ОТПУСК БЕЗ СОХРАНЕНИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ
В продолжение отпускной темы сегодня поговорим о так называемых отпусках за свой счет, т. е. об отпусках без сохранения заработной платы.
В статье рассмотрим виды таких отпусков, условия, порядок и особенности их предоставления, а также их документальное оформление.
Людмила ТРОХИМЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
ИСПОЛЬЗОВАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
КЗоТ
— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г. № 322-VIII.Закон № 504 —
Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96.Приказ № 489
— приказ Госкомстата Украины «Об утверждении типовых форм первичной документации по статистике труда» от 05.12.2008 г. № 489.Инструкция № 286 —
Инструкция по статистике количества работников, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 28.09.2005 г. № 286.
Согласно
ст. 4 Закона № 504 отпуск без сохранения заработной платы является одним из видов предоставляемых работнику отпусков.Отпуск без сохранения заработной платы — неоплачиваемый отпуск, предоставляемый помимо ежегодного оплачиваемого отпуска и имеющий различное целевое назначение. Такой отпуск является законодательно установленной гарантией для работника и возможностью уменьшить расходы на оплату труда для работодателя.
Виды отпусков без сохранения заработной платы, право на их получение, их продолжительность и механизм предоставления регулируются
ст. 84, 214, 218 КЗоТ, Законом № 504 и другими законодательными актами.Закон № 504
предусматривает два вида отпуска без сохранения заработной платы:1) предоставляемый
в обязательном порядке (ст. 25 Закона № 504);2) предоставляемый
по соглашению сторон (ст. 26 Закона № 504).В первом случае работодатель должен предоставить отпуск работнику в обязательном порядке, если у такого работника в этом возникла необходимость, во втором — условия предоставления отпуска оговариваются сторонами (работником и работодателем).
Случаи, когда отпуск без сохранения заработной платы работодатель
обязан предоставить по просьбе работника, и предельная продолжительность таких отпусков указаны в ст. 25 Закона № 504 и других законодательных актах. Такие отпуска, в частности, связаны с возникновением определенных обстоятельств (болезнью родственников, обучением и т. п.) либо предоставляются определенным категориям работников как льгота (пенсионерам, инвалидам, ветеранам войны, ветеранам труда и т. д.).Что касается отпуска без сохранения заработной платы, который предоставляется
по соглашению сторон, то в ст. 26 Закона № 504 указано, что такой отпуск может предоставляться в связи с семейными обстоятельствами или другими причинами на срок, обусловленный соглашением между работником и работодателем, но не более чем на 15 календарных дней в году.В то же время в коллективных договорах могут быть оговорены правила обязательного предоставления по заявлению работника отпуска без сохранения заработной платы по причинам семейного характера и другим причинам и определена продолжительность подобных отпусков, например на проводы сына на службу в армию — до трех дней и т. д.
Случаи предоставления обязательных отпусков
Основные случаи, в которых по желанию работника
обязательно необходимо предоставлять отпуск без сохранения зарплаты, предусмотрены статьей 25 Закона № 504. В табл. 1 приведем основания, по которым предоставляется такой отпуск, и его продолжительность.
