Что произошло?
Верховная Рада 5 февраля 2021 года приняла Закон «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» на базе законопроекта от 10.06.2020 г. рег. № 3623 (далее — Закон об еТК). Впереди еще — подписание президентом и публикация. Но поезд тронулся.
Предусмотрели ли время на ознакомление и изучение? Да!
Нормы Закона об еТК, которые касаются работодателей, вступят в силу через три месяца со дня опубликования закона.
Потом стартует переходный пятилетний период. Это время отведено для включения Пенсионным фондом в реестр застрахованных лиц Госреестра отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников.
Предоставлять сведения Пенсионному фонду могут как работодатели, так и непосредственно работники.
Да-да! Закон об еТК не устанавливает обязанность именно работодателя направлять такие сведения. Они могут быть получены Пенсионным фондом непосредственно от застрахованного лица, то есть работника.
Однако поскольку трудовые книжки работников предприятия хранят у себя, то груз предоставления таких сведений, похоже, ляжет на предприятия. Именно на такой вариант развития событий намекает и законодатель.
А вот с работниками ФЛП все проще. ФЛП не хранит у себя трудовые книжки работников. Поэтому последним ничего не мешает подать сведения в Пенсионный фонд самостоятельно, без участия предпринимателя.
Сведения о трудовой деятельности будем предоставлять через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда (portal.pfu.gov.ua) в виде сканируемых или (новинка) оцифрованных копий трудовой книжки.
Внимание!
Порядок и сроки представления сведений о трудовой деятельности должен установить Пенсионный фонд
Сейчас его нет. Пояснения на портале Пенсионного фонда, как отсканировать и передать скан-копии трудовой книжки, не является таким порядком. Это просто пояснения. Поэтому не спешите. Время еще есть.
Кроме того, нас ожидает кампания по приведению Кабмином и министерствами (другими центральными органами исполнительной власти) своих нормативно-правовых актов в соответствие с Законом об еТК. Им на это отведено 3 месяца. Хорошо, если успеют…
Однако давайте поговорим, о том, как будет, когда заработает Закон об еТК.
Что будет, когда заработает?
Сведения о трудовой деятельности работников, указанные в их трудовых книжках, нужно будет передать Пенсионному фонду для наполнения реестра застрахованных лиц отсутствующими сведениями.
После этого трудовые книжки, которые хранились на предприятии, выдаем работникам на руки под подпись. Даже если там только запись о принятии на работу и отсутствует запись об увольнении.
Ожидать окончания пятилетнего переходного периода, на наш взгляд, не нужно. Это согласуется с нормами Закона об еТК.
А как быть с работниками, которые приняты до и увольняются после вступления в силу Закона об еТК, однако сведения из трудовой книжки еще не переданы Пенсионному фонду? Что делать?
За ногу работника не держим. Увольняем, как того требует закон, и выдаем ему в день увольнения должным образом оформленную трудовую книжку и копию приказа об увольнении.
Дело в том, что после вступления в силу Закона об еТК предоставление копии такого приказа работникам, которые увольняются, станет обязанностью работодателя.
Имея трудовую на руках, работник может сам передать сведения о своей трудовой деятельности в Пенсионный фонд.
А как быть с работниками-новичками, которые приняты на работу после старта еТК-кампании? Нужно ли данные из их трудовых книжек также передавать через портал Пенсионного фонда?
Анализируя положения Закона об еТК, можно сделать вывод: по таким работникам заморачиваться с предоставлением сведений из их трудовых книжек не нужно. Но, конечно, при желании можете это сделать, если предыдущий работодатель или сам работник такие сведения не предоставил.
Объясним. После того, как заработает Закон об еТК, при трудоустройстве лицо будет предоставлять работодателю либо трудовую книжку (при наличии), либо информацию о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц.
И это понятно. Ведь пока предприятие (ФЛП) не заявит о себе через отчетность именно как о работодателе соответствующего лица, получить на него сведения с того же портала электронных услуг ПФУ такое предприятие (ФЛП) не сможет.
Если лицо предоставляет трудовую книжку, работодатель ознакомляется с ней, а потом возвращает трудовую книжку работнику. Это следует из изменений, которые будут внесены Законом об еТК в ст. 48 КЗоТ, где будет указано, что трудовая книжка хранится у работника.
Ну а поскольку трудовая книжка будет на руках у работника, то он сам при необходимости сможет предоставить недостающие сведения о трудовом стаже Пенсионному фонду, а новый работодатель (если будет на то его добрая воля) — помочь в этом.
За такую помощь работодатель получит плюсик в карму ☺ и возможность расчета страхового стажа для больничных только по данным реестра застрахованных лиц Госреестра, в том числе по имеющимся в нем данным о трудовой деятельности работников. Такие изменения, касающиеся учета больничного страхового стажа, будут внесены Законом об еТК (после вступления им в силу) в ч. 2 ст. 21 Закона Украины от 23.09.99 г. № 1105-XIV.
Со старыми сведениями из трудовой книжки разобрались.
Как в дальнейшем будет наполняться реестр застрахованных лиц сведениями о трудовой деятельности? Будет ли отдельная отчетность?
Похоже, что нет. Судя по изменениям, которые вносятся в Закон Украины от 08.07.2010 г. № 2464-VI, данные о трудовой деятельности Пенсионный фонд будет черпать из новой объединенной отчетности по ЕСВ и НДФЛ.
Для этих целей замечательно подходят приложения 5 «Відомості про трудові відносини та період проходження військової служби» и 6 «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» отчетности.
Идем дальше. На очереди вопрос, который, по-видимому, волнует всех владельцев трудовых книжек.
Исчезнут ли трудовые книжки?
Исчезнут ли трудовые книжки после того, как все необходимые сведения будут переданы Пенсионному фонду? Нет. По сути сохраняется действующий на сегодня порядок учета трудовой деятельности работников.
По требованию работника работодатель будет обязан вносить в трудовую книжку, которая хранится у такого работника, записи о приеме, переводе, увольнении с работы
Более того! Работник может потребовать, чтобы в его трудовую книжку внесли также записи о поощрениях и наградах за успехи в работе (если такие, конечно, были).
Однако хранить трудовые книжки работодатель не будет. То есть, взял, вписал, отдал.
А если у работника нет трудовой книжки, однако он не доверяет техническому прогрессу и хочет «бумагу»? Без проблем!
Даже если работник трудоустраивается впервые и не имеет трудовой книжки, он сможет обратиться к работодателю с требованием оформить ее. И отказать ему работодатель не вправе. Даже несмотря на то, что всю эту информацию он будет передавать в Пенсионный фонд.
Так что об окончательном прощании с трудовыми книжками говорить рановато. А навыки их заполнения еще пригодятся.
Однако еще раз обращаем ваше внимание на то, что изменения, предусмотренные Законом об еТК, вступят в силу через три месяца со дня его опубликования. До этого работаем по привычной схеме и продолжаем хранить трудовые книжки работников.
Что же можно сделать уже сейчас? Провести аудит трудовых книжек.
Проверяем наличие трудовых книжек на всех работников, для которых ваше предприятие является основным местом работы. Дальше — смотрим правильность заполнения трудовой.
Пенсионный фонд* рекомендует начать проверку с первой страницы (титульного листа). Сверяем фамилию, имя и отчество работника, дату рождения с паспортными данными работника. Проверяем наличие подписей владельца трудовой книжки и лица, ответственного за выдачу трудовых книжек.
* pfu.gov.ua/vn/395926-audyt-trudovyh-knyzhok-pered-skanuvannyam-pereviryayemo-pershu-storinku/
Ошибка в Ф. И. О. или дате рождения? Такой бланк трудовой книжки считают испорченным. Если ошибку допустил предыдущий работодатель, то работник должен обратиться к нему для исправления. Если такой работодатель ликвидировался, ситуацию следует исправить в судебном порядке.
Если же в трудовую книжку работника не внесена запись об изменении Ф. И. О., внесите ее, пожалуйста.
Далее — раздел «Відомості про роботу». Обратите внимание, что в этом разделе запрещено зачеркивать неправильные записи. Если во время аудита обнаружили такое безобразие, его следует исправить. Исправляет ошибку работодатель, который ее допустил. Если работодатель, который сделал неправильную или неточную запись, ликвидирован, соответствующую запись делает его правопреемник, а в случае его отсутствия — архив.
Если ошибку допустили на вашем предприятии, исправить ее вам поможет журнал «Налоги & бухучет», 2020, № 73.
выводы
- Вводится учет трудовой деятельности работников в электронной форме. Для перехода предусмотрен пятилетний период.
- Вместе с тем сохраняется действующий на сегодня порядок учета трудовой деятельности работников в формате бумажных трудовых книжек.
