Гибкий режим рабочего времени: документальное оформление
Станислав СОЛОМОНОВ, консультант по организации труда и заработной платы
Комфортность трудовых отношений — надежная предпосылка эффективной работы, а удобный режим работы — простой и беззатратный способ организации таких трудовых отношений. Одним из режимов работы является гибкий режим рабочего времени. Его установление в определенных случаях обеспечивает наилучшее сочетание экономических, социальных и личных интересов работников с интересами производства.
О возможности установления на предприятиях гибкого режима рабочего времени и о том, как документально оформить его внедрение, читайте в статье.
Установление в Украине гибкого режима рабочего времени определяется
Методическими рекомендациями об установлении гибкого режима рабочего времени, утвержденными приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 04.10.2006 г. № 359 (далее — Рекомендации).В
подпункте 1.2 Рекомендаций дается такое определение: «Гибкий режим рабочего времени (ГРРВ) — это такая форма организации труда, при которой для некоторых категорий работников, для работников отдельных предприятий или их структурных подразделений устанавливается режим труда с саморегулированием времени начала, окончания и продолжительности рабочего времени в течение рабочего дня».В
Рекомендациях указываются правовые основания для установления ГРРВ (п.п. 1.1), производственные и другие условия применения этого режима (п.п. 1.3).Режимы ГРРВ, основным элементом которых являются гибкие (скользящие) графики работы, устанавливаются по соглашению между администрацией и работниками как при приеме их на работу, так и с уже работающими, если по каким-либо причинам (бытовым, социальным и др.) дальнейшее применение обычных графиков затруднено или малоэффективно (
п.п. 2.5 Рекомендаций).Далее методика организации режима ГРРВ рассматривается с учетом
Рекомендаций и в аспекте практической целесообразности.Основной принцип возможности введения ГРРВ — когда выполнение обязанностей работника не требует его присутствия в часы работы, четко определенные правилами внутреннего трудового распорядка. Поэтому согласно
п.п. 2.4 Рекомендаций ГРРВ не применяется на непрерывно действующих производствах, при многосменной организации работы, в торговле, на предприятиях бытового обслуживания, транспорта и т. п. Применение ГРРВ также нецелесообразно, когда применение этого режима несовместимо с требованиями безопасности условий труда работников.Наиболее подходят для ГРРВ
службы управления предприятий, которые меньше связаны с непосредственной деятельностью и управлением производственными подразделениями или с внешними клиентами (в плановом, конструкторском отделах, отделе труда и заработной платы, в различных лабораториях, в бухгалтерии). Режимы ГРРВ можно вводить в научно-исследовательских и проектных организациях, конструкторских бюро, разрабатывающих, как правило, самостоятельные проблемы. Здесь важны в первую очередь конечные сроки выполнения тех или иных заданий.Внедрение режима ГРРВ в производственных подразделениях не вызывает затруднений при односменной работе, при двухсменной работе с полной загрузкой оборудования в первую смену и неполной во вторую, при двухсменной работе с неполной загрузкой оборудования в обеих сменах.
Режим ГРРВ можно устанавливать для рядовых работников научно-исследовательских и проектных институтов, конструкторских бюро и управленческих подразделений предприятий. Для руководящего персонала наиболее целесообразен обычный режим, что обеспечивает нормальное управление и необходимые повседневные взаимосвязи на всех уровнях руководства, а также внешние контакты.
