Налоговая декларация по НДФЛ: строка за строкой

Строка
Декларации
по НДФЛ

Подпункт
письма № 4485

Что указывается в строке

1

2

3

Строка 1

П.п. 3.1.1

Строка 1 является специальным полем для проставления отметки о типе декларации. В зависимости от того, какая Декларация по НДФЛ подается, в одной из клеточек ставится отметка «Х»:
— «Звітна»;
— «Звітна за неуповноважений відокремлений підрозділ»;
— «Звітна нова»;
— «Звітна нова за неуповноважений відокремлений підрозділ»;
— «Уточнююча»;
— «Уточнююча за неуповноважений відокремлений підрозділ».
При предоставлении Декларации по НДФЛ за отчетный месяц пометка «Х» проставляется в поле «Звітна». Таким же образом поступает и головное предприятие, подавая Декларацию «за себя». А вот при подаче им Декларации за неуполномоченное обособленное подразделение отметка делается в поле «Звітна за неуповноважений відокремлений підрозділ».

Если после подачи Декларации по НДФЛ за текущий отчетный период, но до истечения предельного срока представления декларации за этот же период, налоговый агент выявляет ошибки и подает новую Декларацию с исправленными показателями, то отметка «Х» проставляется в клеточке «Звітна нова» либо «Звітна нова за неуповноважений відокремлений підрозділ» специального поля.
В случае самостоятельного обнаружения налоговым агентом ошибки в сданной Декларации по НДФЛ уже после окончания срока ее подачи и принятия решения, воспользовавшись нормами п.п. «а» п. 50.1 НК, исправить ее направлением уточняющего расчета, роль последнего выполнит Декларация по НДФЛ с отметкой в специальном поле «Уточнююча» или «Уточнююча за неуповноважений відокремлений підрозділ». Особо заметьте, что при таких обстоятельствах строки 01 — 08 и 14 такой уточняющей Декларации не заполняются.
Также учтите, что при наличии нескольких отметок в специальных полях Декларация по НДФЛ будет считаться неправильно заполненной. Другими словами, в строке «Тип податкової декларації» допустима только одна отметка

Строка 2

П.п. 3.1.2

Здесь указывается, за какой отчетный (налоговый) период (месяц) года представляется Декларация по НДФЛ, а в случае подачи уточняющей Декларации проставляется за какой отчетный (налоговый) период уточняются данные. Иначе говоря, вписывается номер месяца (2 цифры) и отчетный год (4 цифры). К  примеру, при составлении отчетной Декларации за январь 2011 года необходимо записать: месяц — «01», год — «2011».

Особо подчеркнем, что заполнено в подаваемой Декларации по НДФЛ может быть лишь одно из полей: либо «Звітний (податковий) період:», либо «Звітний (податковий) період, що уточнюється:»

Строка 3

П.п. 3.1.3

Сюда вписывается полное наименование налогового агента юридического лица или фамилия, имя и отчество самозанятого лица. Одновременно с этим проставляется соответствующая отметка в одной из клеточек: «Юридична особа» или «Самозайнята особа»

Строка 4

П.п. 3.1.4

В этой строке в качестве налогового номера налоговые агенты:
— юридические лица указывают код по ЕГРПОУ*;
— самозанятые лица указывают десятиразрядный регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов (из ГРФЛ);

— самозанятые лица, которые по своим религиозным убеждениям отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов, уведомили об этом соответствующий орган ГНС и имеют отметку в паспорте, указывают серию и номер паспорта.

При этом заполнению подлежит одно из соответствующих полей

Строка 5

П.п. 3.1.5

В данной строке налоговые агенты:
— юридические лица (уполномоченные обособленные подразделения) указывают свое местонахождение согласно сведениям, содержащимся в ЕГРПОУ, почтовый индекс, междугородный код, телефон, факс и электронный адрес;

— самозанятые лица указывают место проживания, по которому они становятся на учет в органе ГНС в качестве плательщика налогов, почтовый индекс, междугородный код, телефон, факс и электронный адрес

Строка 6

П.п. 3.1.6

Сюда вписывается местонахождение неуполномоченного обособленного подразделения, за которое головным предприятием подается Декларация по НДФЛ, а также почтовый индекс, междугородный код, телефон, факс и электронный адрес юридического лица, представляющего Декларацию за такое неуполномоченное подразделение

Строка 7

П.п. 3.1.7

В этой строке проставляется установленная налоговым агентом дата выплаты доходов за отчетный период (дата выплаты заработной платы за вторую половину месяца). При этом необходимо помнить, что по требованиям Закона Украины от 23.09.2010 г. № 2559-VI «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины о сроках выплаты заработной платы» заработная плата должна быть выплачена не позже семи дней по окончании периода, за который осуществляется выплата. Надо также учитывать, что срок выплаты заработной платы не переносится в случае, когда день ее выплаты приходится на выходной, праздничный или нерабочий. При таких обстоятельствах заработная плата должна выплачиваться накануне. Исходя из этого, в строке 7 реквизитов Декларации по НДФЛ не может быть указана дата более поздняя, нежели 07 число месяца, следующего за отчетным. Так, например, при заполнении Декларации за январь 2011 года предельной датой, которая может быть проставлена в данной строке, является 07.02.2011

Строка 8

П.п. 3.1.8

Здесь указываются наименование и код ЕГРПОУ органа ГНС, в который представляется Декларация по НДФЛ

Строка 9

П.п. 3.1.9

В данную строку записывается общее количество отдельных Деклараций по НДФЛ, поданных юридическим лицом за неуполномоченные обособленные подразделения*. Например, юридическое лицо, представившее Декларации по НДФЛ по местонахождению двух своих неуполномоченных обособленных подразделений, в указанную строку должно будет вписать «00002»

Строка 10

П.п. 3.1.10

В полях строки 10 отдельно проставляется количество лиц, работавших в отчетном периоде:
— в штате (кроме тех, которые находились в отпуске по уходу за ребенком)*;
— по гражданско-правовым договорам*.

Причем если с заполнением поля относительно количества лиц, работавших по гражданско-правовым договорам, более-менее все понятно — вписываем количество работавших по гражданско-правовым договорам в отчетном периоде, то каких-либо указаний насчет исчисления показателя о штатных работниках письмо № 4485 не дает. Вместе с тем считаем возможным воспользоваться предписаниями п.п. 3.1.6 Порядка заполнения и представления налоговыми агентами налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного с них налога, утвержденного приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1020, и проставлять в соответствующем поле учетное количество штатных работников учетного состава юридического лица или самозанятого физического лица на первое число отчетного месяца

*Заполнение клеточек производится слева направо. Если значимых цифр меньше, чем клеточек, слева добавляются нули.

Код строки

Что указывается в строке

1

2

Строка 01

В данной строке приводится общая сумма доходов, начисленных в пользу физических лиц в отчетном (налоговом) периоде без вычета НДФЛ, единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕСВ) и налоговой социальной льготы.

Доходы, которые по предписаниям НК не подлежат налогообложению налоговым агентом, в эту строку не включаются. А вот что касается доходов, начисленных за прошедшие и будущие периоды, то они должны быть отражены в этой строке наряду с начисленными доходами за отчетный период в полном объеме. В качестве примера указанных доходов можно назвать больничные, начисленные за прошлый месяц, а также «переходящие» на следующий месяц отпускные. Заметьте: при начислении доходов в отчетном периоде заполнение строки 01 является обязательным независимо от того, выплачены таковые или нет.

Если говорить бухгалтерской терминологией, то показатель этой строки формируется на основе кредитовых оборотов по субсчетам 661 (включая сумму начисленных «переходящих» на следующий месяц отпускных), 663, 671, 685 (в части налогооблагаемых доходов) за соответствующий отчетный месяц

Строка 02

Здесь показывается общая сумма доходов, фактически выплаченных (предоставленных) физическим лицам в отчетном месяце, в том числе за предыдущие периоды. Так, при составлении Декларации по НДФЛ за январь 2011 года в данную строку надо включить, в частности, сумму заработной платы за вторую половину декабря 2010 года, выплаченную в январе 2011 года. Обратите внимание: в строке 02 Декларации отражается сумма выплаченных доходов за минусом взносов (в 2011 году — ЕСВ, а в предыдущие годы — на пенсионное и социальное страхование) и НДФЛ, т. е. их «чистая» сумма.

Опять же не облагаемые НДФЛ доходы в данной строке не указываются.

Если из заработной платы работника производятся лишь обязательные удержания (сегодня это НДФЛ и ЕСВ) и не осуществляются другие отчисления (по исполнительным документам, по заявлению работника и др.), то получить искомую величину, опираясь на данные бухгалтерского учета, не составит большого труда. К примеру, о выплаченной «на руки» в отчетном периоде сумме заработной платы в таких обстоятельствах будет свидетельствовать оборот по дебету субсчетов 661, 663 в корреспонденции с кредитом субсчетов 301, 311, а дивидендов — оборот по дебету субсчета 671 и кредиту субсчетов 301, 311.

Уместно отметить, что в своих консультациях налоговики не возражают против проставления в этой строке суммы выплаченных доходов физическим лицам «чистыми» на руки. Отсюда следует, что приведенным алгоритмом исчисления требуемого показателя могут воспользоваться все без исключения предприятия

Строка 03

В этой строке указывается общая сумма налога, начисленного (удержанного) в отчетном месяце с доходов, приведенных в строке 01 Декларации по НДФЛ.

В бухгалтерском учете такая величина представляет собой не что иное, как оборот по кредиту субсчета 641, аналитический счет учета «НДФЛ», за отчетный месяц, безусловно, за минусом суммы возвращенных из бюджета переплат по данному налогу, если таковые имеются (Дт 311 — Кт 641)

Строка 04

В данной строке приводится общая сумма фактически уплаченного (перечисленного) в отчетном месяце в бюджет НДФЛ, в том числе за предыдущие периоды.

Исходя из данных бухгалтерского учета, значение этого показателя исчисляется как оборот по дебету субсчета 641, аналитический счет учета «НДФЛ», в корреспонденции с кредитом субсчета 311

Строка 05

В эту строку включаются суммы НДФЛ, начисленного (удержанного) в предыдущих налоговых периодах, а уплаченного (перечисленного) в текущем отчетном месяце (при заполнении декларации за январь 2011 года здесь нужно отразить, в частности, НДФЛ, удержанный с зарплаты за декабрь 2010 года и перечисленный в январе 2011 года).

Показатель данной строки рассчитывается путем анализа первичных документов, на основе которых в бухгалтерском учете сделаны записи по дебету субсчета 641, аналитический счет учета «НДФЛ», и кредиту субсчета 311.

Правда, налоговики настаивают на том, чтобы при заполнении деклараций по НДФЛ за все последующие отчетные месяцы (кроме января 2011 года) в строку 05 не включался НДФЛ с зарплаты за вторую половину предыдущего месяца, выплаченной в сроки, оговоренные в строке 7 реквизитов Декларации за такой прошедший период. Иначе такая сумма налога задвоит налоговые обязательства: один раз она попадет в строку 07 через строку 03 Декларации за месяц начисления заработной платы, а второй раз — через строку 05 Декларации за месяц ее выплаты. Однако акцентируем внимание: все это действительно для случаев, когда предприятие последует рекомендациям налоговиков по заполнению строки 06 и, как следствие, строки 07 Декларации по НДФЛ (о чем будет рассказано ниже)

Строка 06

Сюда, исходя из названия строки, должна попадать сумма налога, которая начислена (удержана) с доходов в отчетном (налоговом) периоде, но не уплачена (перечислена) в бюджет в связи с невыплатой (непредоставлением) доходов полностью или частично по сроку, определенному в строке 7 реквизитов Декларации по НДФЛ. В случае полной выплаты начисленных в отчетном месяце доходов и соответственно уплаты (перечисления) налога с этих доходов в таком отчетном периоде показатели строк 06 и соответственно 14 будут равны нулю (т. е заполнены с прочерками).

Вместе с тем, по мнению налоговиков (см. консультацию в «Вестнике налоговой службы Украины», 2011, № 8, с. 11), ввиду того, что в строке 7 реквизитов Декларации по НДФЛ указывается дата для выплаты заработной платы за вторую половину месяца, в строку 06 должен быть включен только НДФЛ с начисленных, но не выплаченных доходов, отличных от заработной платы, а также НДФЛ с заработной платы, которая не будет выплачена в задекларированный срок. При своевременной выплате заработной платы за вторую половину месяца (в срок, оговоренный в строке 7) НДФЛ с нее в строке 06 блока «Показатели» Декларации по НДФЛ не отражается. В результате в строке 14 сумма зарплаты за вторую половину отчетного месяца, которая будет выплачена своевременно в следующем месяце, не отражается.

Мы с такой позицией налоговиков категорически не согласны и считаем, что в строку 06 Декларации по НДФЛ должна быть включена сумма начисленного (удержанного) НДФЛ со всех не выплаченных (непредоставленных) в отчетном месяце доходов, в том числе с не выплаченной на первое число месяца, следующего за отчетным, заработной платы за вторую половину отчетного месяца. Ведь значение строки 06 напрямую оказывает влияние на величину показателя строки 07, где отражается налоговое обязательство налогового агента по уплате НДФЛ за отчетный (налоговый) период, которое в результате такого подхода к заполнению будет необоснованно завышенным.

Напомним, что согласно нормам НК обязанность налогового агента по уплате (перечислению) НДФЛ в бюджет возникает:
— при выплате налогооблагаемого дохода (п.п. 168.1.2 НК);
— в течение банковского дня, следующего за днем начисления (выплаты, предоставления) налогооблагаемого дохода в неденежной форме или выплаты наличными из кассы налогового агента (п.п. 168.1.4 НК).

А поскольку выплаты налогооблагаемого дохода в отчетном месяце не было, то говорить о возникновении налогового обязательства по уплате НДФЛ не приходится.

По большому счету, если у предприятия отсутствуют переплаты и недоплаты по НДФЛ в бюджет, показатель строки 06 Декларации по НДФЛ должен соответствовать кредитовому сальдо по субсчету 641, аналитической счет учета «НДФЛ», на конец отчетного месяца. Это правило «работает», если не принимать во внимание позицию налоговиков

Строка 07

В этой строке указывается сумма НДФЛ, подлежащая уплате (перечислению) в бюджет по итогам отчетного месяца — налоговое обязательство. Такая сумма определяется расчетным путем и представляет собой согласованную сумму налога, которая должна быть уплачена (перечислена) налоговым агентом с фактически выплаченных (предоставленных) в отчетном месяце доходов. По логике получается, что при своевременной и полной уплате НДФЛ данные строки 07 должны будут равны показателю строки 04 Декларации по НДФЛ. В ситуации, когда приведенный в строке 07 показатель превысит сумму, указанную в строке 04 (сумму НДФЛ, перечисленную в бюджет в отчетном месяце), то это будет означать образование недоплаты по НДФЛ, которая подлежит взысканию с уплатой штрафов и пени. Если же значение строки 07 будет меньше показателя строки 04, то это свидетельствует о переплате налога в бюджет в отчетном периоде.

Все было бы хорошо, если бы точно так же рассуждали и налоговики. Однако в упомянутой выше консультации они настаивают на том, что в строку 07 (а значит — в налоговые обязательства) должна попадать также сумма НДФЛ с начисленной за вторую половину отчетного месяца заработной платы, которая будет выплачена только в следующем месяце в срок, указанный в строке 7 реквизитов Декларации по НДФЛ.

Конечно, с таким подходом согласиться нельзя, поскольку, повторим, обязательство налогового агента по уплате НДФЛ возникает исключительно при выплате дохода либо же в банковский день, следующий за днем начисления (выплаты, предоставления) дохода в неденежной форме или выплаты дохода из кассы. Об отражении в Декларации по НДФЛ налога с начисленных, но не выплаченных в отчетном периоде доходов и, как следствие, о согласовании такого налогового обязательства речи быть не может. Собственно, это следует и из самой формы Декларации по НДФЛ, где в строке 07 дана формула, по которой рассчитывается сумма подлежащего уплате в бюджет по итогам текущего отчетного (налогового) периода НДФЛ.

Вместе с тем велика вероятность того, что налоговики будут расценивать неотражение налоговым агентом, своевременно выплачивающим заработную плату за вторую половину месяца, суммы НДФЛ с такой зарплаты в строке 07, как занижение налогового обязательства за отчетный месяц и потребуют подачи уточняющей Декларации по НДФЛ. При этом следует иметь в виду, что уточнение показателей строки 07 ранее поданной Декларации по НДФЛ в следующих отчетных периодах (по истечении предельного срока ее представления), в результате которого сумма подлежащего уплате в бюджет НДФЛ увеличивается, влечет за собой наложение штрафа и начисление пени.

