Трудовое «алиби»: внесение записей в трудовую книжку

Прежде всего, напомним, что трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации всех форм собственности или у физического лица более 5 дней, в том числе лиц, являющихся совладельцами (собственниками) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, сезонных и временных работников, а также внештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию* (абз. 2 п. 1.1 Инструкции № 58). К тому же трудовые книжки необходимо вести и на студентов высших и учащихся профессионально-технических учебных заведений, которые получили профессию (квалификацию) по образовательно-квалификационному уровню «квалифицированный рабочий», «младший специалист», «бакалавр», «специалист» и продолжают учиться на следующем образовательно-квалификационном уровне, которые проходят стажировку на предприятии, в учреждении, организации всех форм собственности. Поэтому, как можно понять, с внесением записей в трудовую книжку периодически сталкивается каждый субъект хозяйствования, использующий наемный труд.

Трудовая книжка заполняется одновременно на украинском и русском языках и состоит из следующих разделов:

— сведения о работнике;

— сведения о работе;

— сведения о награждениях;

— сведения о поощрениях;

— сведения о назначении пенсии.

Согласно абз. 2 п. 2.2 Инструкции № 58 в трудовую книжку вносятся сведения:

— о работнике: фамилия, имя и отчество, дата рождения;

— о работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении;

— о награждениях и поощрениях: о награждениях государственными наградами Украины и отличиями Украины, поощрениях за успехи в работе и других поощрениях согласно действующему законодательству Украины;

— об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Если работник до приема на работу на это предприятие не имел трудового стажа, то перед первой записью в трудовой книжке иногда вносится запись в раздел «Сведения о работе» следующего содержания: «До приема на работу трудового стажа не имел», хотя внесение такой записи прямо не предусмотрено Инструкцией № 58.

В свою очередь, не вносятся в трудовую книжку следующие записи:

— сведения о взыскании (абз. 3 п. 2.2 Инструкции № 58);

— записи о временном переводе на другую работу в случае производственной необходимости, простоя и т. п. Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется так же, как и прием на работу (абз. 1 п. 2.4 Инструкции № 58);

— сведения о пребывании работника в социальном отпуске (отпуске в связи с беременностью и родами, а также для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста). Также не делается отметка об уплате страховых взносов (письмо Минтруда от 17.08.2010 г. № 8861/0/14-10/18).

Записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о награждении и поощрении осуществляет лицо, ответственное за ведение трудовых книжек на предприятии, после издания соответствующего приказа (распоряжения) руководителя не позднее недельного срока со дня приема на работу, а в случае увольнения — в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) руководителя (абз. 1 п. 2.4 Инструкции № 58).

Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать не только приказам (распоряжениям), а также и другим документам. Например, если работник, принимаемый на работу, ранее был военнослужащим, то в соответствии с п. 2.19 Инструкции № 58 в трудовую книжку по месту работы вносят отдельной строкой сведения о времени службы в Вооруженных Силах Украины и других войсках с указанием даты призыва и даты увольнения со службы. Основанием для внесения этих сведений является военный билет.

Трудовая книжка заполняется одновременно на украинском и русском языках.

Записи в трудовой книжке выполняются арабскими цифрами. Например, если работник принят на работу (оформлен приказ о приеме на работу) 5 июня 2014 года, в графе 2 трудовой книжки записывается «05.06.2014». Записи должны выполняться аккуратно, ручкой шариковой или ручкой с пером, чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку, собственник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под подпись в личной карточке (форма № П-2*), в которой должна быть продублирована соответствующая запись из трудовой книжки (вкладыша).

В разделе «Сведения о работе», «Сведения о награждении», «Сведения о поощрении» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивания ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается (абз. 1 п. 2.10 Инструкции № 58). В случае необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись под № таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

Теперь более подробно остановимся на порядке внесения в трудовую книжку отдельных записей.

На первой странице (титульном листе) трудовой книжки записываются сведения о работнике. Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения записываются на основании данных паспорта или свидетельства о рождении (п. 2.11 Инструкции № 58). Потом указывается дата заполнения трудовой книжки. Работник своей подписью удостоверяет правильность внесенных сведений.

На титульном листе трудовой книжки лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, ставит свою подпись и печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполняется трудовая книжка.

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки вы можете увидеть на с. 37.