Как видно из приведенного контингента работников, для которых наиболее возможен ГРРВ, — это работники с ненормированным рабочим днем, то есть работники, у которых основной объем работ выходит за пределы рабочего дня (по определению в
п.п. 1.4 Рекомендаций). В таком случае ГРРВ не отменяет режима ненормированного рабочего дня и связанного с ним права на дополнительный отпуск за особый характер труда (что следует из п.п. 1.5 Рекомендаций).В случае же, когда уровень загрузки работников работой в течение рабочего дня позволяет предоставлять им свободное от работы время для отдыха с отсутствием в это время на рабочем месте и обеспечить им нормальную продолжительность рабочего дня, применение ГРРВ целесообразно как альтернатива установлению работникам ненормированного рабочего дня (
п.п. 1.6 Рекомендаций). Конкретная продолжительность дополнительного отпуска при работе с ненормированным рабочим днем в соответствии со ст. 8 Закона Украины «Об отпусках» устанавливается коллективным или трудовым договором в зависимости от времени занятости работника в этих условиях. То есть отмена для работника режима ненормированного рабочего дня с непредоставлением дополнительного отпуска за особый характер труда может быть произведена в установленном законом порядке — путем соответствующего внесения изменений в коллективный или трудовой договор.Как предусмотрено
п.п. 3.2 Рекомендаций, работа в условиях ГРРВ может быть организована по двум основным вариантам:—
при поденном учете рабочего времени работник обязан соблюдать установленную правилами внутреннего трудового распорядка продолжительность рабочего дня независимо от его начала, окончания и продолжительности перерыва на обед;—
при суммированном учете рабочего времени работник должен отработать установленное в соответствии с законодательством количество рабочих часов в учетном периоде.Практически для работников в условиях ГРРВ (а это, как отмечалось, в основном работники с ненормированным рабочим днем) целесообразно применять поденный учет рабочего времени. При суммированном учете рабочего времени для таких работников крайне затруднительно отделять часы работы за пределами рабочего дня (как следствие ненормированного рабочего дня) от часов отработки ранее недоработанного рабочего времени (как необходимость в условиях суммированного учета рабочего времени и ГРРВ).
Составными элементами режимов ГРРВ
(с учетом подпунктов 3.1 и 3.2 Рекомендаций и оптимальных определений) являются:—
переменное (гибкое) время. Это, как правило, один-два часа в начале и конце рабочего дня (смены). В пределах этого времени работник вправе начинать и заканчивать работу по своему усмотрению, это время не может быть менее одного часа в день (смену);—
фиксированное время. Оно позволяет обеспечивать нормальный ход производственного процесса и осуществлять необходимые служебные контакты. Количество фиксированных часов не должно быть менее 50 % продолжительности рабочего дня;—
переменное время перерывов для питания и отдыха, которое может составлять от 30 минут до 2 часов в смену. Оно обычно разделяет фиксированное время на две примерно равные части. Фактическая его продолжительность не включается в рабочее время. Это время работник использует по своему усмотрению и может отсутствовать на рабочем месте;—
продолжительность учетного периода — это календарное время (неделя, месяц и т. д.), в течение которого каждым работником должна быть отработана установленная законодательством норма часов. В условиях ГРРВ поденный учет рабочего времени можно определять как частный случай суммированного учета рабочего времени с учетным периодом, равным рабочему дню.Наряду с фиксированным временем наличие двух интервалов переменного времени (в начале и конце рабочего дня) позволяет отработать необходимое общее количество рабочих часов в принятом учетном периоде.
В условиях ГРРВ
продолжительность рабочего времени (смены) не может превышать 12 часов в сутки (п.п. 3.4 Рекомендаций).Порядок установления ГРРВ и организация труда работников в условиях этого режима определены в
пунктах 2 и 3 Рекомендаций.Основной документ по установлению для работников предприятия ГРРВ — это организационный приказ. Он разрабатывается прежде всего
на нормативных основаниях, определяемых в правилах внутреннего трудового распорядка (п.п. 2.9 Рекомендаций) и в соответствующих договорных обязательствах коллективного договора (п.п. 1.1 Рекомендаций). Поскольку работа в условиях ГРРВ регламентируется на предприятии в организационном приказе, то определения по этому вопросу в местных правилах и нормах носят общий характер.Так, соответствующий абзац пункта в разделе «Рабочее время и его использование» Правил внутреннего трудового распорядка может иметь такую формулировку:
«В соответствующих случаях (при суммированном учете рабочего времени, при гибком режиме рабочего времени) продолжительность ежедневной работы, в том числе время начала и окончания ежедневной работы и перерыва для отдыха и приема пищи, определяется графиками сменности. Графики сменности утверждаются администрацией по согласованию с профсоюзным комитетом с соблюдением установленной продолжительности рабочего времени за неделю или другой учетный период.
Графики сменности доводятся до сведения рабочих и служащих, как правило, не позднее чем за один месяц до введения их в действие».
Обязательство стороны собственника, касающееся режимов труда и отдыха, в коллективном договоре может формулироваться следующим образом:
«Устанавливать продолжительность дневной работы (смены) в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка с учетом специфики производства, режима работы структурных подразделений (приложение 1 к Коллективному договору) из расчета нормативной продолжительности рабочего дня (недели). Установление и изменение режимов рабочего времени оформлять приказом по предприятию, согласованному с профсоюзным комитетом».
Приказ об установлении на предприятии ГРРВ издается
при наличии ряда организационно-информационных оснований:— заявлений работников предприятия с просьбой об установлении для них ГРРВ (
п.п. 2.5 Рекомендаций);— согласования установления ГРРВ с профсоюзным комитетом предприятия (выписки из протокола заседания профсоюзного комитета);
— докладной записки работника кадровой службы о проведении разъяснительно-подготовительной работы по установлению ГРРВ.
Заявка руководителя предприятия о согласовании с профсоюзным комитетом установления ГРРВ может формулироваться так:
«В соответствии с пунктом 13 Правил внутреннего трудового распорядка прошу согласовать установление с 01.08.2008 г. гибкого режима рабочего времени для работников предприятия. Соответствующий проект приказа прилагается к заявке».
Решение профсоюзного комитета по этому вопросу в соответствующей выписке из протокола может быть изложено таким образом:
«Учитывая соблюдение действующего законодательства и Правил внутреннего трудового распорядка по установлению графиков работы, согласовать установление с 01.08.2008 г. для работников предприятия гибкого режима рабочего времени, определенного в соответствующем проекте приказа по предприятию».
Далее в приложениях 1 — 3 приводится
примерный пакет схем документов по установлению на предприятии ГРРВ:—
приложение 1 — Схема организационного приказа об установлении для работников предприятия гибкого режима рабочего времени;—
приложение 2 — Схема заявления работника об установлении для него гибкого режима рабочего времени;—
приложение 3 — Схема докладной записки работника службы кадров (обобщающий информационный документ).Документы разработаны в соответствии с действующим законодательством и с учетом
Рекомендаций. Предлагаемый примерный пакет схем документов по установлению на предприятии режима ГРРВ может быть методическим подспорьем в организации этого режима.
Приложение 1
| Схема организационного приказа об установлении для работников предприятия гибкого режима рабочего времени
ООО «Проектно-конструкторское бюро «Теплотехник»
ПРИКАЗ (схема)
Об установлении для работников предприятия гибкого режима рабочего времени
В связи с тем, что место проживания работников значительно отдалено от места работы и параметры их рабочего дня совпадают со временем работы медицинских, коммунальных и административных учреждений, с целью обеспечения комфортности и эффективности трудовых отношений, а также руководствуясь в части установления режимов работы Коллективным договором на 2008 год и Правилами внутреннего трудового распорядка, по заявлениям работников и по согласованию с профсоюзным комитетом предприятия
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Установить с 01.08.2008 г. для профессионалов, специалистов и технических служащих (кроме секретаря директора и дежурных бюро пропусков) гибкий режим рабочего времени. 1.1. Утвердить список работников предприятия, для которых с 01.08.2008 г. устанавливается гибкий режим рабочего времени — приложение 1 к приказу. 1.2. Утвердить при этом режиме график работы на пятидневной рабочей неделе, порядок работы и учета рабочего времени — согласно приложениям 2 и 3 к приказу. 2. Начальникам отделов в соответствии с должностными инструкциями работников и договорными обязательствами предприятия обеспечить доведение до работников, для которых установлен гибкий режим рабочего времени, служебные задания на неделю с контролем их выполнения. 2.1. Утвердить форму выдачи и контроля выполнения служебных заданий (с примером заполнения) — приложение 4 к приказу. 3. Установить, что при работе на гибком режиме рабочего времени: 3.1. Отсутствие без уважительной причины работника на его рабочем месте в фиксированное время считается нарушением трудовой дисциплины. 3.2. Работники, нарушающие трудовую дисциплину и не выполняющие служебных заданий, могут быть лишены права пользоваться режимом. 3.3. В случае производственной необходимости администрация может временно на срок до одного месяца переводить работников на обычный режим работы. 3.4. Применение гибкого режима рабочего времени не вносит изменений в условия нормирования и оплаты труда работников, в порядок начисления и величину доплат, премий, не отражается на предоставлении льгот, начислении трудового стажа и других трудовых правах, в том числе и на получении дополнительного отпуска за работу с ненормированным рабочим днем. 4. Не применять гибкий режим рабочего времени при выполнении служебных заданий за пределами предприятия. 4.1. В случае служебной командировки работнику соблюдать режим рабочего времени того предприятия, на которое он командирован. 5. Старшему инспектору по кадрам Булановой В. К. в срок до 01.07.2008 г. ознакомить с настоящим приказом под роспись работников предприятия, для которых в соответствии с подпунктом 1.1 устанавливается гибкий режим рабочего времени.
