Внутренние документы предприятия по вопросам регулирования трудовых отношений

Отечественное законодательство достаточно ответственно относится к вопросам регулирования трудовых отношений. Даже кодекс специальный имеется — КЗоТ. Так же ответственно соблюдать нормы этого Кодекса и других нормативных документов о труде должны и работодатели. Одним из залогов соблюдения трудовых прав и гарантий работников является надлежащее ведение кадровой документации. Кажущаяся на первый взгляд простота ведения такой документации на практике вызывает множество вопросов, связанных с правильным ее оформлением. Этот тематический номер, уверены, поможет вам успешно справиться с возможными проблемами. А конкретно в этом его разделе мы расскажем о правилах составления внутренних документов предприятия по вопросам регулирования трудовых отношений.

Минтруда определяет штатное расписание как документ, устанавливающий для определенного предприятия структуру, штаты и должностные оклады работников (см. письмо от 27.06.2007 г. № 162/06/187-07). Он применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности предприятия (учреждения, организации) и содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации.

В соответствии с ч. 3 ст. 64 ХК предприятие самостоятельно определяет штатное расписание для своих работников. Причем его утверждение на предприятии является обязательным (письма Минтруда от 17.06.2008 г. № 165/06/186-08 и от 27.06.2007 г. № 162/06/187-07). Внимание! Отсутствие на предприятии штатного расписания считается нарушением требований законодательства о труде, за которое должностным лицам работодателя грозит административная ответственность на основании ч. 1 ст. 41 КоАП: штраф от 30 до 100 нмдг (от 510 до 1700 грн.).

На основании штатного расписания (а также правил внутреннего трудового распорядка и должностных (рабочих) инструкций) руководитель предприятия принимает решение по кадровым вопросам, в частности о: приеме граждан на работу, переводе работников на другую работу, установлении должностного оклада, тарифной ставки (оклада) конкретного работника в соответствии с его должностью (квалификацией). В свою очередь, кадровая служба осуществляет набор персонала, оформляет необходимые кадровые документы, в том числе о приеме на работу, переводе на другую работу, установлении надбавок (доплат), анализирует качественный состав работников и вносит предложения по поводу его улучшения, в установленном порядке готовит информационно-справочную документацию, соответствующую статистическую отчетность.

Проект штатного расписания предприятия готовится отделом организации труда и заработной платы, согласовывается с руководителями служб и отделов, а также с заместителями руководителя предприятия. Если на предприятии отдел организации труда и заработной платы не создан, разработка указанного документа может быть возложена на другое структурное подразделение (например, на кадровую службу) или по решению руководителя предприятия — на отдельного специалиста в порядке, предусмотренном внутренними нормативными актами.

Целесообразно отметить, что штатные расписания предприятий разрабатываются на основе типовых или межотраслевых нормативов численности работников (понятно, если таковые установлены). Вот например: согласно требованиям ст. 21 Закона № 375 штатное расписание каждого детского заведения оздоровления и отдыха государственной, коммунальной или частной формы собственности устанавливается собственником в соответствии с Типовыми штатными нормативами детских заведений оздоровления и отдыха, утвержденными приказом Министерства Украины по делам семьи, молодежи и спорта от 16.04.2009 г. № 1254.

Как правило, штатное расписание сначала визируется руководителями всех структурных подразделений, далее подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером, а затем утверждается руководителем предприятия.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) (образец приказа см. на с. 6). Первый экземпляр утвержденного штатного расписания хранится в деле службы документации, а копии направляются в отдел кадров для набора работников и в бухгалтерию для начисления заработной платы. Руководителям структурных подразделений направляются соответствующие извлечения из штатного расписания.

Изменения в штатное расписание предприятия вносятся приказами «О внесении изменений в штатное расписание» (пример такого приказа приведен на с. 6).

Приказ об утверждении штатного расписания, как и все приказы по личному составу, регистрируется в книге регистрации приказов. Эта книга ведется работником кадровой службы, который готовит и ведет учет приказов по личному составу. Обратите внимание: книга регистрации приказов является документом постоянного хранения. Она должна быть пронумерованной, прошнурованной, скрепленной подписью руководителя и сургучной печатью предприятия. Изъятие листов из книги и исправления не допускаются. Записи в книге должны соответствовать наличию приказов. Заполнение граф необходимо выполнять кратко в соответствии с содержанием приказа.

При составлении штатного расписания нужно учитывать следующие особенности:

1. Утвержденных типовых или специализированных форм бланков штатного расписания не существует. Нигде не прописаны и обязательные реквизиты, которые должен содержать данный документ. Поэтому штатное расписание составляется в произвольной форме. За основу можете взять наш образец, приведенный на с. 5.

