Порядок и сроки предоставления ЕСВ-отчетности утверждены Минфином в Порядке № 435. Если говорить о работодателях — плательщиках ЕСВ, то они подают Отчет по ЕСВ по форме № Д4, приведенной в приложении 4 к этому Порядку.
Кто подает. Если вы — страхователь, который использует труд физических лиц на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, предусмотренных законодательством, а также по гражданско-правовым договорам (далее — ГПД) о выполнении работ (предоставлении услуг), то вы в числе тех, кто обязан подавать Отчет по форме № Д4.
Если в отчетном периоде труд физлиц не использовался (нет начислений, входящих в базу взимания ЕСВ, и нет физлиц, находящихся с работодателем в трудовых (гражданско-правовых) отношениях), то Отчет по форме № Д4 подавать не нужно (п. 11 разд. II Порядка № 435).
Способы подачи. Форму № Д4 подаем по основному месту постановки на учет страхователя в качестве плательщика ЕСВ в органах ГНСУ одним из следующих способов (на выбор):
— средствами электронной связи в электронной форме с соблюдением условия о регистрации электронных подписей ответственных лиц в порядке, определенном законодательством;
— на бумажных носителях, заверенных подписью руководителя страхователя и скрепленных печатью (при наличии), вместе с электронной формой на электронных носителях информации.
В виде исключения тем страхователям, у которых количество застрахованных лиц не превышает пяти, предоставлена возможность подать Отчет «на бумаге». Это можно сделать двумя способами: либо занести в налоговую его лично (или через уполномоченное лицо), либо отправить по почте с уведомлением о вручении и с описью вложения.
А если Отчет, направленный по почте, по вине оператора почтовой связи будет утерян/испорчен либо вручен органу ГНСУ с задержкой? Работодателю-страхователю тут волноваться нечего. Отвечать будет оператор почтовой связи.
При этом работодатель, оказавшийся в описанной ситуации, освобождается от любой ответственности за непредоставление или несвоевременное предоставление такой отчетности (см. п. 1 разд. II Порядка № 435). Единственное, что от него потребуется, — в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления об утрате или порче почтового отправления направить по почте или предоставить лично (по выбору работодателя) налоговикам второй экземпляр Отчета вместе с копией уведомления об утрате или порче.
Сроки подачи. Отчет по форме № Д4 подается за каждый календарный месяц. Срок подачи — в течение 20 календарных дней, следующих за последним днем отчетного периода.
Если последний день срока подачи Отчета приходится на выходной, праздничный/нерабочий день, последним днем предоставления Отчета считается первый после него рабочий день (п. 14 разд. II Порядка № 435).
Имейте в виду: если подаете Отчет по почте, то вам надо успеть его подать не позднее чем за 10 дней до истечения предельного срока предоставления Отчета
В этом случае Отчет по форме № Д4 будет считаться поданным в день получения отделением почтовой связи почтового отправления (отчетности).
Обязательные реквизиты. Тут важный момент. Отчет с незаполненными обязательными реквизитами и/или без необходимых таблиц не признается Отчетом и считается неподанным (п. 8 разд. II Порядка № 435). О каких обязательных реквизитах идет речь? Это реквизиты, перечисленные в п. 6 разд. II Порядка № 435:
1) тип формы («додаткова», «початкова», «скасовуюча»);
2) отчетный период, за который представляется Отчет;
3) наименование / фамилия, имя, отчество — указываем полное наименование (фамилию, имя, отчество) страхователя согласно ЕГР;
4) код по ЕГРПОУ или регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов / серия (при наличии) и/или номер паспорта страхователя (если физлицо-страхователь имеет в паспорте отметку о праве осуществлять любые платежи по серии (при наличии) и/или номеру паспорта). Внимание! Если работаем с паспортом, то этот реквизит заполняем так:
— если паспорт в виде книжечки, то серию и номер паспорта указываем в формате БКNNXXXXXX, где БК — константа, указывающая на регистрацию по паспортным данным; NN — две украинские буквы серии паспорта (верхний регистр), XXXXXX — шесть цифр номера паспорта (с ведущими нулями);
— если паспорт в форме пластиковой карточки, то приводим номер паспорта — ПXXXXXXXXX, где П — константа, указывающая на регистрацию по паспортным данным; XXXXXXXXX — девять цифр номера паспорта;
5) код основного вида экономической деятельности;
6) класс профессионального риска производства (если предоставляем Отчет за период до 1 января 2016 года);
7) местонахождение (место жительства) страхователя, по которому он взят на учет как плательщик ЕСВ;
8) код органа доходов и сборов, в который подается Отчет;
9) дата подачи Отчета;
10) руководитель, главный бухгалтер — указываем фамилию и инициалы, а также регистрационные номера учетных карточек плательщика налогов руководителя и главбуха страхователя либо серию (при наличии) и номер паспорта, если они отказались от регистрационного номера, о чем имеется соответствующая отметка в паспорте. Данные паспорта указываем так же, как и для реквизита «код за ЕДРПОУ...» (см. выше). В этом поле должностные лица страхователя заверяют отчетность по ЕСВ своими подписями.
Если у страхователя штатным расписанием не предусмотрена должность главного бухгалтера, а ведение бухгалтерского учета и предоставление отчетности осуществляются непосредственно руководителем, то в реквизите «главный бухгалтер» проставляем прочерк. Предприниматели-работодатели приводят свои данные и ставят подпись в реквизите «руководитель». Подписи должностных лиц (ФЛП-страхователя) заверяем печатью (при наличии);
11) среднеучетное количество штатных работников за отчетный период (при наличии). Расчет показателя производим согласно Инструкции № 286*;
* Как это правильно сделать, см. в спецвыпуске «Налоги & бухучет», 2020, № 77, с. 15.
12) учетное количество штатных работников (при наличии);
13) количество застрахованных лиц в отчетном периоде, которым начислена зарплата... (при наличии);
14) количество созданных новых рабочих мест в отчетном периоде (при наличии).
Перечисленные реквизиты обязательно заполняем на всех страницах Отчета, где они предусмотрены!
Денежные суммы в таблицах Отчета указываем в гривнях с копейками
Подробно об отражении в Отчете по форме № Д4 выплат, начисленных застрахованным лицам, мы с вами поговорим далее.
