стенографист и т. д. целесообразно включить положения, обязывающие последних подготавливать и передавать документы в архив предприятия, составлять описи дел и т. п.

Годовое планирование работы архив осуществляет на основании определения главных задач работы архива на год с учетом бюджета рабочего времени (п. 1 гл. 1 разд. ХІІІ Правил № 1000). Годовой план составляют по форме, приведенной в приложении 47 к указанным Правилам. План подписывает заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) и утверждает руководитель предприятия или структурного подразделения, в состав которого входит архив.

Кроме того, составляется график приема дел от структурных подразделений (п. 2 гл. 1 разд. ХІІІ Правил № 1000). Он включает наименование структурных подразделений, в деятельности которых создаются архивные документы, срок их приема, а также названия должностей, инициалы и фамилии лиц, ответственных за передачу документов в архив предприятия. График имеет поквартальную или помесячную разбивку.

График приема дел согласовывается с руководителями структурных подразделений, подписывается заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и утверждается руководителем предприятия.

Если предприятие не имеет структурного деления, такой график не составляют.

По итогам работы архив отчитывается о выполнении годового плана. Отчет составляют по форме, аналогичной плану, с добавлением видов работ, выполненных вне плана, и сведений о выполнении графика. Последние включают в конце отчета отдельными разделами. Отчет подписывает заведующий архивом (лицо, ответственное за архив).

Один экземпляр такого отчета при необходимости может направляться в соответствующее архивное учреждение.

выводы

  • Архив может создаваться как самостоятельное структурное подразделение предприятия либо входить в состав службы делопроизводства.
  • Архив, являющийся самостоятельным подразделением, работает на основании Положения об архиве предприятия, утвержденного руководителем юрлица.
  • На предприятиях с небольшой численностью работающих назначают лицо, ответственное за ведение архива предприятия.
  • В архиве составляют годовой план работы, о выполнении которого отчитываются.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше