Форма учета
Отмена с начала 2021 года обязанности вести учет ФЛП-упрощенцами в утвержденных формах Книг не освободила ФЛП — плательщиков ЕН от ведения учета доходов (доходов и расходов). Такой учет ФЛП вести придется, но делать это нужно в произвольной форме.
Итак, учет доходов ФЛП-упрощенец может вести:
— в бумажной форме — в обычной тетради, журнале, блокноте и т. п.;
— в электронной форме — в таблице, созданной в файле Excel, Word и т. п.
В качестве ориентира для отражения данных о доходах в выбранной вами форме учета можно взять форму старой Книги. А если ведете учет в электронном виде, то можете построить таблицу по примеру той, которую вы заполняли при ведении старой Книги учета. Так более привычно.
Ведение учета в старой форме
Фискалы не против, чтобы ФЛП продолжали вести учет доходов в Книгах по предварительно определенным формам (БЗ 107.04). Следовательно, если ФЛП не желает морочить себе голову с разграфлением тетради, блокнота, журнала и т. п., то можно просто распечатать или приобрести бумажную версию старой Книги и вести в ней учет.
Также, на наш взгляд, можно продолжать вести учет в вашей бумажной старой Книге (будем ее называть самодельной Книгой). То есть той Книге, которую ФЛП использовал для ведения учета доходов (доход и расходов) в 2020 году. При этом правила занесения информации в эту старую Книгу ФЛП будет устанавливать сам. Его форма — его правила.
Сообщать фискалам о выбранной ФЛП произвольной форме учета не нужно
Об этом они писали в БЗ 107.01.06.
Кто ведет учет
В НКУ предусмотрено, что ФЛП ведет учет в произвольной форме путем помесячного отражения полученных доходов (п.п. 296.1.1 НКУ). Обратите внимание: не кто-то из наемных работников, родственников или знакомых, а именно ФЛП и должен делать записи в самодельной Книге о размере своих доходов. При этом такая Книга должна быть одна. Один ФЛП — одна Книга (книга, тетрадь, журнал и т. п.).
Если у ФЛП есть наемные работники, то на них заводить отдельную форму учета (книгу) не следует. Так говорили фискалы и раньше (БЗ 107.01.06 не действует с 01.01.2021 г.). Аргументировали они это тем, что НКУ не предусмотрено ведение отдельной Книги наемными работниками ФЛП.
Нужно ли ставить подписи в форме
Требования о том, что в самодельной Книге (например, в ее шапке) ФЛП должен указывать свою подпись, например, чтобы подтвердить, что Книга и на самом деле является той формой учета, которую он выбрал для ведения учета, а не просто записной книжкой, не существует.
В то же время, чтобы можно было четко идентифицировать, что ваша тетрадь является формой учета для целей подсчета доходов, советуем в шапке самодельной Книги указать данные о ФЛП, а именно:
— фамилию, имя и отчество предпринимателя;
— регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серию и номер паспорта (для физических лиц, которые из-за своих религиозных убеждений в установленном порядке отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика);
— налоговый адрес.
Ну и если ФЛП ведет учет в бумажной форме и у него есть желание это делать, то он может также эти данные заверить своей подписью.
Денежный измеритель формы
Вести учет доходов следует в валюте Украины — гривнях. Вопрос только в том, вести такой учет в целых гривнях или с учетом копеек?
Ответа на него не содержит ни один нормативно-правовой акт.
На наш взгляд, лучше вести учет в самодельной Книге в гривнях с копейками. Дело в том, что в форме Налоговой декларации плательщика единого налога — физического лица — предпринимателя, утвержденной приказом Минфина от 19.06.2015 г. № 578, сумму полученного дохода следует указывать именно в гривнях с копейками.
Как вести учет
Самое приятное из того, что дал переход с 2021 года на ведение учета в произвольной форме, — это осуществление записей о полученных доходах, не как раньше, ежедневно, а один раз в месяц (п. 296.1 НКУ).
То есть как минимум
за год в вашей произвольной форме учета (книге, журнале, тетради или электронном файле) должно быть осуществлено по крайней мере 12 записей — одна запись за один месяц
В то же время никто не мешает ФЛП делать записи в выбранной форме ежедневно. ФЛП сам устанавливает правила и периодичность отражения в ней информации. Главное, чтобы в выбранной форме фискалы при проверке смогли отыскать месячные обороты.
Интересным является вопрос о том, следует ли делать в форме учета запись, если за определенный месяц ФЛП не получил доход?
В принципе, ФЛП будет не трудно заполнить форму учета и за такой месяц. Ему нужно будет просто указать, что сумма полученного дохода равняется нулю. Этим самым ФЛП подтвердит, что он за определенный месяц не получил доход и одновременно выполнил требование п. 296.1 НКУ, а именно отразил помесячно данные о полученных доходах и подтвердил, что учет таких доходов ведется.
Хотя по большому счету у ФЛП есть аргументы для того, чтобы в этом случае форму учета за соответствующий месяц не заполнять:
1) об этом раньше прямо говорили фискалы (БЗ 107.01.06, не действующая с 01.01.2021 г.). Они отмечали: если ФЛП в течение рабочего дня не получал доход, то заполнять книгу не нужно;
2) даже п. 49.2 НКУ говорит, что когда в отчетности нет данных для декларирования (декларация нулевая), то ее подавать не нужно.
В то же время если ФЛП не желает лишних вопросов, то лучше за бездоходный месяц проставлять нулевой доход.
Оприходование наличности
Самодельная Книга учета для ФЛП — плательщиков ЕН, как и раньше, нужна для оприходования наличности.
Для таких ФЛП отведена специальная норма в п. 11 Положения № 148*. В ней говорится, что оприходование и учет ФЛП-упрощенцами полученных доходов осуществляются в произвольной форме путем помесячного отражения полученных доходов в порядке, определенном НКУ.
При этом общее требование из того же п. 11 Положения № 148 о том, что наличность, которая поступает в кассы, оприходуется в день получения наличности в полной сумме, здесь не работает. Дело в том, что специальная норма является более приоритетной, чем общая.
В то же время если ФЛП не желает слышать никаких нареканий со стороны фискалов, то советуем делать записи в вашей форме учета в момент поступления наличности с подведением ежемесячной суммы. Тогда ФЛП точно выполнит все требования об оприходовании полученной наличности.
Если вы решили указывать только месячные итоги, то помните, что сегодня штрафа за неоприходование наличности не существует, и поэтому можно пока что за это не переживать. Хотя иногда местные фискалы пытаются наложить на ФЛП админштраф за неоприходование наличности по ст. 16315 КоАП (от 1700 до 3400 грн, в случае повторного привлечения — еще больше). И что печально, суды иногда соглашаются с такими попытками (см. «Налоги & бухучет», 2020, № 57, с. 30).
Кроме того, для прозрачности оприходования рекомендуем и в самодельных Книгах разделять наличные и безналичные поступления.
Старая форма — без старых сложностей
Теперь перейдем непосредственно к заполнению формы таблицы, ее граф и строк, в которых ФЛП будут отражать свои доходы. Наверняка большинство возьмет за основу разработки своей самодельной Книги старую ее форму, Так привычнее.
Но из-за того, что ФЛП сам кузнец своего счастья (своей формы), то теперь он может ее улучшить и забыть о прошлых нестыковках и сложностях. Пройдемся по самым популярным.
Наличка и безналичка. И сейчас советуем эти суммы разделять, хотя бы с целью оприходования. Можно по старинке выделять для налички и безналички отдельные строки при расшифровке месячной или дневной суммы дохода, а можно разбить графу «доходи» на две колонки: «готівка» и «безготівка», и сразу отражать в одной строке суммы полученного дохода разного вида.
Отрицательное значение через возврат. Не видим ничего плохого в том, если в самодельной Книге в графе «доходи» будет указано отрицательное значение из-за того, что у ФЛП за период (день или месяц, смотря как он заполняет свою форму учета) будут только возвраты ранее полученных авансов, а вот поступлений не будет.
Для наглядности дальнейших примеров приведем ориентировочную шапку новой Книги. Обратите внимание на колонку 3 — назовем ее теперь «Вирахування з доходу». В нее можно заносить «минусовые» суммы, которые положены комитенту: турсбор, ошибочно полученные средства, возвращенные авансы, комиссию, удержанную банком, и т. п. Причем суть каждой суммы удобно объяснить записью в колонке 1.
Посредники. Учитывая требования об оприходовании полученной наличности путем отражения суммы в самодельной Книге, ФЛП-посредникам (комиссионерам) будет уместно показывать в Книге всю сумму средств, которая поступила как выручка в наличной форме от продажи товаров, полученных на комиссию. А потом в графе «Вирахування з доходу» комиссионеру следует отминусовать чужие средства.
Пример 1. ФЛП — плательщик ЕН группы 3 — комиссионер.
11.01.2021 г. он получил 7000 грн наличными за реализацию товаров, полученных на комиссию (транзитные средства). В этот день он перечислил их комитенту.
15.01.2021 г. получил 17000 грн в безналичной форме за реализацию собственного товара.
18.01.2021 г. пришлось вернуть 2000 грн, полученные 15.01.2021 г. (ошибочная сумма).
29.01.2021 г. на текущий счет получено комиссионное вознаграждение от комитента в сумме 1000 грн.
Турсбор. Если ФЛП на группе 3 ЕН оказывает услуги проживания и платит туристический сбор, то у него всегда возникает вопрос: отражать ли турсбор, который не включается в единоналожный доход ФЛП, в Книге учета?
Фискалы, как и в случае с посредниками, говорили, что сумма турсбора должна быть отражена в Книге, чтобы провести оприходование наличности в размере турсбора (107.04 БЗ).
