Темы статей
Выбрать темы

Экспертиза ценности документов

Вороная Наталья, эксперт по кадровым и налоговым вопросам
Для всестороннего изучения документов с целью отнесения их к НАФ или изъятия из него, проведения денежной оценки документов НАФ, отнесения их к категории уникальных* и установления сроков хранения документов, не подлежащих отнесению к НАФ, осуществляют экспертизу ценности документов (п. 2 Порядка № 1004).

Ее проводят по инициативе собственника или государственного архивного учреждения по согласованию с собственником (ст. 6 Закона № 3814).

* Документ НАФ, который составляет исключительную культурную ценность, имеет важное значение для формирования национального самосознания украинского народа и определяет его вклад во всемирную культурное наследие.

Экспертизу ценности документов на предприятии осуществляют (п. 1 гл. 2 разд. V Правил № 1000):

в текущем делопроизводстве — при составлении номенклатуры дел, формировании документов в дела и проверке правильности отнесения документов в соответствующие дела, подготовке дел к передаче на архивное хранение;

в архиве предприятия — в процессе приема дел в архив и подготовки дел на постоянное хранение.

Изъятие документов для уничтожения без предварительного проведения экспертизы их ценности запрещено (п. 1 гл. 1 разд. V Правил № 1000)

Для организации и проведения экспертизы ценности документов на предприятиях** создают постоянно действующие ЭК (п. 2 гл. 1 разд. V Правил № 1000, п. 9 Порядка № 1004). Об их создании мы дальше и поговорим.

** Создание ЭК предпринимателями действующим законодательством не предусмотрено.

4.1. Экспертная комиссия предприятия

ЭК осуществляет свою работу на основании Положения об экспертной комиссии предприятия, утвержденного руководителем юрлица. При его подготовке используют Типовое положение № 1227.

В ЭК могут входить руководители службы делопроизводства и архивного подразделения, работники структурных подразделений, а также (с их согласия) представители ЭПК госархива (ЭК архивного отдела районной, районной в г. Киеве госадминистрации, горсовета), в зоне комплектования которых находится предприятие (п. 14 Порядка № 1004). Председателем ЭК назначают, как правило, заместителя руководителя предприятия, а секретарем — заведующего архивом или другое лицо, ответственное за архив.

Состав ЭК утверждается приказом руководителя предприятия. Предлагаем ознакомиться с примерным текстом такого приказа.

img 1

* Приложение не приводится. — Примеч. ред.

Заседание ЭК проводится не реже одного раза в год. Оно считается правомочным, если на нем присутствует не менее 2/3 состава членов комиссии (п. 26 Порядка № 1004).

На заседании ЭК может принимать следующие решения (см. табл. 4.1):

Таблица 4.1. Решения, принимаемые ЭК предприятия

В деятельности предприятия создаются документы НАФ

В деятельности предприятия не создаются документы НАФ

Решение об одобрении и подаче в ЭПК госархива (ЭК архивного отдела):

Решение об одобрении и подаче в ЭПК госархива (ЭК архивного отдела):

— проекта описи дел по кадровым вопросам (личному составу)

— проекта акта об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ

— проекта инструкции по делопроизводству

Решение об одобрении:

— проекта номенклатуры дел

— инструкции по делопроизводству

— проектов положений о службе делопроизводства, об архивных подразделениях и об ЭК

— проекта описи дел постоянного хранения

— номенклатуры дел

— проекта аннотированных перечней уникальных документов НАФ

— проекта акта об изъятии документов из НАФ

— положений о службе делопроизводства, об архивных подразделениях и об ЭК

— проекта акта о непоправимых повреждениях дел (документов) НАФ

Решение об одобрении:

— описи дел длительного (свыше 10 лет) хранения

— акта о непоправимых повреждениях дел (документов) длительного (свыше 10 лет) хранения и по кадровым вопросам (личному составу)

— номенклатуры дел, описи дел длительного (свыше 10 лет) хранения предприятий, которые относятся к сфере управления вышестоящего органа и в деятельности которых не создаются документы НАФ

— номенклатуры дел, описей дел длительного (свыше 10 лет) хранения предприятий, которые относятся к сфере управления предприятия и в деятельности которых не создаются документы НАФ

Решение ЭК принимается большинством голосов и оформляется протоколом, который подписывают председатель (в случае его отсутствия — заместитель) и секретарь комиссии. Решение вступает в силу с момента утверждения протокола заседания ЭК руководителем предприятия.

Если руководитель юрлица отказывается утвердить протокол заседания ЭК, ее председатель может обратиться с жалобой в Центральную ЭПК Укргосархива, решение которой является окончательным.

