Трудовая книжка: азы оформления

Какая форма в ходу

На сегодня действующими являются формы трудовой книжки и вкладыша к ней, утвержденные постановлением № 301. Вместе с тем до сих пор могут встречаться трудовые книжки ранее установленного образца (1938 или 1974 года). Они по-прежнему действительны и обмену не подлежат. Но!

На это обращает внимание п. 3.3 Инструкции № 58. Трудовую книжку следует заполнять аккуратно! Раскрываем секреты.

Как заполнять трудовую книжку

Язык. Трудовые книжки заполняют одновременно на украинском и русском языках (в соответствующих разделах). Хотя, на наш взгляд, если вы сделаете запись на украинском языке и в русскоязычной части трудовой книжки или вообще проигнорируете русскоязычную часть, это не будет нарушением.

Цвет чернил. Записи в трудовую книжку вносят исключительно ручкой: шариковой или с пером. Допустимый цвет чернил: синий, черный или фиолетовый.

На кого ведут «трудовые»

Работодатели ведут трудовые книжки на всех работников, которые трудятся у них свыше 5 дней (ст. 48 КЗоТ, п. 1.1 Инструкции № 58). Также трудовые книжки ведут на:

— студентов высших и профессионально-технических учебных заведений, которые проходят у работодателя стажировку и больше нигде не работают;

— студентов высших учебных заведений, работающих у работодателя во внеучебное время, для которых это место работы является основным*;

* Подробнее об отношениях со студентами, стажерами и практикантами читайте в «Налоги & бухучет», 2019, № 45, с. 16 и 24; № 86, с. 9.

— членов фермерского хозяйства (в том числе и на председателя).

Напомним, что запись о выполнении работы или о предоставлении услуг по гражданско-правовому договору в трудовую книжку не вносят.

У вас трудится внешний совместитель? Тогда запись в его трудовую книжку вам вносить не придется, потому что этот документ хранится на основном месте работы совместителя (п. 1.1 Инструкции № 58). Но учтите: по требованию такого работника вы должны выдать ему справку о его работе у вас.

Тогда запись о работе по совместительству по желанию работника внесет в его трудовую книжку отдельной строкой основной работодатель (п. 2.14 Инструкции № 58).

А вот если у вас работает внутренний совместитель и он желает иметь запись о работе по совместительству в своей трудовой книжке, внести такую запись придется вам. Подробнее см. «Если совместитель хочет запись» этого номера.

Кто заполняет трудовую книжку

Как правило, на предприятиях заводит, заполняет трудовые книжки и ведет их учет специалист отдела кадров. Но иногда эту функцию может выполнять сам руководитель предприятия или другое уполномоченное им лицо.

Если лицо трудоустраивается впервые, трудовую книжку ему заводит и заполняет работодатель, работа у которого для работника является первым основным местом работы. Если же гражданин уже работал ранее, он должен предъявить новому работодателю уже заведенную ранее трудовую книжку.

Какие сведения вносят / не вносят в трудовую книжку

Работодатель вписывает в трудовую книжку работника следующие сведения:

— фамилию, имя, отчество и дату рождения работника (на титульном листе);

— наименование предприятия;

— дату и запись о приеме, переводе, увольнении;

— даты и номера соответствующих приказов;

— о поощрениях и награждениях работника за его успехи в работе на предприятии;

— об открытиях, за которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях, а также о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

В трудовую книжку не вносят сведения о:

— наложенных на работника взысканиях (выговорах) (п. 2.2 Инструкции № 58);

— премиях, предусмотренных системой заработной платы, или выплатах, носящих регулярный характер (п. 2.24 Инструкции № 58);

— характере трудового договора, по которому принимается работник, — срочный или бессрочный. О том, что договор носит срочный характер, должно быть указано в приказе о приеме на работу (см. письмо Минтруда от 29.05.2007 г. № 126/13/133-07);

— испытательном сроке;

— пребывании работника в социальном отпуске (в связи с беременностью и родами; для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста);

— пребывании работника в отпуске без сохранения заработной платы, который предоставляется по медицинским показаниям для ухода за ребенком до достижения им возраста 6 (16, 18) лет;

— перемещении внутри предприятия на другое место работы, в другое структурное подразделение в той же местности, поручении работы на другом механизме или агрегате в рамках специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором;

— временном переводе работника на другую работу, совмещении им профессий (должностей) или выполнении обязанностей временно отсутствующего работника.

