В общем случае оплачиваемый отпуск по беременности и родам предоставляется беременной женщине продолжительностью 126 календарных дней (70 дней до родов и 56 дней после
родов).
В зависимости от обстоятельств беременности и родов эти сроки могут изменяться.
Приведем ниже в таблице возможные варианты продолжительности декретного отпуска.
| Ситуация | Продолжительность декретного отпуска | Нормативно-правовой документ, устанавливающий продолжительность декретного отпуска |
| Беременность и роды (общий случай) | 126 календарных дней (70 дней до родов и 56 после) | Ч. 1 ст. 38 Закона № 2240, ст. 17 Закона об отпусках |
| Осложненные, преждевременные роды, рождение двух и более детей | 140 календарных дней (70 дней до родов и 70 после) | |
| Преждевременные роды до 30 недель при выписке с живым ребенком | 140 календарных дней | П. 6.5 Инструкции № 455 |
| Преждевременные роды до 30 недель в случае смерти ребенка | 70 календарных дней | |
| Беременность и роды женщины, отнесенной к I — IV категориям пострадавших вследствие аварии на ЧАЭС | 180 календарных дней (90 дней до родов и 90 после) | Ч. 1 ст. 38 Закона № 2240 |
| Беременные женщины, которые не наблюдались в мед-учреждении по поводу беременности до дня родов | 56, 70 или 90 календарных дней послеродового отпуска в зависимости от ситуации | П. 6.4 Инструкции № 455 |
| Усыновление ребенка в течение двух месяцев со дня его рождения | 56 календарных дней (общий случай); 70 календарных дней (при усыновлении двоих и более детей); 90 календарных дней (для женщин-чернобыльцев) | Ч. 2 ст. 38 Закона № 240 |
Важно! Отпуск по беременности и родам предоставляется женщине полностью, независимо от количества дней, фактически использованных до даты родов.
Дополнительно отметим: если во время беременности женщина находилась в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3 лет, она также имеет право на получения пособия по беременности и родам.
Порядок назначения пособия
Пособие по беременности и родам назначается и выплачивается как по основному месту работы, так и по совместительству (ч. 1 ст. 50 Закона № 2240).
Основанием для выплаты пособия:
— работнице, работающей на данном предприятии по основному месту работы, является оригинал листка нетрудоспособности, оформленный согласно Инструкции № 455;
— работнице-совместителю — (1) копия листка нетрудоспособности, заверенная подписью руководителя и печатью предприятия по основному месту работы, (2) справка о средней заработной плате по основному месту работы.
Алгоритм назначения пособия:
1. На основании полученных от работницы документов Комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию принимает решение о выплате пособия по беременности и родам. Решение оформляется протоколом (форма приведена в приложении к Положению № 25). Кроме того, отметку о назначении пособия проставляет комиссия (уполномоченный) на обратной стороне листка нетрудоспособности.
Документы для назначения пособия по временной потере трудоспособности Комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию рассматривает не более 10 дней со дня их поступления.
2. На основании протокола Комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию, а также листка нетрудоспособности работодатель издает приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам. Этот отпуск относится к общеобязательным социальным отпускам. Поэтому работница может не писать заявление о предоставлении отпуска.
3. На основании приказа и листка нетрудоспособности бухгалтерия:
— рассчитывает сумму пособия по беременности и родам;
— оформляет и подает в ФСС ВПТ Заявку-расчет на выплату пособия по форме, приведенной в Порядке № 26. Заявка-расчет готовится в двух экземплярах, руководитель предприятия и главный бухгалтер ее подписывают и заверяют печатью предприятия (пп. 5, 6 Порядка № 26).
4. ФСС ВПТ перечисляет денежные средства на выплату декретных на специальный счет предприятия в течение 10 рабочих дней после поступления Заявки-расчета (п. 8 Порядка № 26).
5. После поступления средств на спецсчет работодатель выплачивает пособие сотруднице в ближайший срок, установленный для выплаты заработной платы (ст. 52 Закона № 2240; письмо ФСС ВПТ от 26.05.2011 г. № 07-35-1406).
Расчет пособия по основному месту работы
Сумма пособия по беременности и родам рассчитывается следующим образом:
ПБР = ЗПСР х КДН,
где ЗПСР — сумма среднедневной заработной платы;
КДН — количество календарных дней отпуска по беременности и родам.
В свою очередь среднедневная заработная плата (ЗПСР) рассчитывается так:
ЗПСР = ЗПРП : КДНРП,
где ЗПРП — начисленная в расчетном периоде сумма заработной платы;
КДНРП — количество календарных дней в расчетном периоде.
Рассчитываем среднедневную заработную плату (ЗПСР). Алгоритм:
1. Определяем расчетный период, за который исчисляется средняя заработная плата для расчета пособия по беременности и родам
Расчетным периодом является период работы по последнему основному месту работы перед наступлением страхового случая. В общем случае он составляет последние 6 полных календарных месяцев (с первого по первое число) перед месяцем ухода работницы в отпуск по беременности и родам (п. 4 Порядка № 1266).
Пример 1. Женщина принята на работу 10.11.2013 г. С 24.07.2014 г. она уходит в отпуск по беременности и родам. Расчетным периодом в этом случае является январь — июнь 2014 года.
Если женщина отработала менее 6 полных календарных месяцев, расчетный период определяется исходя из фактически отработанных полных календарных месяцев.
Пример 2. Женщина принята на работу 11.03.2014 г. С 24.07.2014 г. она уходит в отпуск по беременности и родам. Расчетным периодом в этом случае является апрель — июнь 2014 года.
Важно обратить внимание на такой момент: если работница принята не с первого числа календарного месяца, но при этом отработала все рабочие дни месяца по графику, то в этом случае, по мнению Минтруда, месяц приема на работу засчитывается ей как полный месяц (письмо Минтруда от 12.03.2010 г. № 2515/0/14-10/18).
Пример 3. Женщина принята на работу 03.03.2014 г. (понедельник). С 01.09.2014 г. она уходит в отпуск по беременности и родам. Поскольку в марте она отработала все рабочие дни по графику, расчетным периодом в этом случае является март — август 2014 года.
Если работница отработала меньше одного календарного месяца, расчетный период определяется исходя из фактически отработанного времени.
2. Определяем выплаты, которые включаются в расчет средней заработной платы
В этом вопросе следует руководствоваться абз. 1 п. 7 Порядка № 1266. Так, в расчет включаются выплаты, которые одновременно отвечают следующим требованиям:
1) включаются в фонд оплаты труда согласно Инструкции № 5: основная и дополнительная зарплата, прочие поощрительные и компенсационные выплаты.
Важно! В отличие от расчета пособия по нетрудоспособности, при расчете «декретных» в расчет включаются и выплаты за время, в течение которого работница не работала, но за ней сохранялся средний заработок (например, сумма отпускных);
2) выплата должна включаться в базу обложения ЕСВ.
Выплаты учитываются в пределах максимальной величины, с которой уплачивается ЕСВ трудоспособного лица (17 прожиточных минимумов, в 2014 году — 20706 грн.). Если выплата приходится на несколько месяцев (к примеру, отпускные), то при определении предельного дохода эта сумма разбивается на несколько месяцев.
Отдельного внимания заслуживает порядок включения в расчет среднедневной заработной платы разовых выплат. К разовым выплатам относятся выплаты, приведенные в п. 2.3 Инструкции № 5, в частности:
— вознаграждения по итогам работы за год, ежегодные вознаграждения за выслугу лет (стаж работы);
— премии, которые выплачиваются в установленном порядке по специальным системам премирования, а также премии, выплаченные в соответствии с решениями правительства;
— одноразовые поощрения, не связанные с конкретными результатами труда (например, к юбилейным и памятным датам как в денежной, так и в натуральной форме);
— денежное вознаграждение государственным служащим за добросовестный непрерывный труд в органах государственной власти, образцовое выполнение трудовых обязанностей;
— материальная помощь на оздоровление и т. д.
Абзацем 2 п. 9 Порядка № 1266 предусмотрено следующее правило учета таких разовых выплат: если застрахованное лицо не работало часть месяца в расчетном периоде по уважительным причинам, то поощрительные и компенсационные выплаты, имеющие разовый характер, учитываются пропорционально отработанному в этом месяце времени.
Перечень уважительных причин приведен в абз. 5 п. 4 Порядка № 1266. Это:
— временная нетрудоспособность, подтвержденная листком нетрудоспособности;
— отпуск в связи с беременностью и родами;
— отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста и отпуск по уходу за ребенком до достижения им шестилетнего возраста по медицинскому заключению.
Порядок включения одноразовых выплат в расчет средней заработной платы на примере рассмотрим чуть ниже.
3. Определяем количество календарных дней в расчетном периоде
Учитываются:
— все календарные дни, включая дни нахождения во всех видах оплачиваемых отпусков и отпусков без сохранения зарплаты, кроме дней, которые исключаются из расчетного периода по трем уважительным причинам;
— праздничные и нерабочие дни (письмо Минтруда от 13.02.2010 г. № 36/18/99-10).
Не учитываются календарные дни, не отработанные по одной из трех уважительных причин, а именно по причине (п. 9 Порядка № 1266):
— временной нетрудоспособности;
— отпуска по беременности и родам;
— отпуска для ухода за ребенком до 3 (6 — по медицинскому заключению) лет.
4. Рассчитываем среднедневную заработную плату по формуле
Пример 4. Женщина уходит в отпуск по беременности и родам с 17.07.2014 г. Последний день отпуска — 19.11.2014 г. Продолжительность — 126 к. дн.
Расчетным периодом является январь 2013 года — июнь 2014 года. С 14 по 23 апреля она находилась в ежегодном отпуске, а с 10 по 19 июня — на больничном.
В расчетном периоде сумма начисленных ей доходов такова (условно):
| Месяцы расчетного периода | Количество календарных дней в месяце | Количество календарных дней, которые учитываются в расчетном периоде | Вид выплаты | Сумма, грн. | Включение/невключение выплаты в расчет среднего заработка | Сумма заработной платы, принимаемая в расчет пособия по беременности и родам, грн. |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Январь 2014 | 31 | 31 | 1. Заработная плата | 4000,00 | Учитывается | 4000,00 |
| 2. Премия ежемесячная | 1000,00 | Учитывается | 1000,00 | |||
| Февраль 2014 | 28 | 28 | 1. Заработная плата | 4000,00 | Учитывается | 4000,00 |
| 2. Премия ежемесячная | 1000,00 | Учитывается | 1000,00 | |||
| Март 2014 | 31 | 31 | 1. Заработная плата | 4000,00 | Учитывается | 4000,00 |
| 2. Премия ежемесячная | 1000,00 | Учитывается | 1000,00 | |||
| 3. Материальная помощь к 8 Марта (предоставляется на основании коллективного договора) | 500,00 | Учитывается, поскольку такая материальная помощь включается в ФОТ (п.п. 2.3.3 Инструкции № 5) | 500,00 | |||
| Апрель 2014 | 30 | 30 | 1. Заработная плата | 2666,67 | Учитывается | 2666,67 |
| 2. Премия ежемесячная | 666,67 | Учитывается | 666,67 | |||
| 3. Отпускные за время ежегодного отпуска | 1800,00 | Учитывается | 1800,00 | |||
| 4. Материальная помощь на оздоровление | 1000,00 | Учитывается полностью, так как месяц отработан не полностью по причине нахождения работника в отпуске, что не является уважительной причиной, перечень которых приведен в п. 9 Порядка № 1266 | 1000,00 | |||
| Май 2014 | 31 | 31 | 1. Заработная плата | 4000,00 | Учитывается | 4000,00 |
| 2. Ежемесячная премия | 1000,00 | Учитывается | 1000,00 | |||
| Июнь 2014 | 30 | 20 (не учитываются календарные дни, приходящиеся на период временной нетрудоспособности (п. 9 Порядка № 1266)) | 1. Заработная плата | 2105,26 | Учитывается | 2105,26 |
| 2. Премия ежемесячная | 526,32 | Учитывается | 526,32 | |||
| 3. Больничные (работница болела с 10 по 19 июня — 10 календарных дней) | 1350,00 | Не учитывается | — | |||
| 4. Премия к юбилею предприятия (пре-дусмотрена коллективным договором) | 500,00 | Учитывается пропорционально отработанному времени (п. 9 Порядка № 1266) | 289,47 (500,00 : 19 р. дн. х х 11 р. дн.) | |||
| Всего | 181 | 171 | Х | 31114,92 | Х | 29554,39 |
Среднедневная заработная плата = 172,83 грн. (29554,39 грн. : 171 к. дн.).
Учитываем ограничения по максимальной сумме среднедневной заработной платы.
Сумма среднедневной заработной платы для расчета пособия по беременности и родам должна быть не больше максимальной суммы, с которой взимается ЕСВ в расчете на один календарный день (п. 14 Порядка № 1266), рассчитанной по формуле:
МС = БП : ККД,
где БП — установленный размер максимальной базы начисления ЕСВ в последнем месяце расчетного периода;
ККД — среднемесячное количество календарных дней (30,44).
По условиям нашего примера:
МС = 1218 грн. х 17 : 30,44 = 680,22 грн.
Рассчитанная сумма среднедневной заработной платы (172,83 грн.) не превышает максимальную сумму (680,22) грн., поэтому пособие по беременности и родам рассчитывается исходя из размера среднедневной заработной платы 172,83 грн.
Рассчитываем сумму пособия
ПБР = 172,83 грн. х 126 к. дн. = 21776,58 грн.
Пособие по беременности и родам выплачивается в размере 100 % независимо от страхового стажа (ст. 39 Закона № 2240).
Пособие предоставляется в форме однократной выплаты в полном объеме независимо от количества дней отпуска, фактически использованных до родов. Это означает, что беременная женщина получает на руки сразу всю начисленную ей за весь период отпуска сумму пособия.
Особенности расчета пособия по беременности и родам по совместительству
Среднедневная заработная плата для расчета пособия по беременности и родам по совместительству исчисляется путем деления начисленной за расчетный период заработной платы по совместительству, с которой уплачивался ЕСВ, на количество календарных дней в соответствующем периоде расчетного периода по основному месту работы (абз. 3 п. 21 Порядка № 1266).
Учет и налогообложение пособия по беременности и родам
НДФЛ. Пособие по беременности и родам не облагается НДФЛ (п.п. 165.1.1 НК). Однако, поскольку работница все равно получает доход, сумма пособия должна быть отражена в форме № 1ДФ с признаком дохода «128» (социальные выплаты из соответствующих фондов). Пособие отражается общей суммой в том отчетном квартале, в котором оно начислено (выплачено).
ЕСВ. Пособие по беременности и родам облагается ЕСВ как «сверху» (в общем случае по ставке 33,2 % (8,41 %, 5,3 % или 5,5 %), так и «снизу» (по ставке 2 %) (ст. 7 Закона о ЕСВ).
Начисление ЕСВ на сумму пособия по беременности и родам осуществляется за каждый месяц отдельно. Для распределения пособия по месяцам следует руководствоваться правилами, установленными п. 4.3 разд. IV Инструкции № 455. Алгоритм следующий:
1. Определяем среднедневной размер пособия по беременности и родам путем деления начисленной суммы такого пособия на количество дней, за которое оно начислено. Хотя, по нашему мнению, это действие является лишним, ведь среднедневной размер пособия мы определи еще на этапе расчета пособия по беременности и родам.
2. Определяем сумму пособия по беременности и родам, приходящуюся на каждый месяц отдельно, путем умножения среднедневного размера пособия на количество календарных дней каждого месяца, за которые оно начислено.
3. Рассчитываем сумму ЕСВ «сверху» путем умножения рассчитанной суммы пособия за каждый месяц отдельно на ставку ЕСВ (33,2 %, 8,4 %, 5,3 %, 5,5 %).
4. Аналогично этапу 3 рассчитывается сумма ЕСВ «снизу» (2 %).
Пример 5. Условия примера те же, что и в примере 4.
Для определения суммы ЕСВ:
1. Берем среднедневной размер пособия по беременности и родам. Он у нас равен 172,83 грн.
2. Определяем сумму пособия, приходящуюся на:
— июль: (172,83 грн. х 15 к. дн.) = 2592,45 грн.;
— август: (172,83 грн. х 31 к. дн.) = 5357,73 грн.;
— сентябрь: (172,83 х 30 к. дн.) = 5184,90 грн.;
— октябрь: (172,83 х 31 к. дн.) = 5357,73 грн.;
— ноябрь: (172,83 х 19 к. дн.) = 3283,77 грн.
3. Рассчитываем сумму ЕСВ. Предположим, что в июле работнице была начислена зарплата в размере 2700 грн.
| Наименование показателя | Июль | Август | Сентябрь | Октябрь | Ноябрь | |
| зарплата | пособие | пособие | пособие | пособие | пособие | |
| ЕСВ «сверху» | 999,00 (2700 грн. х 37 %) | 860,69 (2592,45 грн. х 33,2 %) | 1778,77 (5357,73 х 33,2 %) | 1721,39 (5184,9 грн. х 33,2 %) | 1778,77 (5357,73 грн. х 33,2 %) | 1090,21 (3283,77 грн. х 33,2 %) |
| ЕСВ «снизу» | 97,20 (2700 грн. х 3,6 %) | 51,85 (2592,45 грн. х 2 %) | 107,15 (5357,73 грн. х 2 %) | 103,70 (5184,9 грн. х 2 %) | 107,15 (5357,73 грн. х 2 %) | 65,68 (3283,77 х 2 %) |
Уплата ЕСВ за лиц, получающих пособие по беременности и родам, осуществляется из всей суммы начисленного пособия в месяце, в котором были осуществлены начисления (п. 4.3 разд. IV Инструкции № 455).
ЕСВ «сверху» уплачивается за счет средств работодателя, а «снизу» — за счет работницы (с суммы пособия, поступившего на спецсчет).
Сроки для уплаты ЕСВ с суммы пособия такие же, как и при выплате других доходов работникам.
ЕСВ в части начислений на сумму пособия по беременности и родам уплачивается с основного счета предприятия (физлица-предпринимателя). ЕСВ в части удержаний уплачивается с отдельного текущего счета, открытого в банке для получения финансирования из ФСС ВПТ.
Пособие по беременности и родам отражается в Отчете по ЕСВ за тот месяц, в котором оно начислено. Вся сумма пособия попадет в таблицу 1 формы № Д4 месяца, в котором начислено пособие в бухучете. Пример отражения в Отчете по ЕСВ пособия по беременности и родам см. в тематическом номере «Заполнение отчетности по ЕСВ» // 2013, № 20, с. 22.
Налоговые расходы. Непосредственно сумма пособия по беременности и родам в налоговые расходы не включается (поскольку пособие финансируется за счет ФСС ВПТ). А вот сумма ЕСВ, начисленная «сверху» на сумму пособия, включается в налоговые расходы на основании п.п. 138.10.4, п. 143.1 НК.
Бухгалтерский учет. Операции по начислению пособия по беременности и родам отражаются проводкой: Дт 378 «Расчеты с государственными целевыми фондами» — Кт 663 «Расчеты по прочим выплатам».
Поступление денежных средств на счет предприятия для выплаты пособия работникам отражается по дебету счета 31 «Счета в банках» и кредиту субсчета 378, а выплата этого пособия работникам отражается по дебету счета 663 и кредиту счета 30 «Касса» (письмо МФУ от 26.10.2011 г. № 31-08410-07-16/26368).
Пособие по беременности и родам предпринимателям
В первую очередь отметим: если женщина-предприниматель, помимо предпринимательства, еще работает по трудовому договору, то на назначение пособия по беременности и родам она может претендовать только по основному месту работы. Поэтому, к примеру, добровольно регистрироваться в ФСС ВПТ для получения пособия по беременности и родам ей нет смысла.
Если женщина-предприниматель занимается только предпринимательской деятельностью (не работает по трудовому договору), то она вправе получить пособие по беременности и родам:
— либо из ФСС ВПТ;
— либо от органов соцзащиты.
Для получения пособия по беременности и родам из ФСС ВПТ предпринимательнице нужно заключить договор добровольного страхования. Заключение такого договора предполагает уплату ЕСВ по повышенной ставке — 36,6 %. Договор заключается как минимум на год (т. е. как минимум год придется платить ЕСВ по повышенной ставке).
Пособие предпринимательнице рассчитывают сотрудники ФСС ВПТ. Порядок расчета урегулирован п. 14 Порядка № 1266. Рассчитывается пособие следующим образом:
ПБР = ДСР х ККД,
где ПБР — сумма пособия по беременности и родам;
ДСР — среднедневной доход за один календарный день;
ККД — количество календарных дней отпуска по беременности и родам (в общем случае — 126 к. дн.).
В свою очередь, среднедневной доход (ДСР) рассчитывается так:
ДСР = ДРП : КДНРП,
где ДРП — налогооблагаемый доход, с которого уплачивались страховые взносы в расчетном периоде;
КДНРП — количество календарных дней в расчетном периоде.
Расчетным периодом являются последние 6 календарных месяцев (с первого по первое число), предшествующих страховому случаю. Если по повышенной ставке ЕСВ уплачивался меньше 6 полных календарных месяцев, расчетный период определяется исходя из полных месяцев действия договора.
Пример 6. Предпринимательница на едином налоге 15 мая 2014 года заключила договор о добровольном страховании в ФСС ВПТ и уплачивала ЕСВ по повышенной ставке — 36, 6 %, в сумме, равной минимальному страховому взносу (доход, с которого уплачивался ЕСВ, равен минимальной заработной плате, в 2014 году — 1218 грн.). Она уходит в отпуск по беременности и родам с 19.08.2014 г.
Расчетный период: июнь — июль 2014 года. Количество календарных дней в расчетном периоде — 61.
Доход, с которого уплачивался ЕСВ: 1218 грн. х 2 = 2436 грн.
Расчет среднедневной з/п: 2436 грн. : 61 к. дн. = 39,93 грн.
Сумма пособия по беременности и родам составит: 39,93 грн. х 126 к. дн. = 5031,18 грн.
Получение пособия от органов соцзащиты. Если женщина-предприниматель не застрахована в ФСС ВПТ, она имеет право на получение пособия по беременности и родам за счет средств государственного бюджета. За получением такого пособия необходимо обратиться в управление труда и соцзащиты населения по месту проживания.
Пособие назначают, если обращение за ним поступило не позднее чем через шесть месяцев со дня окончания отпуска в связи с беременностью и родами (ст. 8 Закона № 2811).
Пособие выплачивается за весь период декретного отпуска, обычная продолжительность которого 126 к. дн.
Размер пособия незастрахованным женщинам-предпринимателям — 25 % размера прожиточного минимума, установленного законом для трудоспособных лиц, в расчете на месяц.