Также в Центральной ЭПК может быть обжаловано решение самой ЭК о внесении в НАФ или изъятии из него документов, а также о проведении их денежной оценки. Это может сделать собственник документов или его уполномоченное лицо (п. 27 Порядка № 1004). Решение Центральной ЭПК может быть обжаловано в суде.

4.2. Проведение экспертизы ценности документов

Экспертиза в текущем делопроизводстве

Экспертизу ценности документов в делопроизводстве осуществляют ежегодно в структурных подразделениях предприятия лица, ответственные за организацию делопроизводства в этих подразделениях. Делают это совместно с ЭК под методическим руководством службы делопроизводства и архива предприятия (п. 2 гл. 2 разд. V Правил № 1000).

Организационную и методическую помощь в проведении экспертизы ценности предоставляет ЭПК госархива (ЭК архивного отдела районной, районной в г. Киеве госадминистрации, горсовета).

При проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве выделяют 4 группы дел (п. 3 гл. 2 разд. V Правил № 1000):

1) постоянного хранения;

2) длительного (более 10 лет) хранения;

3) временного хранения (до 10 лет включительно);

4) подлежащие уничтожению в связи с окончанием сроков их хранения.

Отбор указанных групп осуществляют на основании номенклатуры дел предприятия, а также Перечня № 578, типовых и отраслевых перечней документов со сроками хранения путем пересмотра каждого листа дела.

А если на предприятии есть информация с ограниченным доступом?

Определение режима доступа к такой информации оформляют, как правило, в виде отдельного положения, которое вступает в силу с момента его утверждения руководителем. При этом нормы, оговаривающие особенности проведения экспертизы ценности документов, которые содержат конфиденциальные данные, целесообразно включить в Положение о конфиденциальной (либо секретной) информации и в Положение об экспертной комиссии предприятия.

Запомните: запрещается отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения на основании заголовков дел в описи или в номенклатуре дел (п. 5 гл. 2 разд. V Правил № 100).

При проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве необходимо проверить качество и полноту действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, предусмотренных номенклатурой, соблюдение установленных правил оформления документов и формирования дел.

Кроме того, выявляют дублетные документы, документы, не касающиеся дела, черновики, неоформленные копии, металлические скрепления, которые подлежат изъятию из дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения (п. 7 гл. 2 разд. V Правил № 1000).

Дела с отметкой «ЕПК», в которых установлено наличие документов постоянного хранения, подлежат переформированию

Документы постоянного хранения, изъятые из указанных дел, объединяются в самостоятельные дела или присоединяются к другим однородным делам.

В случае установления в процессе экспертизы ценности фактов недостачи документов или дел, внесенных в номенклатуру, соответствующие структурные подразделения предприятия осуществляют их розыск.

Если документы не найдены, руководитель предприятия по представлению службы делопроизводства или руководителя архива (лица, ответственного за архив):

— создает комиссию по служебному расследованию;

— назначает служебное расследование;

— издает приказ о привлечении к ответственности лиц, виновных в утере документов или дел.

Справку о причинах отсутствия документов или дел, подписанную членами ЭК и руководителем соответствующего структурного подразделения, передают в архив предприятия (п. 9 гл. 2 разд. V Правил № 1000).

На основании такой справки архив составляет акт о недостаче дел (документов) в структурных подразделениях по форме, приведенной в приложении 13 к Правилам № 1000. Его подписывает руководитель архива (лицо, ответственное за архив), визирует руководитель службы делопроизводства и утверждает руководитель предприятия.

По результатам экспертизы ценности документов структурные подразделения готовят дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения к передаче в архив предприятия, а именно (п. 8 гл. 2 разд. V Правил № 1000):

— оформляют дела (см. подраздел 6.1);

— составляют описи дел структурного подразделения (см. подраздел 6.3);

— на основании номенклатур дел формируют перечни (списки) дел, подлежащих уничтожению в связи с окончанием сроков их хранения, для включения в акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ (см. раздел 8).

Экспертиза в архиве предприятия

В архиве предприятия экспертизу ценности документов проводят (п. 10 гл. 2 разд. V Правил № 1000):

— при составлении сводных описей дел;

— в случае поступления документов в неупорядоченном состоянии;

— в случае окончания сроков временного хранения архивных документов;

— перед передачей дел на постоянное хранение в соответствующее государственное архивное учреждение (архивный отдел горсовета);

— с целью выявления уникальных документов НАФ.

Такая экспертиза осуществляется под методическим руководством соответствующих государственных архивных учреждений, архивных отделов горсоветов, в зоне комплектования которых находится предприятие.