При внесении изменений в фамилию, имя, отчество или дату рождения собственник или уполномоченный им орган на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и т. п.) осуществляет необходимые исправления записей со ссылкой на номер и дату данных документов таким образом: одной черточкой зачеркивает запись (фамилию, имя, отчество, дату рождения) и вносит новые данные. Ссылки на соответствующие документы на внутреннем боку обложки заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров. Например: «Фамилия изменена в связи с заключением брака (свидетельство I-ВЛ № 063072)».

Этот раздел трудовой книжки содержит следующие графы:

— графа 1 «№ записи»;

— графа 2 «Дата (число, месяц, год)»;

— графа 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)»;

— графа 4 «На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)».

Заполняется все это следующим образом. В графе 3 в форме заглавия указывается полное наименование предприятия. Потом под этим заглавием делаются следующие записи:

— в графе 1 указывается порядковый номер записи;

— в графе 2 указывается дата приема на работу;

— в графе 3 — принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, на участок, производство с указанием их конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда.

Инструкция № 58 приписывает запись при приеме на работу делать с указанием конкретного названия цеха, подраздела, участка производства (п. 2.14 Инструкции № 58). Это вовсе не соответствует ст. 32 КЗоТ, которая дает право собственнику перемещать работника без его согласия в другое структурное подразделение в рамках специальности, квалификации или должности. Поскольку сведения о перемещении в трудовую книжку не вносятся, делать запись о структурном подразделении, как правило, нецелесообразно. В то же время такая запись необходима, если соответствующее производство упомянуто в Списке производств, работ, профессий, должностей и показателей, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту на льготных условиях. Наличие показателей вредности, указанных в данном Списке, должно подтверждаться картой оценки условий труда на рабочем месте по результатам аттестации. Эти показатели указываются в трудовой книжке в скобках.

Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, выполняются для рабочих и служащих в соответствии с наименованиями профессий и должностей, указанных в Классификаторе профессий. В самом Классификаторе профессий уточнено, что на предприятиях, в учреждениях и организациях записи о работе вносят в установленном порядке в трудовые книжки работников в соответствии с профессиональными названиями работ, отмеченных в Указателе профессиональных названий работ по кодам профессий (приложение А) и Азбучном указателе профессиональных названий работ (приложение Б). Причем от названий, указанных в данных приложениях, могут образовываться производные названия работ и должностей добавлением производных слов. Перечень этих слов приведен в приложении В к Классификатору профессий:

— бригадный;

— помощник;

— вице-;

— ведущий;

— горный;

— главный;

— районный;

— групповой;

— стажер (это производное слово применяется к профессиональным названиям работ разделов «Профессионалы» и «Специалисты» на время прохождения стажировки с сохранением кода базового профессионального названия работы);

— участковый;

— младший;

— старший;

— заместитель;

— ученик (это производное слово применяется к профессиональным названиям работ рабочих средней квалификации на время прохождения первичной профессиональной подготовки лицами, принятыми на работу);

— сменный;

— дежурный;

— первый;

— второй;

— третий;

— четвертый;

— пятый*;

— в графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку — приказ (распоряжение) руководителя предприятия, его дата и номер.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд, то об этом в установленном порядке делается соответствующая запись.

В трудовую книжку не вносятся сведения о:

— временном переводе на другую работу для замещения работника;

— переводе на более легкую работу беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3-х лет;

— временном переводе в случае производственной необходимости;

— временном переводе на другую работу на том же предприятии в случае простоя.

Дальше предлагаем взглянуть на пример заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.

Далее рассмотрим порядок заполнения трудовой книжки работников, устраивающихся на работу впервые.

В этом случае в трудовой книжке отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование документов отражаются сведения о:

— времени службы в составе Вооруженных Сил Украины и других войсках, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

— времени обучения в профессиональных учебно-воспитательных и других заведениях, в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и т. п.);

— времени обучения в высших учебных заведениях, аспирантуре и клинической ординатуре;

— работе как членов колхозов (если действующим законодательством предусмотрено зачисление этой работы в стаж работников);

— времени ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который согласно заключению медицинского заведения нуждается в постоянном уходе (п. «є» ст. 56 Закона о пенсионном обеспечении), в том числе за престарелым, достигшим 80-летнего возраста (согласно медицинскому заключению).

Основанием для отражения указанных выше записей являются военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, справки и другие документы.

Имейте в виду: если выпускник высшего учебного заведения, не имеющий трудовой книжки, после окончания обучения не трудоустраивался и обратился в службу занятости о взятии на учет как безработного, то в этом случае трудовая книжка службой занятости ему не выдается. Заполнение трудовой книжки впервые, а также внесение соответствующей записи о времени (периоде) обучения в высшем учебном заведении и периоде получения пособия по безработице должно быть сделано работодателем по месту первого трудоустройства в соответствии с требованиями пп. 2.2 и 2.19 Инструкции № 58.

Далее предлагаем вашему вниманию пример заполнения первой записи в трудовой книжке.

Если за время работы работника изменяется наименование предприятия, то об этом в графе 3 трудовой книжки отдельной строкой делается запись: «Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано на такое-то», а в графе 4 указывается основание переименования — приказ (распоряжение), его дата и номер.

Если на предприятии была проведена реорганизация в форме преобразования, в результате которой изменена организационно-правовая форма юридического лица, то в этом случае на основании соответствующего приказа работодателя и справки из ЕГРПОУ в трудовых книжках всех работников делается запись: «Частное предприятие такое-то с такого-то числа реорганизовано в общество с ограниченной ответственностью такое-то», а в графе 4 указывается основание реорганизации — приказ (распоряжение), его дата и номер. Причем дата внесения такой записи должна соответствовать дате внесения соответствующих изменений в ЕГРПОУ.

Давайте взглянем, как отразить такие изменения, на конкретном примере.

В трудовые книжки работников в раздел «Сведения о награждении» вносятся сведения о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украины, а в раздел «Сведения о поощрении» — сведения о поощрении за успехи в труде (открытия, рационализаторские предложения, изобретения, на которые выданы дипломы).

Вместе с этим в трудовых книжках не отражаются записи о полученных премиях, предусмотренных системой оплаты труда, или выплаты, имеющие регулярный характер. Также в трудовую книжку не вносятся записи о взыскании.

Порядок внесения записей в разделы «Сведения о награждении» и «Сведения о поощрении» следующий. В графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки в виде заглавия указывается наименование предприятия. Потом в следующей строке вписываются такие данные:

— в графе 1 — порядковый номер записи (нумерация, которая растет в течение всего периода трудовой деятельности работника);

— в графе 2 — дата награждения или поощрения;

— в графе 3 — кем награжден или поощрен работник, за какие заслуги и какой наградой или каким поощрением;

— в графе 4 — на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и название документа).

Записи о награждении и поощрении заверяются печатью предприятия.

Далее приведены примеры занесения в трудовую книжку записей о награждении и поощрении работников.

Записи в трудовой книжке о причине увольнения должны осуществляться в точном соответствии с формулировками КЗоТ со ссылкой на соответствующие статью, пункт. Например: «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗоТ».

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (например: «Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 38 КЗоТ»).

Записи в трудовую книжку об увольнении осуществляются так:

— в графе 1 ставится порядковый номер записи;

— в графе 2 — дата увольнения (днем увольнения считается последний день работы);

— в графе 3 — причина увольнения;

— в графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) руководителя предприятия, его номер и дата.

При увольнении работника все записи о работе и награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на этом предприятии, должны быть удостоверены подписью руководителя предприятия или лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, и печатью предприятия или отдела кадров.

Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. При получении трудовой книжки работник должен расписаться в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них по типовой форме № П-10, утвержденной приказом № 277.

Если работник в день освобождения отсутствует на работе, собственник или уполномоченный им орган в этот день направляет ему почтовое уведомление с указанием необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки по почте с доставкой по указанному адресу допускается только по письменному согласию работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или направляется по почте по их требованию. При этом в трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» в графе 3 записывается: «Работа прекращена в связи со смертью», в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения).

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от трудовых книжек работников, находящихся на работе. После окончания этого срока не востребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а после окончания указанного срока подлежат уничтожению.

Несколько примеров записей, вносимых в трудовые книжки работников при увольнении, приведены ниже.

Как видите, ничего сложного во внесении записей в трудовые книжки работников нет. Главное — будьте внимательными и придерживайтесь правил, приведенных в этой статье. Тогда вы себе не создадите лишних проблем и своих работников от них убережете.

Использованные документы и сокращения

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Закон о пенсионном обеспечении — Закон Украины «О пенсионном обеспечении» от 05.11.91 р. № 1788-ХІІ.

Инструкция № 58 — Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58.

Приказ № 277 — приказ Минстата «Об утверждении типовых форм первичного учета личного состава» от 27.10.95 г. № 277.

Классификатор профессий — Классификатор профессий ДК 003:2010 от 01.11.2010 г.

ЕГРПОУ — Единый государственный реестр предприятий и организаций Украины.