2. При составлении и утверждении штатного расписания следует учитывать, что штатным единицам (должностным единицам, которые необходимо иметь на предприятии) присваивают только такие названия работ, должностей или профессий, которые соответствуют Классификатору профессий*. Дело в том, что на основании штатного расписания, утвержденного руководителем предприятия, работники отдела кадров вносят записи в трудовую книжку. А в п. 2.14 Инструкции № 58 четко сказано, что записи в трудовой книжке о названии работы, профессии или должности, на которую принят работник, выполняются для рабочих и служащих в соответствии с профессиональными названиями работ, указанными в Классификаторе профессий. Поэтому, чтобы предотвратить попадание в трудовую книжку работника неправильных названий профессий, нужно сверять их соответствие Классификатору профессий еще на этапе составления штатного расписания. Почему это так важно? Во-первых, внесение в трудовую книжку неправильных данных (в частности, не указанных в Классификаторе профессий названий профессий) угрожает привлечением к дисциплинарной ответственности руководителя предприятия. А во-вторых, если работник имеет право на льготную пенсию (за работу во вредных, опасных условиях), в случае несоответствия наименования должности профессиональному названию работы, предусмотренному Классификатором профессий, работник может потерять право на получение пенсии на льготных условиях. Вы же не желаете такой судьбы себе и своим работникам?

Обратите внимание еще и на следующее: при составлении штатного расписания нужно придерживаться определенных правил записи названий должностей и профессий, предусмотренных Классификатором профессий. Запрещается создавать названия должностей путем объединения двух названий должностей, если в действительности имеет место совмещение профессий. Такие действия являются нарушением порядка, установленного Классификатором профессий. В такой ситуации в штатное расписание должны быть внесены две должности, а работник, совмещающий их, в соответствии со ст. 105 КЗоТ должен получать доплату за совмещение профессий (должностей). Это не касается двойных должностей, которые в Классификаторе профессий указаны через дефис и являются установленным кодифицируемым названием одной должности, например слесарь-сантехник (код 7136), художник-гример (код 3471) и т. п. Также следует отметить, что название профессий является основанием применения к работнику правовых норм, дающих право на сокращенный рабочий день, дополнительный отпуск, льготное пенсионное обеспечение.

3. Штатное расписание следует составлять не поименно, с указанием наименований должностей и фамилий работников, как это иногда случается на предприятиях, а по структурным подразделениям в порядке подчиненности, в том числе учитывая подчиненность внутри структурного подразделения (например, глав. бухгалтер — 1, зам. глав. бухгалтера — 1, экономист 1-й категории — 2, бухгалтер 2-й категории — 4 и т. п.).

4. В штатное расписание должны быть внесены конкретные должности, т. е. если на предприятии предусмотрено наличие как основных работников, так и совместителей, то соответствующая должность также должна отражаться в штатном расписании. При этом в графе «Количество единиц» штатным расписанием по должности совместителя может быть предусмотрена 1 единица, а может и 0,5 единицы. На одну «целую» единицу по указанной должности можно оформить одного работника, а можно двух совместителей по 0,5 ставки (оклада). Действующим законодательством не установлены ограничения по оплате труда совместителям. Поэтому совместитель может получать заработную плату по результатам своего труда, т. е. за фактически выполненную работу, в размере, кратном одной полной ставке, соответствующей этой должности в штатном расписании. Например, если в штатном расписании предусмотрена должность уборщицы с окладом 1000 грн., то по решению руководителя на работу по совместительству можно принять уборщицу, которая как совместитель за фактически выполненную работу в течение месяца будет получать не 500 грн. (половину оклада), а 1000 грн.

При внесении в штатное расписание работников по совместительству следует учитывать, что для некоторых предприятий и организаций существуют ограничения в приеме определенной категории работников по совместительству. Так, согласно ч. 2 ст. 21 КЗоТ законодательством, коллективным договором или соглашением сторон может быть предусмотрено ограничение права работника по работе по совместительству. Законодательные ограничения (для соответствующих категорий работников) установлены, в частности, пп. 2 и 4 Положения № 43, ч. 8 ст. 46 Закона о прокуратуре, ч. 4 ст. 3 Закона о нотариате и т. п.

Также в штатном расписании следует указывать и вакантные должности, поскольку на основании данного документа планируется необходимая численность работников.

5. В штатном расписании могут быть утверждены одинаковые наименования должностей, но с разными должностными окладами, однако разницу в оплате труда следует обосновать отличием в квалификации работников, занимающих одинаковые должности, профилем, сферой и объемом работы каждого из них.

6. Штатное расписание для работников с почасовой оплатой труда можно составлять двумя способами:

1) в штатном расписании в отдельной строке указываются профессия, квалификация (разряд, класс, категория, группа), тарифная ставка (оклад) на каждую штатную единицу. При этом варианте в штатном расписании могут быть утверждены одинаковые наименования должностей, но с разными должностными окладами;

2) в штатном расписании в одной строке устанавливаются определенное количество единиц работников одной профессии, квалификации (разряда, класса, категории, группы) и тарифная ставка (оклад).

Для работников, для которых на предприятии установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании не указывается размер их оплаты, а только фиксируется количество штатных единиц. Порядок оплаты труда для таких работников устанавливается в соответствии с расценками, утвержденными в коллективном договоре.

7. В штатном расписании могут устанавливаться надбавки к должностным окладам некоторым категориям работников (например, за ненормированный рабочий день, за знание иностранного языка и т. п.).

С образцами штатного расписания и приказа о его утверждении предлагаем ознакомиться на с. 5 и 6.

Может возникнуть ситуация, когда к утвержденному штатному расписанию необходимо внести определенные изменения. Это может случиться, в частности, в случаях:

1) изменения структуры предприятия;

2) введения и выведения штатных единиц;

3) изменения размера оклада (тарифной ставки), профессионального названия работы или кода по Классификатору профессий.

Если на предприятии происходят незначительные изменения в части организационной структуры, должностей или окладов, то выдается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен отражать обоснование внесения изменений и содержать формулировку этих изменений. Если директор предприятия издает такой приказ, то штатное расписание, утвержденное в начале года, можно не изменять, а руководствоваться приказом о внесении изменений в штатное расписание. Если же в течение календарного года структура предприятия трансформируется существенно, а также изменяются должностные оклады (вводятся новые наименования должностей), целесообразно издавать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции.

Заметьте: при условии соблюдения указанных требований количество и периодичность изменений штатного расписания в течение года не ограничиваются.

На с. 6 приведен образец приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Согласно требованиям ч. 1 ст. 142 КЗоТ трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Важность их наличия на предприятии трудно переоценить. Именно в этом документе определяется режим работы и отдыха на конкретном предприятии. В частности, правилами ВТР:

— определяется продолжительность ежедневной работы (смены) с соблюдением установленной продолжительности рабочей недели (ст. 52 КЗоТ);

— предусматривается время начала и окончания ежедневной работы (смены) в соответствии с законодательством (ст. 57 КЗоТ);

— устанавливается время начала и окончания перерыва для отдыха и питания (ч. 2 ст. 66 КЗоТ).

При сменных работах работники чередуются в сменах равномерно в порядке, установленном правилами внутреннего трудового распорядка (ч. 1 ст. 58 КЗоТ).

Кроме того, поощрения, которые могут применяться к работникам предприятия, также должны быть определены в правилах ВТР (ст. 143 КЗоТ).

Как и в случае со штатным расписанием, форма и порядок составления правил ВТР — полностью на усмотрение предприятия. При его разработке и составлении следует учитывать специфику работы предприятия (например, для предприятий с непрерывным процессом производства неизбежной будет работа работников в ночное время). Составлением этого документа занимается кадровая или юридическая служба предприятия с учетом Типовых правил ВТР, которые, несмотря на свой «возраст», на сегодняшний день остаются действующими. Правила ВТР могут быть приложением к коллективному договору.

Правила внутреннего трудового распорядка необходимо составлять в письменной форме, поскольку они считаются документом по организации процессов управления, — это отражено в Государственном классификаторе управленческой документации ДК 010-98 (коды 0202044 — 0202048).

Утверждает правила ВТР трудовой коллектив по представлению собственника или уполномоченного им органа и выборного органа первичной профсоюзной организации (профсоюзного представителя).

Работодатель обязан под подпись ознакомить работника с правилами ВТР до начала работы последнего по заключенному трудовому договору (п. 2 ч. 1 ст. 29 КЗоТ).

Отсутствие на предприятии (любой формы собственности при любом количестве работников) правил внутреннего трудового распорядка вызывает негативные последствия в виде административного штрафа на должностное лицо предприятия от 30 до 100 ннмдг (напомним, это от 510 до 1700 грн.) (ч. 1 ст. 41 КоАП). Штраф налагается на основании протокола, составленного Территориальной государственной инспекцией по труду.

Кроме того, отсутствием документа об ознакомлении с правилами внутреннего трудового распорядка под подпись может воспользоваться недобросовестный работник, который нарушает дисциплину труда. На выраженные ему претензии он имеет право ответить, что никто не ознакомил его с требованиями трудового распорядка. Зато наличие таких правил дает преимущества работодателю, поскольку за их нарушение работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности (например, объявить выговор). А в случае систематического невыполнения работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него правилами ВТР, работодатель имеет право даже уволить такого работника на основании п. 3 ч. 1 ст. 40 КЗоТ, если к нему ранее применялись меры дисциплинарного или общественного взыскания (больше об основаниях для увольнения работников см. на с. 35). В случае увольнения работника по этому основанию при отсутствии правил ВТР или неознакомлении с ними работника под подпись работодатель не застрахован от того, что суд не восстановит его на работе.

Обратите внимание: в некоторых отраслях народного хозяйства для отдельных категорий работников вместо правил внутреннего трудового распорядка действуют уставы и положения о дисциплине (ст. 142 КЗоТ).

Коллективный договор в соответствии с ч. 7 ст. 65 ХК должен заключаться между собственником (или уполномоченным им органом) и трудовым коллективом (или уполномоченным им органом) на всех предприятиях, использующих наемный труд. Причем формы собственности и хозяйствования предприятия значения не имеют (ч. 1 ст. 2 Закона о колдоговорах). Этим документом регулируются производственные, трудовые и социальные отношения трудового коллектива с администрацией предприятия.

Однако, несмотря на наличие в ХК приведенного выше положения, коллективный договор заключается не на всех предприятиях. Особенно это касается предприятий малого и среднего бизнеса. Что по этому вопросу думают специалисты контролирующих органов? По мнению специалистов Минтруда, предприятия не обязаны заключать коллективные договоры (см. письма Минтруда от 28.09.2005 г. № 09-444, от 03.10.2005 г. № 7825/0/14-05/015-15). Аргументация их такова, что действующее законодательство не устанавливает норму обязательности заключения таких договоров. Кроме того, международными нормами, в частности Конвенцией № 98, ратифицированной Украиной, и Рекомендацией № 91, предусмотрено заключение коллективного договора на добровольных принципах. И то, что необходимость заключения коллективного договора определена ХК, не препятствует его незаключению, ведь ХК не регулирует трудовые отношения, а определяет основные принципы хозяйствования в Украине и регулирует хозяйственные отношения, возникающие в процессе организации и осуществления хозяйственной деятельности между субъектами хозяйствования, а также между этими субъектами и другими участниками отношений в сфере хозяйствования (ст. 1 ХК). К тому же в 
ст. 81 КЗоТ говорится: если международным договором или международным соглашением, в которых принимает участие Украина, установлены иные правила, чем содержащиеся в законодательстве Украины о труде, то применяются правила международного договора или международного соглашения.

Да и ответственность за отсутствие коллективного договора действующим законодательством не предусмотрена. Но имейте в виду: ответственность грозит работодателю в случае уклонения от участия в переговорах. Так, на лиц, представляющих собственников или уполномоченные ими органы или профсоюзы или другие уполномоченные трудовым коллективом органы и уклоняющихся от участия в переговорах по вопросу заключения, изменения или дополнения коллективного договора, или преднамеренно нарушивших срок, или не обеспечивших работу соответствующей комиссии в определенные сторонами сроки, налагается штраф до 10 ннмдг (170 грн.) (ст. 17 Закона о колдоговорах, ст. 411 КоАП). Они несут также дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения с должности.

Но несмотря на все эти доводы о необязательности заключения коллективного договора, целесообразнее все же его заключать (так считают и специалисты Минтруда в другом своем письме — от 07.04.2006 г. № 2411/0/14-06/18). Дело в том, что в коллективный договор должны быть включены нормативные положения, если в актах законодательства содержится прямое определение об обязательности закрепления этих положений в коллективном договоре. Так, например, в соответствии со ст. 15 Закона об оплате труда путем переговоров и на условиях, определенных коллективным договором, должны устанавливаться: формы и системы оплаты труда, нормы труда, расценки, тарифные сетки, схемы должностных окладов, условия внедрения и размеры надбавок, доплат, премий, вознаграждений и других поощрительных, компенсационных и гарантийных выплат, с соблюдением норм и гарантий, предусмотренных законодательством, генеральным, отраслевыми (межотраслевыми) и территориальными соглашениями. Подобные требования содержатся и в Законе об охране труда, Законе об отпусках и других актах законодательства. В случае отсутствия коллективного договора законодатель предлагает альтернативный вариант — согласовывать эти вопросы с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем), представляющим интересы большинства работников, а в случае его отсутствия — с другим уполномоченными на представительство органом. Да, можно поступить и так, но помните: только достаточно полный и содержательный коллективный договор может обеспечить стабильные отношения между работниками и работодателями, четко определяя права и обязанности сторон, стать надежной правовой основой для создания надлежащих условий труда, в том числе оплаты труда.

Как дополнительный аргумент в пользу целесообразности заключения коллективного договора отметим то, что он может пригодиться вам при признании в налоговом учете расходов на обеспечение работников лечебно-профилактическим питанием, на выплату материальной помощи работникам и т. п., конечно, при условии наличия в коллективном договоре соответствующих положений, регулирующих эти вопросы.

На вновь созданном предприятии коллективный договор заключается по инициативе одной из сторон в 3-месячный срок после регистрации предприятия, если законодательством предусмотрена регистрация, либо после решения о создании предприятия, если не предусмотрена его регистрация.

Содержание коллективного договора определяется сторонами в пределах их компетенции. В коллективном договоре устанавливаются взаимные обязательства сторон, касающиеся:

— изменения в организации производства и труда;

— обеспечения производительной занятости;

— нормирования и оплаты труда, установления форм, систем, размеров заработной платы и других видов трудовых выплат (доплат, надбавок, премий и т. п.);

— установления гарантий, компенсаций, льгот;

— участия трудового коллектива в формировании, распределении и использовании прибыли предприятия (если это предусмотрено уставом);

— режима работы, продолжительности рабочего времени и отдыха;

— условий и охраны труда;

— обеспечения жилищно-бытового, культурного, медицинского обслуживания, организации оздоровления и отдыха работников;

— гарантий деятельности профсоюзной или других представительских организаций работников;

— условий регулирования фондов оплаты труда и установления межквалификационных (междолжностных) соотношений в оплате труда;

— обеспечения равных прав и возможностей женщин и мужчин;

— запрета дискриминации.

В коллективный договор могут включаться дополнительные гарантии и социально-бытовые льготы работникам, не предусмотренные действующим законодательством. Запрещается включать в трудовые договоры условия, ухудшающие положение работников по сравнению с действующим законодательством, коллективными договорами и соглашениями (ч. 3 ст. 5 Закона о колдоговорах).

Обратите внимание: если представители сторон (через уполномоченных лиц), представляющие интересы предприятия, принимали участие в подписании генерального соглашения (или в дальнейшем присоединились к нему), то его нормы являются обязательными при заключении коллективного договора (см. письмо Минтруда от 04.07.2008 г. № 435/13/84-08). В то же время законодательство не запрещает применять при заключении коллективного договора нормы генерального соглашения или положения отраслевого соглашения, к которому предприятие относится по характеру производства.

Проект коллективного договора обсуждается в трудовом коллективе и выносится на рассмотрение общего собрания (конференции) трудового коллектива. В случае, если собрание (конференция) трудового коллектива отклонит проект коллективного договора или отдельные его положения, стороны возобновляют переговоры для поиска необходимого решения. Срок этих переговоров не должен превышать 10 дней. После этого проект в целом выносится на рассмотрение собрания (конференции) трудового коллектива.

После одобрения проекта коллективного договора общим собранием (конференцией) трудового коллектива он подписывается уполномоченными представителями сторон не позднее чем через 5 дней с момента его одобрения, если иное не установлено собранием (конференцией) трудового коллектива.

Коллективный договор вступает в силу со дня его подписания представителями сторон либо с указанного в нем дня.

Изменения и дополнения в коллективный договор в течение срока его действия могут вноситься только по взаимному согласию сторон в порядке, определенном коллективным договором.

Коллективный договор сохраняет действие в случае (ст. 17 КЗоТ):

— окончания срока действия коллективного договора — до тех пор, пока стороны не заключат новый или не пересмотрят действующий, если иное не предусмотрено договором;

— изменения состава, структуры, наименования уполномоченного собственником органа, от имени которого заключен этот договор, — в течение срока его действия;

— реорганизации предприятия — в течение срока, на который он заключен. В этом случае коллективный договор также может быть пересмотрен (при согласии сторон);

— смены собственника — в течение срока его действия, но не более одного года. В этот период стороны должны начать переговоры о заключении нового или изменении либо дополнении действующего коллективного договора;

— ликвидации предприятия — в течение всего срока проведения ликвидации.

Имейте в виду: положения коллективного договора распространяются на всех работников предприятия независимо от того, являются ли они членами профсоюза, и обязательны как для работодателя, так и для работников предприятия (ч. 1 ст. 9 Закона о колдоговорах, ст. 18 КЗоТ). Все работающие, а также вновь принятые на предприятие работники должны быть ознакомлены работодателем с коллективным договором.

Коллективный договор подлежит уведомительной регистрации в местных органах исполнительной власти (далее — регистрирующий орган)  в соответствии с п. 1 Порядка № 115.

Уведомительная регистрация коллективных договоров осуществляется с целью удостоверения подлинности экземпляров и копий поданных на регистрацию коллективных договоров для обеспечения возможности учета их условий при рассмотрении уполномоченными органами трудовых споров (индивидуальных и коллективных), которые могут возникнуть по результатам выполнения условий таких договоров.

Стороны договора подают его на уведомительную регистрацию вместе с дополнениями в количестве экземпляров, соответствующем количеству таких сторон, и копию коллективного договора.

При регистрации обязательным приложением к коллективному договору является протокол общего собрания коллектива предприятия, на котором одобрен поданный вариант коллективного договора.

Уведомительная регистрация проводится в течение 14 рабочих дней со дня, следующего после поступления коллективного договора в регистрирующий орган. Заметьте: в уведомительной регистрации может быть отказано только в случае, если поданные на регистрацию экземпляры коллективного договора не являются аутентичными (п. 5 Порядка № 115).

При уведомительной регистрации регистрирующий орган на титульной или первой странице каждого экземпляра договора и копии делает надпись (приложение 1 к Порядку № 115) и вносит соответствующую запись в реестр отраслевых (межотраслевых) и территориальных соглашений, коллективных договоров (приложение 2 к Порядку № 115).

Не позднее следующего рабочего дня после регистрации или принятия решения об отказе в регистрации экземпляры коллективного договора возвращаются сторонам, подавшим их на регистрацию. Копия соответствующего договора сохраняется в регистрирующем органе. Изменения и дополнения, внесенные в коллективный договор, также подлежат уведомительной регистрации.

Регистрирующий орган обнародует сведения о проведении уведомительной регистрации коллективного договора в средствах массовой информации и на официальном веб-сайте.

Хотим вам посоветовать не пренебрегать нормами, установленными в коллективном договоре. Дело в том, что на лиц, представляющих работодателей или профсоюзы или другие уполномоченные трудовым коллективом органы и по вине которых нарушено или не выполнено обязательство по коллективному договору, может быть наложен штраф до 100 ннмдг (1700 грн.), и они также несут дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения с должности (ст. 41² КоАП, ст. 18 Закона о колдоговорах). Думаем, вам такое «счастье» ни к чему.

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, который регламентирует производственный процесс каждого работника. Обычно она включает краткое изложение основных обязанностей, полномочий и необходимых навыков, касающихся конкретной должности на предприятии. Кроме того, должностная инструкция возлагает ответственность на работника предприятия за нарушение ее положений или превышение своих полномочий. Имея статус нормативного документа, должностные инструкции четко определяют требования к определенным должностным лицам, обеспечивают рациональное распределение обязанностей между работниками, делают возможной объективную оценку деятельности работника, являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия.

Требования должностных инструкций учитываются при приеме граждан на работу, при аттестации работников, привлечении их к дисциплинарной ответственности в случае невыполнения или ненадлежащего выполнения обязанностей, нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т. п.

Следует отметить, что должностная инструкция входит в номенклатурный перечень наименований унифицированных форм документов Государственного классификатора управленческой документации ДК 010-98. Данный документ относит должностную инструкцию к классу организационно-распорядительной документации, подкласс — документация по организации процессов управления. То есть должностные инструкции не относятся ни к документации по управлению кадрами, ни к документации по оценке трудовой деятельности. А это значит, что разработка должностных инструкций, а также их регистрация и хранение не относятся к функциям кадровой службы предприятия.

Другим подтверждением неправомерности возложения обязанностей по составлению должностных инструкций на кадровую службу является отсутствие таких обязанностей в квалификационных характеристиках профессий работников этой службы: директора по кадровым вопросам и быту; менеджера (управляющего) по персоналу; инспектора по кадрам (см. Справочник квалификационных характеристик профессий. Выпуск 1. Раздел 1).

Итак, если не кадровик, то кто? В действительности должностные инструкции работникам разрабатывает руководитель структурного подразделения или уполномоченное им лицо. Только руководитель может определить, какие задачи должен решать сотрудник для достижения целей, которые стоят перед подразделением и предприятием в целом. Конкретные обязанности может определить и сам сотрудник, который их уже выполняет или будет выполнять. Разработку отдельных пунктов целесообразно поручить подразделениям, контролирующим соблюдение требований законодательства об охране труда, пожарной безопасности, экологии. Такой подход позволит сотруднику сосредоточить внимание на поставленных перед ним задачах, четко и однозначно сформулировать и выяснить круг обязанностей и предоставленные полномочия, осознать свою ответственность, определиться во взаимосвязях с сотрудниками своего и других подразделений, увидеть проблемы и недостатки в организации работы и получить возможность ее совершенствования.

Методическое руководство и контроль правильности оформления должностных инструкций, своевременности их утверждения и внесения изменений осуществляет подразделение, в функции которого входит организация процессов управления (например, отдел по организации труда и заработной платы).

Согласно Справочнику квалификационных характеристик профессий организует работу по составлению положений о структурных подразделениях, должностных инструкций работникам, обеспечивает внесение в них необходимых изменений инженер по организации управления производством. Он обеспечивает разработчика должностной инструкции необходимыми нормативными документами, локальными документами предприятия — положениями, методическими рекомендациями, должностными инструкциями работников этого и других подразделений и т. п.; консультирует по вопросам оформления, согласования и т. п.; организует утверждение, регистрацию, копирование и хранение документов; разрабатывает должностные инструкции руководителям предприятия.

Должностные инструкции разрабатывают для таких профессиональных групп работников:

— руководители;

— профессионалы;

— специалисты;

— технические служащие.

Исключение могут составлять отдельные руководители, правовое положение которых определено в уставе предприятия или в положении о структурном подразделении, где указаны основные задачи, обязанности, права и ответственность таких руководителей.

Обратите внимание на то, что для работников рабочих профессий разрабатываются рабочие инструкции.

Отметим, что должностные инструкции могут быть типовыми и персональными. Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных структурных подразделений. Персональная должностная инструкция разрабатывается руководителями конкретно для каждого работника в составе структурного подразделения (отдела, сектора).

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь спектр должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки. Если возникает необходимость, задачи и обязанности той или иной должности могут быть распределены между отдельными исполнителями, а круг задач и обязанностей отдельных работников может быть расширен с поручением им работ, предусмотренных для разных групп должностей, одинаковых по сложности и выполнение которых не требует другой специальности или квалификации. К тому же все должностные инструкции, разрабатываемые на предприятии, должны быть взаимосвязанными, чтобы не допускать дублирования в работе работников.

Основой для разработки должностных инструкций служат следующие нормативные документы:

— Классификатор профессий. Наименование должности работника должно соответствовать профессиональному названию работы по Классификатору профессий ДК 003:2010;

— Справочник квалификационных характеристик профессий. Выпуск 1. Раздел 1. Этот Справочник является сборником описаний профессий, систематизированных по видам экономической деятельности. Профессии в нем приведены в соответствии с Классификатором профессий. Он содержит квалификационные требования к профессиям работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности.

В то же время при составлении должностных инструкций используют такие документы, как устав предприятия, структура и штатная численность предприятия, приказ о распределении обязанностей между руководителями предприятия, положения о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка, приказ о внесении изменений в должностную инструкцию, т. е. документы, составляющие документацию по организации процессов управления.

