Офисные расходы
Офис (англ. office от лат. officium — обязанность, служба) — это нежилое помещение, которое принадлежит предприятию и где размещается его исполнительный орган. То есть офисом в наиболее общем понимании принято считать помещение, где располагается административный аппарат предприятия. Кроме того, немало видов деятельности по своей сути требуют офисной работы. Тогда в офисе размещаются все или большая часть работников. Поэтому
любые офисные расходы целесообразно списывать на счет 92
Они соответствуют описанию админрасходов согласно Инструкции № 291 и п. 18 НП(С)БУ 16. Любые услуги сторонней организации для потребностей офиса — это админрасходы: оплата потребленных офисом коммунальных услуг, охрана офиса и его уборка, услуги по ремонту офиса и обслуживанию офисного оборудования (заправка картриджей, ремонт компьютеров, за доступ к рабочим программам и т. п.).
Расходы на приобретение всех указанных услуг списываются в дебет счета 92 в периоде осуществления таких расходов (п. 7 НП(С)БУ 16).
Помещение офиса
Офис может располагаться как в своем, так и в арендованном помещении. Если помещение свое, оно рассматривается как ОС и учитывается на субсчете 103 «Здания и сооружения».
Расходы на приобретение (или строительство) такого помещения сначала собираем по дебету счета 15 (Дт 152 (151) — Кт 20, 22, 63, 65, 66, 68), а потом при вводе помещения в эксплуатацию делаем проводку Дт 103 — Кт 15. Первоначальная стоимость собственного помещения попадает в расходы путем амортизации (Дт 92 — Кт 131).
Если вы арендуете помещение под офис, то собственно это помещение на вашем балансе не отражается. Вы просто списываете расходы на аренду (Дт 92 — Кт 63, 68). Балансовую стоимость арендованного офисного помещения только справочно отражают на забалансовом счете 01 «Арендованные необоротные активы». В то же время, если вы улучшали арендованный офис, на сумму улучшений создается отдельный необоротный актив на субсчете 117 (Дт 153 — Кт 20, 22, 63, 65, 66, 68; Дт 117 — Кт 153). Этот актив амортизируется в течение срока действия договора аренды (Дт 92 — Кт 132)*.
* Подробнее об учете офисных помещений читайте «Учет офисного помещения по частям» сегодняшнего номера.
Компьютеры и прочая техника
Понятно, что компьютеры, принтеры, факсы, телефоны и другая подобная техника являются неотъемлемыми атрибутами деятельности любого офиса. Все они являются классическими необоротными активами (эксплуатируются больше года). Их бухучет прямо зависит от стоимости, а также от учетной политики предприятия.
Те объекты офисной техники, которые не дотягивают до установленного учетной политикой предприятия стоимостного предела, рассматриваются как МНМА. Их приобретение отражается проводкой Дт 153 — Кт 63, 68, а ввод в эксплуатацию — Дт 112 — Кт 153. Амортизация таких активов отражается проводкой Дт 92 — Кт 132, при этом обычно применяется или метод «50 на 50», или метод «100 % стоимости в первом месяце эксплуатации».
Если же объект превышает установленный в приказе об учетной политике стоимостный предел для малоценки, он для бухучета является ОС. Учитываются такие ОС на субсчете 104 «Машины и оборудование». Тогда приобретение техники отражается проводкой Дт 152 — Кт 63, 68, ввод в эксплуатацию — Дт 104 — Кт 152, а амортизация — Дт 92 — Кт 131*.
* Подробнее об учете офисной техники читайте «Компьютерная техника в офисе» сегодняшнего номера.
Компьютерные программы
В работе офиса используются самые разнообразные программы — начиная со стандартного Microsoft Office и заканчивая специализированными профессиональными программами. Подход к учету таких программ зависит от того, что именно и в какой форме приобрело предприятие. Здесь возможны три варианта.
Первый — программы установлены на компьютер уже на момент его приобретения. Тогда их стоимость учитывается в первоначальной стоимости компьютера (на субсчете 104 или 112) и не выделяется как отдельный объект учета.
Второй — программа специально приобретена (или разработана). Такие программы учитываются на субсчете 127 «Прочие нематериальные активы». При покупке (разработке) делаем проводку Дт 154 — Кт 20, 22, 63, 65, 66, 68, а при вводе в эксплуатацию — Дт 125 — Кт 154. Амортизация начисляется проводкой Дт 92 — Кт 133.
Третий — когда приобретается право доступа к компьютерной программе на определенный период. По нашему мнению, это стандартные услуги для нужд офиса, списываются на текущие админрасходы. Однако здесь есть свои тонкости. Какие? Читайте в статье «Офисные компьютерные программы» сегодняшнего номера.
Расходные материалы
Расходные материалы нужно менять в результате естественной выработки их ресурса. Причем чаще, чем технику, на которой они используются (картриджи принтеров, батареи и т. п.).
В бухучете расходные материалы рассматриваются как запасы и учитываются на субсчете 209 «Прочие материалы». Их приобретение отражается проводкой Дт 209 — Кт 63, 68, а списание в эксплуатацию — проводкой Дт 92 — 209. Правда, есть некоторые нюансы (см. ««В расход!», или Расходные материалы в офисе»).
Канцелярские товары
Это наиболее мелкий объект учета, но без него представить работу офиса невозможно. Бумага, карандаши, ручки, маркеры, скрепки, резинки, файлы, степлеры, калькуляторы, клей, ножницы, линейки — всего не перечислишь.
Все эти активы нужно разделить на:
(1) канцтовары, которые «исчезают» (или «растворяются») после их первоначального списания в эксплуатацию. Примеры — бумага, маркер, клей. Такие канцтовары рассматриваем как материалы и учитывать на субсчете 209;
(2) канцтовары многократного использования. Примеры — дырокол, степлер. Такие канцтовары чаще всего относят к МБП и учитывают на счете 22 (Дт 22 — Кт 63, 68; Дт 92 — Кт 22). Если же некоторые из канцтоваров вы будете использовать больше года (например, есть гарантийный срок эксплуатации калькулятора), можно рассматривать эти активы даже как МНМА (субсчет 112)**.
** Подробнее о канцтоварах читайте «Офисная канцелярия» сегодняшнего номера.
Налоговый учет
Налоговоприбыльный учет офисных расходов по большей части не содержит существенных особенностей. Разницы у высокодоходников могут возникать или если идет речь об ОС или нематериальном активе (пп. 138.1, 138.2 НКУ), или если имеет место приобретение у рисковых контрагентов (п.п. 140.5.4 НКУ).
Хозяйственный характер офисных расходов не вызывает сомнений. Исключение — т. н. техника двойного назначения (холодильники, микроволновки, чайники, кофеварки, кондиционеры, обогреватели), декоративные объекты (аквариумы с рыбками, искусственные деревья и цветы, газоны и зеленые насаждения и т. п (см. «Бытовая техника и озеленение в офисе: связь с хозяйственной деятельностью»).
Напоследок обобщим наш подход к учету офисных расходов с помощью схемы.
