Семь раз отмерь: сверхнормативный расход материалов по вине работника

Разбираемся с ущербом и с виновным

В рассматриваемой ситуации прежде всего нужно установить факт сверхнормативного использования материала (брака, недостачи).

Тут надо учесть, что сверхнормативный расход может быть вызван разными причинами, в том числе порчей, нетехнологическим использованием, нарушением правил хранения и др.

Так, если сверхнормативный расход вызван, например, порчей, то в этом случае его подтвердит акт инвентаризации.

Если о порче имущества речь не идет, подтвердить сверхнормативный расход можно, например, на основании акта-требования на замену (дополнительный отпуск) материалов (типовая форма № М-10). Его применяют в том числе для учета отпуска материалов сверх установленного лимита. При этом в документах указывают причины такого сверхлимитного отпуска.

Размер ущерба, нанесенного работником (ч. 1 ст. 135³ КЗоТ), определяем по фактическим потерям — на основании данных бухучета, исходя из балансовой стоимости (себестоимости) материальных ценностей.

Разобравшись с суммой ущерба, надо браться за поиски виновного. Естественно, если по ходу пьесы виновный не обнаружится, взыскивать будет не с кого. Дело закрыто.

Нашли виновного? Попросите его дать письменные пояснения.

Учтите, материальная ответственность наступает только при определенных условиях:

— ущерб нанесен в результате нарушения возложенных на работника трудовых обязанностей;

— наличие прямого действительного ущерба. Сумму недополученной прибыли тут взыскать не получится;

— ущерб причинен виновными противоправными действиями (бездействием) работника;

— ущерб не относится к категории нормального производственно-хозяйственного риска;

— работник, который причинил ущерб, не пребывал в состоянии крайней необходимости (ст. 130 КЗоТ).

Предположим, виновный установлен. Вина доказана. Принято решение привлечь его к материальной ответственности.

Взыскиваем ущерб

В случае нанесения рабочим материального ущерба предприятию наступает ограниченная материальная ответственность (ст. 133 КЗоТ).

Это значит, что рабочий возмещает вред, причиненный предприятию при выполнении трудовых обязанностей, в пределах нанесенного ущерба, но не более своего среднего месячного заработка.

Сумма, превышающая этот размер, работником не возмещается.

Cумму причиненного работодателю ущерба отчисляют из заработной платы на основании приказа (распоряжения) руководителя предприятия (ч. 1 ст. 136 КЗоТ).

Тут надо учесть следующие нюансы.

Приказ (распоряжение) о привлечении работника к материальной ответственности издают не позже 2 недель со дня выявления причиненного им ущерба.

Днем выявления причиненного ущерба считают день, когда собственник (уполномоченный им орган) узнал о его причинении.

Далее. Обращение приказа (распоряжения) к исполнению возможно не ранее 7 дней со дня уведомления работника о его издании (ч. 2 ст. 136 КЗоТ). Поясним.

Обратить к исполнению — значит передать распоряжение бухгалтеру по расчетам с работниками (а не удержать с работника сумму ущерба).

Срок ознакомления работника с упомянутым выше приказом (распоряжением) законодательством не регламентирован. Однако лучше это сделать как можно быстрее.

Сообщить работнику советуем под подпись. Это поможет избежать проблем, если вдруг в будущем работник захочет оспорить правомерность взыскания компенсации ущерба.

Среднемесячный заработок с целью возмещения убытков определяют в соответствии с п. 8 Порядка № 100: исходя из зарплаты за последние два месяца, предшествующих событию, с которым связан такой расчет.

В этом случае таким событием будет день издания приказа руководителем о привлечении работника к материальной ответственности.

Отчисляя сумму возмещения из заработной платы сотрудника предприятия, придерживайтесь ограничений, установленных ст. 127 — 129 КЗоТ (ср. ).

Так, согласно ст. 128 КЗоТ при каждой выплате зарплаты общий размер всех отчислений не может превышать 20 % суммы «чистой» заработной платы (то есть за вычетом НДФЛ и ВС).

В исключительных случаях (прямо предусмотренных в законодательстве Украины) взыскивать можно до 50 % зарплаты.

При этом если речь идет об отчислении по нескольким исполнительным документам, работнику в любом случае необходимо сохранить 50 % его заработка.

Не допускаются удержания из выходного пособия, компенсационных и других выплат, на которые согласно законодательству не обращается взыскание (ст. 129 КЗоТ).

Ну а теперь для наглядности приведем пример.

Пример. В швейном цеху № 3 предприятия выявлен сверхнормативный расход ткани на сумму 5000 грн (предприятие не является плательщиком НДС).

Виновный в перерасходе работник установлен.

Форма № М-10, в которой указаны причины сверхнормативного отпуска, составлена 05.10.2020 г.

Приказ о привлечении работника к матответственности издан 07.10.2020 г. и в этот же день предоставлен работнику для ознакомления под подпись.

Поскольку событие (дата издания приказа) состоялось в октябре, то среднемесячный заработок определяем исходя из расчета выплат за два предыдущих календарных месяца (август-сентябрь 2020 года).

Допустим, среднемесячный заработок составляет 9000 грн и сумма возмещения (5000 грн) не превышает его размера.

Впервые отчисление в счет погашения задолженности работника будет осуществлено из зарплаты за октябрь 2020 года. Предположим, что ее начисленная сумма также составляла 9000 грн.

Сумма НДФЛ — 1620 грн (9000 грн х 18 % : 100 %),

ВС — 135 грн (9000 грн х 1,5 % : 100 %).

«Чистый» заработок работника равен:

9000 - 1620 - 135 = 7245 грн.

Чтобы выполнить требования ст. 128 КЗоТ (см. выше), рассчитаем предельную сумму отчислений, которые можно провести из ноябрьской зарплаты работника:

7245 грн х 20 % = 1449 грн.

Сумма задолженности (5000 грн) превышает допустимую величину отчислений (1449 грн). Поэтому из зарплаты за октябрь будет удержана сумма 1449 грн.

Остаток от суммы задолженности 3551 грн (5000 - 1449) предприятие удержит в следующих месяцах из зарплаты за ноябрь, декабрь и т. д.

В бухгалтерском учете операции по удержанию из заработной платы работника суммы ущерба предприятие отразит так, как указано в таблице ниже.

Учет выявленных сверхнормативных расходов, понесенных по вине работника, и взыскание их с него

Альтернативный путь

Вариант с привлечением к материальной ответственности провинившегося работника растянут во времени и требует иногда совершенно ненужных трудозатрат.

Пример — работник, который допустил перерасход материалов, признает свою вину, хочет возместить ущерб добровольно.

Возможно ли это, не затевая «хоровод» с материальной ответственностью?

Да, конечно.

Вариантов несколько:

— путем отчисления из заработной платы по заявлению работника;

— путем внесения денежных средств в кассу или на счет работодателя в банке.

И еще один момент. Причиненный предприятию ущерб работник может возместить не только деньгами. С согласия работодателя он также имеет право погасить долг путем передачи предприятию равноценного имущества (ч. 5 ст. 130 КЗоТ)*.

* Как оформить и учесть такое «натуральное» возмещение, можно прочитать в статье «Если ущерб возмещен имуществом», «Налоги & бухучет», 2018, № 72.