Основания: 1. Заявления работников предприятия от 16.06.2008 г. 2. Выписка из протокола заседания профсоюзного комитета от 23.06.2008 г. № 4. 3. Докладная записка старшего инспектора по кадрам Булановой В. К. от 24.06.2008 г.
Визы С приказом ознакомлены К делу № ________ (должность, подпись, инициалы и фамилия исполнителя) (дата) |
В предложенной схеме приказа предлагается
упрощенный вариант ГРРВ:— с поденным учетом рабочего времени (с учетным периодом, равным рабочему времени), при котором дисбаланс рабочего времени с учетом недоработанных или переработанных часов за предыдущий рабочий день не рассчитывается;
— с фиксированным временем перерыва на отдых и питание;
— с ручной системой регистрации отработанного времени дежурным бюро пропусков (для механической регистрации отработанного времени требуются штамп-часы и специальные бланки учета);
— с сохранением режима ненормированного рабочего дня.
В схеме приказа не предусматривается установление ГРРВ для руководителей (ими могут быть по структуре штатного расписания проектно-конструкторского бюро заместители директора, начальники отделов, главные специалисты и их заместители, руководители групп), для отдельных технических служащих (секретаря руководителя и дежурных бюро пропусков), для рабочих (к примеру, уборщиков служебных помещений).
Список работников предприятия, для которых
|
График работы при гибком режиме рабочего времени на пятидневной рабочей неделе
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Порядок работы и учета рабочего времени работников при гибком режиме рабочего времени 1. Общий баланс учитываемого рабочего времени состоит из переменного времени, фиксированного, времени отсутствия по уважительным причинам (оплачиваемого и неоплачиваемого). Внеурочные часы при ненормированном рабочем дне и время отсутствия по неуважительным причинам (опоздания, прогул) не учитываются. 2. В случае производственной необходимости, когда требуется обязательное присутствие работника на рабочем месте по обычному графику, администрация предупреждает об этом работника. 3. В течение фиксированного (твердо установленного) времени работники обязаны трудиться на своих рабочих местах. Исключение составляют случаи, когда работник отсутствует по уважительным причинам (болезнь, очередной и дополнительный отпуск, командировка, выполнение государственных и общественных обязанностей) или выполняет разовые задания администрации за пределами предприятия, официально регистрируемые в специальном журнале, — это время оплачивается и учитывается в общем балансе как рабочее. Время отсутствия в фиксированный период с разрешения администрации по личным заявлениям отмечается как нерабочее — оно отрабатывается в переменные периоды в тот же день. Ничем не оправданное отсутствие на работе в фиксированное время или опоздание не может быть компенсировано за счет переработанных часов и относится к нарушениям трудовой дисциплины. 4. Используется ручная система регистрации рабочего времени. Время начала и окончания работы и отработанные часы учитываются в специальном журнале, где отмечаются точные сроки прихода и ухода, а также все случаи и время отсутствия с указанием причин. Журнал регистрации находится на столе у дежурного бюро пропусков. Периодически (1 — 2 раза в месяц) служба кадров совместно с плановым отделом и представителями профсоюзной организации проводит рейдовые проверки учета рабочего времени.
|
Форма выдачи и контроля выполнения служебных заданий (с примером заполнения) Представляется службе кадров еженедельно по понедельникам
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Приложение 2
| Схема заявления работника об установлении гибкого режима рабочего времени (может подаваться от группы работников)
Заявление В связи со значительной отдаленностью места проживания от места работы, совпадением времени работы предприятий бытового обслуживания, медицинских, коммунальных и административных учреждений с моим рабочим временем прошу установить для меня с 01.08.2008 года гибкий режим рабочего времени.
|
Приложение 3
| Схема докладной записки работника службы кадров об установлении для работников предприятия гибкого режима рабочего времени
Докладная записка об окончании подготовительной работы по установлению для работников предприятия гибкого режима рабочего времени 24.06.2008 г. На предприятии закончена разъяснительная и подготовительная работа по установлению гибкого режима рабочего времени: — персонал и руководители ознакомлены с работой в таких условиях; — разработана система учета рабочего времени; — согласованы интересы администрации и работников предприятия; — поступили заявления от работников предприятия об установлении для них гибкого режима рабочего времени; — установление этого режима согласовано с профсоюзным комитетом предприятия. Предлагаю для утверждения проект приказа по предприятию об установлении с 01.08.2008 г. гибкого режима рабочего времени для работников предприятия. Проект приказа прилагается.
|