Должностные инструкции на предприятии разрабатывают, как правило, в таких случаях:

а) во исполнение законодательных и нормативно-правовых актов, под действие которых подпадает деятельность предприятия — автора должностной инструкции;

б) во исполнение организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и т. п.), которые выдаются вышестоящими органами управления по предприятию — автора должностной инструкции;

в) во исполнение организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений
и т. п.), издаваемых предприятием — автором должностной инструкции;

г) во исполнение программных документов (планов, графиков и т. п.), которые регулируют определенные направления деятельности предприятия;

д) во исполнение указаний должностных лиц, входящих в руководящий состав предприятия;

е) в инициативном порядке (на основании разрешительной резолюции руководителя предприятия, зафиксированной на докладной записке (пример докладной записки см. на с. 13)).

Во всех перечисленных случаях на предприятии определяется общий порядок подготовки должностной инструкции. Как правило, этот порядок устанавливается соответствующими документами предприятия, например, положением о порядке разработки должностной инструкции или методическими рекомендациями по составлению и оформлению должностных инструкций.

Подробнее остановимся на подготовке должностной инструкции в инициативном порядке. Для получения разрешения на выполнение работы по разработке должностной инструкции на имя руководителя предприятия готовится докладная записка. Данный документ составляется как по инициативе ее автора, так и по указаниям руководителя. Цель докладной записки — информировать руководителя об имевшем место факте, о ходе выполняемой работы, о сложившейся ситуации и т. п. и побуждать принять определенное решение. Из этого следует, что текст докладной записки имеет две части: в первой (констатирующей, или описательной) излагаются имевшие место факты или сложившаяся ситуация, во второй — выводы, предложения или просьбы.

Докладная записка составляется на листах бумаги для писания формата А4 и должна содержать следующие реквизиты: наименование структурного подразделения; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; адресат; резолюция*; заглавие к тексту; текст документа; подпись составителя с указанием должности. Ниже (см. с. 13) вы можете увидеть пример докладной записки, обосновывающей необходимость разработки должностной инструкции.

Докладная записка о необходимости подготовки должностной инструкции, завизированная ответственным исполнителем и подписанная руководителем структурного подразделения, направляется на рассмотрение руководителя предприятия или другого должностного лица, к компетенции которого относится принятие решения по этому вопросу. В дальнейшем всю работу над проектом должностной инструкции исполнитель организует в соответствии с резолюцией руководителя предприятия, зафиксированной на докладной записке.

Должностные инструкции готовятся в двух экземплярах, один из которых (оригинал) хранится в кадровой службе, а второй — у начальника соответствующего структурного подразделения. Работнику выдается под подпись копия должностной инструкции. Во время приема на работу и заключения трудового договора каждый работник должен быть ознакомлен со своей должностной (рабочей) инструкцией под подпись.

Имейте в виду: изменения и дополнения в должностные инструкции могут быть внесены только на основании приказа руководителя предприятия и с согласия работника.

Документы, оформляемые кадровой службой предприятия, которые относятся к кадровому делопроизводству, делятся на:

— распорядительные документы по личному составу (по кадрам или персоналу);

— учетные документы по кадрам (персоналу).

Рассмотрим каждый из приведенных видов документации отдельно.

Под распорядительными документами понимаются приказ, распоряжение, решение, поручение и другие документы предприятия, объединения, учреждения, организации и их должностных лиц. Таковыми являются, например, приказы (распоряжения) руководителя предприятия о: приеме на работу, переводе и увольнении работников, предоставлении отпусков, поощрении и взыскании, внесении изменений в должностные инструкции и приказы и т. п.

Приказ. Приказ — акт внутреннего управления, действие которого не выходит за рамки конкретного предприятия, объединения, учреждения, организации. Приказ издается на основании и во исполнение действующих законов Украины, указов Президента Украины, постановлений и распоряжений КМУ, а также приказов, положений и инструкций вышестоящих органов.

Приказ издается для решения основных оперативных задач, поставленных перед этим органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, который применяется в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и других подобных документов, требующих утверждения организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т. п.

Правила оформления приказов. На предприятиях сегодня приказы по большей части оформляются на отдельных листах (формата А4) и подшиваются в специальные папки (обычно такие приказы имеют индекс «к»).

Приказы по кадрам могут издаваться как индивидуальные, так и групповые — если на предприятии в течение одного дня издается большое количество приказов по кадрам. Принцип построения параграфов в групповых приказах следующий: сначала размещаются приказы о приеме на работу, далее — о переводе, предоставлении отпусков, увольнении и т. п. (например, об изменении фамилии и т. п.).

По вопросам составления приказов по форме, отличной от типовой, следует заметить, что в этом случае в соответствующем приказе должны быть указаны все показатели (сведения), предусмотренные типовой формой. Например, в приказе о приеме на работу должны содержаться:

— наименование предприятия;

— номер и дата приказа;

— дата приема на работу;

— дата окончания трудового договора (при заключении срочного трудового договора);

— название структурного подразделения, в которое принимается работник;

— название профессии (должности), квалификация;

— условия приема на работу;

— условия работы;

— оклад (тарифная ставка);

— сведения об установлении надбавок (в случае их установления);

— подпись руководителя предприятия;

— отметка об ознакомлении.