Однако не стоит забывать при этом, что налоговый агент, который не согласен с порядком заполнения Декларации по НДФЛ, навязываемым налоговиками, вправе воспользоваться предписаниями п. 46.4 НК и подать вместе с такой Декларацией дополнение к ней, с объяснением мотивов его подачи и проставлением количества страниц указанного дополнения в соответствующем поле.

Кроме того, следует помнить, что в соответствии п. 7 подраздела 10 раздела ХХ НК штрафные санкции за нарушение налогового законодательства за период с 1 января по 30 июня 2011 года применяются в размере не более 1 грн. за каждое нарушение. Одновременно с этим по п. 5 подраздела 10 раздела ХХ НК штрафные санкции, которые могут быть наложены на налогоплательщиков за нарушение нормативных актов центрального налогового органа, начинают применяться к ним по результатам налогового периода, следующего за налоговым периодом, в течение которого такие акты были введены в действие

Строка 08

Здесь головным предприятием указывается общая сумма начисленного (удержанного) НДФЛ по всем обособленным подразделениям, не уполномоченным начислять и перечислять налог в бюджет

Строка 14

В данной строке отражается сумма невыплаченных доходов за отчетный месяц, сумма НДФЛ с которых показана в строке 06 Декларации по НДФЛ. Как следствие, если в строке 06 проставлен прочерк, то и строка 14 тоже должна быть прочеркнута.

Сумма невыплаченных доходов показывается в этой строке за минусом взносов и НДФЛ, т. е. их «чистая» сумма (см. консультацию в «Вестнике налоговой службы Украины», 2011, № 8, с. 11).

Если говорить о невыплаченной заработной плате, то в бухгалтерском учете она представляет собой кредитовое сальдо по субсчетам 661 и 663 на конец отчетного месяца

Строка 15

По этой строке приводится сумма НДФЛ, начисленного, но не уплаченного налоговым агентом в бюджет (по состоянию на 01.01.2011 г.) вопреки порядку, действовавшему до вступления в силу НК. По предписаниям п. 1 подраздела 1 раздела ХХ НК такой налог на дату вступления в силу НК считается налоговым долгом по согласованному налоговому обязательству и подлежит отражению в налоговом расчете по результатам первого отчетного квартала, в течение которого вступает в силу НК, а также взыскивается с налогового агента с применением мер ответственности, предусмотренных НК.

Обратите внимание: текущая задолженность за декабрь 2010 года, подлежащая выплате в январе 2011 года, в данной строке не отражается.

Анализируемая строка заполняется налоговыми агентами единоразово лишь при подаче Декларации по НДФЛ за январь 2011 года

№ п/п

Показатель

Оборот за отчетный период

дебет

кредит

1

2

3

4

Субсчета 661, 663

1

Входящее сальдо

—

1379178,75

2

Начислены доходы в январе 2011 г. (заработная плата за январь 2011 г., больничные за декабрь 2010 г. и январь 2011 г., отпускные за январь 2011 г. и февраль 2011 г.)

—

2206607,71

3

Удержан НДФЛ с таких начисленных в январе 2011 г. доходов

288674,03

—

4

Удержан ЕСВ с таких начисленных в январе 2011 г. доходов

77402,00

—

5

Выплачена заработная плата в январе 2011 г., всего

1763321,74

—

6

Произведены отчисления с заработной платы работников за январь 2011 г. (алименты, профсоюзные взносы и т. п.)

53970,42

—

7

Итого оборот за период

2183368,19

2206607,71

8

Исходящее сальдо

—

1402418,27

в том числе сумма больничных, финансируемых ФСС (выплата — 18.02.2011 г.)

—

42443,00

Субсчет 641, аналитический счет учета «НДФЛ»

1

Входящее сальдо

12647,18
(переплата)

227671,81

2

Начислен НДФЛ в январе 2011 г.

—

288674,03

в том числе с суммы больничных, финансируемых ФСС

—

7417,41

3

Уплачен НДФЛ в бюджет в январе 2011 г., всего

302307,92

—

в том числе за декабрь 2010 г.

227671,81

—

4

Итого оборот за период

302307,92

288674,03

5

Исходящее сальдо

12647,18
(переплата)

214037,92

в том числе с суммы больничных, финансируемых ФСС
(выплата — 18.02.2011 г.)

—

7417,41