Хранение и учет трудовых книжек
Мария КОЛЕСНИЧЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Каков порядок учета и хранения трудовых книжек?
(Ровенская обл.)
В соответствии с п.п. 6.3 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58
(далее — Инструкция), собственник или уполномоченный им орган постоянно должны иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.Пунктом 3 постановления Кабинета Министров Украины «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 г. № 301
(далее — постановление № 301) и п.п. 7.2 Инструкции определено, что бланки трудовых книжек и вкладышей к ним являются документами строгого учета и хранятся в бухгалтерии предприятия, учреждения, организации. Поскольку трудовые книжки относятся к документам строгого учета, хранить их следует в сейфе. Ответственному за ведение трудовых книжек — подотчетному лицу они выдаются только по заявке.По окончании каждого месяца подотчетное лицо
подает в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.Заполненные трудовые книжки, как документы строгого учета, хранятся в отделе кадров или другом подразделении, которое отвечает за оформление приема и увольнения работников, в сейфе. Целесообразно упорядочить трудовые книжки по алфавиту, а в крупных предприятиях, учреждениях, организациях разбить еще и по структурным подразделениям.
В соответствии с
п.п. 6.2 Инструкции трудовые книжки и их дубликаты, которые не были получены работниками при увольнении, хранятся на протяжении двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от трудовых книжек работников, которые продолжают работать. После этого срока незатребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия на протяжении 50 лет, а по окончании отмеченного срока их можно уничтожить в установленном порядке.Для учета бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек предусмотрены соответствующие книги, формы которых утверждены
приказом Минстата Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета личного состава» от 27.10.95 г. № 277 (далее — приказ № 277).К ним относится
Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (форма № П-9). Эта Книга ведется бухгалтерией. В нее вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Приведем форму такой Книги.
Книга учета
бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Дата | От кого получено или кому отпущено | Основание (наименование документа, номер и дата) | Поступление | Расход | ||||||
число | месяц | год | количество | сумма | количество | сумма | ||||
трудовых книжек (серия и номер) | вкладышей (серия и номер) | трудовых книжек (серия и номер) | вкладышей (серия и номер) | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
(форма № П-10) ведется отделом кадров. В этой Книге регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при трудоустройстве, а также вновь выданные работникам трудовые книжки с указанием серии и номера.
Книга учета
движения трудовых книжек и вкладышей к ним
№ п/п | Дата приема или заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней | Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки | Должность, профессия работника, который сдал или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш | Наименование структурного подразделения | Дата и номер документа, на основании которого принят работник | Расписка ответственного лица, которое принимало или заполняло трудовую книжку или вкладыш | Серия и номер трудовой книжки или вкладыша к ней | Сумма, полученная при выписке трудовой книжки или вкладыша к ней | Дата и основание выдачи работнику трудовой книжки при увольнении | Расписка работника о получении трудовой книжки | ||
число | месяц | год | ||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
В случае получения трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № П-2) и в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, чем удостоверяет получение им трудовой книжки.
В
письме Минтруда от 03.07.2008 г. № 2022 уточнено, что выдача трудовой книжки сотрудника на руки, кроме случаев увольнения, не предусмотрена. В случае необходимости выдается заверенная выписка из трудовой книжки.Обе Книги должны быть
пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя предприятия и печатью.Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша к ней ответственное лицо его испортило, необходимо составить
Акт на списание бланков трудовых книжек или вкладышей к ним по форме, утвержденной приказом № 277. Приведем образец этой формы.
Ответственность за организацию учета, хранения и выдачи трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации.
Согласно п. 4 постановления № 301 за нарушение установленного порядка учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную ответственность.