Кроме этого, в приказах о приеме на работу, предоставлении отпусков следует указывать основание издания приказа.

К тому же при составлении приказов по формам, отличным от типовых, нужно принимать во внимание, что такие приказы должны составляться с учетом требований ДСТУ 4163-2003.

В случае составления сводных приказов из личного состава, например сводного приказа об отпусках, которым предоставляется отпуск нескольким работникам предприятия, по форме, отличной от типовой, следует учитывать все указанные требования.

О составлении приказов о переводе работников на другие должности (работы) следует отметить, что типовая форма № П-5 «Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу» утратила силу с 1 января 2009 года. Следовательно, предприятие может составлять соответствующие приказы в произвольной форме с учетом требований ДСТУ 4163-2003.

Не единичны случаи, когда приказы оформляются по упрощенной форме, содержащей обязательные реквизиты типовых форм. Конкретный перечень реквизитов для каждого приказа зависит от его вида.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи предписываемых действий и основания для издания приказа. В приказах по личному составу констатирующая часть, как правило, отсутствует.

Каждому приказу присваивается порядковый номер (с начала каждого календарного года), который, кроме цифры, может содержать буквенное обозначение, например № 15-к.

В отличие от приказов по основной деятельности, приказы по личному составу не содержат слова «Приказываю», а начинаются словами: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Предоставить», «Командировать», «Уволить» и т. п.

Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени, отчества и должности работника, далее идет содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.

После распорядительной части в приказе приводится ссылка на документ, ставший основанием для издания приказа (заявление, справка, медицинское заключение и т. п.).

Приказы по личному составу оформляются в двух экземплярах, один из которых остается в отделе кадров, а второй передается в бухгалтерию предприятия.

Все оригиналы приказов должны размещаться в хронологическом порядке и храниться в отдельной папке.

Имейте в виду: с текстом приказа, подписанного руководителем, работника следует ознакомить под подпись.

Распоряжение. Распоряжение — акт внутреннего управления, который издается руководителем предприятия объединения, учреждения, организации по оперативным и другим вопросам в единоличном порядке, имеет обязательную силу для лиц, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы:

1) распоряжение общего, продолжительного действия;

2) распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, частного случая.

Типовые формы первичной учетной документации по статистике труда. Согласно абз. 1 ч. 8 ст. 19 ХК все субъекты хозяйствования обязаны составлять статистическую информацию, а также подавать в соответствии с требованиями закона финансовую отчетность и статистическую информацию о своей хозяйственной деятельности, других данных, определенных законом. С целью дальнейшего совершенствования государственных статистических наблюдений предприятий (учреждений, организаций) по учету личного состава, использованию рабочего времени и расчетов с работниками по заработной плате приказом № 489 утверждены типовые формы первичной учетной документации по статистике труда:

— № П-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу»;

— № П-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска»;

— № П-4 «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)»;

— № П-5 «Табель учета использования рабочего времени»;

— № П-6 «Расчетно-платежная ведомость работника»;

— № П-7 «Расчетно-платежная ведомость (сводная)».

Следует отметить, что благодаря указанным типовым формам предприятию проще составлять предусмотренные законодательством статистические отчеты, поскольку все необходимые для отчетности показатели уже зафиксированы в типовых формах. В частности, издание приказов по типовым формам помогает избежать ошибок при составлении данных документов, поскольку практически вся информация, которая должна содержаться в приказах, предусмотрена типовыми формами.

Заметьте: применение указанных форм приказов является желаемым и удобным, однако не обязательным.

Для примера приведем образец заполнения типовой формы № П-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу» (см. с. 16).

К учетным документам по кадрам относятся следующие типовые формы первичного учета:

— № П-2 «Личная карточка работника» (утверждена приказом № 495/656). Учет военнообязанных и призывников из числа инженерно-технических работников, рабочих, служащих, студентов и учащихся на всех предприятиях осуществляется в личной карточке типовой формы № П-2, в которой есть раздел II «Сведения о воинском учете» с данными о годности к военной службе (больше о личной карточке работника вы можете узнать на с. 21 этого номера);

— № П-2ДС «Личная карточка» (утверждена приказом № 343). Форма № П-2ДС заполняется на служащих, подпадающих под действие Закона о госслужбе, вместо типовой формы № П-2 (поскольку эта форма применяется для учета специфической группы работников (госслужащих), в рамках этого тематического номера на ее заполнении мы останавливаться не будем);

— № П-5 «Табель учета использования рабочего времени» (утверждена приказом № 489). Форма № П-5 применяется для учета использования рабочего времени всех категорий работающих для контроля за соблюдением работающими установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду (подробнее о данном документе см. на с. 24);

— № П-9 «Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них» (утверждена приказом № 277);

— № П-10 «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» (утверждена приказом № 277);

— № П-11 «Акт на списание бланков трудовых книжек или вкладышей в них» (утверждена приказом № 277);

— график отпусков;

— книга (журнал) учета отпусков.