Таблица 1
| № п/п | Категории работников, которые имеют право на отпуск без сохранения заработной платы | Продолжительность отпуска |
| 1 | 2 | 3 |
| Ст. 25 Закона № 504 | ||
| 1 | Мать или отец, который воспитывает детей без матери (в том числе и в случае длительного пребывания матери в лечебном заведении), имеющие двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида | До 14 календарных дней ежегодно |
| 2 | Муж, жена которого находится в послеродовом отпуске | До 14 календарных дней |
| 3 | Мать или другие лица (отец ребенка, бабка, дед или другие родственники, которые фактически ухаживают за ребенком, или лицо, которое усыновило или взяло под опеку ребенка; женщина, которая работает и имеет двоих либо более детей в возрасте до 15 лет либо ребенка-инвалида либо которая усыновила ребенка, одинокая мать, отец, который воспитывает ребенка без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном заведении), а также лицо, которое взяло ребенка под опеку), в случае если: — ребенок нуждается в домашнем уходе; — ребенок болен сахарным диабетом I типа (инсулинозависимый) |
Продолжительность определяется в медицинском заключении, но не более чем до достижения ребенком:
— шестилетнего возраста; — шестнадцатилетнего возраста |
| 4 | Ветераны войны, лица, которые имеют особые заслуги перед Родиной*, и лица, на которых распространяется действие Закона Украины «О статусе ветеранов войны, гарантиях их социальной защиты» от 22.10.93 г. № 3551-XII | До 14 календарных дней ежегодно |
| 5 | Лица, имеющие особые трудовые заслуги перед Родиной** | До 21 календарного дня ежегодно |
| 6 | Пенсионеры по возрасту и инвалиды III группы | До 30 календарных дней ежегодно |
| 7 | Инвалиды I и II групп | До 60 календарных дней ежегодно |
| 8 | Лица, которые вступают в брак | До 10 календарных дней |
| 9 | Работники в случае смерти: — родственников по крови или по браку: мужа (жены), родителей (отчима, мачехи), ребенка (пасынка, падчерицы), братьев, сестер; — других родственников
| До 7 календарных дней без учета времени, необходимого для проезда к месту захоронения и обратно. До 3 календарных дней без учета времени, необходимого для проезда к месту захоронения и обратно |
| 10 | Работники, ухаживающие за больными родственниками по крови или по браку, которые по заключению медицинского заведения нуждаются в постоянном постороннем уходе | Продолжительностью, определенной в медицинском заключении, но не более 30 календарных дней |
| 11 | Работники, завершающие санаторно-курортное лечение | Продолжительностью, определенной в медицинском заключении |
| 12 | Работники, допущенные к вступительным экзаменам в высшие учебные заведения | 15 календарных дней без учета времени, необходимого для проезда к местонахождению учебного заведения и обратно |
| 13 | Работники, допущенные к сдаче вступительных экзаменов в аспирантуру с отрывом или без отрыва от производства, а также работники, которые учатся без отрыва от производства в аспирантуре и успешно выполняют индивидуальный план подготовки | Продолжительностью, необходимой для проезда к местонахождению высшего учебного заведения или заведения науки и обратно |
| 14 | Совместители | На срок до окончания отпуска по основному месту работы |
| 15 | Ветераны труда | До 14 календарных дней ежегодно |
| 16 | Работники, которые не использовали по предыдущему месту работы ежегодный основной и дополнительный отпуска полностью или частично и получили за них денежную компенсацию | До 24 календарных дней в первый год работы на данном предприятии до наступления шестимесячного срока непрерывной работы |
| 17 | Работники, дети которых в возрасте до 18 лет поступают в учебные заведения, расположенные в другой местности | 12 календарных дней без учета времени, необходимого для проезда к местонахождению учебного заведения и в обратном направлении. При наличии двух или более детей указанного возраста такой отпуск предоставляется отдельно для сопровождения каждого ребенка |
| Ст. 218 КЗоТ | ||
| 18 | Работникам, которые обучаются в высших учебных заведениях, на протяжении десяти учебных месяцев перед началом выполнения дипломного проекта (работы) или сдачи государственных экзаменов | 1 — 2 свободных от работы дня в неделю (без сохранения заработной платы) |
| Ст. 218 КЗоТ , ст. 25 Закона № 504 | ||
| 19 | Работники, которые учатся без отрыва от производства в аспирантуре, на протяжении четвертого года учебы | 1 свободный от работы день в неделю (без сохранения заработной платы) |
* Лицами, которые имеют
особые заслуги перед Родиной, согласно ст. 11 Закона Украины «О статусе ветеранов войны, гарантиях их социальной защиты» от 22.10.93 г. № 3551-XII, являются:— Герои Советского Союза;
— полные кавалеры ордена Славы;
— лица, награжденные четырьмя и более медалями «За отвагу»;
— Герои Социалистического Труда, удостоенные этого звания за труд в период Великой Отечественной войны 1941 — 1945 гг.
** Лицами, которые имеют
особые трудовые заслуги перед Родиной, согласно ст. 8 Закона Украины «Об основных принципах социальной защиты ветеранов труда и других граждан преклонного возраста в Украине» от 16.12.93 г. № 3721-XII, являются:— Герои Социалистического Труда;
— Герои Украины;
— полные кавалеры ордена Трудовой Славы.
Следует отметить, что коллективным договором предприятия, учреждения, организации некоторые законодательно установленные основания для предоставления неоплачиваемого отпуска могут быть установлены как основания для предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска, например, отцу в связи с рождением ребенка или работникам на захоронение близких. И тогда работодатель за счет собственных средств будет предоставлять дополнительные оплачиваемые отпуска на конкретную продолжительность, установленную в коллективном договоре.
Другие обязательные отпуска без сохранения заработной платы
Кроме
ст. 25 Закона № 504, основания для предоставления в обязательном порядке работодателем отпуска без сохранения заработной платы устанавливаются и рядом других законодательных актов. В табл. 2 приведем некоторые из них.
Таблица 2
| № п/п | Категории работников | Продолжительность отпуска | Основания |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Работник, который внедряет изобретение, полезную модель, промышленный образец или рационализаторское предложение на другом предприятии, в учреждении, организации | На время внедрения на другом предприятии | Ст. 126 КЗоТ |
| 2 | Дети войны | До двух недель на год | Ст. 5 Закона Украины «О социальной защите детей войны» от 18.11.2004 г. № 2195-IV |
| 3 | Одному из родителей, которые относятся к III и IV категориям лиц, пострадавших вследствие аварии на ЧАЭС, имеют несовершеннолетних детей и проживают на территориях зон радиоактивного загрязнения | До 14 рабочих дней (16 календарных) ежегодно | Ст. 22, 23 Закона Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.91 г. № 796-XII |
| 4 | Председатель, заместитель председателя, секретарь или другие члены территориальной избирательной комиссии, участковой избирательной комиссии | На протяжении всего периода полномочий избирательной комиссии или части этого периода | Ст. 29, ст. 40 Закона Украины «О выборах Президента Украины» от 05.03.99 г. № 474-XIV (далее — Закон № 474) |
| 5 | Доверенное лицо кандидата в Президенты Украины | Со дня его регистрации Центральной избирательной комиссией до прекращения его полномочий или окончания избирательного процесса | Ст. 67 Закона № 474 |
| 6 | Председатель, заместитель председателя, секретарь или другие члены окружной или участковой избирательной комиссии | На протяжении всего периода полномочий избирательной комиссии или части этого периода | Ст. 36, ст. 50 Закона Украины «О выборах народных депутатов Украины» от 25.03.2004 г. № 1665-IV (далее — Закон № 1665) |
| 7 | Кандидат в депутаты, кроме кандидата в депутаты, который является Президентом Украины или народным депутатом Украины | На период предвыборной агитации | Ст. 73 Закона № 1665 |
| 8 | Председатель, заместитель председателя, секретарь или — в случае их отказа — другие члены территориальной избирательной комиссии, участковой избирательной комиссии | На протяжении избирательного процесса | Ст. 27, ст. 29 Закона Украины «О выборах депутатов Верховного Совета Автономной Республики Крым, местных советов и сельских, поселковых, городских голов» от 06.04.2004 г. № 1667-IV (далее — Закон № 1667) |
| 9 | Кандидат в депутаты, кандидат на должность сельского, поселкового, городского головы | На период предвыборной агитации | Ст. 58 Закона № 1667 |
| 10 | Доверенные лица кандидата в депутаты, кандидата на должность сельского, поселкового, городского головы | Со дня их регистрации на период избирательного процесса | Ст. 59 Закона № 1667 |
| 11 | Народный заседатель, присяжный | На время выполнения ими обязанностей в суде | Ст. 71, 72 Закона Украины «О судоустройстве Украины» от 07.02.2002 г. № 3018-III |
| 12 | Свидетели, специалисты, переводчики, эксперты | На время рассмотрения судами гражданских дел | Ст. 86 Гражданского процессуального кодекса Украины от 18.03.2004 г. № 1618-IV |
