Форма и порядок составления отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет
Приказ Государственной налоговой администрации Украины от 23.12.2010 г. № 996
«Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления»
Зарегистрирован в Министерстве юстиции Украины 13 января 2011 г. под № 44/18782
В соответствии с подпунктом 170.9.2 пункта 170.9 статьи 170 раздела IV Налогового кодекса Украины и статьей 8 Закона Украины «О государственной налоговой службе в Украине»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить форму Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядок составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (прилагаются).
<...>
4. Приказ вступает в силу со дня официального опубликования.
5. Признать утратившим силу приказ ГНА от 19.09.2003 № 440 «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка составления указанного Отчета», зарегистрированный в Министерстве юстиции Украины 09.10.2003 под № 915/8236.
<...>
Председатель А. Папаика
Утвержден приказом Государственной налоговой администрации Украины от 23.12.2010 г. № 996
Зарегистрирован в Министерстве юстиции Украины 13.01.2011 г. под № 44/18782
Порядок
Порядок составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет
1. Требования о предоставлении средств на командировку установлены подпунктом 140.1.7 пункта 140.1 статьи 140 раздела III Налогового кодекса Украины (далее — Кодекс) и другими нормативно-правовыми актами, связанными со служебными командировками в пределах Украины и за границу.
2. Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), подается до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершает такую командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет налогового агента плательщика налога, предоставившего средства под отчет.
При наличии излишне израсходованных средств такая сумма возвращается плательщиком налога в кассу или зачисляется на банковский счет выдавшего их лица до или во время подачи указанного отчета.
Действие абзацев первого и второго данного пункта распространяется также на расходы, связанные с командировкой или выполнением некоторых гражданско-правовых действий, оплаченных с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов.
При этом, если во время служебной командировки плательщик налога получил наличность с применением платежных карточек, он подает Отчет и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки. Командированному лицу — плательщику налога, который применил платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме и срок подачи Отчета не превысил 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может продлить такой срок до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).
3. Если плательщик налога не возвращает сумму излишне израсходованных средств в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок (до окончания третьего или пятого, а в отдельных случаях десятого или двадцатого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершает командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет налогового агента плательщика налога, предоставившего средства под отчет), то такая сумма подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 167.1 статьи 167 раздела IV Кодекса за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) за соответствующий месяц. В случае недостаточности суммы дохода — за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога.
4. Если плательщик налога прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с лицом, выдавшим такие средства, сумма налога на доходы физических лиц удерживается за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета, а в случае недостаточности суммы такого дохода непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство плательщика налога по результатам отчетного (налогового) года.
Если полное удержание такой суммы налога является невозможным в результате смерти или признания плательщика налога судом без вести отсутствующим или объявления судом умершим, такая сумма удерживается при начислении дохода за последний для такого плательщика налога налоговый период, а в непогашенной части признается безнадежной к уплате.
5. Отчет составляется плательщиком налога (подотчетным лицом), получившим такие средства на предприятиях всех организационно-правовых форм или у самозанятого лица.
В сумму превышения не включаются и не облагаются налогом документально подтвержденные расходы, осуществленные за счет наличных или безналичных средств, предоставленных плательщику налога под отчет работодателем на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков в рамках предельного размера таких расходов, предусмотренного в разделе III Кодекса, осуществленных таким плательщиком и/или другими лицами с рекламными целями.
Физическое лицо, получившее такие средства, заполняет все графы Отчета, кроме: «Отчет проверен», «Остаток внесен (перерасход выдан) в сумме по кассовому ордеру», бухгалтерских проводок, расчета суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные израсходованные средства на командировку или под отчет, которые заполняются лицом, предоставившим такие средства; «Отчет утвержден», которые подписываются руководителем (налоговым агентом).
Директор Департамента налогообложения
физических лиц С. Дусяк
Комментарий редакции
ГНАУ приказом от 23.12.2010 г. № 996 утвердила новую форму
Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), и Порядок его составления (далее — Порядок № 996).Форма Отчета подверглась «косметическим» изменениям. К уже знакомым «строкам, столбикам и ячейкам» добавились:
—
серия и номер паспорта. Такие сведения указываются в Отчете в случае, если средства под отчет предоставляются физическому лицу, которое из-за своих религиозных убеждений отказалось от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и имеет соответствующую отметку в паспорте;— номер и дата
платежного поручения, по которым вносится остаток или выдается перерасход средств;—
новый алгоритм расчета НДФЛ из суммы излишне израсходованных средств, которую подотчетное лицо не возвращает в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок. В соответствии с п. 167.1 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI (далее — НК) и Порядком № 996 в 2011 году налог должен удерживаться следующим образом: 15 % из суммы, не превышающей 9410 грн., и 17 % из суммы превышения.Кстати,
в сумму излишне израсходованных средств не включаются и не облагаются налогом документально подтвержденные расходы, осуществленные за счет наличных или безналичных средств, предоставленных плательщику налога под отчет работодателем на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков в рамках предельного размера таких расходов, предусмотренного в разделе III НК, осуществленных таким плательщиком и/или другими лицами с рекламными целями.Обратите внимание:
с 01.01.2011 г. НКУ отменена обязательность уплаты штрафов плательщиком налога в случае невозврата и несвоевременного возврата излишне израсходованных средств, выданных на командировку или под отчет. С учетом этого, форма нового Отчета не содержит соответствующие расчеты.Вместе с тем с момента вступления в силу
Порядка № 996, кроме предприятий, предоставлять средства под отчет могут все самозанятые лица, в число которых входят как физические лица — предприниматели, так и лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность. По новым правилам подотчетные лица должны отчитаться до окончания пятого банковского дня , следующего за днем, в котором завершена командировка или выполнены отдельные гражданско-правовые действия, на которые выдавались средства под отчет.К тому же подавать Отчет теперь нужно будет и при осуществлении соответствующих расходов с использованием
корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов. Отдельный порядок подачи Отчета предусмотрен для плательщиков налога, которые во время командировки применили платежную карточку. В частности, если с такой карточки в течение командировки получена наличность, то отчитаться и вернуть сумму излишне израсходованных средств необходимо до окончания третьего банковского дня после завершения такой командировки. Если же с помощью платежной карточки были проведены безналичные расчеты, то срок подачи Отчета не должен превышать 10 банковских дней, однако при наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может продлить его до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).Новая форма Отчета и
Порядок № 996 вступили в силу с 31 января 2011 года. Форма и Порядок, утвержденные приказом ГНАУ от 19.09.2003 г. № 440 с указанной даты не действуют.
Яна Клыженко