Каковы процедура и сроки заполнения трудовых книжек

Записи в трудовую книжку вносят на основании приказа в такие сроки:

— после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу или переводе на другую работу, а также о поощрении и награждении — не позднее недельного срока;

— после издания приказа (распоряжения) об увольнении — в день увольнения (подробнее — ««Пливи, рибо, пливи»: вносим в трудовую книжку запись об увольнении» этого номера).

С каждой подобной записью работника ознакомляют под подпись в Личной карточке работника типовой формы № П-2*.

* Эта форма утверждена приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 г. № 495/656.

Основаниями для записей в трудовую книжку служат также справки других предприятий и организаций о работе, учебе, службе в ВСУ и т. п. При наличии этих справок дополнительно издавать приказ (распоряжение) не нужно — для внесения записи достаточно данных этих документов.

Трудовая книжка из ОРДЛО

Случается, что, принимая лицо на работу, работодатель получает трудовую книжку с записями, внесенными незаконно созданными на территории Украины организациями («ДНР» и «ЛНР»). Принимать ли такие трудовые книжки?

Если такая «трудовая» образца так называемых «ДНР» или «ЛНР», то однозначно работодатель должен открыть работнику новую «трудовую» установленной формы.

Если же работник предоставляет трудовую книжку установленного образца, но в ней содержатся записи, заверенные печатями так называемых «ДНР» и «ЛНР», то продолжайте вести такую ​​книгу дальше. Ведь законодательством о труде не установлена ​​обязанность работодателя при приеме на новое место работы признавать недействительными или исправлять предыдущие записи в трудовой книжке (см. письмо Минсоцполитики от 18.10.2017 г. № 447/0/22-17/134).

Кто обязан приобретать бланки трудовых книжек

Из разделов 6 и 7 Инструкции № 58 следует, что работодатель самостоятельно приобретает бланки трудовых книжек и заполняет их на работников, для которых это место работы является первым. Стоимость бланка трудовой книжки работодатель взимает с работника (п. 6.1 Инструкции № 58).

Работник вносит средства за бланк трудовой книжки в кассу работодателя. В то же время вы вполне можете удержать стоимость бланка из зарплаты работника. Так, во-первых, удобнее, а во-вторых, нет угрозы наказания за продажу трудовой книжки без применения РРО. Вместе с тем, как правило, на практике работник самостоятельно покупает бланк книжки и передает его работодателю для надлежащего оформления.

Где должна храниться трудовая КНИЖКА

Трудовые книжки хранятся по основному месту работы граждан до их увольнения. Исключение — физлица-предприниматели и физлица, которые используют наемный труд. Они трудовые книжки наемных работников у себя не хранят. Это — обязанность самих работников (п. 2.21-1 Инструкции № 58).

Учтите: возможность выдачи работникам трудовых книжек на руки до момента увольнения не предусмотрена. Если такая необходимость все же возникла, работодатель должен выдать работнику заверенные выписки из трудовой книжки, как это предусмотрено п. 2.7 Инструкции № 58.

Чистая трудовая книжка: какие документы нужны

Чтобы работодатель мог завести трудовую книжку гражданину, который устраивается на работу впервые, ему от такого лица потребуются (ст. 24 КЗоТ, п. 1.4 Инструкции № 58):

— паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;

— диплом или другой документ об образовании или профподготовке, если он необходим для допуска к выполнению определенной работы.

Военнослужащие, уволенные с военной службы, должны предъявить военный билет, а граждане, освобожденные из мест отбывания уголовного наказания, — справку об освобождении.

Новичкам работодатель оформляет трудовую книжку не позднее 5 дней после принятия на работу (ч. 3 ст. 48 КЗоТ).

Если последний день 5-дневного срока приходится на выходной, праздничный или другой нерабочий день, то днем окончания срока будет ближайший рабочий день (ст. 241¹ КЗоТ).