| 13 | Ветераны военной службы, ветераны органов внутренних дел, ветераны государственной пожарной охраны, ветераны службы гражданской защиты, ветераны Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины | До 14 календарных дней на год | Ст. 6 Закона Украины «О статусе ветеранов военной службы, ветеранов органов внутренних дел и некоторых других лиц и их социальной защите» от 24.03.98 г. № 203/98-ВР |
| 14 | Служебные лица таможенных органов | Время, необходимое для проезда к месту проведения отпуска и обратно, которое не превышает 15 суток | Пункт 36 Положения о порядке и условиях прохождения службы в таможенных органах Украины, утвержденного постановлением КМУ от 09.02.93 г. № 97 |
Случаи предоставления отпуска без сохранения заработной платы по соглашению сторон
Статья 26 Закона № 504
определяет основания для предоставления отпуска без сохранения заработной платы по соглашению сторон на период не более чем на 15 календарных дней в году. Такими основаниями являются семейные обстоятельства или другие причины. Перечень всех причин для предоставления отпуска по ст. 26 Закона № 504 законодательством не установлен, поскольку их возникновение зависит от конкретных жизненных обстоятельств работников. Но решение о предоставлении этого отпуска может приниматься только работодателем. Это означает, что по просьбе любого работника работодатель может, но не обязан предоставить такой отпуск и по поводу возможности предоставления и продолжительности такого отпуска работодателю и работнику необходимо прийти к обоюдному согласию в каждом конкретном случае.
Особенности предоставления отпусков без сохранения заработной платы
При подсчете продолжительности отпусков без сохранения заработной платы следует помнить, что
праздничные и нерабочие дни, установленные ст. 73 КЗоТ, не исключаются.Отпуск без сохранения заработной платы можно использовать
по нескольким основаниям. Это означает, что, если работник использовал отпуск по одному из оснований, он также может использовать отпуска и по другим основаниям. Например, работающий пенсионер, который является ветераном труда, имеет право на ежегодное предоставление отпуска без сохранения заработной платы по ст. 25 Закона № 504 продолжительностью до 30 календарных дней как пенсионер и продолжительностью до 14 календарных дней как ветеран труда, а также на использование отпуска, предоставляемого по ст. 26 Закона № 504, при согласии работодателя, продолжительностью не более 15 календарных дней на год.В отношении отпусков без сохранения заработной платы, предоставляемых определенным категориям работников
ежегодно, т. е. не связанных с возникновением определенных обстоятельств, отметим два важных момента.Первое. Они
не переносятся на следующий год. Это означает, что если работник не воспользовался в текущем году правом на отпуск без сохранения заработной платы, который предоставляется ежегодно согласно ст. 25 Закона № 504, то такой отпуск в следующем году не может быть предоставлен.Второе. Такие отпуска можно
разбить на части, а также присоединить к основному либо дополнительному оплачиваемым отпускам. Например, работнику, который является инвалидом II группы и имеет право на ежегодное использование отпуска без сохранения заработной платы по ст. 25 Закона № 504 продолжительностью до 60 календарных дней, можно написать заявление о присоединении к ежегодному основному отпуску 30 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы, а еще 30 календарных дней без сохранения заработной платы взять в другое время текущего года.Кстати, отпуск, предоставляемый работнику по ст.
26 Закона № 504, работник тоже может использовать частями, несколько раз на протяжении года (например, взять пять дней, потом семь, потом еще три), но с тем, чтобы общая продолжительность такого отпуска не превышала 15 календарных дней на год.Важными
гарантиями прав работника во всех случаях предоставления отпусков без сохранения заработной платы, установленных законодательно, являются:1. Сохранение за работником его места работы (должности) на время предоставления этих отпусков. Это означает, что в период отпуска без сохранения заработной платы работника нельзя уволить по инициативе администрации (за исключением случаев полной ликвидации организации) или перевести на другую работу.
2. Время пребывания в таких отпусках засчитывается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной отпуск (за исключением отпуска без сохранения заработной платы для ухода за ребенком до достижения им шестилетнего возраста, а в случае если ребенок болен сахарным диабетом I типа (инсулинозависимый) — до достижения ребенком шестнадцатилетнего возраста) (
ст. 9 Закона № 504).Отдельно следует отметить, что
в случае простоя предприятия по не зависящим от работника причинам отправить работников по инициативе работодателя в неоплачиваемый отпуск нельзя. С 18.11.2000 г. эта норма изъята из Закона № 504. Для работодателя одним из вариантов экономии расходов на оплату труда работников в ситуации финансовых затруднений, снижения объемов производства и поставок и т. д. может быть установление для работников режима неполного рабочего времени.
Учет в формах «трудозарплатной» первичной документации
Согласно
приказу № 489 в табеле учета использования рабочего времени по типовой форме № П-5, которая носит рекомендательный характер, пребывание работника в отпуске без сохранения зарплаты отмечается в зависимости от причины его предоставления работнику и обозначается соответствующим сокращением (см. табл. 3):
Таблица 3
| Условные обозначения | Код | |
| буквенный | цифровой | |
| Отпуск без сохранения заработной платы в связи с учебой (п. 12, 13, 17 ст. 25 Закона № 504*) | НБ | 13 |
| Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25 Закона № 504, кроме п. 3, 12, 13, 17) | ДБ | 14 |
| Отпуск для ухода за ребенком до достижения им шестилетнего возраста (п. 3 ст. 25 Закона № 504**) | ДД | 17 |
| Отпуск без сохранения заработной платы по согласию сторон (ст. 26 Закона № 504) | НА | 18 |
| Другие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения работ) | БЗ | 19 |
* Соответствуют п. 12, 13, 17 табл. 1 на с. 25.
** Соответствует п. 3 табл. 1 на с. 24.
Работники, временно отсутствующие на работе по причине пребывания в отпуске без сохранения заработной платы:
— включаются в учетное количество штатных работников (
п.п. 2.5.7 Инструкции № 286);— не включаются в количество штатных работников в эквиваленте полной занятости (
п.п. 4.2.2 Инструкции № 286).
Документальное оформление
Во всех случаях предоставления отпусков без сохранения заработной платы независимо от их назначения и продолжительности
основанием для такого предоставления являются письменное заявление со стороны работника и приказ о таком предоставлении со стороны работодателя.В заявлении с просьбой предоставить такой отпуск работник указывает основание (обстоятельства, которые повлекли потребность в таком отпуске), продолжительность отпуска и дату его начала. Тем самым работник выражает свое желание на предоставление неоплачиваемого отпуска на определенный период.
Для
предоставления обязательного отпуска без сохранения заработной платы работник, кроме письменного заявления, должен предоставить работодателю соответствующие документы, которые подтверждают факт возникновения обстоятельств или категорию работника. Например, справку медицинского учреждения, пенсионное удостоверение, удостоверение ветерана войны, справку учебного заведения и т. д.Для получения отпуска по
ст. 26 Закона № 504 одного заявления (желания) работника недостаточно — обязательным условием здесь является согласие сторон. Работник в заявлении на имя работодателя о предоставлении данного отпуска должен указать семейные обстоятельства или другие причины.Подтверждающие
документы для предоставления отпуска без сохранения заработной платы по ст. 26 Закона № 504 при согласии сторон не нужны.Заявление составляется в произвольной форме, но с соблюдением общих требований, предъявляемых к документам. Приведем примерную форму такого заявления.
Предоставление работнику отпуска без сохранения заработной платы оформляется приказом (распоряжением) работодателя с указанием оснований предоставления такого отпуска и его продолжительности.
Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы составляется по типовой форме № П-3,
утвержденной приказом № 489. Бланк типовой формы № П-3 приведен в газете «Оплата труда», 2009, № 1, с. 8.Представим сокращенную форму приказа.