О каждом из приведенных выше случаев экспертизы ценности документов в архиве предприятия расскажем подробнее.

Экспертиза при составлении сводных описей дел. Такая экспертиза предусматривает анализ состава документации предприятия, в частности, организационных и распорядительных документов, а также плановой и отчетной документации (п. 12 гл. 2 разд. V Правил № 1000). Так, в ходе указанной экспертизы:

1) уточняют, в каких структурных подразделениях откладываются дублетные документы, подлежащие уничтожению*, а также анализируют характер повторения информации в других документах: вид, форму и полноту повторяемости;

* При необходимости в архиве предприятия могут храниться дубликаты документов, подлежащих постоянному хранению в госархиве (архивном отделе горсовета).

Изымают дублетные документы и документы с повторяющейся информацией только после их сверки с документами, которые остаются на постоянное хранение

2) осуществляют проверку правильности формирования дел и их оформления в соответствии с архивными требованиями. В случае обнаружения нарушений архив имеет право требовать переоформления дел структурными подразделениями;

3) на основании описей дел структурных подразделений работники архива предприятия составляют сводные описи дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения, по кадровым вопросам (личному составу).

Экспертиза в случае поступления документов в неупорядоченном состоянии. Указанную экспертизу проводят, если в связи с какими-либо чрезвычайными обстоятельствами документы поступили в архив предприятия в неупорядоченном состоянии. При этом должны быть соблюдены требования, установленные для экспертизы в текущем делопроизводстве.

Экспертиза в случае окончания сроков временного хранения архивных документов. Такую экспертизу проводят ежегодно с целью выявления документов, срок временного хранения которых закончился (п. 14 гл. 2 разд. V Правил № 1000). При этом пересматривают описи дел по кадровым вопросам (личному составу), длительного (свыше 10 лет) хранения, в том числе соответствующие описи дел предприятий-предшественников и ликвидированных предприятий.

Экспертиза перед передачей дел на постоянное хранение в госархив. Указанная экспертиза предусматривает целевое изучение документов с целью выявления (п. 15 гл. 2 разд. V Правил № 1000):

— дублетных документов;

— документов временного хранения, которые отнесены к НАФ ошибочно;

— документов, документная информация которых утрачена и не подлежит восстановлению в первоначальном или приближенном к нему виде.

В случае необходимости описи дел усовершенствуются или переделываются.

Экспертиза ценности документов предприятия, усовершенствование и переделка описей осуществляется по решению госархива (архивного отдела горсовета).

По результатам целевого изучения документов архив составляет проекты актов об изъятии документов из НАФ (приложение 14 к Правилам № 1000)

Такие проекты одобряет ЭК предприятия и подает их на рассмотрение ЭПК (ЭК) государственного архивного учреждения или ЭК архивного отдела горсовета, в зоне комплектования которого находится предприятие.

Окончательное решение об изъятии документов из НАФ принимает Центральная ЭПК Укргосархива. Согласованный такой комиссией акт утверждает руководитель предприятия.

На основании утвержденного акта архив предприятия вносит изменения в учетные документы.

Экспертиза с целью выявления уникальных документов НАФ. Такую экспертизу проводят архивы предприятий, которые в соответствии с законодательством имеют право постоянно хранить документы НАФ (п. 16 гл. 2 разд. V Правил № 1000).

По результатам выявления документов НАФ, которые могут быть отнесены к уникальным, в архиве предприятия составляют проекты аннотированных перечней уникальных документов НАФ. Выявление уникальных документов НАФ и их описание в аннотированном перечне осуществляют в соответствии с Методикой № 2505 (ср. ).

Также обратите внимание: в случае возникновения угрозы уничтожения либо значительного ухудшения состояния архивных документов их собственник обязан немедленно уведомить об этом соответствующее государственное архивное учреждение для организации экспертизы ценности таких документов (п.п. 2.2 Правил № 656).

выводы

  • Запрещено изъятие документов для уничтожения без предварительного проведения экспертизы их ценности.
  • Для проведения экспертизы ценности документов на предприятиях создают постоянно действующие ЭК.
  • Экспертизу ценности документов на предприятии проводят в текущем делопроизводстве и в архиве предприятия.
  • Экспертизу ценности документов в делопроизводстве осуществляют ежегодно в структурных подразделениях предприятия лица, ответственные за организацию делопроизводства в этих подразделениях, совместно с ЭК.
  • Запрещается отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения на основании заголовков дел в описи или в номенклатуре дел.
  • Экспертиза ценности документов в архиве учреждения проводится ежегодно с целью выявления документов, срок временного хранения которых истек.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше