Штатное расписание: особенности составления и внесения изменений
Наличие штатного расписания в системе документооборота предприятий, учреждений и организаций значительно облегчает решение множества вопросов, связанных с кадровой, бухгалтерской и плановой работой.
Является ли обязательным составление штатного расписания? Существует ли установленная форма этого документа? Как его правильно составить, внести изменения? Об этом читайте в статье.
Людмила ТРОХИМЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Обязательно ли составлять штатное расписание
На сегодняшний день ни один из нормативных документов не содержит ни четкого определения термина «штатное расписание», ни однозначного указания на обязательность составления такого документа для всех предприятий.
Определение этого понятия можно найти в юридических словарях, а также в
письме Минтруда от 27.06.2007 г. № 162/06/187-07. Согласно этим источникам штатное расписание — это документ, который устанавливает для предприятия, учреждения, организации структуру, штат и должностные оклады работников и содержит наименования должностей, численность персонала и оклады по каждой должности.Выводы о необходимости наличия штатного расписания на предприятии можно сделать на основании
ст. 64 Хозяйственного кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV, в которой указано, что предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.Также и
Минтруда в письме от 27.06.2007 г. № 162/06/187-07 указывает на то, что, учитывая необходимость урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплату труда, утверждение штатного расписания на предприятии является обязательным. Его отсутствие Минтруда расценивает как нарушение требований законодательства о труде, за которое работодатель может нести административную ответственность в соответствии со ст. 41 КУоАП.Трудовые отношения, как известно, находятся под строгим контролем государства. Сферу трудовых отношений поручено контролировать Госнадзортруда, действующего в составе Минтруда и подчиняющегося ему. Контроль соблюдения законодательства о труде Госнадзортруда осуществляет, в частности, через свои территориальные государственные инспекции труда. Среди документов кадрового учета, которые могут быть истребованы в ходе проверки предприятия такими инспекциями, есть и штатное расписание (после коллективного договора, трудовых договоров).
В то же время прямой законодательной нормы, требующей от работодателя утверждения штатного расписания, не существует, поэтому, на наш взгляд, факт отсутствия штатного расписания нельзя однозначно считать нарушением, если все остальные требования трудового законодательства выполняются. Сегодня же можно с уверенностью говорить лишь о том, что наличие штатного расписания значительно облегчает, систематизирует и дополняет решение целого ряда вопросов, связанных с кадровой, бухгалтерской, плановой работой. Это и подбор персонала, прием на работу, перевод работника на другую работу, определение размера заработной платы по конкретной должности, анализ количественного и качественного состава работников, планирование сметы по фонду оплаты труда, составление отчетности в службу занятости об увольнении работников, о наличии вакансий и т. д.
Как итог сказанного отметим: хотя обязательность наличия штатного расписания законодательно не установлена, наличие его на предприятии будет желательно и полезно.
Несколько по-иному обстоит дело для бюджетных учреждений и организаций. Без штатного расписания они обойтись не могут, поскольку
постановлением № 228 определено, что типовая форма штатного расписания учреждения утверждается Министерством финансов Украины. Такая форма утверждена приказом № 57.
С чего начинается составление штатного расписания
Прежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия, формами и системами оплаты труда. В большинстве случаев организационная структура — это документ, содержащий схематическое отображение структурных подразделений, в котором виден порядок их подчиненности, как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.
В соответствии со
ст. 15 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР предприятия хозрасчетной сферы самостоятельно устанавливают в коллективном договоре: формы и системы оплаты труда, расценки, тарифные сетки, схемы должностных окладов, условия внедрения и размеры надбавок, доплат, премий, вознаграждений и других поощрительных, компенсационных и гарантийных выплат, соблюдая при этом нормы и гарантии, предусмотренные законодательством, генеральным и отраслевым (региональными) соглашениями. В отношении бюджетных учреждений и организаций следует сказать, что условия оплаты труда их работников определяются актами Кабинета Министров Украины и нормативными документами профильных министерств и ведомств в пределах бюджетных ассигнований.Схемы должностных окладов как для предприятий, так и организаций и учреждений содержат по каждой должности вилку должностного оклада, т. е. максимум и минимум. А вот в штатном расписании как раз и можно дифференцировать оплату труда работников, занимающих одинаковые должности.
Разработка штатного расписания должна осуществляться на основе внутренних организационно-нормативных документов (структура аппарата управления, внутрипроизводственная структура, Положение об оплате труда), а также с учетом требований нормативно-правовых актов,
Классификатора профессий, тарифно-квалификационных справочников, Списков № 1 и № 2.
Форма штатного расписания
В Украине на сегодняшний день для предприятий нет единой формы штатного расписания, каждое предприятие составляет этот локальный документ по-своему. Нормативно-правового акта, который бы устанавливал форму и порядок составления штатного расписания для всех, не существует.
Исключение, как мы уже отмечали, составляют только бюджетные учреждения и организации, для которых
приказом № 57 утверждена форма штатного расписания. При этом в случае необходимости министерства и другие центральные органы исполнительной власти по согласованию с Минфином могут устанавливать форму штатного расписания для соответствующей сферы.Предприятия и организации других форм собственности могут составлять штатное расписание в произвольной форме, руководствуясь разъяснениями, изложенными в
письме Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23, взяв за основу форму штатного расписания бюджетников.Штатное расписание должно состоять из таких составляющих: гриф утверждения, заголовок и текст.
Как правило, в штатное расписание вносят такие сведения:
— наименование структурного подразделения;
— перечень должностей;
— количество штатных единиц;
— размер (суммы) должностных окладов;
— месячный фонд оплаты труда.
При разработке штатного расписания рекомендуется составлять его таким образом, чтобы должности соответствовали структуре предприятия (учреждения)
в порядке подчиненности подразделений и при этом учитывалась бы подчиненность внутри структурного подразделения.Примерная форма штатного расписания для предприятия приведена на с. 11.
Подготовка проекта штатного расписания
Перед утверждением штатного расписания готовится его проект. Он разрабатывается отделом организации труда и заработной платы или планово-экономическим отделом, согласовывается с руководителями отделов (служб), с заместителями руководителя. После этого проект утверждается руководителем предприятия, организации, учреждения. Если отдел организации труда и заработной платы (планово-экономический отдел) не создан, разработка указанного документа может быть возложена на другое структурное подразделение (например, на отдел кадров) или по решению руководителя — на отдельного специалиста, в порядке, предусмотренном внутренними нормативными документами.
Главным критерием при подготовке штатного расписания является экономическая обоснованность и целесообразность содержания планируемой численности штатных единиц. Количество штатных единиц учреждений, финансируемых из бюджета, определяется, как правило, вышестоящими организациями.
Наличие на предприятиях тех или иных служб, их качественный состав и численность определяются направлением хозяйственной деятельности предприятия и объемами выполняемых работ (услуг), структурой предприятия и действующими нормативами.
Численность основных производственных рабочих по профессиям рассчитывается исходя из технологической трудоемкости выполняемых работ, номенклатуры и количества выпускаемой продукции (предоставляемых услуг).
Для расчета численности вспомогательных рабочих применяются нормы обслуживания, зависящие от производственных площадей, количества установленного оборудования, количества единиц хранения на складах и других показателей.
Численность специалистов и служащих определяется в соответствии с типовыми структурами аппарата управления, нормативами численности и нормами обслуживания с учетом объемов работы подразделений.
Особенности составления штатного расписания
Необходимо обратить внимание, что при разработке и утверждении штатного расписания штатным единицам должны присваиваться только такие
названия должностей и профессий, которые соответствуют Классификатору профессий.Наименование должности должно строго соответствовать наименованию, указанному в схеме должностных окладов и тарифно-квалификационных справочниках.
Следует помнить, что работника принимают на должность, указанную в штатном расписании, то есть соответствующая запись появляется и в трудовой книжке работника.
Пункт 2.14 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58, предусматривает внесение сведений о работе в строгом соответствии с Классификатором профессий.Вопрос соответствия наименования должности
Классификатору профессий очень важен и принципиален для тех работников, которые имеют право на пенсию по возрасту на льготных условиях. Записи в их трудовых книжках обязательно должны соответствовать Спискам № 1 и № 2, дающим право на льготное пенсионное обеспечение.Несоответствие используемых на предприятиях, в учреждениях и организациях названий профессий
Классификатору профессий никакой ответственности не влечет, однако название профессий является основанием применения к работнику правовых норм, которые дают право на сокращенный рабочий день, дополнительный отпуск, льготное пенсионное обеспечение. Игнорирование названий профессий, содержащихся в Классификаторе профессий, может существенным образом сказаться в подобных случаях на правах и обязанностях сторон трудового договора. На это указывало Минтруда в письме от 17.06.2008 г. № 165/06/186-08.Отдельно следует остановиться на вопросе, можно ли указывать в штатном расписании двойные должности.
Создание названия должности путем объединения двух названий должностей является нарушением порядка, установленного
Классификатором профессий. Например, «экспедитор-грузчик», «бухгалтер-учетчик», «секретарь-помощник директора». В данном случае работник одновременно с основной работой (экспедитора, бухгалтера, секретаря) в свое рабочее время выполняет еще и дополнительную работу по другой должности без освобождения его от основной работы, т. е. фактически происходит совмещение профессий. В таком случае в штатное расписание должны быть введены две должности, а работник, который их совмещает, в соответствии со ст. 105 КЗоТ должен получать доплату за совмещение профессий (должностей).Не следует путать двойные должности с должностями, которые в
Классификаторе профессий указаны через дефис и являются установленным кодифицированным названием одной должности, например, слесарь-электромонтажник, секретарь-машинистка, аппаратчик-сушильщик, слесарь-дизелист и т. д.Таким образом, в штатное расписание наименование должности вносится только
в строгом соответствии с установленными в Классификаторе профессий, с применением производных слов в соответствии с приложением В Классификатора профессий (заместитель, ведущий, сменный, помощник, дежурный и т. д.). Но кроме этого, названия профессий могут быть расширены пользователем для внутреннего употребления лаконично изложенными терминами и словами, уточняющими место работы (начальник отдела организации перевозок, начальник сектора (службы, бюро) нормирования труда), а также выполняемые функции (инженер по вопросам технологии предоставления услуг, инженер по маркетингу и реализации услуг).Против должностей, утвержденных не на полный год, в примечании указывается, с какой даты и на какой период времени утверждена данная должность. По должностям, по которым предусматривается содержание неполной единицы, показывается соответствующая доля штатной единицы.
В штатном расписании предприятия обязательно должны быть предусмотрены должности основных работников и должности, на которые принимаются совместители. И хотя
п. 2.6 Инструкции по статистике количества работников, утвержденной приказом Госкомстата от 28.09.2005 г. № 286 установлено, что внешние совместители не включаются в учетное количество штатных работников, это не отменяет требование включения их в штатное расписание. То есть в штатном расписании должны быть учтены все возможные на предприятии должности (в том числе и вакантные).Необходимо обратить внимание на то, что в графе «Количество штатных единиц» штатным расписанием по должности может быть предусмотрена как 1 единица, так и 0,5 единицы или меньше, например 0,25 единицы. На одну «целую» единицу по определенной должности можно оформить одного работника, а можно двух совместителей по 0,5 ставки (о законодательных ограничениях в отношении режима рабочего времени совместителей, работающих на государственных предприятиях, в учреждениях и организациях, см. в газете «Оплата труда», 2008, № 3, с. 7).
В нашем примере (см. с. 11) в штатное расписание введено 0,5 должности электромеханика. На этой должности работает совместитель, труд которого оплачивается в размере 50 % от полного оклада, установленного для основного работника.
Отметим, что в штатном расписании могут быть утверждены одинаковые названия должностей, но с разными должностными окладами.
Не следует также забывать, что должностной
оклад или месячная тарифная ставка (оклад) работника не может быть меньше размера минимальной заработной платы* (с 1 января 2008 года — 515 грн., с 1 апреля 2008 года — 525 грн., с 1 октября 2008 года — 545 грн., с 1 декабря 2008 года — 605 грн.).* В отношении выполнения требований Генерального соглашения между КМУ, всеукраинскими объединениями организаций работодателей и предпринимателей и всеукраинскими профсоюзами и профобъединениями на 2008 — 2009 годы см. письмо Минтруда от 04.07.2008 г. № 435/13/84-08 и статью «Генсоглашение — договор между властью, работодателями и профсоюзами» («Оплата труда», 2008, № 4, с. 4, 8).
В штатном расписании предприятий могут устанавливаться
надбавки (доплаты) к должностным окладам некоторых категорий работников. Такие надбавки (доплаты) устанавливаются самостоятельно собственником или уполномоченным им органом как составляющие системы оплаты труда и должны иметь постоянный характер.Бюджетными учреждениями в штатном расписании указываются только должностные оклады, без надбавок и доплат.
При составлении штатного расписания по каждому структурному подразделению указывается итог.
Штатное расписание для работников с
повременной оплатой труда можно составлять таким образом. Для одинаковых наименований должностей, но с разными должностными окладами — по каждой штатной единице отдельной строкой указывают профессию, квалификацию (разряд, класс, категорию, группу), тарифную ставку (оклад). Если же в пределах структурного подразделения для одинаковых наименований должностей установлены одинаковые оклады, то в этом случае можно в одной строке указать количество единиц работников определенной профессии и квалификации (разряда, класса, категории, группы) и тарифную ставку (оклад).Для рабочих, труд которых оплачивается
по сдельной системе, в штатном расписании, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики предприятия, рассчитываются по определенным методикам с учетом Положения об оплате труда, Положения о премировании и т. д.На практике встречается вариант, когда по группе работников, оплачиваемых сдельно, в штатном расписании указывается общее число работников этой группы и общий для них месячный фонд заработной платы, исходя из должностных окладов по группе сдельщиков.
Против должностей, оплата по которым производится сдельно, в примечании указывается «сдельно».
Утверждение штатного расписания
Об утверждении штатного расписания издается соответствующий специальный локальный нормативный акт (приказ). Таким образом, этим документом регламентируется количество работников каждой профессии с распределением штатных единиц по структурным подразделениям предприятия. На это указывает
Минтруда в письме от 27.06.2007 г. № 162/06/187-07.Условный образец штатного расписания представлен на с. 11, а примерная форма приказа об его утверждении — ниже.
| Общество с ограниченной ответственностью «Дельта» ПРИКАЗ
Об утверждении штатного расписания С целью установления соответствия должностей на предприятии должностным окладам ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить штат в количестве 70,5 штатных единиц с месячным фондом заработной платы 123766 грн. (сто двадцать три тысячи семьсот шестьдесят шесть грн.). 2. Ввести в действие штатное расписание с 1 января 2008 года (прилагается).
|
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ООО «Дельта» на 2008 год Вводится с 1 января 2008 года
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Первый экземпляр утвержденного штатного расписания помещается в дело службы по документации (основное делопроизводство). А копии направляются в отдел кадров (для приема работников на работу) и в бухгалтерию — для начисления заработной платы. Руководителям структурных подразделений направляются соответствующие извлечения из штатного расписания.
Штатное расписание
утверждается, как правило, в начале года руководителем предприятия и действует в течение календарного года (письмо Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23).Предприятия негосударственной формы собственности пересматривают и заново утверждают новое штатное расписание по своему усмотрению, в соответствии с собственными нуждами. При этом необходимо обращать внимание на срок действия штатного расписания. То есть если в приказе (распоряжении) было сказано, что вводится штатное расписание на 2007 год, то на 2008 год должно быть введено в действие новое штатное расписание. Если же срок действия штатного расписания не оговорен, — продолжает действовать существующее штатное расписание.
Штатное расписание бюджетных учреждений согласно
постановлению № 228 утверждается в порядке, определенном соответствующим министерством, другим центральным органом исполнительной власти. В общем случае соответствующий орган, утверждающий смету учреждения, утверждает и штатное расписание.
Изменения в штатное расписание
Изменения в штатное расписание могут вносить предприятия в случае производственной необходимости. В общем случае для предприятий всех форм собственности такая необходимость может быть вызвана
изменением одной из составляющих штатного расписания:— изменением структуры предприятия;
— названий структурного подразделения;
— названий должности (профессии, категории, класса, группы, разряда);
— введением (выведением) должностей;
— количества штатных единиц для каждой должности (профессии) по каждому структурному подразделению (при его наличии);
— загрузки работника (штатной занятости);
— размера оплаты (окладов, тарифных ставок, доплат и надбавок);
— систем оплаты труда и т. д.
Если на предприятии происходят незначительные изменения в части организационной структуры, должностей или окладов и т. д., то издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен отражать обоснования внесения изменений и содержать формулировку этих изменений. Если директором предприятия издается такой приказ, то штатное расписание, утвержденное в начале года, можно не менять, а руководствоваться приказом о внесении изменений в штатное расписание. Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание представлен ниже, а образец листа внесения изменений представлены ниже.
| Общество с ограниченной ответственностью «Дельта» ПРИКАЗ
О внесении изменений в штатное расписание В связи с производственной необходимостью, учитывая потребность в наращивании объемов выпускаемой продукции, на основании расчета численности штата ПРИКАЗЫВАЮ: 1. С 1 октября 2008 года внести изменения в действующее штатное расписание: — ввести в бухгалтерию должность бухгалтера в количестве 1 единицы с должностным окладом 950 грн.; — ввести в производственный участок должности: слесаря электродной продукции 4 разряда в количестве 3-х единиц с должностным окладом 860 грн.; слесаря электродной продукции 5 разряда — 1 единицу с должностным окладом 1000 грн.; слесаря электродной продукции 6 разряда — 1 единицу с должностным окладом 1165 грн. 2. Контроль за выполнением данного приказа возложить на начальника отдела кадров Дубовенко И. П.
|
Если же в течение календарного года структура предприятия меняется существенно или изменяются должностные оклады всем работникам, например, вследствие повышения заработной платы, то целесообразно изложить штатное расписание в новой редакции, с учетом всех изменений. В таком случае издается приказ об утверждении нового штатного расписания.
При изменении штатного расписания или внесении изменений в него следует обратить внимание на нормы
ст. 32 и ст. 103 КЗоТ. В соответствии с ними в случае изменения условий оплаты труда в сторону ухудшения или изменения существенных условий труда — систем и размеров оплаты труда, режима работы, установления или упразднения неполного рабочего времени, совмещения профессий, изменения разрядов и наименования должностей и т. д. — работник должен быть уведомлен не позднее чем за два месяца до их внедрения или изменения. При условии соблюдения этого требования количество и периодичность изменений штатного расписания в течение года не ограничиваются.
ИЗМЕНЕНИЕ В ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ООО «Дельта» Вводится с 1 октября 2008 года
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Если должности не соответствуют Классификатору профессий
На практике зачастую встречаются ситуации, когда должности работников, указанных в штатном расписании, не соответствуют
Классификатору профессий. Алгоритм действий кадровой службы, отдела организации труда и заработной платы или ответственного лица в указанном случае сводится к следующему:— составляется служебная записка на имя руководителя предприятия с перечнем всех выявленных в кадровой документации отклонений от установленных требований;
— издается приказ о внесении изменений в штатное расписание;
— если и в трудовую книжку работника внесена должность, которая отсутствует в
Классификаторе профессий, то неточную запись следует исправить.Как правило, запись в трудовой книжке соответствует формулировке соответствующего приказа по личному составу. Поэтому вначале издается приказ о внесении изменений в «неправильный» приказ по личному составу с учетом должностей, соответствующих
Классификатору профессий (об этом идет речь и в письме Минтруда от 07.08.2000 г. № 18-3105). После вносится запись в трудовую книжку о признании прежней записи недействительной с указанием правильной формулировки должности работника.Приведем фрагмент трудовой книжки после внесения «поправочной» записи:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер) | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| … | … | … | … | … | … |
| 5 | 16 | 01 | 2008 | Назначен на должность лаборанта-электромеханика | Приказ от 16.01.2008 г. № 26-к |
| 6 | 06 | 10 | 2008 | Запись под № 5 недействительна. Назначен на должность лаборанта электромеханических испытаний и измерений | Приказ от 16.01.2008 г. № 26-к |
Обращаем внимание на то, что в
гр. 4 трудовой книжки указываются реквизиты старого приказа, в котором после внесения изменений должность работника соответствует Классификатору профессий.
Сроки хранения
Кратко остановимся на сроках хранения штатного расписания, перечня изменений, которые в него вносятся, и документов, связанных с этим.
Для всех без исключения предприятий, организаций и учреждений, в том числе органов государственной власти и местного самоуправления,
приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41 утвержден Перечень типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений, организаций, устанавливающий сроки хранения документов. Этим Перечнем определены следующие сроки хранения документов, касающихся штатов:штатные расписания и перечни изменений к ним
:а) по месту составления — постоянно в учреждениях, организациях, на предприятиях, документы которых поступают в государственные архивы, и на протяжении 3 лет в учреждениях, организациях, на предприятиях, документы которых не поступают в государственные архивы;
б) в других организациях — на протяжении 3 лет;
проекты штатных расписаний, документы
(справки, выводы, отзывы) по их разработке — на протяжении 3 лет;переписка об утверждении и изменении штатов
— на протяжении 1 года.На этом мы завершаем данную статью. Уверены, что она станет вам подспорьем при составлении на вашем предприятии штатного расписания или внесении в него изменений.
Нормативные документы
КЗоТ —
Кодекс законов о труде Украины.КУоАП —
Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-Х.Постановление № 228 —
постановление Кабинета Министров Украины от 28.02.2002 г. № 228 «Об утверждении Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к выполнению смет бюджетных учреждений».Приказ № 57
— приказ Министерства финансов Украины «Об утверждении документов, применяемых в процессе исполнения бюджета» от 28.01.2002 г. № 57.Классификатор профессий
— Классификатор профессий ДК 003:2005, утвержденный приказом Государственного комитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 26.12.2005 г. № 375.Список № 1
— Список № 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых полный рабочий день дает право на пенсию по возрасту на льготных условиях, утвержденный постановлением КМУ от 16.01.2003 г. № 36.Список № 2 — Список № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей на работах с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых полный рабочий день дает право на пенсию по возрасту на льготных условиях, утвержденный постановлением КМУ от 16.01.2003 г. № 36.