И хотя штрафов за неоприходование сегодня нет, все-таки тот ФЛП, который не хочет проблем, лучше отразит транзитную сумму турсбора в самодельной Книге в составе дохода и сразу исключит ее из дохода.
Пример 2. ФЛП — плательщик ЕН группы 3 получил от постояльцев за январь плату за проживание в сумме 50000 грн. Ставка турсбора в регионе составляет 1 %.
LiqPay. При оплате через систему LiqPay достаточно часто банки из суммы дохода ФЛП-единоналожника сначала удерживают свои комиссионные, а потом остальное зачисляют на текущий счет ФЛП.
В то же время в этой ситуации доходом ФЛП будет не та сумма, которая поступила на текущий счет, а та, которая отражена в счете на оплату, выставленном клиенту, т. е. с учетом комиссии банка (см., например, письмо ГФСУ от 16.10.2018 г. № 4435/Д/99-99-13-01-02-14/ІПК).
Учитывая это, советуем ФЛП отдельно в самодельной книге отражать ту сумму дохода, которую отщипнул банк при зачислении средств на текущий счет
Пример 3. ФЛП — плательщик ЕН группы 2 получил от покупателей за январь оплату через систему LiqPay за поставленный товар в сумме 59700 грн. При этом комиссия за зачисление средств составила 0,5 % от суммы, т. е. 300 грн.
Ошибочные средства. Вообще-то фискалы (БЗ 107.01.03) считают, что когда ФЛП получил ошибочные средства и они возвращены в одном отчетном периоде, такие средства не включаются в доход. Следовательно, им в самодельной Книге не место.
А вот если получение средств было в одном отчетном периоде (например, квартале), а возврат — в следующем, то такие суммы в периоде получения следует включить в доход, а в периоде возврата исключить из дохода, как средства, являющиеся транзитными.
Пример 4. В марте 2021 года ФЛП — плательщик ЕН группы 3 ошибочно получил на текущий счет 5000 грн. Вернул он их только в апреле. При этом за апрель ФЛП получил 4000 грн дохода.
За январь и февраль 2021 года ФЛП ежемесячно получал доход наличными в сумме 10000 грн, а за март его выручка составила 8000 грн.
Валютный доход. ФЛП, который получает доходы из-за границы за экспорт товаров или услуг, сумму дохода рассчитывает по «валютным» правилам. Согласно им доход, выраженный в иностранной валюте, перечисляется в гривни по официальному курсу НБУ к иностранной валюте на дату получения такого дохода (п. 292.5 НКУ).
Поэтому ФЛП, которому это нужно, может отдельную графу выделить для указания курса валют.
Исправление ошибок. Также на усмотрение ФЛП отведено определение правил исправления в форме учета. Их можно делать так, как это рекомендовали правила исправления в старых Книгах (см. «Налоги & бухучет», 2019, № 39, с. 13) или тем способом, который вы выберете самостоятельно.
Так, если выберете старый способ, то, чтобы внести коррективы в Книгу, ФЛП должен сделать в Книге запись в новой строке с отражением отрицательного или положительного значения. Эту запись следует вносить в Книгу датой допущения ошибки, а не датой фактического осуществления исправления.
Внесение такой корректирующей записи следует заверить подписью плательщика налога, т. е. ФЛП.
Пример 5. 15.01.2021 г. в Книге не был отражен наличный доход в сумме 2000 грн, а 21.02.2021 г. было отражено на 5000 грн больше безналичного дохода. Ошибка обнаружена в марте.
Чтобы сделать исправление в Книге новыми строками с указанием месяцев допущения ошибок, делаются следующие записи:
Штрафы. Если налоговикам не понравится, как вы ведете свою самодельную Книгу, то волноваться за наложение на вас админштрафа за неправильное ведение выбранной формы учета (по ст. 1641 КоАП в размере от 51 до 136 грн) не следует.
Дело в том, что согласно ст. 1641 КоАП этот админштраф налагают на плательщика за неведение учета или ненадлежащее ведение учета доходов и расходов, для которых законами Украины установлена обязательная форма учета.
Поскольку с 01.01.2021 г. ФЛП-упрощенец ведет учет в произвольной форме, т. е. без наличия утвержденного порядка ведения этой формы, то и нарушения быть по сути не может.
В то же время не вести вообще самодельную Книгу нельзя. Дело в том, что Книги являются регистрами, которые ФЛП-упрощенцы используют для исчисления и уплаты ЕН. Такие Книги следует хранить в течение 3-х лет. Если Книгу не вести, то не будет что и хранить. А за несохранность Книг (в том числе и по старой форме, регистрация которых была отменена с 01.01.2021 г.) ФЛП могут привлечь к ответственности по ст. 121 НКУ. То есть могут наложить штраф в размере 1020 грн, а при повторном нарушении на протяжении года так и вообще в размере 2040 грн.
Поэтому не советуем ФЛП уклоняться от ведения самодельных Книг учета. Главное — подстроить ее под себя и тогда вести ее будет одно удовольствие.
